Empiri baserad på Företag 2 som implementerat rullande inventering med Pick By

Företag 2 är ett stort ledande grossistföretag som levererar dagligen livsmedel, drycker och utrustning till tusentals kunder runt om i hela Sverige. För några år sedan implementerade företaget rullande inventering med plocktekniken Pick By Voice. Intervju gjordes med Platschef (200508) på ett av deras huvudlager i södra Sverige.

På Företag 2:s huvudlager där en rullande inventering med Pick By Voice har implementerats finns det över 50 000 artiklar. Artiklarna varierar i stor utsträckning och

de flesta av artiklar inventeras löpande, det vill säga med en rullande inventering. Gällande alla livsmedels varor som finns på lagret utförs det dagligen datumkontroller och som kontrolleras genom deras egna datorsystem. Sen förekommer det även artiklar som omsätts med en betydligt lägre omsättningshastighet och det berör utrustningsartiklar och andra beställningsartiklar. Rutinerna för dessa artiklar följs upp varje månad, då företaget se över vilka artiklar som inte har inventerats de senaste 11 månaderna. Om artiklarna inte har inventerats kan det bero på att det har inträffat en försäljning av artiklarna. Kopplat till detta sker det då ibland misstag vid inventeringsprocessen. De misstag kan då beror på att inventeraren säger fel antal till datorn (genom Pick By Voice headsetet), trots att datorn frågar om det uppgivna antalet är korrekt eller inte. Andra misstag kan vara att inventeraren knappar in fel kvantitet på datorn och detta förekommer vanligen när antal kilon ska knappas in, då det förekommer många decimaler. Dessa misstag utgörs av manuella fel och den mänskliga faktorn är den största orsaken till misstagen. Sen förekommer det även andra misstag exempelvis systemfel, men dessa inträffar sällan (Platschef 200508).

För att undvika att tidigare nämnda misstag sker har företag kontrollistor som tas ut tre till fyra gånger per dag, detta för att kontrollera alla inventeringar som har skett under dagen. Om saldoavvikelser skulle uppstå kontrolleras det direkt och en utredning görs om varför saldoavvikelserna har uppstått. Dessutom finns det regler i inventeringssytemet som skickar ut varningar om det skulle bli för stora saldoavvikelser. Till exempel om en anställd skulle knappa in en för stor kvantitet av en artikel, 200 istället för 20. Dock händer det ibland att inventeraren lyckas skriva in fel kvantitet, men inom det acceptabla intervallet och en varning skickas inte ut. Detta resulterar sedan i ett saldofel (Platschef 200508).

En del i beslutet till varför Företag 2 beslutade i att implementera en rullande inventering med Pick By Voice var för att företaget ville minska på saldoavvikelserna. Ytterligare aspekter i beslutet var också att de ville få en bättre effektivitet i deras verksamhet och ha kontinuerligt uppdaterade lagersaldon. Dessutom ville de möjliggöra en bättre spårbarhet

till artiklarna, men också att inte behöva göra de stora inventeringar som förut genomfördes ett par gånger per år (Platschef 200508).

När det kommer till tillvägagångssättet i inventeringsprocessen används i grund och botten samma metodik. Beträffande företagets livsmedelsartiklar görs de fler frekventa inventeringar och en typ av klassificering för dessa artiklar utförs med hänsyn till värdet av artikeln. Dessutom förs det en väldigt noggrann rullande inventering av dryckesartiklarna, eftersom dessa också uppgår till högt värde. Mycket som reglerar hur ofta inventeringarna ska inträffa beror på behovet från kunderna, vilket kan skifta säsongsvis. En liknande ABC-klassificering som beskrivs i teorikapitlet använder sig företaget av när de ska plocka artiklarna ute på lagret. Detta baseras utifrån frekvensnivå och hur de ska packa sina lastpallar för utleveranser. Dock har detta inte en direkt påverkan på deras inventering utan en mer indirekt, då en strukturerad lastning kan underlätta för inventeringen (Platschef 200508).

De främsta fördelarna som den rullande inventeringen med Pick By Voice har resulterat i för Företag 2 är att företaget har idag i princip helt felfria lagersaldon och de behöver inte göra omfattande inventeringar. De kan även upptäcka saldoavvikelser snabbare, då de förut upptäckte dem under de stora invertering, vilket ofta resulterade i ett mycket större saldofel. Det innebar att mer resurser och tid fick läggas på att lösa saldofelet än om det hade blivit löst direkt när felet uppstod från början. Dessutom har Företag 2 en mycket bättre spårbarhet av artiklarna idag och de kan spärras när det uppstår fel i systemet. Vid ett fel krävs det en aktiv åtgärd exempelvis en inventering, för att arbetet ska fortgå (Platschef 200508).

Innan den nya inventeringsprocessen implementerades i verksamheten gjordes en noggrann förstudie, vilket skapade en god beredskap för Företag 2. En implementeringsgrupp tillsattes och en person utsågs som ansvarig för förändringsarbetet. Majoriteten av gruppmedlemmarna bestod av anställda som hade en god kännedom om hur hela verksamheten fungerar både innan, men också hur implementeringen skulle gå till under och efter på lång sikt. Under förändringsarbetet bidrog anställda med hög

professionell kunskap, teknisk support och stöd till andra anställda. Till de professionella som hade ansvar för implementeringsprocessen gavs det även stöd till i form av handledning. Detta för att de inte skulle känna sig osäkra i hanteringen av den nya metoden och även att de har haft god tid på sig att förbereda sig. Dessutom togs det in andra personer utifrån för att de eventuellt ser det från ett annat perspektiv. Det fanns även ett stort stöd både en ekonomisk vilja, men även en företags vilja. I själva övergången utbildades alla i personalen på lagret för att de skulle få en inblick i hur den nya inventeringsprocessen skulle fungera. Dessutom fick de en god information om varför en förändring behövdes göras och vad förändringsarbete skulle tillföra. Det fanns inte heller något behov av att informera externa aktörer såsom leverantörer och ägare om implementeringen (Platschef 200508).

Idag följs alla lagertransaktioner upp dagligen och de artiklar som inte har förflyttat sig förs det protokoll över varje månad. Detta görs för att Företag 2 också ska ha koll på de artiklar som inte har rört på sig. Sen följs utfallet på detta upp per dag, -vecka, -månad och per år för att inventeringsprocessen ska fortskrida på lång sikt samt att alla lagersaldon ska bli korrekta (Platschef 200508).