Eftersom denna studie till stor del belyst de operativa effektiviseringsåtgärderna inom fastighetsförvaltning så finns det två intressanta vägar att gå för att ytterligare studera ämnet. Det en är att göra en mer övergripande analys av förvaltande fastighetsbolag genom att titta på hur företagen är organiserade och hur man på koncernnivå agerar för att styra verksamheten. Då skulle man också kunna väga in mer strategiska beslut som exempelvis vad som påverkar den geografiska etableringen. Det andra är att gå i motsatt riktning och istället välja att i detalj analysera ett kostnads- eller intäktsslag. Det vore exempelvis intressant att analysera hur hyressättningen för bostäder går till och hur företagen arbetar för att kunna påverka hyresnivån. Eller att i detalj studera och jämföra exempelvis kostnaden för energiförbrukning och hur olika alternativ påverkar resultatet.
En annan del som är intressant och som denna studie i stort sett inte alls har behandlat är att fastighetsföretagen ofta har komplexa koncernstrukturer. Det vore intressant att analysera hur företagen hanterar detta praktiskt redovisningsmässigt och vilka strategier som ligger bakom.
Det vore också intressant att göra motsvarande studie om ett antal år igen för att se hur branschen har utvecklats och om förändringar har skett angående vilka kostnader respektive intäkter som är prioriterade i effektiviseringsarbetet.
Referenslista
Litteratur
Andersson, Göran (2006), Kalkyler som beslutsunderlag, Femte upplagan, Studentlitterartur Lund
Backman, Jarl. Rapporter och uppsatser (Lund: Studentlitteratur, 1998)
Bejrum, H. & Lundström, S., (1991) Långsiktig ekonomisk styrning: förvaltningsplaner i allmännyttiga bostadsföretag
Bejrum, H. & Lundström, S., (1996) Fastighetsekonomi – hyresfastigheter, VM Fastighetsekonomer AB och författarna: Stockholm
Fernström, G., (1994) Fastighetsföretagaren inför 2000-talet
Holme, I-M. & Solvang, B-K., (1997) Forskningsmetodik – om kvalitativa och kvantitativa metoder, Studentlitteratur: Lund
Holmqvist, A. (2002). Beslutsprocesser och investeringskalkyler i fastighetsbranchen. Göteborg: Förvaltningshögskolans rapporter nr 41.
Högberg, Anna-Lena & Högberg, Erik, (2000), Kunddriven fastighetsförvaltning, Liber ekonomi, Stockholm
Kvale, Steinar, (1997), Den kvalitativa forskningsintervjun, Studentlitteratur, Lund.
Lundahl, Ulf & Skärvad, Per-Hugo, (1999) Utredningsmetodik för samhällsvetare och ekonomer, Tredje upplagan, Studentlitteratur, Lund.
Fastighetsnytt Förlags AB, Institutet för värdering av fastigheter och Samfundet för fastighetsekonomi (2005), Fastighetsekonomisk analys och fastighetsrätt Fastighetsnmenklatur, Nionde reviderade och utökade utgåvan
Senning, E-M (1985), Kostnadssamband och kostnadsstyrning inom fastighetsförvaltning, Rapport R 1985:5, minab/gotab Stockholm 1985
REPAB AB (2008), Årskostnader Bostäder 2008 Nyckeltal för kostnader och förbrukningar, Livréna AB Göteborg
Internetsidor
CA-Fastigheter, 2009a, inhämtad från http://www.ca-fastigheter.se/Pages/history.aspx CA-Fastigheter, 2009b, Årsredovisning 2008, inhämtad från http://www.ca- fastigheter.se/StaticFiles/Files/CA08_swe.pdf
Din Bostad, 2009a, inhämtad från http://www.dinbostad.se/index.php?id=6
Din Bostad, 2009b, Årsredovisning 2008, inhämtad från
http://www.dinbostad.se/uploads/media/Din_Bostad_2008_02.pdf
Fastighetsägarna, 2009, inhämtad från http://www.fastighetsagarna.se/web/ Faktablad_om_diskriminering_3_1_2.aspx
Locellus, 2009, inhämtad från http://www.locellus.se/jonkoping
Lundbergs, 2009a, inhämtad från http://www.lundbergs.se/default.asp?id=1672&ptid= Lundbergs, 2009b, Årsredovisning 2008, inhämtad från http://www.lundbergs.se/ default.asp?id=2236
SCB, 2007, inhämtad från http://www.scb.se/Pages/PressRelease____202064.aspx
Riksdagen, 2005, inhämtad från http://www.riksdagen.se/Webbnav/index.aspx?nid= 410&typ=mot&rm=2005/06&bet=Bo242
Appendix
Appendix 1 Intervjuguide
1. Har Ni några goda exempel på effektiv
fastighetsförvaltning?
2. Varför är Ni framgångsrika på just detta/dessa
område(n)? Hur?
3. Vilken, tror Ni, är den vanligaste effektiviseringsåtgärden
i branschen?
4. Hur påverkas Ni av den finansiella
oron/lågkonjunkturen?
5. Har ni tvingats till nya/annorlunda lösningar pga
konjunkturen?
6. Upplever Ni att det ställs högre krav på effektivitet i en
lågkonjunktur?
7. Tvingas Ni skjuta på investeringar, underhåll eller
renoveringar pga lågkonjunkturen?
8. Hur arbetar Ni med att identifiera områden där Ni kan
effektivisera?
9. Vilka kostnader/intäkter är enkla resp svåra att påverka?
10. Vilka måldokument eller handlingsplaner finns?
11. Vad använder Ni för att kontrollera om förvaltningen
är ekonomiskt effektiv?
12. Vilka nyckeltal mäts kontinuerligt?
13. Hur sker uppföljning av dessa?
14. Hur sker uppföljning och återkopplingar till
budget/mål/planer?
Appendix 2 Intervjusvar
Här redovisas i detalj hur de olika företagen och respondenterna har besvarat respektive fråga, svaren redovisas per företag.
Fastighets AB L E Lundberg
Intervju har gjorts med Matias Benér, fastighetsförvaltare Jönköping nedan kallad M och, Peter Lundgren, regionchef Väst nedan kallad P.
Fråga 1: Har Ni några goda exempel få effektiv fastighetsförvaltning?
M: För att vara effektiva arbetar företaget kontinuerligt med handlingsplaner som indelas i respektive stad och även per fastighet. Handlingsplanen planeras årsvis och uppdateras kontinuerligt. Handlingsplanen delas in i tre delar; löpande underhåll, planerat underhåll och projekt. Alla planerade åtgärder budgeteras. Upphandlingar sker på respektive förvaltningsort med undantag av stora investeringar där samordningsvinster kan göras genom central upphandling. Budgeten revideras under första kvartalet och utifrån denna sätts de ekonomiska målen.
Ett sätt att arbeta kostnadseffektivt är att vara vaksam mot att av vana och slentrian använda sig av samma underentreprenörer och leverantörer. Det gäller att hålla sig uppdaterad och hela tiden se sig om efter vilka alternativ som för tillfället är den bästa och mest effektiva lösningen. Exempel på detta är renovering av hissar som är ganska stora projekt och tar ofta upp till tre veckor att genomföra. Detta gör att man kan söka företag inom ett vidare geografiskt område och därmed få en ökad konkurrens.
Ett konkret exempel på en lyckad lösning var när ett nytt källsorteringshus skulle byggas vid en fastighet för att kunna sortera och hantera fastighetens avfall. I stället för att bygga ett helt nytt hus så byggdes ett befintligt cykelförråd på gården om till källsorteringshus och cykelförråd iordningställdes i stället i källaren. Detta medförde en rad positiva effekter förutom att byggkostnaden sparades. Boendemiljön blev bättre och cyklarna kunde dessutom förvaras på ett bättre och säkrare sätt än tidigare.
I en optimerad sophantering finns stora pengar att tjäna, en analys visar att om hela Jönköpingsbeståndet optimerar sin sophantering så skulle ca 100 tkr kunna sparas på ett år. Detta är en målsättning som företaget arbetar mot och de egna fastighetsskötarna arbetar med att hitta optimala lösningar för respektive fastighet.
Det finns också en medveten strategi att ha egna fastighetsskötare som sköter om fastigheterna, anledningen till detta är att skapa en trygghet hos hyresgästerna och att de har ett ansikte på den som är ansvarig för skötseln av fastigheten. Detta värdesätts både av företaget och av hyresgästerna och i det långa perspektivet skapas goda relationer som leder till gott rykte och nöjda hyresgäster.
Företaget har löpande bytt ut undercentraler och installerat effektivare värmeväxlare och nya moderna styrsystem för värmedriften. Detta genererar stora besparingar och en ökad komfort. Utbyte av cirkulationspumpar till nya moderna och betydligt mer effektiva har också skett.
Snålspolande munstycken för minskad vattenförbrukning har installerats i samtliga lägenheter i Jönköpingsbeståndet. Insatsen har medfört väldigt få klagomål men ger en stor besparing av vattenförbrukning, payoff-tiden beräknas till mindre än 2 år.
P: Företaget är långsiktigt och har starkt varumärke med närvaro och kännedom på lokal nivå, vilket skapar god kännedom om de lokala marknaderna och aktörerna runt bolaget som finns där. Här finns också egen personal genom hela organisationen och detta skapar trygghet hos hyresgästerna. Tillsammans med hög service och god tillgänglighet skapas låg omflyttningshastighet som en del av en effektiv fastighetsförvaltning. Omflyttningar kostar pengar. Organisationen finns fysiskt på plats nära hyresgästerna.
Tack vare de lokala kontoren och det direkta ägandet av fastigheterna uppstår en miljö där beslut och besked kan lämnas snabbt för en effektiv förvaltning. Då stor del av beslutsrätten finns hos de lokala kontoren kan snabba besked lämnas och detta skapar kundnöjdhet.
Vid olika åtgärder rörande fastigheterna finns en linje att dessa utförs på samma sätt i alla fastigheter. Som exempel finns en fastställd nivå för standard i lägenheterna vilket gör underhållet enklare och effektivare då såväl egen personal som olika entreprenörer väl känner till hur en lägenhets standard hos bolaget skall vara.
System för att upptäcka driftsbesparande åtgärder finns då alla undercentralers mätare är uppkopplade och tillgängliga för varje regions driftsansvarig. Detta för att möjliggöra en effektiv uppföljning och avstämningar månadsvis för att kunna pressa driftskostnaderna och finna åtgärder för driftoptimering. Bolaget har satsat på kompetenshöjning på detta område genom att anställa/utbilda personer inom området för att ha kompetensen inom bolaget och få optimalt utfall. Detta har bidragit till sänkta förbrukningsnvåer avseende mediaförsörjningen.
Utbildning av fastighetsskötare och uthyrare har givit effektivisering genom ökad erfarenhet för att de skall kunna fatta rätt beslut. Bolaget bedriver egen kompetenshöjande utbildning.
Skapar god relation till hyresgäster med hjälp av hyresgästenkäter där hyresgästerna kan uttrycka sina önskningar och bolaget får därmed en chans att möta dessa och förbättra sig för att få nöjda hyresgäster och i god tid påverka hyresgästen och undvika och minska uppsägningar.
Företaget är duktiga på förhandling och upphandling av avtal vilket ger en god slutprodukt till rätt peng. Ett förklarande exempel kan vara vid val av investering är det inte alltid det för stunden billigaste alternativet som väljs utan det bästa ur ett långsiktigt perspektiv, effektivare att byta ut en investering efter tjugofem år än efter tio.
Fråga 2: Varför är Ni framgångsrika på detta/dessa område(n)?
M: Kontinuerliga mätningar och täta uppföljningar ger god kostnadskontroll.
P: Vi är långsiktiga, har närhet till fastigheterna via lokala kontoren och byter sällan personal vilket skapar kontinuitet.
Det finns också en stark ägare med god ekonomi detta skapar möjligheter och resurser att utföra åtgärder som är befogade och kan bidra till en effektivare verksamhet.
Fråga 3: Vad är den vanligaste effektiviseringsåtgärden i branschen?
M: Det är framförallt energisparåtgärder som pratas om och genomförs. En investering som inte är så kostsam och som ger gott resultat är tilläggsisolering.
Aktuellt just nu inom branschen är annars säkerhet för hyresgästen, med bland annat porttelefoner och utebelysning.
P: Försöka sänka driftskostnaderna.
Fråga 4: Hur påverkas Ni av den finansiella oron/lågkonjunkturen?
M: Det finns en viss försiktighet hos lokalhyresgäster, framförallt när det gäller nyetableringar. Det är också tydligt att ju längre från Jönköping som besluten fattas desto svårare är det för företagen
Det märks också en förändring hos bostadshyresgästerna med lägre omflyttningar, att folk sitter mer still i båten och är avvaktande.
Det finns också en oro för att betalningsförmågan påverkas en något ökande tendens har märkts hos framförallt lokalhyresgäster.
P: I regionen har inte påverkan varit stor men i storstäderna märks en påverkan när hyresgäster av lokaler får svårare att betala hyran då deras verksamhet påverkats negativt av konjunkturen.
Fråga 5: Har Ni tvingats till nya/annorlunda lösningar på grund av konjunkturnedgången?
M: Jönköpingsregionen i stort har en positiv trend men vad som är påtagligt är att det blir svårare och svårare att låna pengar och ordna med finansiering till nya förvärv. Detta kan också ses som en möjlighet för Lundbergs att förvärva nya fastigheter eftersom företaget har en stark finansiell ställning och stora finansiella resurser.
P: Nej.
Fråga 6: Upplever Ni att det ställs högre krav på effektivitet i en lågkonjunktur?
M: Agerar på liknande sätt i såväl hög- som lågkonjunktur, möjligen sätts målen något tuffare i dåliga tider. Men i stort sett handlar det om resultatoptimering i både bra och dåliga tider, det vill säga att under samma givna förutsättningar lyckas så bra som möjligt. P: Ja det gäller att vara redo och inte slå sig till ro. Företaget måste agera effektivt i kommuner som drabbats av vikande arbetsmarknad. För bolaget gäller dock att alltid vara duktig på de platser där verksamhet bedrivs.
Fråga 7 Tvingas Ni skjuta på investeringar, underhåll och/eller renoveringar på grund av lågkonjunkturen?
M: Inte så att vi tvingas skjuta upp åtgärder men det finns en viss försiktig hållning.
P: Nej istället skapas möjligheter att med hjälp av en god ekonomi genomföra investeringar till ett bra pris på en marknad som förut var entreprenörens nu blivit beställaren. Utförande av ombyggnationer kan utföras till bra priser vid god upphandling nu.
Fråga 8: Hur arbetar Ni med att identifiera områden där Ni kan effektivisera?
M: Kontinuerliga uppföljningar. Driftsspecialister vid huvudkontoret i Norrköping finns att tillgå som hjälper till att planera och genomföra förändringar.
Möten med erfarenhetsutbyte hålls med jämna mellanrum inom regionen och även några gånger per år vid huvudkontoret i Norrköping. Mötena är goda tillfällen att ta lärdom av goda idéer från andra personer inom koncernen.
P: Genom möten med kollegor kan utbyte av information ske där erfarenheter delas och effektiviseringar kan identifieras. Dessa möten har olika sammansättningar som exempel kan nämnas att alla förvaltare i organisationen träffas tre gånger per år och alla fastighetsskötare en gång per år.
De olika regionerna utbyter också information om priser på olika saker för att på detta sätt bygga upp en erfarenhetsbank av jämförelsetal och uppbyggnad av kostnadsmedvetenhet om vad saker bör kosta.
Fråga 9: Vilka kostnader/intäkter är svåra respektive enkla att påverka?
M: Beträffande intäkterna för bostäder så är de svåra att påverka men det går genom långsiktigt arbeta med åtgärder för att förbättra standarden i lägenheterna. För de kommersiella ytorna så gäller det att hålla koll på marknaden och se till så att hyresnivån ligger rätt.
Lättast att påverka är kostnaderna för mediaförbrukningen, det vill säga el, värme och VA. P: Olika drifttaxor är svåra att påverka på grund av det monopol förhållande som omger dem.
Förbrukning är lättare att påverka förutsatt att avläsningar och uppföljning fungerar, då kan de påverkas på relativt kort sikt om erfarenheten finns.
Bostadshyrorna är svåra att påverka då bolaget måste rätta sig efter den nivå som uppnås i förhandlingar mellan hyresgästföreningen och de allmännyttiga bostadsbolagen.
Fråga 10: Vilka måldokument och handlingsplaner finns?
M: Handlingsplaner finns för respektive stad och fastighet. Handlingsplanen utarbetas årsvis och uppdateras kontinuerligt. Handlingsplanen innehåller också ekonomiska målsättningar.
P: Handlingsplaner finns för löpande underhåll per fastighet, planerat underhåll per fastighet och olika hyresgästanpassningar.
Långsiktigheten hos företaget gör att underhållsplaner skapas för fastigheterna med målet att i rätt tid besluta om rätt åtgärder vid rätt tid och till rätt kostnad. Förutsättningar skapas därmed för att ta in offerter och beställningar i rätt tid och akuta åtgärder som kostar mycket pengar kan undvikas.
Mål för fastigheterna fastställs också avseende driftskostnaderna och omflyttningen per fastighet.
Fråga 11: Vad använder Ni för att kontrollera om förvaltningen är ekonomiskt effektiv?
M: Kontrollen sker genom uppföljning av budget och handlingsplan, det vill säga hur väl målen i handlingsplanen motsvaras ger ett kvitto på att verksamheten fungerar.
P: Till exempel sker uppföljning genom fastighetsutvecklingsmöten en gång per år med alla inblandade kring en fastighet. Här stämmer företaget av omflyttningar, hyresförluster, hyresgästsammansättning, teknisk status och drift, utförda åtgärder, förslag till nya åtgärder och att eventuella lagkrav som finns på fastigheten har genomförts exempel som kan nämnas är hissbesiktning och besiktning av brandluckor.
Jämförelse av nyckeltal från REPAB och konkurrenter sker. Avstämning mot budget/fastighet sker också samt jämförelse mot historiska data.
Fråga 12: Vilka nyckeltal mäts kontinuerligt?
M: All förbrukning mäts i nyckeltal per m² uthyrningsbar yta, boarea (BOA) för bostäder och lokalyta (LOA) för lokaler. Avläsning och uppföljning sker genom ett speciellt dataprogram en gång per månad i såväl förbrukning som i kronor.
P: Finns nyckeltal fördelade per kvadratmeter men jämförelse endast utifrån talen är svåra då varje fastighet är unik avseende utformning och läge.
Fråga 13: Hur sker uppföljning av dessa?
M: Uppföljning sker tillsammans med regionchef och arbetsledare en gång per månad då varje fastighet gås igenom.
P: Jämförelse kan ske med konsulten REPAB:s siffror och konkurrenternas, dessa ger dock endast en grov jämförelse.
Fråga 14: Hur sker uppföljning och återkopplingar till budget/mål/planer?
M: Handlingsplanen uppdateras kontinuerligt utifrån hur verksamheten bedrivs. P: De flesta avstämningar sker månadsvis.
CA-Fastigheter AB
Intervju har gjorts med Anders Gustafsson, regionchef Jönköping nedan kallad A och Eje Wictorson ekonomichef, nedan kallad E.
Fråga 1: Har Ni några goda exempel få effektiv fastighetsförvaltning?
A: Att vara effektiv i förvaltandet handlar mycket om att se över de stora kostnaderna för drift såsom värme, VA, el och renhållning.
I stort sett samtliga fastigheter i Jönköpingsområdet har fjärrvärme som huvudsaklig värmekälla. I ett fastighetsbestånd i Huskvarna har värmeoptimering av fjärrvärmedriften genomförts med bl.a. nya undercentraler och lågflödesinjusteringar. Detta har medfört att fjärrvärmeförbrukningen kunnat minskas från 1100 kwh till 500 kwh.
Investering i förbättrad sophantering har genomförts, investeringen utgörs av en ny modern typ av hantering av stora volymer hushållssopor. Denna innebär att en silo grävs ned i marken och att endast ett sopnedkast finns synligt ovan jord. Behållarna kan sedan tömmas var 14:e dag med hjälp av speciella fordon via en tjänst som tillhandahålls av Jönköpings kommun. Detta innebär en ekonomisk besparing eftersom tömning kan ske mer sällan samt att boendemiljön förbättras och därmed trivseln för hyresgästerna. Payoff- tiden för investeringen beräknas till 1,5 – 2 år.
Samtliga fastigheter i Jönköpingsbeståndet har eller kommer att få fiberoptik installerat. Detta innebär i första hand en ökad service för hyresgästen men förhoppningen är också att det skall göra boendet mer attraktivt och att det i framtiden gör att efterfrågan kan bibehållas.
Äldre tvättmaskiner i vissa fastigheter har bytts ut, besparingen i form av lägre förbrukning vatten och el gör att investeringen betalar sig på två år. Dessutom medför det andra positiva effekter såsom kortare tvättider och mindre avbrott och reparationer.
I andra regioner har investeringar i vattenbesparande munstycken testats, dessa ger en besparing av vattenförbrukningen med ca 15% där besparingen i varmvatten ger störst ekonomisk besparing.
E: Stort fokus ligger på mediaförbrukningen eftersom att det, framförallt på bostadssidan, utgör en stor kostnadspost. Prisutvecklingen på senare år gör också att det är viktigare än någonsin att följa och kontrollera förbrukningen.
Central upphandling av koncernens elavtal har skett och bidragit till en bättre prisnivå. Annars är tanken att förvaltarna på de olika orterna skall arbeta självständigt och inte styras för mycket från centralt håll.
Regelbundna träffar bland regioncheferna gör att de kan lära av varandra och tipsa om goda idéer. Det sker också kontinuerligt utbyte mellan regioncheferna med exempelvis prisjämförelser.
Samtliga regionchefer/förvaltare skall gå särskild kompetensutvecklingskurs som bidrar till att bibehålla och utveckla kunskapsnivån inom företaget.
När det gäller intäktssidan så gäller det att på lokalsidan hålla sig uppdaterad om marknadsläget och jämföra sig med andra beträffande utformande av avtal.
Fråga 2: Varför är Ni framgångsrika på detta/dessa område(n)?
A: Det gäller att vara lyhörd, att aktivt söka information och vara öppen för nya lösningar. Inom CA Fastigheter hålls möten med samtliga regionchefer sex gånger per år, dessa möten är bra tillfällen att snappa upp nya lösningar och lära av goda exempel i andra områden i landet.
Fråga 3: Vad är den vanligaste effektiviseringsåtgärden i branschen?
A: Antalet påstötningar från företag som erbjuder energibesparande åtgärder i alla dess former har ökat och det är nog också det område där de flesta söker nya effektivare lösningar.
E: Energieffektiviseringar.
Fråga 4: Hur påverkas Ni av den finansiella oron/lågkonjunkturen?
A: Det finns en oro för att lokalhyresgäster ska få ekonomiska problem och att vakanser därmed kan uppstå.
Svårt, på gränsen till omöjligt, att genomföra fastighetsaffärer på grund av svårigheter att