Barriärer i relationsskapandet

Det finns en stor samstämmighet i respondenternas upplevelse av att förändringskonsulters roll till viss del handlar om att först skapa sig en förståelse för organisationens utmaningar för att därefter bygga relationer till och förstå organisationens medarbetare. I intervjuerna med respondenterna har det framkommit att skapandet av relationer till organisationens medarbetare påverkats av att arbeta på distans. För att förändringskonsulten ska kunna hantera flera individers förväntningar på organisationsförändringen behöver förändringskonsulten skapa relationer till organisationens medarbetare. Detta möjliggörs på distans genom att förändringskonsulten hanterar olika mötessituationer individuellt för att bygga relationer till var och en av individerna.

Respondent fyra förklarar att bygga relationer på distans är mer tidskrävande och ställer högre krav på planering hos förändringskonsulter än tidigare när de befunnit sig på klientorganisationens arbetsplats. Respondenten förklarar att förändringskonsulter inte längre springer på en medarbetare i en korridor och därigenom kan inleda ett samtal.

Men det är mycket lättare att du tidigare springer på någon i en korridor och så börjar du prata om det ni ska göra eller det vi ska göra. Det är mycket mer av en, det känns som att det är mer tidskrävande att göra det nu, alltså att man måste verkligen liksom ha en nedskriven aktivitet att prata med den här personen/personerna. Jag tycker ändå att det kräver mer, mer planering från min sida, att jag måste vara med. (R4)

Retrospektivet (Weick, 1995) är en egenskap som påverkas av att förändringskonsulten inte längre kan nyttja sina tidigare arbetssätt, att exempelvis stöta på en medarbetare i en korridor. Förändringskonsulten lutar sig tillbaka på tidigare erfarenheter och upplevelser av att exempelvis skapa relationer vilket ger begränsad input till förändringskonsulten sätt att arbeta på distans. Det skapar utmaningar i att förändringskonsulten får en begränsad input och inte längre kan utnyttja sin retrospektiv för konstruktiv vägledning. Förändringskonsulterna behöver hitta alternativa sätt att bete sig och respondentens förklaring ger en bekräftelse på att det har blivit svårare och mer tidsödande att skapa en relation till organisationens medarbetare vid

arbete på distans. Tidigare har som respondenten beskriver förändringskonsulter kunnat inleda samtal och relationer genom att exempelvis springa på en medarbetare i en korridor. Att identifiera och förstå medarbetare har således möjliggjorts via oplanerade sociala aktiviteter som informella samtal. Informella samtal uppstår inte lika naturligt på distans som på organisationens arbetsplats och mer tid måste läggas på inbokade samtal med respektive medarbetare. De informella samtalen var tidigare en naturlig del i meningsskapandet hos både förändringskonsultens och organisationens medarbetares. Förändringskonsultens meningsskapande har därav begränsats av att förändringskonsulten inte kan nyttja sociala aktiviteter (Weick, 1995) i form av framför allt informella samtal på samma sätt som tidigare. Att bristen på sociala interaktioner har försvårat skapandet av relationer till organisationens medarbetare har framkommit från flera av respondenterna.

Respondent fem betonar att relationsskapandet inte sker per automatik genom att förändringskonsulten stöter på organisationens medarbetare i korridorerna. Respondenten förklarar vidare att relationsskapandet sker på andra sätt.

Jag skulle inte säga att det är någon skillnad fysiskt eller liksom på distans, för det är ju inte riktigt så att man liksom springer runt i korridoren och stöter på dem och därmed liksom förstår dem utan den informationen får man ju liksom på andra sätt. (R5)

Trots att respondent fem inte upplever att förståelsen för medarbetarna skapas genom att stöta på dem i korridorerna råder det en samstämmighet bland resterande av studiens respondenter att samtal vid kaffeautomaten och i korridorerna bidrar till att skapa relationer till de anställda. Respondent sex förklarar att småpratet vid kaffeautomaten eller i korridoren fungerar som en del i relationsbyggandet. Dock betonar respondenten att det inte är en plats för att diskutera jobb, utan för att diskutera jobb bokar respondenten in möten med medarbetarna.

Du bygger ju relationer som konsult så de ska man ju värna om. Så jag kan chitchatta lite så där, men jag diskuterar oftast inte jobb i de lägena utan jag bokar istället möten eller om jag har några frågeställningar. (R6)

Respondenten fem förklarar att sociala interaktioner som uppstår i korridorerna och vid kaffeautomaterna varken underlättar eller förhindrar förståelsen för organisationens medarbetare. Weicks (1995) teori om meningsskapande utgår dock från att den sociala faktorn i form av interaktioner bidrar till individens meningsskapande. Bristen på informella samtal på distans har resulterat i utmaningar att skapa relationer till organisationens medarbetare. Respondentens förmåga att skapa relationer bygger på Weicks (1995) teori att identifiera samt skapa en relation till respektive medarbetare baserat på deras tidigare erfarenheter. Förändringskonsulten skapar därav förutsättningar att bygga relationer till organisationens medarbetare genom sociala interaktioner vid kaffeautomaterna. Dock förklarar respondenten att oavsett om förändringskonsulten och klientorganisationen arbetar på distans eller befinner sig på klientorganisationens arbetsplats kommer förändringskonsulten behöva boka in möten för att diskutera mer arbetsrelaterade frågor.

Respondent fyra förklarar att datorn som ett kommunikationsmedel agerar som en symbolisk mur i relationsskapandet som höjer barriärerna i att skapa relationer. Vid arbete på distans krävs det att relationsbyggandet inför en organisationsförändring sker via telefon och mejl när förändringskonsulten inte längre kan nyttja informella samtal i korridorerna.

Kanske prata inför ett möte exempelvis något beslutsmöte. Där du vill, liksom se till att du har med dig några nyckelpersoner, då kanske man inför mötet när alla var på plats går och pratar med dem, introducerar idéerna. Den där har ju fått liksom ytterligare barriärer. Du måste liksom ringa upp dem eller skriva med dem. Mejla med dem. Alltså du inte har den fysiska kontakten. (R4)

Respondentens liknelse med ytterligare barriärer när kontakten måste ske via telefon eller mejl ger uttryck för ytterligare en utmaning i förändringskonsultens meningsskapande process. Att skapa relationer har tidigare skett genom att förändringskonsulten kan interagera hos klinten inför olika möten. Det kan jämföras med Weicks (1995) egenskaper i en meningsskapande process genom att tolka händelser och situationer som medarbetarna upplever. Händelsen motsvarar organisationsförändringen som medarbetarna kommer att tolka på olika sätt. Förändringskonsulten kan på klientorganisationens arbetsplats lättare reflektera över medarbetarna upplevelser för att skapa relationer vilket utmanas på distans när förändringskonsulten inte längre kan introducera förändringen stegvis. En problematik har identifierats när förändringskonsulten inte längre kan nyttja de oplanerade informella samtalen som tidigare skedde i korridorerna och vid kaffeautomaten. Att som respondenten beskriver introducera idéer och prata med medarbetare inför ett möte kan vara ett tillvägagångsätt för att reflektera över medarbetarnas uppfattning och tolkning av organisationsförändringen. Det påtalar återigen att det är betydelsefullt att identifiera och förstå människors uppfattning och tolkningar av händelser och situationer. Med tanke på att det inte går att prata med medarbetarna inför ett möte på distans som på arbetsplatsen höjs barriärerna för att identifiera och förstå medarbetarnas uppfattningar och tolkningar.

Till skillnad mot övriga respondenter förklarar respondent fem att avsaknaden av de traditionella informella samtalen i relationsbyggandet inte är ett hinder på distans utan att respondenten inledningsvis i digitala möten hinner småprata lite i väntan på att alla medarbetare ansluter till mötet.

Jag tycker jag får den sociala biten alldeles tillräckligt bra i dom möten som vi har. Man chattar lite grann i början medan man väntar på någon och man kanske hinner någonting i slutet så där och det räcker för mig. (R5)

Trots att respondent fem inte upplever att småpratet och informella samtal begränsas på distans finns det en stor samstämmighet bland övriga respondenter kring utmaningen av småprat och informella samtal på distans. Deras upplevelse överensstämmer med Christianson och Bartons (2021) tolkning av att meningsskapandet har begränsats av coronapandemin. Begränsningen av de sociala mötena i form av interaktioner mellan medarbetarna har påverkat förändringskonsultens förmåga att bygga relationer och göra sig förstådd, då det finns färre interaktioner och färre möjligheter att generera ledtrådar från omgivningen (Christianson & Barton, 2021). Att generera ledtrådar har tidigare varit en naturlig del i interaktioner i organisationen. Det ger uttryck för Weicks (1995) teori om meningsskapande som fokuserar på att utvinna ledtrådar för att förstå. Tidigare när förändringskonsulten befann sig på klientorganisationens arbetsplats har ledtrådar i omgivningen möjliggjort för förändringskonsulten att tolka medarbetarnas inställning inför organisationsförändringen. Förändringskonsulten har därmed lättare kunnat avgöra hur mycket tid som behöver spenderas på varje medarbetare för att denna ska nå en förståelse.

Att bygga relationer till sin omgivning har i intervjuerna framkommit som en viktig förmåga hos förändringskonsulter. Detta är en egenskap som inte återfinns i Jang och Lee (1998)

rollteori. Respondenterna förtydligar att genom att skapa relationer till medarbetarna i en klientorganisation möjliggörs förändringskonsulters förståelse för organisationen. Förståelsen för organisationen består utöver att förstå organisationens behov och utmaningar även av att skapa sig en förståelse för medarbetarna som organisationen består utav. Genom att bygga relationer till medarbetarna i organisationen skapas en förståelse för medarbetarnas makt. Med anledning av detta kan rollen förändringskonsulter antar liknas med rollen som Jang och Lee (1998) namnger som politiker. För politikern krävs en förståelse för källorna till makten för att underlätta en organisationsförändring (Jang & Lee, 1998). Utöver att relationsbyggandet möjliggör en förståelse för medarbetarnas makt möjliggörs en förståelse för medarbetarna. Genom att tolka och analysera informationen från medarbetarna kan förändringskonsulten likt rollen som rådgivare (Jang & Lee, 1998) tolka medarbetarna.

En del av förändringskonsultens uppdrag har identifierats vara att skapa relationer, vilket har utmanats av att förändringskonsulten och organisationens medarbetare arbetar på distans. Problematiken grundar sig i att förändringskonsulten inte längre kan delta i informella samtal som tidigare ägt rum i korridorerna eller vid kaffeautomaten. Informella samtalen har varit ett tillvägagångssätt för att inleda yrkesmässiga relationer med medarbetarna. När förändringskonsulten och organisationens medarbetare arbetar på distans kan förändringskonsulten inte längre stöta på medarbetarna i korridorerna eller vid kaffeautomaten och ta del av inställningen hos organisationens medarbetare. På distans ersätts de informella samtalen av inbokande separata möten med medarbetarna. Efter att förändringskonsulten skapat yrkesmässiga relationer till de anställda behöver förändringskonsulten i samtal med medarbetarna identifiera organisationens nyckelpersoner. Identifiering av nyckelpersoner presenteras i nästkommande avsnitt.