Tato kapitola předkládá doporučení ke změnám v oblasti jednotlivých procesů, aby došlo k eliminování identifikovaných slabých míst.
9.1 Systém, organizační struktura a personální zajištění
Personální zajištění konkrétních pozic je klíčové pro všechny společnosti. Navíc platí, že čím je celkový počet zaměstnanců firmy nižší, tím je důležitější kvalita jednotlivce a jeho zastupitelnost. Právě absence zastupitelnosti je zásadní problém uvedené společnosti. Ta je znatelná především na pozici vedoucího skladu. V kombinaci nepopsaných procesů a pravidel, bez softwarové podpory a minimální kontroly je téměř nemožné vykonávat aktivity nákupu, skladování a řízení zásob ve stejné míře v případě, kdy je pracovník nepřítomen. Problém se zásadně rozrůstá při dlouhodobé absenci.
9.1.1 Doporučení
1. Vytvoření základních postupů a pravidel pro oblast logistických pravidel napříč společností. Především postupy skladování (lokace zboží, manipulace, naskladňování, vyskladňování, oběh dokladů, …), nákupu (požadavky na nákup, schvalování nákupních požadavků, tvorba nákupních objednávek, nákupy zajišťované interně, strategické nákupy a dlouhodobé smlouvy, …) a řízení zásob (skladové položky a pravidla jejich pořizování, finanční a položkové limity, obrátka zásob, položky s pojistnými zásobami a jejich výše). Navrženým dokumentem se stanoví jednoznačná pravidla chování všech zúčastněných v logistických procesech.
Nesmějí chybět ani kontrolní mechanismy (finanční, fyzické). Součástí dokumentu má být i personální zajištění – myšleno názvy pozic a jejich pracovní náplně.
2. Zajištění zastupitelnosti kombinací pozic. Např. provozní účetní bude zastupovat ekonomka, vedoucího skladu provozní účetní nebo vedoucí provozu. Tato zastupitelnost musí být uvedena v pracovních smlouvách nebo jiných dokumentech,
aby nemohla být v budoucnu zpochybňována. Podporou pro uplatňování snadnější zastupitelnosti budou i psaná pravidla a postupy z bodu 1.
3. Přizpůsobení softwaru v oblasti logistiky potřebám společnosti. Především však zavést (opět s podporou pravidel dle bodu 1) používání softwaru přímo ve skladu.
Příjmy a výdeje by šlo při použití čárových kódů dělat přímo zde a provozní účetní by prováděla jen kontrolu položek a cen. Vhodný software, a především jeho využívání, povede k faktickému řízení zásob a finančnímu řízení logistických procesů. Ten se může používat ten aktuální od společnosti Agnis, s.r.o., s tím že se dokoupí i další funkce, které tento software nabízí.
4. Uvažování o vhodné finanční motivaci zainteresovaných pracovníků. Například podle plnění předem stanovených ukazatelů jako jsou obrátka zásob, finanční limity zásob v různých období roku nebo podle objem chybějících (nenakoupených) položek.
9.2 Řízení stavu zásob
Některá doporučení jsou již částečně popsána v přecházející kapitole, protože řízení čehokoliv je postaveno na stanovení pravidel a postupů, jejich kontrole, měření, vyhodnocování dat a dělání rozhodnutí. Všechny tyto aspekty musí být provázány s v hodným personálním obsazením.
9.2.1 Doporučení:
1. Kromě již uvedených obecných pravidel také stanovení konkrétních postupů pro řízení zásob. Pro konkrétní položky (finančně nejobjemnější, s nejvyšší obrátkou a provozně nejdůležitější) se určí buď finanční limity nebo pojistné zásoby v hmotných jednotkách. Lze spojit i s automatickým generováním nákupních
3. Zavedení pravidelných reportů, nejlépe na měsíční bázi, které budou hodnotit práci se zásobami. Příjmy, výdeje, obrátka celková a vybraných položek, průměrné stáří zásob a vybraných položek, nadlimitně objednané položky, cenový vývoj položek v časové řadě, exspirované zásoby, a další dle potřeby. Tyto reporty aktivně používat ve vedení společnosti a směrem k vedoucímu skladu. Na jejich základě případně korigovat pravidla a postupy. Takovýmto měřením efektivity by mělo dojít k celkovému poklesu zásob, tedy zvýšení obrátky, a především minimalizaci chybějících položek vlivem neobjednání nebo pozdního objednání.
4. Direktivní nařízení používat ve skladu software a vysvětlení nutnosti jeho použití pro aktivní řízení zásob. To souvisí s následným proškolením pracovníků, především vedoucího skladu. V přechodném období lze krátkodobě nahradit dodáváním reportů z bodu 3. Zde bude vidět k jakým „neúmyslným“ chybám dochází a bude zároveň podporou začít software používat. Jako příklad může sloužit vypočtená obrátka v kapitole slabá místa řízení zásob, ze které je zřejmé, že existují rezervy v práci s řízením zásob.
9.3 Nákup
Také pro oblast nákupu platí, co již bylo částečně uvedeno dříve, tj. absence postupů a pravidel a nízká míra využívání softwaru.
9.3.1 Doporučení:
1. Minimalizování nadlimitních nákupů a minimalizování opomenutí nákupu některých položek lze docílit jen aktivním používáním softwarové podpory. Proto je doporučením již zmíněná úprava softwaru, který by na „opomenuté“ položky upozorňoval. U položek s nadlimitním požadavkem na objednání by vždy generoval upozornění „Nákup nadlimitního množství“. Je nutné mít možnost takovou objednávku zrealizovat např. z důvodu akcí na straně dodavatele (nákup za zvýhodněnou cenu) nebo na straně odběratele (vlivem konané akce se má nakoupit jiné než obvyklé množství spotřeby).
2. Zavést alespoň formální schvalování objednávek přímým nadřízeným nebo určeným zástupcem. Tím bude docházet k rychlé kontrole a nalezení případných fatálních chyb.
9.4 Skladování
Vlastní fyzické skladování je na velmi dobré úrovni a odpovídá všem legislativním potřebám pro uchovávání sortimentu uvedené společnosti. Problémem je fyzické uspořádání skladovacích a manipulačních ploch, které je dané stavbou jako takovou a nemá ani z dlouhodobého hlediska řešení.
9.4.1 Doporučení:
Uvažovat o zavedení čárových kódů a využívat k zaznamenání pohybů čtečky čárových kódů. Použití je vhodné pro rychlé namátkové kontroly, inventarizaci zásob a podobně.