Varför arbetar vi med miljöfrågor och vart vill vi komma? Den frågan är viktig att ställa sig i arbetet med miljöfrågor oavsett vilken organisation man arbetar i. Flera Svenska kommuner arbetade frivilligt med miljöarbetet långt innan Agenda 21 skrevs under i Rio de Janeiro 1992.
Kommunerna arbetade då med miljöskyddsprogram eller liknande som var framtagna av miljö- och hälsoskyddsförvaltningarna. Agenda 21 tydliggjorde att miljöfrågorna tillhörde alla. Såväl staten, företag och myndigheter är ansvariga för att nå en hållbar utveckling. Det övergripande målet med allt miljöarbete är givetvis att bidra till en bättre miljö. Ett sätt att strukturera kommunens miljöarbete är att införa ett ledningssystem. Processen är komplicerad och det är viktigt att den sker stegvis.
Kommunfullmäktige är det enda direktvalda organet i kommunen och bör därför ha en central roll i kommunens miljöarbete. En förutsättning för att lyckas med miljöledningssystemet är att alla i organisationen känner ett personligt ansvar och vill verka för att ledningssystemet
införs. Att införa ett ledningssystem handlar om att skapa en fungerande arbetsmodell för att minska organisationens miljöpåverkan – inte om att skapa en komplex modell för
dokumentstyrning.
Enligt en sammanställning av kommuners miljöarbete från Linköpings universitet arbetar nästan hälften av alla Sveriges kommuner med MLS år 2000. Det är främst de stora kommunerna som väljer att införa MLS. Ett ledningssystem underlättar samarbetet och möjliggör en effektiv samordning vid stora organisationer med många anställda. De mindre kommunerna känner inte samma behov av ett MLS, då färre personer är involverade vilket skapar bättre förutsättningar för en god kommunikation. Under 2000 observerades att de tekniska verksamheterna var mest framgångsrika med sitt miljöledningssystemsarbete i kommunen. De senaste undersökningarna visade dock att skolor, vård och omsorg kommit i kapp med miljöledningsarbetet. [Emilsson, Hjelm, 2004]
31
En central bild av många kommuner är bristande resurser vad gäller ekonomi och personal.
Kommunerna ansvarar för en allt större verksamhet samtidigt som det ekonomiska utrymmet inte alltid ökar. Detta kan leda till svårigheter att arbeta på ett offensivt sätt både inom
miljöområdet och inom andra områden. Ett annat problem är också att kommunerna ofta saknar en tydlig styrstruktur. En relativt vanlig uppfattning om kommunens miljöarbete är att de som arbetar med miljöfrågorna inte får tillräckligt stöd från ledningen.
En kommunal verksamhet skiljer sig från den privata sektorn eftersom de är politiskt styrda.
Det kan leda till att miljöarbetet får en negativ klang då verksamheterna inom kommunen inte själva får välja om ett MLS ska införas eller ej. På många förvaltningar är behovet av en samordningstjänst stor men finansiellt är det inte alltid genomförbart. Omorganisationer inom kommunen kan bidra till att miljöarbetet blir mindre synligt och prioriterat, vilket försvårar för de eldsjälar som driver miljöarbetet framåt.
Många företag eftersträvar en certifiering av ledningssystemet enligt ISO 14001 eller EMAS vilket medför en mer målinriktad arbetsgång. Kommunerna skapar däremot ofta en
kravstandard efter egna förutsättningar och mål. De förenklade standarderna är mindre formella och ställer oftast mindre krav på t.ex. dokumentation och rutiner. Det skulle underlätta om Sverige hade haft en central kommunal miljöstandard, eftersom det är
tidskrävande för varje kommun att utveckla en egen standard. Ett ledningssystem kan fylla sin funktion som verktyg i miljöarbetet utan att det leder till en certifiering eller registrering, vilket är positivt för kommunerna.
Emilsson och Hjelm (2004) menar att den största miljöpåverkan från företag ofta är utsläpp från produktionen medan kommuners största miljöpåverkan är den som uppkommer av beslut, planering och kunskapsspridning. Denna miljöpåverkan kallas för indirekt miljöpåverkan och handlar om på vilket sätt kommuner kan styra andra aktörers miljöpåverkan. Den indirekta miljöpåverkan är något som organisationen inte har full rådighet över, det kan till exempel vara svårt att avgöra exakt vilken miljöpåverkan informationskampanjen eller ett beslut har.
I dagsläget är det få kommuner som har system för uppföljning av den indirekta miljöpåverkan. Framöver måste kommunerna skapa effektiva åtgärdsprogram för den indirekta miljöpåverkan eftersom den utgör en så stor del av verksamheten.
[Emilsson, Hjelm, 2004]
Svårigheter inom VÄO
I VÄO i Landskrona kommun har en av svårigheterna vid införandet av
miljöledningssystemet varit kunskap och tillgången på datorer. För att underlätta mellan handledare och enheterna har det interna intranätet för VÄO använts som största
kommunikationskälla. Detta leder till att arbetet försvårats för vissa enheter som saknar det interna nätet. Vi tycker det är märkligt att en så stor organisation inte har bättre datorvana då kommunikation och informationsspridning via e-post är en del av vardagen. Bristerna märktes tydligt vid handledning men vi ser att förbättringspotential finns. Trots begränsningarna genomfördes miljöutredningen utan större motgångar. Organisationens storlek underlättar inte arbetet då omsättningen av personalen är stor. Detta bidrar till att många inte känner till strukturen på ledningssystemet och saknar grundläggande miljöutbildning. Förvaltningen har många enheter utspridda över hela stan vilket komplicerar samarbetet samt att man inte nyttjar varandras kunskaper. Ett annat dilemma som vi upplevt är att förvaltningen har många projekt igång samtidigt så som brand- och arbetsmiljöutbildning. Det har medfört att fokuseringen på miljöarbetet tidvis varit bristfällig.
32
Viktigt att tänka på vid införandet av miljöledningssystemet!
För att kunna införa ett ledningssystem måste ledande politiker vara övertygade om att detta är rätt väg för kommunen. Uppmuntran från ledningen är nödvändig för att
miljöledningsarbetet ska kunna byggas upp. Helt avgörande för att lyckas i sitt miljöarbete är ledningens och därefter hela organisationens engagemang, ”personalen gör inte som
ledningen säger utan som ledningen gör”. Ledningen måste tydligt klargöra vilka ambitioner man har med sitt miljöarbete för att de anställda inom förvaltningen ska kunna införa ett ledningssystem.
För att personalen ska vara motiverad och medveten måste det avsättas personella, fysiska och finansiella resurser. Det är viktigt att personalen har förståelse för miljöarbetet eftersom de ska upprätta och genomföra ledningsarbetet. För att inte arbetet ska vara beroende av en person bör hela arbetsplatsen vara delaktig. Ett bra sätt vid implementering är att utse några inom förvaltningen som MLS-handledare av arbetet. Dessa personer kan organisationen väl och vet hur de är vana att jobba och kommunicera. Det är betydelsefullt att man förankrar handledarnas miljöarbete ordentligt i organisationen för att det inte ska avstanna om
nyckelpersonerna slutar. En bra kontakt mellan förvaltningen och Agenda 21-samordnaren är viktig för att få idéer om hur man förmedlar miljötänkandet utåt i organisationen.
Ett MLS kan leda till en värdefull kompetensutveckling för personalen. Som ett resultat av ökat medvetande kan förbrukningsmängden av vatten, energi och avfall minskas. Man måste låta miljöledningssystemet ta tid vid införandet eftersom det är en mognadsprocess.
När man ska genomföra en miljöutredning är det viktigt att inte bli överambitiös. En fallgrop är att man vill för mycket. Målet med utredningen måste sättas upp så att det är begripligt för dem som jobbar praktiskt och så att han eller hon känner att de kan påverka resultatet.
Åtgärderna som en följd av utredningen ska gärna vara sådana som både sparar pengar och är bra för miljön. Vi anser att man bör kunna erbjuda handledning till de verksamheter där behovet finns för att inte riskera att en del ger upp miljöarbetet.
Det är viktigt att inte glömma bort syftet med miljöarbetet. Vi arbetar för att närma oss ett hållbart samhälle som fungerar och mår väl även när våra barn och barnbarn blivit vuxna.
Alla har ett ansvar för detta och allas arbete har betydelse för det slutliga resultatet.
[Ricklander, 2000]
”Det är ont om jordklot” Harry Martinsson
33