Choos modell Information Management Cycle

Chun Choo talar om den ”intelligenta organisation” vars tillväxt och hälsa till stora delar bygger på rätt skapad, rätt införskaffad, rätt förvarad, rätt analyserad och rätt återvunnen information.46 Genom detta resonemang understryker han vikten av att kontinuerligt skaffa ny information och kunskap. Ett av målen med IM är att säkerställa detta flöde av information. På så sätt ökar organisationens förmåga att ständigt vara beredd på anpassa sitt beteende och verksamhet efter förändringar i omvärlden. Tillgången på information blir en framgångsfaktor.47

För att åskådliggöra denna process använder sig Choo av sin modell Information Management Cycle. Choo menar att detta processorienterade perspektiv ska ses som ett komplement till det teknologiska perspektivet inom IM samt det perspektiv inom IM där informationsresurserna är i fokus. Modellen beskriver en cykel som innehåller sex aktiviteter: Informationsbehov (Information Needs), Informationsförvärv (Information Acquisition), Informationslagring, (Information Organization and Storage), Informationsprodukter och tjänster (Information Products and Services) Informationsspridning (Information Distribution) samt Informationsanvändning (Information Use). 48

Fig 4.1 Information Management Cycle

Information Organization and storage

Information Needs

Information

Information Products/Services Information Adaptive Acquisition Use Behavior Information Distribution Källa: Choo, 2002, s. 24 46 Choo, 2002, s. 8f. 47 Choo, 2002, s. xv. 48 Choo, 2002, s. 24ff.

Choo påpekar att processen egentligen tar sin början längst till höger i modellen, i boxen för ”adaptive behavior”. Med hjälp av ny information förändras organi-sationen och varje förändring skapar i sin tur ny information och nya budskap, dvs. nya förutsättningar och därmed nya behov och nya informationsbehov.49

4.3.1 Informationsbehov

Behov av information dyker upp i samband med att problem, osäkerhet och tveksamheter uppträder i verksamheten. Dessa problem och osäkerhetsmoment kan vara ämnesspecifika eller kontextrelaterade, de kan exempelvis handla om organisatoriska faktorer, brister i rutiner eller andra funktioner. Osäkerheter som är ämnesspecifika och relaterade till verksamheten kan exempelvis vara ny lagstiftning under utveckling eller risk för råvarubrist. När informationsbehoven ska identifieras är det viktigt, menar Choo, att man inom organisationen inte nöjer sig med att ställa frågan: ”Vilken information behöver du?” utan här bör även andra frågor ställas, exempelvis ”Vad behöver du veta?”, ”Hur ser ditt problem ut?”

Att definiera informationsbehov är ett ansvar som alla inom organisationen måste dela; det inte bara en fråga för organisationens informationsspecialister. Det är ett nödvändigt arbete, men kan för många vara en komplicerad och ibland luddig process. Enskilda personer tycker i många fall att det är svårt att uttrycka sina behov av information. Man måste dessutom ta hänsyn till den enskilda individens verklighet, dess förutsättningar och hur individen kommer att använda informationen mm. För att underlätta arbetet föreslås ett antal neutrala frågor, till exempel ”Kan du berätta hur detta problem uppkom?”, ”Vad är det du försöker förstå om X?” och ”Om du kunde få den hjälp du helst skulle vilja ha, vad skulle det vara?”.50

4.3.2 Informationsförvärv

De informationsbehov som finns hos organisations medlemmar, återspeglar deras totala engagemang för och medverkan i den omvärld de lever i. Det innebär att det skulle krävas en oändlig mängd information för att täcka varje fråga, varje utveckling eller händelse som skulle kunna vara av intresse för organisationen och dess medlemmar. Därför krävs prioritering av dels vilken information som ska införskaffas, dels hur den ska anskaffas, dvs. vilka metoder som ska användas, och slutligen måste en prioritering ske om vilka källor som ska användas. Choo menar att valet av externa informationskällor måste, i antal och karaktär, motsvara

49

Choo, 2002, s. 24.

50

den verklighet som de ska rapporter om. Det räcker inte med att följa omvärlden via en handfull tidskrifter och tidningar, om än välrenommerade. 51

En annan viktig faktor är en organisations förmåga att ta till sig och anamma hela det spektra av förändring och tendenser till förändring som hela tiden sker i omvärlden. Choo menar att en organisations stabilitet till stor del bygger på dess förmåga att göra just detta. Han pekar också på sätt att ytterligare förbättra denna förmåga, till exempel genom att utnyttja den specialkunskap om informationsresurser som bibliotekarier har, samt en för organisationen lämplig användning av informationsteknologi. Så många som möjligt av organisationens medlemmar, från olika nivåer och funktioner, bör involveras i processen av förvärva information. När det kommer till urval, tolkning, summeringen och kommunicering av informationen måste detta trots allt göras av en människa, menar Choo. Det kan inte överlämnas till tekniken.52

Som ett exempel på en lämplig metod nämner Choo en strategisk informa-tionsgranskning (Information Audit). Det är, menar han, en systematisk metod att definiera styrkor och svagheter när det gäller en organisations sätt att införskaffa information och att använda den. En informationsgranskaning av detta slag tydliggör luckor i tillgången, inkonsekvens i användande av informationsresurser och obalans i rutiner.53

4.3.3 Informationslagring

För att informationen som införskaffas eller skapas ska kunna delas och återvinnas inom organisationen måste den systematiseras och lagras.

När det gäller förvaring av information har informationstekniken en självklar roll, som ett effektivt sätt att systematisera data. Detta lämpar sig väl för en typ av strukturerad information som tillkommit och som utformats för att vissa, på för-hand, specificerade syften. Exempel är information rörande kundstocken, inventarier eller ekonomiska nyckeltal.54

Men en organisation har även en stor mängd ostrukturerad information, i form av protokoll, anteckningar, kartor, korrespondens, foto m.m. i pappersform. Denna typ av information låter sig inte systematiseras lika lätt som de ekonomiska nyckeltalen eller råvarukostnaderna; här vet man inte på förhand hur den kommer att användas och detta påverkar lagringen av dem och därmed tillgängligheten av dem. Dess fysiska form och dess heterogena innehåll gör att dessa dokument och dess innehåll i många fall lätt faller i glömska. Här finns en stor risk att en viktig del av ”organisationens minne” går förlorat och det är därför mycket viktigt, menar Choo, att varje organisation skapar och etablerar en arkivpolicy och rutiner 51 Choo, 2002, s. 30. 52 Choo, 2002, s. 31. 53 Choo, 2002, s. 32. 54 Choo, 2002, s. 32.

för hur dokumenten ska hanteras för att på detta sätt skapa, bevara och förstärka denna del av organisationens identitet. Men med den snabba tekniska utvecklingen vi ser i dag kommer ständigt nya sätt att lagra även denna information, till exempel genom att på olika sätt öka dess sökbarhet i olika system. Det finns en rad olika sätt att göra detta på, varje organisation måste utgå från sina specifika förutsättningar och behov. Ett alternativ kan vara att lägga denna hantering helt utanför den egna organisationen; att köpa arkivtjänsten externt. Att ha fungerande system och metoder att finna och återvinna information inom organisationen är ett sätt att vara redo inför förändringar i omvärlden, att förstå varför de sker och att ha bättre möjligheter att anpassa sig. 55

4.3.4 Informationsprodukter och informationstjänster

Informationsprodukter och -tjänster är information som ”paketeras” inför att den ska distribueras. Exempel på informationsprodukter är trycksaker, nyhetsbrev, rapporter, pressreleaser, marknadsundersökningar, konkurrensanalyser. Syftet är att tillföra ytterligare värde till den processade informationen så att användaren kan fatta bättre beslut, få en tydligare uppfattning om verkligheten eller på annat sätt bidra till verksamheten. Hur informationen paketeras är av största vikt och dess utformning och innehåll ska svara mot olika kriterier och behov. De kan till exempel täcka olika tidshorisonter (nu, på kort sikt och på lång sikt) och fokus på olika detaljnivåer (bredare trender eller specifika tillfällen) eller på annat sätt möta de behov som just en person eller grupp av människor har vid ett visst tillfälle. Här flyttas fokus från att svara på frågor till att lösa problem. Huvudprincipen är att rätt information ska nå rätt användare vid rätt tillfälle och vara till nytta för honom eller henne. Informationsproduktens utformning ska utgå ifrån användaren och dennes behov och inte från informationsproducenten eller informationssystemet.56

Choo menar också att informationsprodukten inte enbart ska svara på en fråga (Vad har hänt här?) utan den ska indikera lösningar på problem (Vad kan vi göra åt detta?). Produkten ska alltså inte bara behandla själva problemställningen utan också adressera konsekvenserna av problemlösningen. 57

4.3.5 Informationsspridning

Spridning av informationen är naturligtvis en nödvändighet för att informationen ska kunna delas, tolkas och användas av medlemmar av organisationen. Syftet med att sprida information är, enligt Choo, just att dela den med andra. Detta i sig

55 Choo, 2002, s. 33 ff. 56 Choo, 2002, s. 39. 57 Choo, 2002, s. 39.

gör att den förädlas och fördjupas och får en mening, och därmed förser användare med ytterligare insikter. På detta sätt skapas också ny information.

Även här gäller att det är användarens behov och preferenser som styr hur spridningen bör ske. Medarbetarna inom en organisation föredrar att få sin information på olika sätt, vissa föredrar elektronisk distribution medan andra föredrar att läsa en text från ett papper, om än en utskrift av det elektroniska dokumentet.

I sin bok tar Choo upp problematiken med gatekeepers. Han menar att information som kommer utifrån oftast tar sig in i organisationen via ett eller två steg. Dessa steg utgörs av personer inom organisationen som är experter inom olika sakområden och därför blir de som tar emot informationen utifrån (som ”vaktar grinden”) och som sedan distribuerar den vidare internt. Detta förhållande har både för- och nackdelar. Gatekeepern blir den som tolkar, avkodar och prioriterar vidare distribution internt, dvs. ser till att (vad hon eller han anser vara) rätt person får rätt information. Nackdelen med detta förhållande är samtidigt att gatekeepern kan bli en censor av inkommande information och kan verka hämmande. 58

4.3.6 Informationsanvändning

Hur används då informationen? Choo menar att informationen har tre syften: - att finna mening i de sammanhang vi lever i,

- att skapa kunskap för att förstå och - att fatta beslut.

Oavsett syfte är informationsanvändning en social efterforskningsprocess som är mycket mångfacetterad. Under processens gång måste vi upprepade gånger ta ställning, anta utmaningar, göra tolkningar, jämförelser och val baserat på personliga behov, förutsättningar och intressen. En organisations informations-strukturer och informationsprocesser måste vara lika flexibla, kraftfulla och genomsläppliga som denna efterforskningsprocess, vilken de är till för att stödja.59

58

Choo, 2002, s. 43 ff.

59