I en kommunal verksamhet med föränderlig omgivning och höga budgetavvikelser (figur 8) antogs beslutsunderlag vara en viktig faktor i styrningen.
Resultatet visar att de höga avvikelserna förklaras av personalkostnader, personal är den största resursen samtidigt som den största kostnaden samtidigt som behovet av personal varierar med kundunderlaget. Detta är i linje med Hansen et al. (2003) som resonerar att budgetstyrning i en föränderlig värld begränsar möjligheten att göra korrekta bedömningar och skapa en tillförlitlig plan. Resultatet stödjer därmed analysmodellen, i en föränderlig omgivning är de svårt att lägga och följa en budget, vilket betyder att risken för budgetavvikelser är stor.
Resultatet uppmärksammar att budgetens syfte i denna verksamhet är att ge aktörer inom verksamheten kontroll över sin verksamhet, då den skapar ramar att hålla sig inom samt agerar underlag för verksamhetens planering. Via budget ska aktörerna fatta beslut för att skapa en fungerande verksamhet med så hög samhällsnytta som möjligt. Detta är i linje med Libby och Lindsay (2010) som menar att budgetstyrning påverkar ledares beteende genom att ge dem kontroll över sina tillgängliga medel. I linje med detta visar resultatet att en klok resursfördelning mellan enheterna är viktig, något som även är förenligt med
Uppföljning
Planering Beslutsunderlag
(Grundskola årskurs 7-9)
Resursfördelning Budgetavvikelser
Höga Låga
Omgivning FöränderligStabil
Figur 8. Beslutsunderlag som betydande faktor i budgetstyrningen
Brorström et al. (1999) tankar om att resursfördelningen utgör förutsättningarna för utförandet av kommuners uppdrag. Detta resonemang stödjs vidare av Blumentritt (2006) som anser att budgetens mål är att fördela resurserna för att få ut så stor nytta som möjligt.
Analysmodellen anger att budgetstyrningens syfte är att agera beslutsunderlag för den löpande styrningen. Resultatet stödjer därmed delvis analysmodellen då resursfördelningen är en viktig del av budgetstyrningen.
5.4.1 Nyttan med rullande prognoser
Resultatet uppmärksammar att resursfördelningen inte följer volymförändringarna och angavs som en svaghet i budgetstyrningen. Volymförändringar är en av de främsta faktorerna som påverkar osäkerheten i omgivningen. För att hantera osäkerheten och volymförändringarna kan rullande prognoser bidra med ett kontinuerligt uppdaterat beslutsunderlag för organisering samt resursfördelning till aktörerna. Vilket överensstämmer med Ekholm och Wallin, (2000) samt Hope och Fraser (2003) resonemang som menar att rullande prognoser ger ledare möjlighet att styra, fatta beslut och ompröva handlingsplaner beroende på förhållande i omgivningen. Detta resultat stödjer analysmodellen som indikerar att rullande prognoser är ett bra komplement till budgetstyrningen för att öka flexibiliteten i styrningen.
Aktörerna menar att det är viktigt att vara uppdaterad på vad som händer i omvärlden samt att anpassning till förändrade situationer sker. När volymen ökar måste långsiktiga planeringsförutsättningar ges. Rullande prognoser kan vara ett verktyg för att skapa denna anpassning och långsiktighet som önskas i verksamheten. Detta är i linje med Hope och Fraser (2003) som nämner att rullande prognoser kan vara flexibla och möjliggör anpassning då ingen bestämd mållinje finns. Detta är även i linje med analysmodellen som antyder att rullande prognoser kompletterar budgetstyrningen genom att bidra med ett uppdaterat beslutsunderlag för att skapa möjlighet till omprövning av handlingsplaner utefter förändringar i omgivningen.
Resultatet visar att verksamheten styrs av budgetåret, vilket kan låsa verksamheten från att anpassa sig till förändringar i tid. Det finns en viss framtidsutsikt i de prognosverktyg som används idag, skillnaden är att dessa prognoser sträcker sig till budgetårets slut. Det rullande prognoser skulle kunna bidra med är att öka kännedomen kring framtiden efter budgetårets slut vilket kan medföra att i ett tidigare skede signalera om hur budgetramar inför kommande behöver förändras. De bidrar med både långsiktighet och kontinuitet, vilket aktörerna i analysenheten anser önskvärt i planeringen. Detta är i linje med De Leon et al. (2011), som menar att genom denna långsiktighet och kontinuitet ger rullande prognoser möjlighet till bättre beslutsunderlag och anpassning till den aktuella situationen.
Det stämmer även överens med analysmodellen som menar att med uppdaterade beslutsunderlag ökar flexibiliteten i styrningen och leder till att strategiska beslut kan fattas.
På så sätt uppnås även en effektivare resursallokering.
I resultatet framkommer det att personal, som är en svårhanterlig resurs, är verksamhetens främsta resurs. Rullande prognoser kan genom omvärldsbevakning hjälpa verksamheten att anpassa personalstyrkan i god tid innan förändringen sker, då hantering av mänskliga resurser är tidskrävande. Det finns lagar och etiska perspektiv att ta hänsyn till när det gäller personal. Att ha en rullande framtidsutsikt kan vara en fördel för att hantera denna resurs. Det ger aktörerna verktygen för att kunna anpassa sina resurser och att se längre in i framtiden ses som en möjlighet att förbättra ekonomistyrningen.
Tes 4 - I en kommunal verksamhet där aktörer upplever omgivningen som föränderlig och budgetavvikelserna som höga, kommer aktörer att beakta rullande prognoser som ett instrument för att erhålla uppdaterade underlag för beslutsfattande.
Resultatet bekräftar tesen avseende en kommunal verksamhet med föränderlig omgivning och höga budgetavvikelser. Rullande prognoser kan bidra med ett bättre beslutsunderlag genom långsiktighet och kontinuitet. Genom en bättre överblick av framtida förhållande och förändringar kan ledare ompröva beslut och på ett bättre sätt planera organisationen.
Uppdaterade beslutsunderlag kan öka flexibiliteten i styrningen och leda till att strategiska beslut kan fattas för att minimera budgetavvikelser i en föränderlig miljö.
Slutsatser och avslutande diskussion 6
I detta avslutande kapitel presenteras studiens slutsatser genom att uppsatsens undersökningsfrågor besvaras. Det förs även en diskussion om analysmodellen, praktiska implikationer och begränsningar. Kapitlet avslutas med förslag på vidare forskning inom ämnet.
6.1 Slutsatser
Vilken nytta kan rullande prognoser tillföra budgetstyrningen i kommunala verksamheter?
En slutsats som kan dras via studien är att i kommunala verksamheter kan rullande prognoser, som komplement till budgetstyrning, bidra med varierande nytta.
Kommuner är ofta inriktade på kalenderår i sin styrning. Rullande prognoser innebär därför ett nytt tankesätt vad gäller tidshorisonten. Budgetstyrning är central för den årliga planeringen och rullande prognoser kan bidra till en ökad långsiktighet i planeringen som ger framtidsutsikter över årets gräns. Samtidigt som de kan användas för den kortsiktiga styrningen då de kan identifiera och hanterar oförutsedda händelser. Resultatet har visat att det förekommer tillämpning av prognoser som sträcker sin inom budgetåret i kommunen. Dessa prognoser kan därmed tillgodose de fördelar som finns med rullande prognoser på kort sikt.
Rullande prognoser kan medföra en möjlighet till en mer effektiv resursfördelning samt skapar en ökad flexibilitet i styrningen på kort sikt. Detta då verksamheten tidigare får signaler från prognoserna beträffande framtiden. Att denna information kan kommuniceras ut i verksamheten i ett tidigt skede ger möjlighet att agera och anpassa verksamheten efter signalerna.
Vid rullande prognostisering läggs en period till vid varje prognostillfälle, denna kontinuitet medför att en trend synliggörs som visar på variationen i utvecklingen till skillnad från den ögonblicksbild som en årsprognos bidrar med inför framtagandet av kommande budget. Denna trend stärker därmed tillförlitligheten och bidrar med en framförhållning i beslutsunderlagen.
Vilka faktorer påverkar den nytta rullande prognoser kan tillföra budgetstyrningen i kommunala verksamheter?
Graden av nytta rullande prognoser kan bidra med till budgetstyrningen skiljer sig mellan de olika kommunala verksamheterna beroende på olika variabler. Studien visar att omgivning är en viktig faktor att ständigt beakta oavsett om den anses föränderlig eller stabil. Detta då det alltid finns en risk för oförutsedda händelser i en serviceorganisation där människor hanteras. Det betyder att det är invånarnas nytta som står i fokus. Studien visar även att rullande prognoser kan bidra med nytta i kommunala verksamheter med varierande egenskaper. En kontinuerlig framtidsutsikt är alltid viktig dock hur lång framtidsutsikt som anses nödvändig varierar. I verksamheter med en stabil omgivning är det dock viktigt att utvärdera om nyttan av att komplettera budgetstyrningen med rullande prognoser överstiger kostnaderna, då den insamlade informationen kan upplevas som onödig då omgivningen är stabil.
Budgetavvikelser kan tyda på att det finns svårighet med budgetstyrningen. Resultatet visade att avvikelserna kan påverkas genom bokslutsdispositioner och är då inte tillräckliga
för att beskriva när rullande prognoser kan bidra med nytta i budgetstyrningen. Det kan vara ett alternativ att se till ett större perspektiv, där det instället för budgetavvikelser ses på svårigheten eller komplexiteten att lägga en budget. Budgetavvikelser blir därmed en faktor med mindre betydelse jämfört med osäkerhet i en verksamhet.