I teoridelen beskrivs ekonomisk fastighetsförvaltning som olika åtgärder att förbättra fastighetsekonomin. För att öka kunskapen och underbygga besluten så bör fastigheterna enligt teorin diagnostiseras och analyseras. Denna analys resulterar vanligtvis i någon form av förvaltningsplan som innehåller budget och prognos för en tidsbestämd framtid. Det framgår tydligt efter att ha intervjuat fyra olika förvaltande fastighetsbolag att just detta utgör en central del i förvaltningen. Budget och handlingsplaner utarbetas och följs upp med stor noggrannhet och utgör företagens viktigaste styrinstrument. Styrdokumenten utarbetas och följs upp per fastighet och målsättningen är att varje fastighet skall bära sig ekonomisk och motsvara de ekonomiska målsättningar som satts upp.
Enligt de intervjuade företagen handlar fastighetsförvaltning väldigt mycket om att kontrollera, påverka och effektivisera de stora kostnadsslagen. Intäkterna är svåra att påverka men samtliga bolag anser dock att det går, och arbetar därför kontinuerligt med standardförbättringar som kan resultera i ökade hyresintäkter. För de bolag som har kommersiella fastigheter finns även ytterligare möjligheter att påverka hyresnivåerna. Fokus ligger dock på kostnadssidan. Alla de intervjuade bolagen lägger mycket tid och kraft på att exempelvis mäta och följa upp sina driftkostnader för att kunna upptäcka fel eller identifiera brister. Avläsningar av mätare görs månadsvis och företagen använder sig av särskilda analysprogram för att följa upp driftstatistiken. Eftersom driftkostnaderna utgör en så stor del av en fastighets totala kostnader så är det oerhört viktigt att ha dessa under kontroll. Detta är också ett område där den tekniska utvecklingen går snabbt framåt. Nya lösningar dyker hela tiden upp och är värdefulla både ur ekonomiska och ekologiska aspekter. De intervjuade företagen levererar en samstämmig bild av hur de arbetar med att hitta effektiviseringar på detta område: Lundbergs talar bland annat om moderna styrsystem för värmedriften, nya effektivare cirkulationspumpar, vattenbesparande munstycken och ny modern sophantering. CA Fastigheter berättar om värmeoptimering, ny sophantering, investering i modernare tvättmaskiner och vattenbesparande munstycken. Locellus lyfter fram ett nytt styrsystem för övervakning av fläktar, ventilation och värmeåtervinning samt investering i ny modern sophantering. Din Bostad pratar om värmesänkning sommartid, vattenbesparande munstycken och lågenergilampor.
En punkt som skiljer sig en del mellan och även inom bolagen är hur man hanterar fastighetsskötseln. Huvudsakligen har företagen egen personal som sköter om fastigheterna men det finns även ställen där man väljer att köpa in denna tjänst. Fördelar som lyfts fram med att köpa in tjänsten är att man får ett effektivare utnyttjande av resurserna, det vill säga under tider då belastningen är högre så behöver man inte rekrytera ny personal och vid lägre belastning finns inte risken för överbemanning. Det dominerande inom bolagen är dock att man har egen anställd personal, anledningen till detta är att man kan skapa en delaktighet bland personalen och få dem engagerade i fastigheterna. Det är också viktigt att hyresgästerna har någon att vända sig till som de litar på och känner igen, det vill säga skapa goda relationer. Detta hänger också ihop med företagens övergripande målsättningar och långsiktiga tänkande. Både Lundbergs och Din Bostad lyfter fram just detta som ett gott exempel på hur man är effektiv inom förvaltningen, man anser att genom engagerad och delaktig personal som dessutom får eget ansvar så får man bättre kunskap om fastigheterna och man får också bättre relationer med hyresgästerna.
En annan stor kostnadspost är det planerade underhållet. Gemensamt för bolagen är att man använder egen personal till detta i väldigt liten utsträckning, det är endast väldigt enkla åtgärder, snarare är att betrakta som löpande underhåll, som genomförs med egen personal. Anledningen till detta är att det inte anses effektivt att anställa fackmässiga hantverkare som under perioder skulle få väldigt lite att göra och därmed skulle få utföra arbetsuppgifter som ligger utanför deras huvudsakliga kompetensområde. Det centrala för det planerade underhållet är analysen eller diagnosen av fastigheterna, anledningen till detta är att man i så stor utsträckning som möjligt vill undvika framtida akuta åtgärder. Att kunna förutse och planera vilka åtgärder som skall genomföras ger både en förbättrad boendemiljö men framförallt så blir det mer kostnadseffektivt än att göra en akut åtgärd. Detta är en bild som stämmer väl överens med den som framkommer vid litteraturstudierna, vikten av att ha god kännedom om sina fastigheter och därmed kunna diagnostisera och analysera dem på ett tillfredsställande sätt påpekas ofta.
Det är påfallande vilken samstämmig bild som lämnas av företagen när det gäller hur man arbetar med effektivisera sina kostnader. Det stämmer också väl överens med den bild man får av den ekonomiska förvaltningen när man läser litteraturen. Det vill säga planering och uppföljning av drift- och underhållskostnader är det centrala vid förvaltning av fastigheter. En av anledningarna till att uppsatsen belyser just effektiva lösningar inom fastighetsförvaltningen var att se hur företagen hanterar den pågående lågkonjunkturen. Företagen upplever att man påverkas på lite olika vis, det beror också lite på var i landet som fastigheterna befinner sig. På vissa orter märks en lägre omflyttning och anledningen till detta är att rörligheten på bostadsmarknaden med bland annat försäljningar är låg, folk väljer att avvakta. På andra orter är det dock precis tvärtom, det märks en ökad omflyttning bland hyresgästerna och anledningen till detta är att framförallt ungdomar förlorar sina arbeten och väljer att flytta hem till föräldrarna igen eller att folk söker sig till nya orter på grund av arbetsbrist. Gemensamt för företagen är att man upplever en ökad försiktighet och ett ökat intresse för fastigheterna från bankerna. Den generella bilden är annars att påverkan av den ekonomiska oron inte är påfallande stor, företagen har dock intagit en försiktig hållning och nya kostnader övervägs noggrant. Endast ett av företagen, Locellus, säger sig ha skjutit på det planerade underhållet inom vissa områden.