Mitt syfte med denna uppsats har varit att studera hur en informationsintensiv organisation arbetar med sina informationsbehov, hur man hanterar och använder information och hur flödet av information inom organisationen ter sig. Som exempel har jag valt Svenskt Näringsliv, en organisation som företräder cirka 55 000 små och medelstora företag. Organisationen är politiskt obunden och arbetar för ett ökat företagande och en ökad företagsamhet. En betydande del av verksamheten handlar om opinionsbildning och en viktig grupp medarbetare är organisationens experter. De arbetar var och en inom de sakområden som Svenskt Näringsliv engagerar sig i. Jag har fokuserat på följande frågeställningar:
Vilka informationsbehov har medarbetarna inom organisationen? Vilka informationsresurser finns inom organisationen och i vilken omfattning används de av medarbetarna? Jag har också applicerat den kanadensiske forskaren Chun Wei Choos modell Information Management Cycle för att se om Svenskt Närings-liv är ”en intelligent organisation”.
Mina teoretiska utgångspunkter återfinns inom forskningsområdet Information Management. I mitt arbete har jag applicerat Choos principer och resonemang kring information som en strategisk resurs i en organisation och hur den hanteras och förvaltas och återvinns. Choo diskuterar även flödet av information inom en organisation.
Jag har gjort en fallstudie av Svenskt Näringsliv och som min huvudsakliga metod valde jag att göra en Information Audit, en granskning av informations-resurserna. Metoden har sju steg och jag har i min uppsats valt att begränsa mig till de fyra första, dvs. planering, datainsamling, dataanalys och utvärdering. Jag har således uteslutet förmedling och implementering av rekommendationer samt resonemang om en fortsatt granskning.
Jag intervjuade sex personer, varav tre är experter inom sina respektive kompetensområden och de övriga tre arbetar med organisationens informa-tionsresurser.
Inom organisationen finns en mängd olika informationsresurser, allt från dagstidningar och tidskrifter till interna nyhetssammanfattningar, seminarier och möten. Jag kunde i min undersökning konstatera att det finns såväl likheter som olikheter när det gäller informationsbehov, val av informationsresurser och förvaltande av informationen. Likheterna finns i delar av arbetsprocessen som är
gemensamma. Skillnaderna finns i de delar av arbetet som karakteriseras av det egna sakområdet, där personligheten och den specifika kompetensen är en del av den individuella profilen.
När det gäller informationsflödet använde jag mig av Choos modell. Choo resonerar även kring vikten av att en organisation ser informationen som en strategisk resurs och anpassar sin inhämtning, förvaltning och återvinning av information utifrån de krav som ställs inne i och utanför organisationen. Min undersökning visade att Svenskt Näringsliv ser informationen som en strategisk resurs och använder den för att förverkliga organisationens mål. Enligt Choos definition är Svenskt Näringsliv en ”intelligent organisation”.
Käll- och litteraturförteckning
Otryckt material
(i uppsatsförfattarens ägo) Anteckningar från samtal med:Ulrika Gunnars, Svenskt Näringsliv, Malmö, 2007-10-31. Eva Frisk, Svenskt Näringsliv, Malmö, 2007-10-31.
Christina Björkander, Svenskt Näringsliv, Malmö, 2007-11-01. Eva Östling-Ollén, Svenskt Näringsliv, Malmö, 2007-11-07.
Transkriberat material från intervju 1 med Olof Erixon, Svenskt Näringsliv, Stockholm, 2008-03-10.
Transkriberat material från intervju 2 med Annika Stråberg-Andersson, Svenskt Näringsliv, Stockholm, 2008-03-11.
Transkriberat material från intervju 3 med Maud Jansson och Gun-Britt Berg, Svenskt Näringsliv, Stockholm, 2008-03-11.
Transkriberat material från intervju 4 med Tove Lifvendahl, Svenskt Näringsliv, Stockholm, 2008-03-18.
Transkriberat material från intervju 5 med Kristina Scharp, Svenskt Näringsliv, Stockholm, 2008-03-18.
Tryckt material
Ahlin, Jenny, Reportrars användning av informationsresurser på en svensk dagstidning, Magisteruppsats i biblioteks- och informationsvetenskap framlagd vid Bibliotekshögskolan i Borås/Biblioteks- och informations-vetenskap, nr 2007:106.
Andersson, Peter & Nejadpour, Susan, Utvärdering av kommunalpolitikers informationsförsöjning – en informationaudit i Härryda kommun. Magister-uppsats i biblioteks- och informationsvetenskap framlagd vid Biblioteks-högskolan i Borås/Biblioteks- och informationsvetenskap, nr 2004:26. Blom, Gabriella, Information Management inom humanitära
frivilligorganisa-tioner. Magisteruppsats inom biblioteks- och informationsvetenskap framlagd vid Uppsala universitet Institutionen för ABM, nr 2007:361.
Bohlin, Anita, Interna informationsresurser. Fallstudie av en statlig myndighet. Magisteruppsats i biblioteks- och informationsvetenskap framlagd vid Bibliotekshögskolan i Borås/Biblioteks- och informationsvetenskap, nr 2008:9.
Botha, Hanneri & Boon, James A., “The information Audit: Principles and Guide-lines”, Libri, 2003: 53, s. 23-38. Finns som e-tidskrift.
Buchanan, Steven & Gibb, Forbes, “The Information Audit: An integrated approach”, International Journal of Information Management. 2007: 18 (1), s. 29-47.
- “The Information Audit: Role and scope”, International Journal of Information Management. 1998:27 (1), s. 159-172. Finns som e-tidskrift.
Choo, Chun Wei, Information Management for the Intelligent Organization. The art of Scanning the Environment. 3 uppl. (Medford 2002).
- The Knowing Organization. How Organizations use Information to Construct Meaning Create Knowledge and Make Decisions. 2 uppl. (New York 2006). Choo, Chun Wei & Auster, Ethel, “Environmental Scanning by CEOs in Two
Canadian Industries”, Journal of the American Society for Information Science 1993:44 (4), s. 194-203. Finns som e-tidskrift.
Cision. URL: http://www.cision.se/ [2008-08-14].
Entreprenör. Tidningen för företagsamt folk, [2007, 2008]. FindAgent: URL: http://www.findagent.se/ [2008-07-09].
Grynell, Jessica, Man vet inte vad man inte vet. Magisteruppsats i biblioteks- och informationsvetenskap framlagd vid Bibliotekshögskolan i Borås/ Biblioteks- och informationsvetenskap, nr 2003:9 .
Henczel, Susan, The information Audit: A practical guide, (London 2001).
Huotari, Maija-Leena, ”Information Management”, Ingår i Mäkinen, Ilkka & Sandvist, Katja, ed. Introduktion till Informationsvetenskapen, (Tammerfors 2003) s.134-166.
Infotorg. URL: http://www.infotorg.se/ [2008-04-10].
Jones, Heather, “Risking Knowledge Management”, Library Management 2005:26 (6/7), s. 397-407. Finns som E-tidskrift.
Klingborg, Anya & Lidström David, Dokumenthantering i företag och organisa-tioner. En fallstudie på Volvo Car Corporation i Uddevalla. Magisteruppsats
i biblioteks- och informationsvetenskap framlagd vid Bibliotekshögskolan i Borås/Biblioteks- och informationsvetenskap, nr 2005:9.
Maceviciute, Elena & Wilson, Thomas D, “The Development of the Information Management Research Area”. Information Reseach, 2002: 7 (3). Finns som E-tidskrift.
Merriam, Sharan B., Fallstudien som forskningsmetod. (Lund1994).
Nowé Hedvall, Karen, Tensions and Contradictions in Information Management: An activity-theoretical Approach to Information Activitites in a Swedish Youth/Peace Organisation. Doktorsavhandling i biblioteks- och informations-vetenskap framlagd vid Bibliotekshögskolan i Borås/Biblioteks- och informa-tionsvetenskap, 2007 Valfrid 35.
Orna, Elizabeth, Practical Information Policies: How to Manage Information Flow in Organisations, (Aldershot 1999).
Petroff, Petra, Information Audit en informationsgranskning vid Borås Stads äldre- och handikappomsorg inom kommundel Centrum. Magisteruppsats i biblioteks- och informationsvetenskap framlagd vid Bibliotekshögskolan i Borås/Biblioteks- och informationsvetenskap, nr 2003:114.
Robertson, Graham, “The Information Audit: a broader perspective”. Aslib Managing Information 1(4), s. 34-36.
Rowley, Jennifer, “Towards a Framework for Information Management”, International Journal of Information Management. 1998:18 (5), s. 359-369. Finns som e-tidskrift.
Savolainen, Reijo, ”Informationssökning och informationsbehov”. Ingår i Mäkinen, Ilkka & Sandvist, Katja, ed. Introduktion till Informationsveten-skapen. (Tammerfors 2003).
Sundin, Olof, Informationsstrategier och yrkesidentiteter: en studie av sjuksköterskors relation till fackinformation vid arbetsplatsen. Doktors-avhandling i biblioteks- och informationsvetenskap framlagd vid Biblioteks-högskolan i Borås/Biblioteks- och informationsvetenskap, 2007 Valfrid 25. Svenskt Näringsliv. URL: http://www.svensktnaringsliv.se [2008-08-01]. Svenskt Näringsliv. Akademi eller verklighet?, (Stockholm 2007). Rapport. Svenskt Näringsliv, Det nya Europa, (Stockholm 2007). Skolmaterial. Tidningarnas Telegrambyrå. URL: http://www.tt.se [2008-08-14].
Wilson, Thomas D, “Information Management”. Feather, John & Sturges, Paul, eds, International Encyclopedia of Information and Library Science. (London 1997).