Inventeringsprocessen

4.1.3.1 Vanliga orsaker till misstag i inventeringsprocessen

Förutom vanliga misstag som kan uppstå vid en implementering av en ny metod (som nämndes ovan), så kan det också förekomma en hel del händelser som kan orsaka misstag i inventeringsprocessen. Özcelik (2015) belyser tre viktiga aspekter att tänka på under inventeringen. Att inte ta hänsyn till dessa kan resultera i att inventeringsprocessen blir misslyckad och flera saldoavvikelser uppstår. De misstag som ska undvikas är följande:

1. Otydlighet i märkningen: för att undvika att räkna dubbelt eller att missa något är det viktigt att tydligt märka eller notera på något sätt de platser och artiklar som har räknats.

2. Oklar rollfördelning: Anställda som känner till sin avdelning bäst bör också inventera den för att säkerställa att inget glöms bort att räkna. När en utomstående

part, till exempel en idrottsförening, hjälper till med inventeringen, är det av betydelse att utse en som är ansvarig för inventeringsprocessen och kan övervaka den.

3. Att inte vara konsekvent: När flera olika alternativ används vid beräkningen av artiklar ökar risken för fel, vilket kan leda till stora konsekvenser. Att blanda enheter under en inventering exempelvis ett paket med tio artiklar kan skapa osäkerhet. Vilken enhet ska då tillämpas i inventeringslistorna, ett paket eller tio artiklar? Att konsekvent använda rätt enheter under hela inventeringsprocessen blir därför essentiellt.

Sutter (2015) nämner en annan aspekt, vilket handlar om betydelsen av att rätt personal utför inventering och att de har en solid bakgrund till inventeringen. En av orsakerna till att ett misstag kan inträffa grundar sig i att den anställda inte har någon erfarenhet av inventering eller att personen inte tar inventeringen på allvar. Därför blir det av stor vikt att de som är med vid inventeringen är betrodda och lever upp till företagets förväntningar.

Ytterligare en aspekt som kan orsaka ett misstag i inventeringsprocessen är felaktig manuell inmatning av data, vilket är ett utav de vanligaste misstagen. Om felet inte visar sig under inventeringsprocessen så händer det ibland att revisorer som granskar inventeringen upptäcker felet. Orsaken till felet beror på att en anställd då har tryckt på fel knapp eller inmatat felaktig information till exempel en för stor eller för liten kvantitet (Midde 2020).

DeHoratius och Raman (2008) belyser också ett fletalet till aspekter som orsakar misstag i inventeringsprocessen vilka är: stöld av anställda, felaktig hantering av skadade varor, bristfälliga lagerrevisioner och felaktig registrering av försäljningen.

4.1.3.2 Förebyggande mot misstag

De misstag som kan inträffa under inventeringsprocessen har under en lång tid fått många företags uppmärksamhet, då den ekonomiska effekten av saldoavvikelserna är betydande. Företag med felaktiga lagersaldon kan inte bara drabbas av extra kostnader på grund av

osäkerheten kring sitt lager, utan också förlora försäljningsintäkter. Det finns flera sätt på hur ett företag kan förebygga misstag i inventeringsprocessen bland de misstag som har nämnts tidigare. Emellertid framhäver Schrage, Mersereau & Dehoratius (2008) tre sätt som ett företag kan förebygga att misstag uppstår i inventeringsprocessen. Dessa är:

1. Förebyggande; reducera eller eliminera de grundläggande orsakerna till de misstag som uppstår i inventeringsprocessen genom implementering av processförbättringar exempelvis plocktekniklösningar.

2. Korrigering; identifiera och korrigera befintliga inventeringsmisstag i enlighet med revisionsprinciper.

3. Integration; att använda lagerplanering och beslutsverktyg som är tillräckligt bastanta för att redovisa rätt lagersaldo, samt upptäcka misstag i inventeringen.

Dujmesic, Ivona, och Tomislav (2018) belyser bland annat att Pick By Voice är en sådan plocktekniklösning som kan förebygga att misstag uppstår i inventeringsprocessen, vilket bidrar i sin tur med betydande besparingar då noggrannheten och plockeffektivitet höjs markant.

4.1.3.3 Hur frekvent bör företag inventera?

Ett sätt att minska de misstag som uppstår i inventeringsprocessen är att regelbundet inventera. Att inventera varje månad istället för periodiskt årligen indikerar på att antalet misstag avsevärt kan reduceras samt att lagerförlusterna drastiskt kan minskas, vilket i sin tur kan leda till betydande besparingar (Agrawal & Ramesh 2012). Agrawal och Ramesh (2012) jämförde olika scenarion och vägde in flera parametrar däribland lagernivån och lageromsättning som skilde sig åt när inventeringen gjordes olika frekvent. Bland de olika scenarierna varierade inventeringsfrekvensen mellan 1, 3, 6, 12, 30, 52, 121 gånger per år (365 dagar). Resultatet visade på att den optimala inventeringsfrekvensen är 12 gånger per år, det vill säga inventering varje månad. Från ett grundscenario där inventering sker 1 gång per år fanns 33,2 % av varorna inte i lagret, detta minskade markant till 0,23 % när inventeringsfrekvens ökade till 12 gånger per år. Det visar på att genom att öka den genomsnittliga inventeringsfrekvensen minskar

misstagen i inventeringsprocessen och rätt lagersaldon uppnås. Emellertid skiljer sig den optimala inventeringsfrekvensen åt beroende på hur företagens verksamheter ser ut. Svaret på hur frekvent företag bör inventera beror på andelen misstag som uppstår i inventeringsprocessen och om fler antal inventeringar kan bidra till fler besparingar för företaget, då ökad inventeringsfrekvens även är en kostsam process. Därför blir det väsentligt för företag att skapa sig en gedigen kunskap om vilken den optimala inventeringsfrekvensen är för att spara på kostnaderna. När inventeringen ska kombineras med en viss teknik lyfter även Agrawal och Ramesh (2012) fram implementering av exempelvis “Radio-frequency identification” (RFID), som är en teknik där man läser av information på avstånd från transporter med hjälp av taggar. Vid ett sådant avseende rekommenderar de båda att det är användbart att ha en ansvarig chef för hela inventeringen.

4.1.3.4 Betydelsen av att ha ett kontrollerat lagersaldo

Raman, Dehoratius & Ton (2001) studerade ett antal företag gällande felaktigt lagersaldo. Flertal av dessa kunde inte med någon grad av precision uttala sig gällande existensen av deras lagersaldo, trots den enorma satsning som görs på informationsteknologi i USA, på närmare 30 miljarder USD årligen. Ett av de ledande företagen med miljard försäljning årligen hade gjort stora satsningar för att förbättra sin lagerverksamhet genom investeringar i informationsteknologi. Trots att dessa satsningar hade utförts så uppkommer det felaktigheter på 65 procent av deras artiklar som lagerförs. Medelvärdet av differensen mellan det fysiska och det digitala är 35 procent av mållagernivån för varje artikel. För att tydliggöra det så finns det exempelvis 100 lagerförda artiklar och av dessa finns avvikande saldo på 65 artiklar. Varje artikel av dessa 65 har en medeldifferens på 35 procent mellan det fysiska och digitala lagersaldot. Denna bristfälliga kontroll över det fysiska lagersaldot resulterar i en reducering av företagets vinst med mer än 10 procent.

Effekten av ett misskött lagersaldo kan bli väldigt allvarligt när ett företag har ett automatiserat påfyllningssystem för artiklar. I det fallet att det finns en differens mellan det fysiska och digitala lagersaldot, exempelvis att det fysiska lagersaldot är noll men

enligt det digitala så finns artikeln hemma. Påföljden av detta är att varan inte kommer att beställas hem trots att lagersaldot fysiskt är lika med noll. Vidare kan efterfrågeprognoser avläsa en reducerad efterfråga av denna artikel, då den enligt databasen inte säljs och i värsta scenario tas artikeln ut ur sortimentet (Raman, Dehoratius & Ton 2001).

Den osynliga efterfrågan kan prognostiseras fram mer korrekt om företaget tillämpar en process som samlar in data mer frekvent. Rullande inventering är en sådan typ av process. Eftersom denna process kan utföras oftare än den periodiska kan företaget få regelbunden uppdatering och förståelse för den osynliga efterfrågan (Schrage, Mersereau & Dehoratius 2008).