Bilaga 1 - Intervju med Företag X
1. Hur ser inventeringen ut i dag (kategoriseras utifrån artikel)? 2. Systematiskt tillvägagångssätt?
3. Affärssystem för inventering (eget/ tredjepart)? 4. Vem är inventeringsansvarig, revisorer och liknande? 5. Revisorernas närvaroplikt och revisionsbevis?
6. Varför använder ni inte av en rullande inventering efter så många år? • Och varför kom det på agendan nu?
• Speciella anledningar?
7. Vilka är era huvudkonkurrenter på marknaden?
Bilaga 2 - Sammanfattning av tidigare studie skriven av
Nygren & Thelin (2019): Digitalisering av plockprocess - Ett
beslutsunderlag för grossisthandlare
Studiens syfte var att rekommendera Företag X om vilket digitalt verktyg som skulle passa dem utifrån olika kriterier och perspektiv. De tre problemformuleringar formulerades utifrån detta och blev följande:
1. Vilket digitalt verktyg kan användas av Företag X för att effektivisera den manuella plockprocessen?
2. Hur lönsamt är en investering i det valda verktyget för Företag X?
3. Hur skulle en möjlig implementeringsprocess se ut av det valda verktyget? De slutsatser som Nygren & Thelin (2019) kom fram till blev för den första frågeställningen att utav de tre nämnda digitala verktygen studerades Pick By Voice och RF-terminal vidare. De båda anses vara digitala verktyg som kan effektivisera den manuella plockprocessen och det tredje digitala verktyget Pick to light anses inte vara det. Förklaring till detta är att Pick By Voice förbättrar ergonomin och säkerheten ute på lagret samt levererar information i realtid till de olika funktioner hos företaget. Pick By
Voice passar även Företag X förutsättningar gällande företagets lagerutformning där plockslingan redan är optimerad och ordrarna varierar utifrån kundernas behov. Dessutom har Företag X truckar som kör runt på hela lagret och även där passar Pick By Voice utmärkt. RF-terminalen studerades vidare trots att den inte genererar några ergonomiska fördelar, eftersom verktyget anses kunna ge bra med fördelar i plockprocessen och även vid inventering.
I den andra frågeställningen blev slutsatsen att utifrån den Pay-back kalkyl som gjordes att Pick By Voice är den optimala lösningen för Företag X, (Tabell 3). Detta grundar sig i att Pick By Voice har en betydligt kortare återbetalningstid än RF-terminalen, vilket innebär att Pick By Voice är mer lönsamt för Företag X än RF-terminal. Investeringskostnaderna är högre för Pick By Voice, men dock så är besparingen för Pick By Voice nästan fem gånger högre och Företag X kan spara in 1 651 158 kronor per år med hjälp av Pick By Voice. För att ytterligare stärka att Pick By Voice är den optimala lösningen för Företag X gjordes en känslighetsanalys. Denna visade att Pick By Voice hamnar på 10% och RF-terminal på 7%. Detta betyder att RF-terminal behöver uppnå en effektivisering i plockprocessen på 7%, vilket Nygren & Thelin (2019) anser vara näst intill omöjligt. Att Pick By Voice skulle hamna på 10% hävdar forskaren vara orimligt, eftersom liknande företag har hamnat på över 25% i effektivitetsgrad och konsultfirmor antyder på ett lägsta värde på 20%.
Vidare till den sista frågeställningen blev slutsatsen att hjälpmedlet ASAP Roadmap bör användas eller liknande verktyg för att en möjlig implementeringsprocess av Pick By Voice ska bli lyckad, samt forskarna tog även fram en checklista som ett komplement till ASAP Roadmap. Detta resulterade i att Företag X valde att använda sig av ASAP Roadmap för projektplaneringen och utförandet av implementeringen av Pick By Voice.
Bilaga 3 - Intervjuguide med revisorer
1. Vid övergång från periodisk inventering (en gång/år) till rullande inventering (flera gånger/år) hur skiljer sig reglerna åt?
• Är det skillnad i vilket regelverk företaget följer (Ex. K2- eller K3 regelverk)
2. Vilka krav ställer ni med noggrannhet osv?
3. Vilka fel kan uppkomma vid inventeringen och värderingen av varulagret?
4. Om ni upptäcker brister i inventeringen, vad kan det bli för följder och vilken gräns är det som gäller? Får man en varning först innan företaget kan bli straffskyldigt?
5. När är det godtagbart att inte observera lagervaruinventeringen vid en rullande inventering?
• Finns det några undantag?
6. Vid en högre frekvens av antalet inventering krävs det då också en högre närvaro från revisorn för att få tillräckligt med revisionsbevis?
• Hur många stickprov görs?
7. För ett grossistföretag som omsätter en halv miljard kronor och har säsongsbaserade produkter finns det ett ungefärligt antal gånger inventering vanligtvis görs i
veckan/månaden eller som ni rekommenderar företag att göra?
9. Finns det några bra tillvägagångssätt företag bör följa och förhålla för att göra en smartare inventering?
10. Ser ni på hur företagen använder sig av olika plocktekniker vid utförandet av inventeringen?
11. Övriga frågor som ni anser är relevanta i frågan och som vi har missat att ta upp?
Bilaga 4 - Intervjuguide med Företag 1
1. Hur ofta gör ni er inventering idag?
2. Hur såg er inventering ut tidigare? Hur ofta inventerade ni då?
3. Av vilka anledningar ersatte ni er dåtida inventeringsprocess med den ni använder er av idag?
4. Använder ni rullande inventering kombinerat med en viss typ av plockteknik exempelvis Pick By Voice?
• Använde ni er gamla inventeringsprocess kombinerat med en viss typ av plockteknik eller tillkom detta när ni implementerade rullande
inventering?
5. Vilka tillvägagångssätt använder ni er av när ni ska ta hänsyn till att olika artiklar säljs i olika frekvenser/volymer när dessa varor ska inventeras?
6. Vilka värdeskapande aktiviteter känner ni att dagens inventering medför jämfört mot vad tidigare inventering gav upphov till?
7. Är det något särskilt ni känner att ni hade kunnat göra annorlunda nu i efterhand, innan eller under själva implementeringsprocessen om ni hade fått göra om det på nytt?
• Vilka eventuella fel var det som uppstod?
• Hur åtgärdade ni dessa eventuella fel?
Bilaga 5 - Intervjuguide med Företag 2
1. Hur ofta gör ni er inventering idag?
2. Hur såg er inventering ut tidigare? Hur ofta inventerade ni då?
3. Av vilka anledningar ersatte ni er dåtida inventeringsprocess med den ni använder er av idag?
4. Använder ni rullande inventering kombinerat med en viss typ av plockteknik exempelvis Pick By Voice?
• Använde ni er gamla inventeringsprocess kombinerat med en viss typ av plockteknik eller tillkom detta när ni implementerade rullande
inventering?
5. Vilka tillvägagångssätt använder ni er av när ni ska ta hänsyn till att olika artiklar säljs i olika frekvenser/volymer när dessa varor ska inventeras?
• Utförs det någon form av klassificering av varor? (ABC-analys/klassificering)
6. Vilka värdeskapande aktiviteter känner ni att dagens inventering medför jämfört mot vad tidigare inventering gav upphov till? Har den rullande inventering varit effektiv och givande för er?
7. Ansåg ni innan ni påbörjade ert förbättringsarbete att ni hade en god beredskap med bra
8. Har det funnits ett stöd från hela er verksamhet i ert valda förbättringsarbete?
• Både en ekonomisk vilja och en företags vilja? Om inte, vad har detta berott på?
9. Har ni utbildat fler i personalen nu efter er övergång från periodisk- till rullande inventering, för att ge personal mer kännedom och kunskap av den nya metoden?
10. Informerade ni de anställda om att ni hade ett behov av förändring och att det nuvarande arbetssättet var otillräckligt i dagsläget?
11. Hur gick ni tillväga med implementeringen? Utsågs det en ansvarig person för implementeringen?
12. Hur ser er uppföljning ut? Gör ni en kontinuerlig uppföljning och för ett långsiktigt arbete?
13. Är det något särskilt ni känner att ni hade kunnat göra annorlunda nu i efterhand, innan eller under själva implementeringsprocessen om ni hade fått göra om det på nytt?
• Vilka eventuella fel var det som uppstod?