En avgörande aspekt för arbetet i virtuella team är kommunikation och till följd av att en stor del av denna sker via digitala kommunikationsverktyg snarare än ansikte-mot-ansikte möter virtuella team utmaningar gällande kommunikation. Syftet med studien är därför att undersöka vilka aspekter av kommunikation som påverkas när kommunikation till stor del sker via digitala kommunikationsverktyg snarare än ansikte-mot-ansikte i virtuella team. Nedan presenteras studiens slutsatser kopplat till respektive frågeställning.
6.1.1 Vilket behov har virtuella team av kommunikation i den studerade
verksamheten?
Både respondenterna samt tidigare forskning lyfter att kommunikation är centralt för virtuella team och har stor påverkan på teamets prestation. Utifrån tidigare forskning i jämförelse med vad respondenterna lyfte rör kommunikationsprocessen överföring av information och skapandet en gemensam förståelse via exempelvis digitala kommunikationsverktyg eller kommunikation ansikte-mot-ansikte. I denna jämförelse såg vi dock ytterligare aspekter kopplat till vilket behov virtuella team har av kommunikation.
I vår analys framkom att kommunikationens frekvens och kvalitet blir relevant kopplat till virtuella teams behov av kommunikation. Det är viktigt för virtuella team att kommunicera med en hög frekvens, framför allt då teammedlemmarnas arbetsuppgifter är beroende av varandra. I empirin blev detta tydligt kopplat till exempelvis de delprojekt som bedrivs i team A där dessa måste kommunicera för att hålla ihop arbetet. Det är enligt tidigare forskning särskilt viktigt att kommunicera ofta i början av teamets livscykel, vilket även empirin påvisade och främst kopplade till kommunikation ansikte-mot-ansikte. En hög frekvens kan dock även leda till att irrelevant information förmedlas, vilket uppstår till följd av att kommunikation i virtuella team sker via elektroniska medium. Teammedlemmarna kan därför uppleva otydlighet i kommunikationen till följd av detta, vilket även respondenterna lyfte. De digitala kommunikationsverktygen både bidrar till detta problem samt kan användas för att bemöta det. Att förmedla en stor mängd information kan leda till brister avseende kommunikationens kvalitet. För att bemöta detta samt skapa en gemensam förståelse kan teamen använda closed- loop-kommunikation, vilket enligt empirin kan vara enklare vid kommunikation ansikte-mot- ansikte till följd av icke-verbala signaler. Detta blir därmed svårare vid virtuell kommunikation, vilken även påverkar kommunikationens läglighet då teammedlemmar riskerar att bli distraherade.
57 Vidare framkom i analysen att behovet av kommunikation i virtuella team även påverkas av att kommunikationen är mer flexibel. Till följd av att teammedlemmarna sitter utspritt krävs mer planering för att genomföra möten. Samtidigt skapas även en flexibilitet som möjliggör för teammedlemmarna att kommunicera mer spontant, eftersom en stor del av kommunikationen sker via digitala kommunikationsverktyg. Enligt tidigare forskning bör virtuella team ha tydliga riktlinjer och regler gällande kommunikation, men i empirin framkom att detta istället hanteras genom att teamen utvecklar normer för hur kommunikationen ska ske. På så sätt kan teamen själva anpassa kommunikationen och denna blir därmed mer flexibel, vilket går i linje med att arbetet generellt är flexibelt gällande tid och plats.
6.1.2 Hur stöttar de digitala kommunikationsverktyg som används i den studerade
verksamheten kommunikation i virtuella team?
I vår analys har vi kunnat konstatera att IKT och digitala kommunikationsverktyg är centrala för virtuella team och kommunikation, både enligt tidigare forskning samt empirin. De digitala kommunikationsverktyg som används är Microsoft Teams, Skype for Business samt Outlook. Enligt tidigare forskning är valet av verktyg viktigt för att se till att dessa stöttar det specifika teamet och dess arbete. Teamen hos Advania är delvis styrda gällande valet av verktyg från Advanias sida, men har själva fått välja i vilken utsträckning de använder respektive verktyg. Eftersom respondenterna upplever att kommunikationen via de digitala kommunikationsverktygen i stor utsträckning fungerar väl ser vi därför att detta tillvägagångssätt vid valet av verktyg har gynnat teamens arbete.
De tre kommunikationsverktygen som används i teamen stöttar både synkron och asynkron kommunikation. Därmed kan de tillgodose fördelarna med respektive typ av kommunikation. Enligt tidigare forskning skiljer sig kommunikationen i virtuella team från den som sker ansikte-mot-ansikte genom att det är vanligare med asynkron kommunikation. Enligt vår analys stöttar samtliga verktyg som används asynkron kommunikation, vilket därmed bemöter detta. I vår analys har vi även undersökt respektive kommunikationsverktyg utifrån media synchronicity theory. Chattfunktionen i Microsoft Teams samt Skype for Business möjliggör hög synkronicitet, medan samtals-/mötesfunktionen i Microsoft Teams samt Skype for Business respektive Outlook som verktyg ger lägre synkronicitet. Därmed använder både team A och team B digitala kommunikationsverktyg som kan bidra till effektiv kommunikation i arbetet. Detta eftersom de använder verktyg som möjliggör både hög synkronictet och därmed stöttar konvergensprocesser, respektive låg synkronictet och därmed stöttar överföringsprocesser. Enligt tidigare forskning kan kommunikationen att förbättras om flera olika digitala kommunikationsverktyg används för att utföra en uppgift, eftersom de flesta uppgifter kräver både överförings- och konvergensprocesser. Teamen bör alltså använda en kommunikationsrepertoar. I vår analys fann vi dock att Microsoft Teams innehar funktioner som stöttar båda kommunikationsprocesserna. Därmed skulle teamen potentiellt kunna använda endast detta verktyg för att kommunicera. Visserligen finns utvecklingspotential i Microsoft Teams, men i takt med teknikens utveckling kan frågan ställas huruvida det kommer att krävas en kombination av verktyg om endast ett kan stötta den funktionalitet som krävs.
58
6.1.3 Vilka sociala aspekter är centrala för kommunikationen i virtuella team i den
studerade verksamheten?
I analysen framkom att det inte är enbart kommunikationen i sig eller de digitala verktygen som påverkar kommunikation i virtuella team. Även den sociala dimensionen är viktig och avgörande för teamets prestation. Detta lyfts i tidigare forskning samt styrktes av respondenterna. Enligt tidigare forskning är de kommunikationsproblem som virtuella team möter ofta ett resultat av bristen av informell kommunikation, exempelvis småprat vid kaffemaskinen. Informell kommunikation kan bygga en grund för samarbete och förståelse, vilket påvisades i empirin genom att team A arbetar med att främja denna typ av kommunikation för att stärka teamkänsla och därigenom samarbetet. Även uppgiftsorienterad kommunikation är viktigt för att färdigställa arbetsuppgifter, men sociala relationer mellan teammedlemmar påverkar teamets kommunikation, interaktion, samarbete, arbetsmiljö och arbetstillfredsställelse. Dessa aspekter gynnas därför av en god relation mellan teammedlemmar.
Vidare framkom att tillit har en central roll för kommunikationen i virtuella team, eftersom detta bidrar till samarbete och förståelse inom teamet som gör att teammedlemmarna kan kommunicera mer effektivt. Här bidrar informell kommunikation till att bygga tillit. Det är viktigt att tillgodose detta vid ett tidigt stadium i teamets utveckling för att förebygga missförstånd och liknande. Eftersom arbetet i virtuella team är flexibelt och kan ske oberoende av tid och plats blir även ansvarstagande viktigt kopplat till tillit. Både i virtuella team och i de team som befinner sig på samma fysiska plats är engagemanget hos teammedlemmarna och viljan att stötta teamet avgörande för teamets prestation, vilket kan ha sin grund i tillit.