Behovet av att kommunicera i virtuella team

Gällande hur viktigt kommunikation är i virtuella team berättade Projektledaren att “på en skala från 1 till 10, så skulle jag säga 10”. Även Lösningsarkitekten lyfte att kommunikation är extra viktigt för virtuella team och att hellre informera för mycket än för lite. Hen berättade vidare att det viktigaste dock inte är att alla i teamet kan kommunicera, utan att det finns den eller de som är duktiga på att medla. Dessa kan då hålla ihop teamet och medla den nödvändiga informationen. Enligt Lösningsarkitekten “måste det inte vara en chef, men någon i teamet måste göra det”. Verksamhetsanalytikern beskrev i sin tur att när ett team får nya medlemmar ställer detta stora krav på kommunikationen inom teamet för att se till att alla förstår och har tagit del av viktig information.

Vidare beskrev Projektledaren att kommunikationen även påverkar teamets prestation: “ju bättre vi kan kommunicera, ju bättre blir prestationen”. Hen lyfte vidare att om

32 teammedlemmar inte tar del av kommunikationen, genom att exempelvis inte närvara vid möten eller inte svara på alla frågor i ett email alternativt inte svarar alls, så får detta negativa konsekvenser för teamets prestation. Detsamma gäller om teammedlemmarna inte kommunicerar att de behöver hjälp i sitt arbete. “Det är ingen här som är en Zlatan och kan göra allt själv, vi måste kommunicera för att tillsammans kunna lösa saker”. Verksamhetsanalytikern var inne på samma spår och berättade att “vi är inte så mycket till team om vi inte kommunicerar med varann, då blir det väl bara ett gäng med individualister som kör på någonting och så förhoppningsvis så kommer vi ut med någonting som någon har beställt från början, vilket jag tror att sannolikheten att vi gör är ganska liten”.

Vad är bra kommunikation?

Enligt Verksamhetskonsulten innebär bra kommunikation att teamet löpande kommunicerar och pratar med varandra, vilket oftast sker via möten eller samspel via olika tekniska kanaler. Kommunikation sker både via digitala kommunikationsverktyg samt via möten ansikte-mot- ansikte. Projektledaren beskrev bra kommunikation kopplat till arbetsuppgifter som att den inte är inlindad utan istället rakt på sak och faktabaserad. Hen lyfte vikten av att “säga någonting utan att tycka någonting” och att detta rör både muntlig, men framför allt skriftlig kommunikation. Det är alltså viktigt med transparens och att kommunikationen är tydlig för att minska missförstånd. Projektledaren lyfte även att bra kommunikation innebär att alla i teamet har rätt information, men att alla inte måste ha all information.

Verksamhetsanalytikern beskrev i sin tur att bra kommunikation är “när alla har uppfattat vad vi ska göra och hur”. Hen lyfte även spårbarhet, alltså att kunna följa upp vad som sagts genom att det exempelvis finns nedskrivet och godkänt. När det är många inblandade i kommunikationen riskerar det enligt Verksamhetsanalytikern att bli otydligt och “det blir viskleken lite grann”. Det är viktigt att båda parter har förstått och på samma sätt. Verksamhetsanalytikern lyfte även att bra kommunikation inte är överflödig, utan istället kort och koncis, samt att olika personer ska ha tolkat kommunikationen på samma sätt och förstått denna. Lösningsarkitekten lyfte att bra kommunikation även handlar om att kunna lyssna och inte bara att kunna prata mycket. Hen beskrev att det innebär “att ha förmågan att kunna lyssna, svara och ställa rätt frågor; det tycker jag är en bra egenskap hos en kommunikatör”.

Kommunikationens frekvens och kvalitet

Lösningsarkitekten berättade att dålig kommunikation innebär en låg frekvens och att detta får stor påverkan på teamet. Om kommunikationen är obefintlig eller inte tillräckligt tät så leder det till att teamet splittras. “Hellre att informera för ofta än för sällan; just när man arbetar i virtuella team är det extra viktigt att kommunicera ännu mer”. Även Projektledaren lyfte att ju tätare kommunikation desto bättre samförstånd uppnås i teamet och det minskar risken för missförstånd. Hen lyfte som ett exempel att om teamet arbetar i sju timmar och därefter uppdaterar varandra i en timme så kan missförstånd enklare undvikas. “Om vi stänger in oss i tre veckor och jobbar och sen kommunicerar vi har de här frågorna eller säger att så här har vi byggt, då går det ofta isär jämfört med det man förväntar sig”. Även Verksamhetskonsulten lyfte att det är viktigt med en tät och regelbunden kommunikation. Detta kopplade hen till att upprätthålla en daglig kontakt, exempelvis genom att kommunicera via chatt för stämma av

33 med övriga teammedlemmar kring arbetet. Verksamhetskonsulten lyfte också att det är viktigt att ha gemensamma dagar när teamet arbetar mot kunden, för att det då blir enklare att “störa” varandra med frågor och liknande. “I och med att vi jobbar som konsulter har man ju ofta mer än en kund, och då är det nog viktigt att försöka ha samma dagar som man jobbar mot samma kund”. I team A arbetar teamet för närvarande dessutom med olika delprojekt inom samma uppdrag. Delprojekten relaterar till varandra och Verksamhetsanalytikern beskrev exempelvis att “delprojekt A måste göra något klart som delprojekt B har användning av, och så vidare”. Därför krävs god kommunikation inte bara inom respektive delprojekt, utan även mellan de olika delprojekten då dessa påverkar varandra.

Lösningsarkitekten beskrev även att det är viktigt för teamet att träffas mycket fysiskt i början av ett projekt eller när det kommer in nya personer i teamet för att kunna samarbeta och kommunicera virtuellt på ett bra sätt vidare i projektet. Detta för att det inte ska ske missuppfattningar till följd av att teammedlemmarna kommunicerar på olika sätt och att personliga kontakter inte fungerar. Hen beskrev att kommunikation ansikte-mot-ansikte i början av en kontakt innebär “förståelse för vem man jobbar med, hur de är privat, kan vara bra för att kunna förstå varandra”.

Lösningsarkitekten lyfte vidare att det finns en risk att kommunikationen går till överdrift och att det blir för stora mängder information, men att detta kan bemötas genom att teammedlemmarna kan välja vilken information de behöver ta till sig. Här kan till exempel de digitala kommunikationsverktygen användas för att sålla i informationen, exempelvis genom att tagga varandra i dokument så att rätt person får rätt information och inte måste läsa allt. Lösningsarkitekten beskrev även att “god kommunikation brukar vara kort och konkret och det kräver sin person för att få till det”. Lösningsarkitekten lyfte också att det är viktigt att teammedlemmarna gör en bedömning av och tydliggör för varandra vad respektive person behöver ta del av vid en stor mängd information. Hen tryckte även på vikten av att reflektera kring vilka som behöver bjudas in till möten, eftersom kommunikationen kan hämmas av att många deltar där flera av dessa kanske inte egentligen måste delta på det specifika mötet. I ett virtuellt möte händer det ofta att vissa deltagare sitter helt tysta, vilket gör det svårare att skapa diskussion. Vidare beskrev Verksamhetskonsulten att mötesdeltagarna vid virtuella möten även kan bli distraherade av annat som sker på deras datorskärm, exempelvis om det kommer ett email eller en notis. Även Projektledaren beskrev att det kan vara enklare att fatta beslut till följd av att kommunikationen är mer tydlig vid ansikte-mot-ansikte. Hen beskrev detta som “att folk nickar under tiden man är på väg fram till ett beslut, istället för att man frågar sen i Skype efter 30 minuters diskussion när några suttit på mute hela tiden om vi är överens”. Det blir alltså enklare att nå samförstånd när deltagarna ser varandra, enligt Projektledaren.

Möten och planering av kommunikation

När det kommer till mötesstruktur och planering sker detta både strukturerat med mer långsiktiga bokningar samt även spontant vid behov enligt respondenterna. Verksamhetskonsulten berättade att de i team A har regelbundna möten med teamet och att det

34 även tas eget initiativ till när möten behöver bokas in och huruvida dessa behöver ske ansikte- mot-ansikte eller virtuellt. Enligt Verksamhetsanalytikern har team A stående bokningar på måndagar då teamet tillsammans stämmer av projektet. De har då en standup där varje person får delge status på sitt arbete samt vad de behöver framåt. Utifrån det som tas upp under mötet kan teammedlemmarna därefter boka in ytterligare möten för att diskutera vidare eller hjälpa varandra. Därmed bokas mer spontana möten in utifrån vad som sägs under måndagsmötet. Verksamhetskonsulten berättade att beroende på vilken fas projektet befinner sig i behövs ett större eller mindre antal möten. Exempelvis är det mycket interna möten under utvecklingsfasen. Utöver möten sker även spontan kommunikation under dagen, exempelvis via chatt eller email om det inte krävs lika mycket tid, enligt Verksamhetskonsulten.

Projektledaren beskrev i sin tur att de i team B planerar in möten löpande under arbetets gång. När det gäller möten ansikte-mot-ansikte krävs mer framförhållning och teamet får tillsammans avgöra huruvida de behöver ses eller kan kommunicera via digitala kommunikationsverktyg. Enligt Lösningsarkitekten krävs det att fysiska möten planeras in tidigt för att de ska gå att få till, eftersom teammedlemmarna sitter på olika platser och måste resa för att ses. När det gäller möten via digitala kommunikationsverktyg kan dessa bokas in mer spontant, enligt Projektledaren. Teamet kan även stämma av med varandra löpande under arbetets gång. Projektledaren uttryckte det som att “jag skulle säga att i 95 procent av fallen så skriver man på Skype: “Hej, har du tid? Jag har en fråga”, och i 5 procent av fallen så råkar man vara på kontoret samtidigt och då knackar man på axeln”.

Riktlinjer för kommunikation

Enligt samtliga respondenter finns inga dokument eller riktlinjer från Advania som enbart rör kommunikation. Enligt Verksamhetsanalytikern finns däremot en personalhandbok som rör hur medarbetarna ska förhålla sig till varandra, i vilken det bland annat står att medarbetarna ska respektera varandras tid. Både Verksamhetskonsulten och Verksamhetsanalytikern beskrev att det i team A inte finns några specifika riktlinjer, utan att det istället är sunt förnuft som gäller. Verksamhetsanalytikern lyfte vidare att om någon behöver diskutera en viss del i projektet som rör ytterligare en person så räcker det med att kontakta den personen och inte skicka det till samtliga i teamet. Det är dock inget som är nedskrivet i riktlinjer, enligt Verksamhetsanalytikern. Team B har i sin tur som riktlinje att det går bra att höra av sig vilken tid som helst på dygnet, men att det inte går att förvänta sig ett svar utanför kontorstider, enligt Projektledaren. Lösningsarkitekten beskrev även att de i team B diskuterat riktlinjer gällande email, exempelvis hur långt ett email ska vara, vem det ska skickas till och liknande. De har dock inte diskuterat liknande saker kopplat till Microsoft Teams.

Respondenterna tog upp olika saker kring hur teammedlemmarna kontaktar varandra och hur statusar i de digitala kommunikationsverktygen används inom teamen. Status innebär att teammedlemmarna kan markera i verktyget huruvida någon är “tillgänglig”, “upptagen” eller “i möte” och liknande. Projektledaren berättade att om teammedlemmarna “är tillgängliga får man störa hela tiden, jag vet andra team där det kanske inte är lika okej att hela tiden skriva ’Jag har bara en snabb fråga, har du tid?’”. Enligt Projektledaren har detta sätt fungerat bra i team B. Hen lyfte också att om det istället står “upptagen” så är det fortfarande fritt fram att

35 fråga om personen har tid, men det däremot inte går att räkna med att få svar direkt. Om någon står som “tillgänglig” bör det gå att få hjälp direkt. Lösningsarkitekten lyfte även att det finns en inbyggd funktion i kommunikationsverktygen som automatiskt ändrar statusen till “i möte” om det finns en bokning i kalenderfunktionen i Outlook. Detta uppdateras även då någon delar sin skärm i möte och chattmeddelanden visas då inte för personen i fråga medan denne presenterar.