Tekniska förvaltningen sköter kommunens gemensamma vägar, fastigheter och parker samt förser invånarna med vatten. Fastighetsavdelningens primära uppdrag är att tillhandahålla lokaler till den kommunala verksamheten, såsom skolor och badhus. Juridiskt sett ligger ägarförhållandet på stadsbyggnadskontoret, medan fastighetsavdelningen ansvarar för förvaltningen samt utförande av underhåll av fastigheterna för att undvika att kapitalförstöring uppstår. Inom verksamheten finns två sektioner; fastighetsförvaltning samt drift och underhåll. Inom sektionen fastighetsförvaltningen ligger förvaltningsansvaret, hyresavtalen samt hyresintäkterna. Sektionen drift och underhåll fungerar som stödfunktion och ombesörjer fastighetsdriften samt planering av underhållsinvesteringar.
4.3.1 Omgivning
Fastighetsavdelningen anses ha en stabil omgivning. Avdelningschefen baserar detta på att de har organiserat sig som en beställar-utförarorganisation. Till skillnad från andra verksamheter inom kommunen har fastighetsavdelningen en låg personalkostnad. De anlitar entreprenörer vilket gör att kostnaderna blir mer lätthanterliga samt flexibla. Verksamheten har en stabil intäktsida, då deras uppdrag att förse verksamheterna inom Luleå kommunen med lokaler, vilket respektive verksamhet sedan får betala för via en internhyra. Detta gör fastighetsavdelningen till en verksamhet med en hög omsättning som därav påverkas av det allmänna konjunkturläget. Fastighetsavdelningen består av cirka 20 anställda samtidigt som hyresfaktureringarna omsätter omkring 550 miljoner kronor årligen.
Förvaltningen påverkas av politiska beslut då de sköter alla investeringar, renoveringar och byggnationer av nya fastigheter. Vid beslut om att utöka fastighetsbeståndet finns det en tidsfrist att beakta. “När politikerna beslutar om att en skola ska byggas vill de att det ska gå fort, men att bygga en skola kan ta uppemot tre år”, nämner ekonomichefen.
Ytterligare faktorer som påverkar fastighetsavdelningen är yttre förhållanden såsom väder samt oförutsedda händelser i fastighetsbeståndet. Väder är en yttre faktor som påverkar energikostnaderna, kalla vintrar kan gör att kostnaderna för värme blir högre än förutspått.
Detta är faktorer och kostnader som verksamheten vet kommer varje år, men inte till vilken grad.
4.3.2 Budgetstyrning
Budgetramen baseras på den förväntade intäkten som genereras från hyrorna. Ersättningen för driftskostnaden regleras via ett internhyressystem. Internhyressystemet baseras på en självkostnadsprincip där kostnadsunderlagen tagits fram utefter schabloner. Schablonerna varierar efter vilken verksamhet som bedrivs. Internhyran räknas årligen upp med ett kommunalt index som varierar mellan 0 och 1,5 procent och utgör ramen för verksamheten.
Driftsbudgeten baseras på antaganden om underhåll och energikostnader.
“Underhållsplanerna består av två delar, ett planerat underhåll som är generellt för alla samt ett underhåll beroende på hur gammal fastigheten är, som klassificeras i tre nivåer”, säger avdelningschefen. Driftsbudgeten läggs i oktober varje år och det är då omöjligt att förutse alla kostnader för reparationsåtgärderna samt oförutsedda händelser. Mindre underhållsarbeten kan hastigt växa och bli större än planerat. Vissa investeringar eller reinvesteringar kan bli så stora att driftbudgeten inte är tillräcklig. Det måste då äskas om mer investeringsmedel. Den beräknade kostnaden måste även kommuniceras ut till
hyresgästen, eftersom kan innebära en förändrad hyreskostnad samt ökad kapitalkostnad (ränta och amortering), men det är då möjligt att underhållskostnaderna på sikt minskar.
Varje fastighet har en ansvarig förvaltare. Avdelningschefen nämner att “den enskilde förvaltaren har ansvar för den budgetram som tilldelas, att planera samt budgetera, främst för det underhåll som fordras för att avvärja kapitalförstörelse”. Förvaltarna kan inte påverka storleken på budgetmedel, utan det bestäms via internhyressystemet. Utifrån dessa medel ska lokalerna underhållas. Händer något oförutsett kan det bli fråga om att göra reinvesteringar eller omfördela medel centralt i verksamheten. Om en förvaltare överskrider sin budgetram tvingas andra förvaltare vara restriktiva för att förvaltningen som helhet ska ha budget i balans.
De lokaler som är tomma eller inte är uthyrningsbara läggs i en lokalbank. På motsvarande sätt som internhyressättningen beräknas en hyresintäkt för dessa, vilken genereras genom kommunbidrag från kommunstyrelsen. Det finns lokaler som inte har någon specifik hyresvärd, för sådana lokaler erhålls kommunbidrag.
4.3.3 Budgetstyrningens syfte
Via driftsbudgeten ska fastighetsavdelning erbjuda ändamålenliga lokaler för resterande verksamheter inom kommunen. “Människor ska kunna visats i lokalerna utan att få hälsoproblem samt att det ska finnas standardutrustning såsom vatten och ventilation”, påpekar avdelningschefen. Budgeten ska se till att ingen kapitalförstöring uppstår samt att förvaltningen sker på ett långsiktigt sätt, då mycket pengar är bundna till fastigheterna.
Budgetens syfte är därmed att skapa en planering för underhåll utefter den förutspådda intäkten.
Fastighetsavdelningen har i särklass den största ekonomin inom tekniska förvaltningen.
Händer det något i övriga delar inom förvaltningen får förvaltarna, som besitter stora driftbudgetar, reservera sig för att balans ska upprätthållas i förvaltningens budget. Detta kan även gälla om något sker inom kommunen som helhet.
Budgeten är mer än bara en summa, utan till varje hyrespeng finns en beskrivning på vad både verksamheten och hyresgästen ska ombesörja, i en gränsdragningslista. Dessa beskrivningar tydliggör parternas roller, vilket anses vara en styrka med budgetstyrningen.
Avdelningschefen anser att “budget är ett klokt system, som är avvägt samt minskar risk för godtycklighet i och med förutbestämda kostnadsnivåer”. Gränsdragningslistan ger ett tydligt regelverk för hur ersättningen beräknats samt vad hyresgästen kan förvänta sig för den hyra som betalas. Samtidigt som det är en styrka kan det vara en svaghet då det kan uppstå svårigheter eller skillnader i tolkningar. Hyresgäster som är mer pådrivande än andra kan därigenom skapa sig fördelar.
En svaghet med styrsystemet är det index som använd för att uppräkna internhyran. Indexet varierar från 0 till 1,5 procent, vilket inte täcker det verkliga indexet.
4.3.4 Budgetavvikelse
Den stora avvikelsen kommer från investeringar som inte skett enligt plan. Avvikelserna kan även bero på att budgeteringen utgår från att allt kommer att befinna sig i ett normalläge, en normal vinter med normala energikostnader och normala underhållsarbeten på fastigheterna. “En svårighet med en fast budget är om det sker flera större oförutsedda händelser urholkas delar av driftsbudgeten och planerat underhåll blir då lidande”, säger
avdelningschefen. Fastigheter förvaltar ungefär 650 000 kvadratmeter lokalyta, detta resulterar årligen i att ett par miljoner går till akuta eller oplanerade händelser. Det är därmed något som de reserverar sig för i budgeten.
Den buffert som planeras i budgeten gör att alla pengar inte alltid förbrukas där de är avsatta, men den är viktig för att kunna hantera oförutsedda händelser. Avdelningschefen nämner att “om verksamheten gör av med mindre medel än planerat gör vi direktavskrivningar eller amorterar lån snabbare, istället för att spendera pengarna på dumheter”. Avskrivningarna minskar kapitaltjänsten och gynnar på så vis hyresgästerna. I och med dessa reserveringar kan verksamheten i sitt resultat (efter bokslutsdispositionerna) visa låga avvikelser. Samtidigt innebär detta att hela budgeten som tilldelats verksamheten inte blir förbrukad, vilket egentligen är meningen och något som anses kunna förbättras i verksamheten.
Verksamheten arbetar med energifrågor och energiförbrukningen är något som kan variera mycket beroende på vädret. En energi budget som är lagd på 60 miljoner kronor kan innebära en avvikelse på över en miljon kronor om den avviker två procent.
Förra året fanns ett överskott i budgeten vilket kan förklaras med en försäljning av ett område. I ett sådant skede görs bara avhjälpande underhåll, inget av det planerade och är således en faktor som skapar budgetavvikelser.
4.3.5 Prognoser
Varje enskild förvaltare gör tre prognoser under året utöver bokslutet, som gäller drift, intäkter och investeringar. Dessa prognoser agerar styrverktyg för verksamheten genom att stämma av hur de ligger till mot budget, skapar en diskussion kring avvikelser och oförutsedda händelser samt hur verksamheten ska hanteras för att nå budget. Prognoserna ger därmed en god inblick i verksamheten och visar om det hänt något oförutsett som måste balanseras inom eller utanför budgetramarna.
4.3.6 Rullande prognoser
Fastighetsavdelningen är en relativt statisk verksamhet som är beroende av hyresgäster och hyresgästerna är i sin tur beroende av verksamheten. Att göra årsplaner och följa en årscykel anses tillräckligt för att hantera verksamheten. “Att använda rullande prognoser kan bli förvirrande då verksamheten är bunden vid en budget som är strikt reglerad via en demokratisk ordning”, nämner avdelningschefen.
Allt är styrt till budgetåret i en kommun, men ekonomichefen anser att det skulle gå att arbeta i budgetåret samtidigt som ett längre perspektiv antas, då verksamheten fortsätter över årets gräns. Att prognostisera över årets gräns och använda rullande prognoser i verksamheten är något som ekonomichefen anser vara intressant.
Tekniska förvaltningen har en annan kostnadsstruktur än övriga verksamheter i kommunen, med mer statiska personalkostnader. Det anlitas entreprenörer vilket gör att kostnaderna är mer flexibla och lättare att hantera. Ekonomichefen antyder att denna flexibilitet gör att rullande prognoser kan användas på ett bra sätt för att anpassa verksamheten efter situationen i omvärlden.
Beslut som fattas i tekniska nämnden berör hela kommunen. Det är viktigt att kunna ge politikerna ett bra underlag för att fatta de ssa beslut. Rullande prognoser kan ge ett uppdaterat underlag för att fatta bättre beslut.
4.3.7 Sammanfattande resultat av fastigheter
Nedan presenteras en sammanfattning av de viktigaste resultaten från intervjuerna inom fastighetsavdelningen (tabell 2).
Tabell 2. Sammanfattande resultat av Fastigheter
Fastighetsavdelningen
Omgivning (stabil) Konstanta hyresintäkter Stabila resurser
Oförutsedda underhåll
Budgetavvikelse (hög) En stor lokalyta ger oplanerade investeringar Budgetstyrningens syfte Planering
Budgetstyrningens styrka Ett väl avvägt system Budgetstyrningens svagheter Antar ett normalläge
Kan ej ta hänsyn till oförutsedda händelser