Behovet av närmare leverantörsrelationer

I studien har vi identifierat tre olika typer av behov hos offentliga organisationer, som närmare leverantörsrelationer kan tillfredsställa.

Behovet av utveckling och effektivisering av verksamheten

Förbudet mot förändringar i avtalet gör att offentliga organisationers relationer till sina leverantörer blir tämligen osmidiga. Det är mycket svårt för offentliga organisationer att, tillsammans med sina leverantörer, utveckla tjänsten under avtalets gång och genomföra effektiviseringar, på det sätt som är möjligt inom det privata näringslivet. Samtliga våra intervjupersoner har tagit upp problemet med att avtalen inte får förändras. En av dem framhåller att det inte görs tillräckligt med innovationer inom tjänstesektorn idag, för att driva på effektiviteten och därmed upprätthålla tillväxten. Den offentliga sektorn behöver hjälp av det privata näringslivet för att skapa innovationer, vilket kräver samverkan mellan offentlig kund och leverantör. LOU blockerar denna typ av samverkan, på grund av förbudet mot förändringar av avtalet. Det framgår tydligt att det inom offentlig verksamhet idag finns ett behov av att kunna förändra avtalet, för att på så sätt tillåta utveckling och effektivisering av tjänsten.

Behovet av förändring av avtalet torde till viss del bero av hur pass förändringsbenägna de offentliga verksamheterna är. Genom att fråga leverantörerna om offentliga organisationer oftare förändrar sina kriterier för inköp vid ingången av varje nytt kontrakt, än privata organisationer, sökte vi få en indikation på förändringstrycket inom offentlig verksamhet. Svaren på frågan gav dock ett mycket splittrat resultat. En uppdelning av olika tjänstekategoriers svar på frågan, gav inte heller någon tydlig indikation på att förändringsbenägenheten skulle vara beroende av tjänstekategori. Det splittrade resultatet förstärks av de intervjuer vi genomfört. De båda upphandlarnas åsikter om förändringsbenägenheten inom omsorgsverksamheten, går stick i stäv med varandra. Upphandlaren i Linköping hävdar att det sker så pass lite förändringar inom omsorgsverksamheten, att förbudet mot förändringar av avtalet inte innebär några svårigheter. Upphandlaren i Norrköping menar däremot att förändringar sker hela tiden inom omsorgsverksamheten, och att det därför krävs ett stort förberedelsearbete vid ingången av

varje avtal, för att försöka förutse de förändringar som kan komma att ske. Utifrån undersökningens resultat, drar vi slutsatsen att behovet av förändringar av avtalet skiljer sig åt mellan olika offentliga verksamheter. Skillnaderna verkar dock inte ligga i verksamheternas tjänstekategori, utan förändringsbenägenheten skiljer sig åt även inom varje tjänstekategori.

Vi konstaterar emellertid, att oavsett hur förändringsbenägna offentliga verksamheter är idag, torde de flesta ändå ha nytta av innovationer och effektiviseringar, vars framdrivande underlättas av ett närmare samarbete med privata leverantörer.

Behovet av leverantörernas medverkan i utformningen av tjänsten

Cooper och Slagmulder (2004) pekar på vikten av att låta leverantören involveras redan i utvecklingsprocessen, för att säkra en hög kvalitet på produkten. Enligt Gadde och Håkansson (1998), kan leverantörens potential utnyttjas bättre i en nära relation till kunden, till exempel genom att leverantören kan erbjuda kunden skräddarsydda lösningar.

En upphandlare har tidigare vittnat om de svårigheter som ofta uppkommer vid utformningen av kommunens kravspecifikationer, och som beror på kommunens bristande erfarenhet inom det aktuella tjänsteområdet. Det gäller således främst verksamhet som den upphandlande enheten inte bedriver själv, utan som helt och hållet köps in från leverantörer. Den bristande erfarenheten gör att den upphandlande enheten inte vet hur tjänsten skall utformas för att på bästa sätt passa kommunens behov, och den upphandlande enheten har således svårt att veta vad som bör köpas in. Även inom områden där offentliga organisationer har erfarenhet, kan expertkunskap från leverantörerna vara till stor nytta. Exempelvis kan leverantörerna komma med idéer på lösningar som den upphandlande enheten inte haft en tanke på, men som kanske ökar effektiviteten eller kvaliteten på tjänsten.

Offentliga organisationer skulle således kunna dra nytta av att släppa in leverantören på ett tidigare stadium; redan i utformningen av tjänsten. På så sätt kan en upphandlande enhet ta del av leverantörens expertkunskap inom tjänsteområdet, och kund och leverantör kan tillsammans skräddarsy tjänsten utifrån kundens behov. Vid traditionell upphandling specificeras hela utformningen av tjänsten i den upphandlande enhetens kravspecifikation, och leverantörerna ges ingen möjlighet att komma med egna förslag till lösningar.

Behovet av längre avtalstider

Inom verksamheter där tjänsten i hög grad bygger på personliga relationer, är det extra viktigt att leverantörens personal kommer bra överens med brukarna och deras anhöriga. Barn- och äldreomsorg är exempel på tjänster av denna typ. En upphandlare påpekar att längre avtalstider fyller en viktig funktion inom omsorgsverksamheten, på så sätt att de skapar en stabilitet i verksamheten. Längre avtalstider bidrar i hög utsträckning till att leverantörens personal och verksamhetens brukare lär känna varandra, och leverantören tillåts på så sätt att ”växa in” i verksamheten, och bli en del av den. Upphandlaren menar att kortare avtalstider med flera olika leverantörer kan skapa en viss oro bland brukarna, då personal och brukare inte hinner lära känna varandra, innan en ny leverantör tar över. Offentliga organisationer har således ett stort behov av närmare leverantörsrelationer i form av längre avtalstider, inom tjänsteområden som i hög grad bygger på personliga relationer.

6.3.

Möjligheter till samverkan

Vår fjärde, och sista, forskningsfråga behandlar i vilken utsträckning LOU tillåter nära relationer mellan offentliga organisationer och dess leverantörer. Vi inleder avsnittet med en diskussion om hur lagen används idag. Därefter beskriver vi vilka möjligheter till utveckling av relationerna som finns inom ramen för LOU.