J
Ö N K Ö P I N GI
N T E R N A T I O N A LB
U S I N E S SS
C H O O LJÖNKÖPING UNIVERSITY
Effektiv fastighetsförvaltning
-En beskrivande jämförelse av goda exempel i praktiken och tillämpliga teorier
Kandidatuppsats inom företagsekonomi Författare: Joacim Ståhl och Patrik Styrbjörn Handledare: Gunnar Wramsby
J
Ö N K Ö P I N GI
N T E R N A T I O N A LB
U S I N E S SS
C H O O LJÖNKÖPING UNIVERSITY
Efficient estate management
-A descriptive comparison of good examples practically and applicable theories
Bachelor thesis within Business Administration Author: Joacim Ståhl och Patrik Styrbjörn Tutor: Gunnar Wramsby
Förord
Vi vill inleda med att framföra ett stort tack till vår handledare Gunnar Wramsby för trevliga samtal och support. Vi vill också framföra vårt tack till de företag som har varit vänliga nog att avsätta tid för att besvara våra frågor. Det har varit otroligt lärorikt och inspirerande att komma ut och träffa företrädare för de olika företagen i verkligheten. Detta tack vill vi framförallt rikta till följande personer: Matias Benér och Peter Lundgren på Lundbergs, Anders Gustafsson och Eje Wictorson på CA-Fastigheter, Martin Hylander och Linus Quist på Locellus samt Roger Sundberg och Bengt Jansson på Din Bostad. Tack också till våra duktiga opponenter för värdefull feedback under resans gång.
Till sist vill vi rikta ett stort tack till våra förstående familjer och önska läsaren mycket nöje.
_____________________ ____________________
Kandidatuppsats inom företagsekonomi
Titel: Effektiv fastighetsförvaltning Författare: Joacim Ståhl
Patrik Styrbjörn Handledare: Gunnar Wramsby Datum: 2008-06-05
Ämnesord: Fastighetsförvaltning, effektivitet, nyckeltal, goda exempel, förvaltare, fastigheter
Sammanfattning:
Bakgrund: Med tanke på läget i den globala ekonomin och den bild som givits inom fastighetsbranschen att effektivitet och lönsamhet som krävs för att överleva är det intressant att undersöka och söka efter goda exempel för att uppnå en effektiv och lönsam förvaltning av fastigheter.
Syfte: Syftet med uppsatsen är att beskriva fastighetsbolags arbete med att uppnå effektivitet och lönsamhet ur ett perspektiv sett från ägare/förvaltare.
Metod: Genom kvalitativa intervjuer med åtta respondenter inom fyra olika fastighetsförvaltande bolag beskriva goda exempel på effektiv fastighetsförvaltning och därmed uppfylla syftet med uppsatsen. Två intervjuer skedde per bolag, varav en hos bolaget och en per telefon för ökad säkerhet angående erhållna svar.
Teori: Teorin är uppdelad i fyra huvudkapitel där de två första förklarar begreppen fastighetsförvaltning och ekonomistyrning. Därefter sker en fördjupning mot effektivitet och hur effektivitet säkerställs inom fastighetsförvaltning ur ett teoretiskt perspektiv. Empiri: Denna del av uppsatsen bygger på intervjuer för att visa på hur fastighetsbolag arbetar med effektivisering genom att fokusera på goda exempel där respondenterna uppfattar sig som effektiva.
Analys: Jämförelse mellan teorier och och den empiriska undersökning för analys och försök att beskriva effektiv fastighetsförvaltning. Slutsats: Effektiv fastighetsförvaltning handlar till stor del om
kostnadskontroll och i synnerhet av driftskostnaderna. Ett aktivt arbete med täta avläsningar och uppföljningar är viktigt för att uppnå effektivitet operativt. Att kontinuerligt arbeta med budget och handlingsplaner för varje fastighet är av stor vikt för att nå effektivitet i förvaltningen av fastigheter.
Bachelor thesis within Business Administration
Title: Effective estate management Author: Joacim Ståhl
Patrik Styrbjörn Tutor: Gunnar Wramsby
Date: 2008-06-05
Subject terms: Estate management, efficiency, key figure, good examples, manager, real estate
Abstract:
Background: Concerning the global economy and the picture given in real estate business that efficiency and profitability are needed to survive is it intresting to study and search for good example to reach an effective and profitable estate management.
Purpose: The purpose of the thesis is to describe the work of real estate concern to reach efficiency and profitability from the owner/manager perspective.
Method: Through qualitative interviews with eight respondents in four different real estate concerns describe good examples on effective estate management and with this fulfil the purpose of this essay. Two interviews per company were made, one at the company and one over phone to reach better security concerning the answers.
Theory: The theory is divided in to four mainparts were the first two explains estate management and financial control. Thereafter comes an impression concerning efficiency and how efficiency is secured in estate mangement from a theoratical perspective. Empiri: This part of the essay is about the interviews made and through
them show how real estate concern works with efficiency by focusing on good examples in which the companys find themself efficient.
Analysis: Comparing the theories and the empirical research to analys and try to describe efficient estate management.
Conclusions: Efficient estate management is about controlling the costs and especially about the opreating costs. Important to reach operative efficiency is therefore to continuosly follow up the costs and to do readings every month. To compose and continuosly work with budget and action plans for each estate is important in order to reach efficiency in the management of estates.
Innehållsförteckning
1
Inledning ... 1
1.1 Bakgrund ... 1 1.2 Problem ... 2 1.3 Syfte ... 2 1.4 Avgränsningar ... 21.5 Definition av effektiv fastighetsförvaltning ... 3
2
Metod ... 4
2.1 Kvalitativ metod ... 4
2.2 Datainsamling ... 5
2.3 Urval ... 5
2.4 Intervjukvalitet ... 6
2.1 Validitet och reliabilitet ... 6
2.2 Metodkritik ... 7
3
Teori ... 8
3.1 Fastighetsförvaltning ... 8
3.1.1 Definition fastighetsförvaltning ... 8
3.1.2 Hyresfastigheter och särdrag för fastighetsförvaltning... 8
3.1.3 Ägandeformer inom fastighetsförvaltning ... 9
3.1.4 Intressenter ... 9
3.2 Ekonomisk styrning ... 11
3.3 Ekonomisk fastighetsförvaltning ... 14
3.3.1 Produktivitet och effektivitet ... 14
3.3.2 In- och utbetalningar ... 15
3.3.2.1 Inbetalningar/Intäkter ... 17
3.3.2.2 Utbetalningar/Kostnader ... 18
3.3.3 Möjligheter att påverka in- och utbetalningar ... 21
3.3.4 Beslutssituationer inom fastighetsförvaltning ... 22
3.3.5 Källor till underlag för effektiv fastighetsförvaltning ... 23
3.3.5.1 Intern- och externredovisning ... 24
3.3.5.2 Tolkning och tolkningsproblem av förvaltningsinformation ... 25
3.4 Teoretiska analysmetoder och nyckeltal ... 26
3.4.1 Analys av fastighetsbolag och fastighetsförvaltning ... 26
3.4.2 Nyckeltal inom fastighetsförvaltning ... 27
4
Empiri ... 33
4.1 Fastighets AB L E Lundberg ... 33 4.1.1 Presentation/affärsidé ... 33 4.1.2 Organisation ... 33 4.1.3 Fastighetsbestånd ... 34 4.1.4 Intervjuer ... 34 4.2 CA Fastigheter AB ... 35 4.2.1 Presentation/affärsidé ... 35 4.2.2 Organisation ... 35 4.2.3 Fastighetsbestånd ... 354.2.4 Intervjuer ... 35 4.3 Locellus AB ... 36 4.3.1 Presentation/affärsidé ... 36 4.3.2 Organisation ... 36 4.3.3 Fastighetsbestånd ... 36 4.3.4 Intervjuer ... 36 4.4 Din Bostad AB ... 37 4.4.1 Presentation/affärsidé ... 37 4.4.2 Organisation ... 37 4.4.3 Fastighetsbestånd ... 38 4.4.4 Intervjuer ... 38
5
Analys ... 39
5.1 Planering och styrning ... 39
5.2 Effektiv förvaltning ... 39
5.3 Uppföljning ... 41
6
Slutsats ... 42
7
Avslutande diskussion ... 44
7.1 Förslag till fortsatt forskning ... 44
Referenslista ... 45
Appendix ... 47
Appendix 1 Intervjuguide ... 47 Appendix 2 Intervjusvar ... 48 Fastighets AB L E Lundberg ... 48 CA-Fastigheter AB ... 53 Locellus AB ... 57 Din Bostad AB ... 61Figurförteckning
Figur 3.1 definition fastighetsförvaltning (Bejrum & Lundström, 1996, sid 17). ... 8Figur 3.2 beslutsprocess inom fastighetsförvaltning (Bejrum & Lundström, 1996, sid 13) egen omarbetning. ... 13
Figur 3.3 in- och utbetalningar inom fastighetsförvaltning (Bejrum & Lundström, 1996, sid 40). ... 16
Figur 3.4 kostnader inom fastighetsförvaltning (Årskostnader Bostäder, 2008, sid 7) egen omarbetning. ... 20
Figur 3.5 möjligheter att påverka betalningar inom fastighetsförvaltning (Bejrum & Lundström, 1996, sid 47) egen omarbetning. ... 21
1 Inledning
1.1 Bakgrund
Vi befinner oss i år 2009, i en verklighet av ekonomisk oro och en global finasiell kris. Denna ekonomiska oro sätter sina avtryck även på den svenska marknadens olika branscher. Eftersom vi har ett genuint intresse för fastighetsbranschen så valde vi att relatera vårt ämnesval till just denna bransch. Vi ser fastighetsbranschen som möjligheternas och framtidens arena för unga och hungriga personer. Vi ser båda en framtid inom branschen och ser detta som ett utomordentligt tillfälle att skapa värdefulla kunskaper och kontakter inför framtiden. Vi ser fram emot att lära av och inhämta goda exempel från erfarna personer inom branschen.
Tidningen Fastighetstidningen, som är branschorganisationen Fastighetsägarnas medlemstidning, presenterar i sitt decembernummer 2008 en enkätundersökning bland 136 slumpvis utvalda fastighetsägare runt om i landet. Enkätundersökningen fokuserar på hur svenska fastighetsägare påverkas av finanskrisen. Det är en dyster bild som utmålas, tidningens omslag är för dagen helt i svart, vilket skall symbolisera den rådande ekonomiska situationen. Enkäten visar att en stor del av de tillfrågade bolagen skjuter upp såväl nyinvesteringar som renoveringar och underhåll. Finansieringsproblem och ökade vakanser är andra orosmoment som nämns i enkäten.
Företaget Fasticon, som är ett konsultföretag specialiserat på fastighetsföretag och fastighetsförvaltning, skriver i ett pressmeddelande 2009-01-29 om företagets nya rekryteringar. Expansionen är föranledd av ett ökat behov och en ökad efterfrågan av de tjänster som företaget tillhandahåller. Företagets VD, Jahn Wahlbäck säger i pressmeddelandet att det nu är viktigare än någonsin för branschens aktörer att utveckla verksamheten så att intäkterna och lönsamheten bibehålls. I den rådande ekonomiska situationen måste fastighetsbranschen sätta än mer fokus på driftnetto, effektivisering och lönsamhet.
I tider som dessa ställs höga krav på innovativa och kostnadseffektiva lösningar för att överleva. De företag som reder ut stormen kommer troligen ut starkare på andra sidan. Det är i lågkonjunkturer som denna som morgondagens miljonärer föds. Men hur mår egentligen fastighetsbranschen? Det vore intressant att känna fastighetsbolagen på pulsen och undersöka vilka åtgärder som görs för att skapa effektiv fastighetsförvaltning. Med en reglerad hyresmarknad så finns i realiteten små möjligheter att påverka de löpande intäkterna. Detta ställer höga krav på dessa bolags kostnadskontroll och skapandet av kostnadseffektiva lösningar inom förvaltningen. I dåliga tider blir den massmediala bilden som utmålas och den offentliga debatten väldigt negativt inriktad med fokus på besparingar och personalneddragningar. Det vore därför intressant att göra precis tvärtom och istället försöka fokusera på det positiva, vad är det som företag gör bra och varför är de bra på just detta? Låta olika företag inom fastighetsbranschen berätta om just sina goda exempel på effektiv fastighetsförvaltning. Uppsatsen kommer också att visa i vilken utsträckning de intervjuade företagen påverkas av den rådande ekonomiska situationen.
1.2 Problem
Svenska fastighetsbolag agerar på en marknad där hyresnivåerna är reglerade och dessutom i dagsläget i ett allmänt kärvt ekonomiskt klimat. Trots detta finns ett stort antal bolag som överlever och som dessutom tjänar en hel del pengar. Det betyder att det finns företag som gör bra saker och som trots allt är lönsamma. Dagligen nås vi av meddelanden om aktuella nedskärningar och besparingar inom olika företag, men istället för att fokusera på dessa så vore det intressant att fråga företagen vad de är bra på. Många företag tvingas i dagsläget att se över verksamheten för att öka eller åtminstone bibehålla lönsamheten, fastighetsförvaltande företag är inget undantag. Därför vore det intressant att genom en utfrågning av olika fastighetsbolag försöka identifiera goda exempel på effektiv fastighetsförvaltning och se om det finns paralleller att dra mellan hur bolagen arbetar. Vad kan fastighetsbolag göra för att skapa effektiv fastighetsförvaltning?
För att följa upp och säkerställa att verksamheten bedrivs på ett kostnadseffektivt vis krävs olika typer av mätmetoder och mått. Med olika nyckeltal och jämförelsemått kan företagen analysera olika delar av verksamheten och utvärdera huruvida den är effektiv i förhållande till de resurser som krävs. Det är också intressant att veta vilka jämförelsetal bolagen använder sig av och i vilken utsträckning de påverkar besluten.
Hur arbetar företagen med uppföljning av detta och vilka mått kan användas för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett kostnadseffektivt vis?
1.3 Syfte
Syftet med uppsatsen är att ur ett ägar-/förvaltarperspektiv beskriva hur fastighetsbolag kan arbeta med att uppnå effektivitet vid förvaltning av fastigheter.
1.4 Avgränsningar
Vi vill avgränsa vår uppsats till att behandla åtgärder och lösningar som är mätbara och där företagen har kunnat påvisa positiva resultat. Vi vill också avgränsa undersökningen till åtgärder och lösningar som har en påverkan på och vara relevant för företagets ekonomiska resultat. Då fastighetsförvaltning handlar om teknisk, juridisk och ekonomisk styrning av fastigheter är vår uppsats avgränsad till den ekonomiska delen och vad som ligger till grund för den.
Vi har medvetet valt att inte göra några avgränsningar avseende vilken eller vilka delar inom verksamheten som är intressanta för studien. Anledningen till detta är att inte styra de responderande företagen in på ett visst område utan att kunna lämna frågan öppen. Förhoppningen är då att ingenting missas utan att företagen fritt kan lyfta fram de delar som ur deras perspektiv utgör goda exempel på effektiv fastighetsförvaltning.
1.5 Definition av effektiv fastighetsförvaltning
En förutsättning för att undersöka om någonting är effektivt är att förklara och definiera vad som i just detta fall avses med begreppet effektiv. Det finns en mängd olika definitioner av begreppet effektiv och vi återkommer en del till dessa i teorikapitlet. För att på ett tidigt stadium ge läsaren en förståelse för vad som avses i denna studie så ger vi här en definition av begreppet effektiv fastighetsförvaltning.
Effektiv fastighetsförvaltning är insatser och åtgärder i förvaltningen av företagets fastigheter som leder till mätbara förbättringar och genererar ett positivt ekonomiskt resultat.
2 Metod
2.1 Kvalitativ metod
Kvalitativ metod används med fördel när man vill göra en djupgående undersökning som syftar till att få en detaljerad bild och skapa förståelse för individer, grupper av individer eller individernas livsvärld. Denna metod lämpar sig därför bäst till frågeställningar som rör personer eller gruppers värderingar och attityder eller vid studier av ett visst förlopp eller en viss process. Insamling av data sker vanligast genom fallstudier där forskaren under en längre tid observerar det som skall studeras eller genom intervjuer med noga utvalda grupper (Backman, 1998).
Vi har valt att göra en kvalitativ studie för att svara på uppsatsens problemformulering. Vi har valt att göra en relativt bred studie med ett stort antal respondenter. Anledningen till detta är att vi vill undersöka vad som förenar företagens framgångskoncept och om det går att identifiera likheter mellan bolagen. Detta medför att tyngdpunkten för vårt uppsatsarbete kommer att ligga i den empiriska delen samt i analysen därav.
Vi kommer att genomföra vår undersökning med hjälp av intervjuundersökningens sju stadier (Kvale, 1997, sid 85).
Tematisering - Syfte och beskrivning av uppsatsens ämne. Här klargörs uppsatsens varför och vad innan metodval görs. Resonemang om aktuella problem och vad som är relevant och rimligt att lyfta fram.
Planering - I detta steg struktureras uppsatsens arbete med utgångspunkt i den kunskap som eftersträvas. Utifrån syfte och frågeställningar görs metodval för studien. Vi valde att göra en kvalitativ studie med fokus på djupgående intervjuer med ett antal personer på olika företag för att svara upp mot det syfte och problem som formulerats. Vidare väljs ett antal företag ut med angivna urvalskriterier och ett frågeformulär utarbetas. I detta stadium sker även insamling av sekundärdata och uppsatsens teoridel formuleras. Intervju - Genomförande av insamlandet av primärdata. Intervjuer av flera personer på varje utvalt företag eftersträvas för att få en bättre förståelse hur dessa frågor hanteras inom olika delar av organisationen. Vi eftersträvar också möjligheten till att göra korta kompletterande intervjuer i efterhand för att komplettera eller klara ut insamlad information.
Utskrift - Bearbetning av insamlad data i syfte att kunna analysera. Bearbetningen sker så snabbt som möjligt efter genomförd intervju då alla intryck finns färska i minnet, detta för att i möjligaste mån undvika felaktigheter.
Analys - Analys av insamlad data med tillämplig analysmetod. Insamlad primärdata jämförs analyseras med utgångspunkt i den teori som insamlats. Bolagen analyseras tillsammans och resultaten sammanfattas i slutsatsen.
Verifiering - Är insamlad data relevant för vad som avsågs i syftet med uppsatsen
2.2 Datainsamling
Datakällor kan indelas utifrån hur de inhämtats. Antingen så kan informationen vara inhämtad från dokument av olika slag eller så kan den vara inhämtad från människor. Datakällor kan vidare indelas i primärdata det vill säga material som utredaren själv samlat in och sekundärdata det vill säga material som är insamlat av andra (Lundahl & Skärvad, 1999, sid 52). Primärdata i vår uppsats består av kvalitativa intervjuer. Sekundärdata består av för ämnet relevant litteratur, tidigare forskning samt aktuella artiklar och rapporter. Relevant sekundärdata har i huvudsak inhämtats via sökningar i skolans bibliotek och databaser som exempelvis JULIA. Tidigare studier inom fastighetsförvaltning har också bidragit med tips till relevant litteratur. De böcker som andvänts mest frekvent i vår undersökning har varit Fastighetsekonomi Hyresfastigheter av Bejrum och Lundström samt Fastighetsnomenklatur. En stor del av litteraturen som belyser området ekonomisk fastighetsförvaltning ger liknande information.
Sökbegrepp har varit fastighetsförvaltning, effektivitet, nyckeltal, förvaltare och fastigheter, men också kombinationer av dessa samt motsvarande sökningar på engelska.
2.3 Urval
På den vanliga frågan: hur många intervjupersoner behöver jag? är svaret helt enkelt; intervjua så många personer som behövs för att ta reda på vad du vill veta (Kvale, 1997, sid 97)
Beträffande utvalda företag i undersökningen så är de utvalda med vissa kriterier som grund. För det första vill vi att företagen i företagsekonomisk mening skall vara vinstdrivande och för det andra att de utvalda bolagen skall ha förvaltning av hyresfastigheter som sin huvudsakliga sysselsättning. Bolagens storlek förutsätts vara av den arten att de kräver en organisation med befattningshavare på flera nivåer. Avsikten med detta är att ge en inblick i hur dessa frågor behandlas på olika nivåer inom organisationen.
Vi har valt bolag med stora till medelstora volymer. Anledningen till detta är att dessa företag arbetar kontinuerligt med ekonomistyrning och har därför också tillgång till god dokumentation. Eftersom vi är intresserade av faktorer som påverkar företagens ekonomi så bygger analysen på att de också kan påvisa positiva resultat i form av olika nyckeltal. Ett urvalskriterie var således bolagets storlek, i detta fall valde vi begränsa urvalet till företag/koncerner med minst 1000 lägenheter.
Ett annat urvalskriterie var att bolaget skall ha en geografisk spridning med fastigheter och lokalkontor på olika platser i landet. Då vi i första hand skall genomföra intervjuer och i möjligaste mån vill genomföra intervjuerna vid ett personligt möte med åtminstone någon representant för varje bolag så var ett annat kriterie att de skulle finnas representerade i södra Sverige och allra helst i närheten av Jönköpingsområdet.
De utvalda företagen är Fastighets AB L E Lundbergs, CA Fastigheter AB, Locellus AB och Din Bostad AB. Företagen presenteras kort i empiridelen.
Vi har valt företag som i viss mån liknar varandra till uppbyggnad och organisation. De är alla relativt stora bolag som har någon form av central organisation i kombination med regionalkontor på olika orter runt om i landet. Anledningen till detta är att dessa företag besitter en bred kompetens och har lång erfarenhet av hur fastgheter bör förvaltas.
Respondenterna valdes ut på så sätt att minst en representant från varje företag skulle finnas på ett kontor i Jönköping, med befattning förvaltare/fastighetschef eller motsvarande. Därefter lokaliserades dessa personer via företagens hemsidor och kontaktades via telefon. En andra person valdes ut i samråd med den första respondenten från respektive företag och kontaktades per telefon. Anledningen till detta var att bereda möjlighet för hitta en andra respondent som lämpad att besvara våra frågor. Ingen av de kontaktade respondenterna avböjde. Därefter har kontakten med personerna skett ansikte mot ansikte eller via telefon.
Beträffande urvalet av befattningshavare i respektive företag så anpassas det utifrån företagets förutsättningar men för att få en spridning i den insamlade datan så har personer på olika befattningar intervjuats. Vi har valt att intervjua två personer på varje bolag, dessa personer återfinns på olika nivåer i organisationen och därmed kan de besvara intervjufrågorna från olika synvinklar.
2.4 Intervjukvalitet
För att hålla hög kvalitet hos den senare analysen krävs det att kvaliteten på intervjun är hög. Detta är råmaterialet för den senare meningsanalysen. Förslag till kriterier för bedömning av intervjuns kvalitet är (Kvale, 1997, sid 134):
• Omfattningen av spontana, rika, specifika och relevanta svar från den intervjuade. • Ju kortare intervjufrågor och längre intervjusvar, desto bättre.
• Den grad i vilken intervjuaren följer upp och klargör meningen i de relevanta aspekterna av svaren.
• Den ideala intervjun tolkas i stor utsträckning under loppet av intervjun.
• Intervjuaren försöker verifiera sina tolkningar av intervjupersonens svar under intervjuns förlopp.
• Intervjun är självkommunicerande. Den är en historia i sig som knappast kräver mycket extra beskrivningar och förklaringar.
Intervjuerna har genomförts dels genom personliga möten och dels genom telefonintervjuer. Vi har eftersträvat personliga möten i första hand men av praktiska skäl genomfört vissa av intervjuerna via telefon. Vi har valt att göra en personlig intervju på plats med en person på varje företag och sedan kompletterat denna med en telefonintervju av ytterligare en person inom samma företag. Intervjuerna har tidsmässigt krävt 1-2 timmar, samtliga intervjusvar har sammanställts i direkt anknytning till respektive intervjutillfälle.
2.1 Validitet och reliabilitet
När man gör en kvalitativ studie är det viktigt att planera och utföra studien noggrannt för att undvika felaktigheter eller skevheter vid insamlandet av datan. Hög reliabilitet uppnås om oberoende mätningar av ett och samma fenomen ger samma eller ungefär samma resultat, det vill säga att den insamlade informationen kan anses pålitlig. Validitet är ett mått på hur väl man mäter det som avses att mätas (Holme, sid 163-169).
Vår studie har som syfte att beskriva hur fastighetsbolag kan arbeta för att uppnå effektivitet i förvaltningen av sina fastigheter. Med utgångspunkt i syftet och problemformuleringarna har en intervjuguide skapats i syfte att svara upp mot dessa. Eftersom avsikten är att identifiera goda exempel från olika aktörer inom branschen så förväntas detta syfte att uppnås vid en utfrågning av dessa aktörer.
Att mäta reliabiliteten blir ointressant i en kvalitativ studie utan avsikt att hitta generaliseringar Avsikten med denna studie har aldrig varit att hitta generaliseringar utan att istället belysa goda exempel, detta bör också beaktas vid läsningen av uppsatsen.
2.2 Metodkritik
Empiridelen av undersökningen har genomförts genom kvalitativa intervjuer av åtta olika respondenter som representerar fyra olika fastighetsbolag. I huvudsak har respondenterna utgjorts av personer som arbetar med den operativa delen av förvaltningen. Detta var ett medvetet val från vår sida då vår tro var att just dessa personer besitter den kunskap som krävs för att svara upp mot uppsatsens syfte och om flera personer med samma flera personer på samma nivå besvarar frågorna så fördhupas underlaget och trovärdigheten i resultatet ökas. Det finns dock en risk att bilden som kommer fram blir något ensidig och att man inte ser helheten ur företagets perspektiv. Vi har dock intervjuat några personer som innehar en mer övergripande befattning och även de lämnar en bild som övernsstämmer med de övriga svaren.
Vid intervjutillfällena har vi valt att ställa öppna frågor som lämnar stor frihet till respondenten att själva välja inrikting på svaret. Detta kunde ha medfört svårigheter att analysera resultaten vid väldigt stor variation i svaren. I praktiken innebar dock detta inga problem eftersom respondenterna lämnade liknande svar och valde att fokusera på samma område.
De responderande företagen som valts ut liknar varandra till organisation och struktur, detta kan vara en bidragande orsak till de homogena svaren som erhållits via intervjuerna. Detta var dock ett medvetet val från vår sida och mycket av arbetet sker ändå på fastighetsnivå och då torde inte bolagens storlek eller antalet fastigheter i beståndet ha alltför stor betydelse för arbetets utformning.
Vi har valt två olika metoder för genomförandet av intervjuerna. Dels personliga möten och dels telefonintervjuer. Vi är medvetna om att samma svar inte erhålls vid de olika tillvägagångssätten och att det blir en annan typ av diskussion vid ett personligt möte. Vi har dock varit konsekventa på så vis att en telefonintervju och ett personligt möte gjorts med alla de utvalda bolagen.
3 Teori
3.1 Fastighetsförvaltning
3.1.1 Definition fastighetsförvaltning
Fastighetsförvaltning är en tjänsteproducerande serviceverksamhet inom ekonomiskt företagande där verksamheten erbjuder tjänster riktade till fastighetsägare och hyresgäster (Senning, 1985, sid 25 och 88). En teoretisk definition av fastighetsförvaltning är att genom ekonomiskt, juridiskt och tekniskt handhavande skapa utrymme med service (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 539). En annan definition med samma betydelse är att fastighetsförvaltning består av en process där arbete, kunnande och kapital transformeras till utrymme och service, se figur 3.1. Förvaltningen/processen medför uppoffringar och arbete som skapar ekonomiska konsekvenser för de intressenter som finns i sammanhanget, till exempel ägare, nyttjare, anställda med flera. Om en fjärde faktor; tid, adderas kan fastighetsförvaltning definieras som ”att över tiden tillhandahålla utrymme med service” (Bejrum & Lundström, 1996, sid 17).
Figur 3.1 definition fastighetsförvaltning (Bejrum & Lundström, 1996, sid 17).
3.1.2 Hyresfastigheter och särdrag för fastighetsförvaltning
Hyresfastigheten i sig består av mark, byggnader och anläggningar, som tillsamman bildar en produktionsfaktor – ett realkapital. Till detta adderas arbete, kunnande och finansiellt kapital för skapandet av förvaltningstjänster. Det som skiljer en bebyggd hyresfastighet från andra produkter är att den är lägesfixerad, varaktig och kapitalkrävande (Bejrum & Lundström, 1996, sid 16). Fastigheten har också många intressenter och det existerar regleringar från samhället, som till exempel hyreslagstiftningen och hyresreglerade intäkter avseende bostäder.(Senning, 1985, sid 26). Fastigheten har jämfört med andra varaktiga produkter en lång livslängd, dock kan förändringar ske inom områden som nyttjandet och den fysiska strukturen av fastigheten. Bakomliggande faktorer för detta är ekonomiska, tekniska och sociala förändringar. Dessa särskiljande drag ställer höga krav på långsiktig planering och ekonomiska bedömningar när en fastighetsförvaltning byggs upp för ett bestånd av fastigheter likaväl som en enskild fastighet (Bejrum & Lundström, 1996, sid 16-19).
Vid beaktande av de ekonomiska faktorerna läggs störst energi på pengar och utrymme över tiden. Det monetära utfallet för förvaltningen avgörs av hur väl den möjliga förmågan att producera utnyttjas. Oftast består produktionen av uthyrning av bostäder och lokaler. Marknadsmiljön för förvaltning av hyresfastigheter kallas hyresmarknad.
Saker som kännetecknar marknadsmiljön för fastighetsförvaltning är: • Fastigheternas unika läge skapar monopol på det specifika läget.
• Fastigheters långa varaktighet gör att de endast kan utnyttjas successivt.
• Hyresfastigheter utgöt substitut till andra boendeformer vilket gör att verksamheten blir beroende av utvecklingen på till exempel småhus marknaden.
• Teknik och funktion är i stort unik för varje fastighet vilket informationen på marknaden blir ofullständig och ibland svårtolkad.
• Kapitalet åldras i takt med fastigheten och detsamma gäller för fastighetens tekniska skick.
• Lång och komplicerad nybyggnadsprocess gör att utbudet på kort sikt inte kan möte förändringar i efterfrågan.
• Investeringar finansieras till stor del av lånat kapital vilket gör fastighetsförvaltning känsligt för förändringar av räntor och amorteringar.
• Hyresfastigheter är en stor del av basen för boende i landet vilket gör att det finns politiska intressen som påverkar marknadsmiljön.
Trots stor yttre påverkan i marknadsmiljön förblir ägaren den största beslutsfattaren. En annan faktor som påverkar fastighetsförvaltningen är den tekniska utvecklingen vilket tvingar utbudet av tjänster i förvaltningen att förändras (Bejrum & Lundström, 1996, sid 16-19).
3.1.3 Ägandeformer inom fastighetsförvaltning
Ett förvaltande fastighetsbolag kan bedriva sin verksamhet i olika typer av ägandeformer vilka kan påverka förvaltningens karaktär. En första grov indelning kan göras mellan formerna juridiska personer och fysiska personer. De juridiska personer som dominerar ägandet av hyresfastigheter är aktiebolag, ekonomisk föreningar (bostadsrättsföreningar), stiftelser och handelsbolag. Skillander mellan dessa associationsformerna finns på civil- och skatträttslig basis. Fysiska personer är privatpersoner som äger hyresfastigheter en och en eller fler i varierande storlek av grupp. Upplåtelseformerna i hyresfastigheter är hyresrätt eller bostadsrätt (Bejrum & Lundström, 1996, sid 19). Äganderätt har fram till och med 30 april 2009 ej varit tillåtet enligt svensk lagstiftning, men ägandeformen blir följaktligen tillåten från och med 1 maj 2009. Totalt antal bostadslägenheter i Sverige var 2 418 000 (2006)(SCB, 2007) och av det var cirka 1 700 000 (2006) hyresrätter. Antalet privatägda hyreslägenheter var cirka 800 000 och resterande fördelades mellan bostadsrätter cirka 700 000 (2006) och allmännyttiga lägenheter cirka 900 000 (2005) (Riksdagen, 2005). Fastighetsförvaltning kan också bedrivas med fastigheter som är egna, externa eller en blandning av egna och externa. Med externa avses fastigheter som ägs av någon annan men uppdraget att förvalta har lämnats till det fastighetsförvaltande bolaget. Egna fastigheter är sådana som antingen anskaffats eller byggts av fastighetsbolaget alternativt byggt av någon annan (Senning, 1985, sid 24-25).
3.1.4 Intressenter
Runt ett fastighetsförvaltande företag finns ett antal intressenter i varierande omfattning beroende av bolagets och dess verksamhets karaktär. Intressenterna är ägare, förvaltare, entreprenörer, förvaltningsanställda, hyresgäster (nyttjare), kreditgivare och samhället. Som beskrivits ovan är ägaren den enskilt största beslutsfattaren i en förvaltning och därmed blir
det viktigt att förstå bakomliggande skäl till ägandet av fastigheter för att bättre förstå det ekonomiska utfallet som blir av ägarens agerande i förvaltningen och på marknaden för fastigheter i övrigt. Skälen till ägande och förvaltning av hyresfastigheter varierar från rent monetära till politiska och sociala. Med bakgrund i detta kan ägarna delas in enligt följande allmännyttiga bostadsföretag, egenutnyttjare, kapitalplacerare, byggare/förnyare och spekulatörer (Bejrum & Lundström, 1996, sid 20-24).
Här följer några karaktäristiska drag för de olika ägartypens förvaltning. Allmännyttiga bostadsföretag har lång tidshorisont, jobbar med kostnadsminimering och egentligt vinstintresse utan mer på självkostnadsbasis. Egenutnyttjare finns i formerna privatpersoner, bostadsrättsföreningar och privata företag och karaktäristiskt för dessa i förvaltningen är att den bedrivs för att bereda utrymme av service och detta i regel utan krav på förräntning av det satsade kapitalet. Kapitalplacerans skäl till förvaltning av fastigheter är förräntning av satsat kapital, hit räknas institutionella placerare och privata fastighetsbolag. Byggaren/förnyaren förvärvar och förvaltar fastigheter i slutet av sin livscykel för att förädla och därefter sälja alternativt fortsatt förvaltning inom företaget. Spekulatörens skäl till förvaltning är av mindre betydelse då innehaven i regel är under kort period med avsikt att förränta liten egen kapitalinsats genom prisstegringsvinst vid goda affärer (Bejrum & Lundström, 1996, sid 20-22).
Anställda i förvaltningen är personer som arbetar i en förvaltning i egen regi hit räknas ej personer som arbetar med förvaltningen via outsourcing av ägaren. De förvaltningsanställdas påverkan på det ekonomiska resultatet inom förvaltningen kommer via deras kunskaper om arbetsmetoder och arbetsförhållanden. Kreditgivarnas roll inom förvaltning av fastigheter går oftast ut på att de ser till säkerheten för det kapital de lånar ut och har därmed en passiv roll i förvaltningen. Det finns två typer av nyttjare hyresgäster av bostäder respektive hyresgäster av lokaler. Bostadshyresgästernas påverkan av förvaltningen existerar i deras krav på boendet och miljön i dess omgivning. Detta torde vara förenligt med ägarnas intressen avseende förvaltningen för att skapa förutsättningar för goda ekonomiska resultat. Lokalhyresgästernas intressen på förvaltningen finns i sammansättningen av lokalhyresgäster inom fastigheten för ökad attraktionskraft vilket borde gynna såväl ägare som hyresgästerna av lokalerna. För förvaltningen kan det också innebära stora ekonomiska förluster vid en flytt av en större lokalhyresgäst. Samhällets effekter på fastighetsförvaltning finns genom att samhället fastställer de normer som styr mycket av förvaltningen exempel på detta kan vara Plan- och Bygglagen samt Hyreslagen som finns i Jordabalken 12 kapitlet. Även infrastrukturen justeras och styrs av samhället i form av kommuner och staten. Förvaltningens intäkter påverkas också då det existerar regler angående hyressättningen i form av en reglerad hyresmarknad. Även fördelningsinstrumentet skatt påverkar fastighetsförvaltningen genom att staten försöker styra byggandet, fastighetsförvaltningen och fastighetsmarknaden via att utforma skattesystemet så att deras social och politiska mål kan uppnås (Bejrum & Lundström, 1996, sid 22-24).
Avkastningen från hyresfastigheterna fördelas mellan staten, kreditgivarna och ägarna. Statens del består av de för tillfället gällande skatterna. Kreditgivarnas del bestäms av kontrakt med ägarna. Kvar blir ägarnas del av resultatet vilken kan ses som en restpost (Bejrum & Lundström, 1996, sid 24).
3.2 Ekonomisk styrning
I enlighet med våra avgränsningar ovan kommer endast teorier om den ekonomiska delen av fastighetsförvaltningen/processen att presenteras i under rubriken teori. Ekonomisk styrning inom fastighetsförvaltning innebär att verksamheten som oftast bedriv i någon företagsfrom styrs mot ett eller flera ekonomiska mål. Det stämmer väl med en allmän definition som säger att ekonomisk styrning innebär styrning mot ekonomiska mål. ”Grunden för all styrning är målformuleringen.” (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 299). Inom fastighetsförvaltning kan målen variera i karaktär och uttryck beroende att det finns skiftande typer av ägare/beslutsfattare i olika företag (Bejrum & Lundström, 1996, sid 11). Vilka än motiven kan tänkas vara för ägandet av fastigheterna behövs ekonomisk och teknisk data för att kunna utvärdera om en investering i fastigheten och dess förvaltning uppnår bolagets mål. Formuleringen av målen kan vara såväl finansiella som operativa och specificeras kvantitativt och/eller kvalitativt. Om ett mål skall fungera i den bemärkelsen att det går att styra emot, kommunicera inom företaget och följa upp bör det vara mätbart, begränsat i tid och möjligt att fullfölja. Den ekonomiska styrningen i alla bolag tar sin början i den interna redovisningen och den av lag styrda externredovisningen (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 299).
För ekonomisk styrning finns tre delar budget, produktkalkyl och redovisning. Dessa tre har starka samband och samverkar i den ekonomiska styrningen av företaget. Budgeten upprättas för hela verksamheten och avser en period framåt i tiden och redovisningen kan ses som en registrering av det som händer och som en uppföljning. Båda dessa ligger till grund för de produktkalkyler som upprättas för varje enskilt objekt där beslut skall fattas för att uppnå ekonomiska mål för det enskilda objektet Produktkalkylen i sig är ett exempel på ett formaliserat styrinstrument i ekonomistyrningen. Produktkalkyler i sin tur kan ligga till grund för en budget men också för delar av redovisningen, exempelvis lagervärdering. Budget och redovisningen har ytterliggare ett samband då de skall vara varandras spegelbilder. De tre delarna av ekonomistyrningen är beroende av varandra men påverkar också varandra, men de skall också stärka varandra och fungera som en helhet (Andersson 2006, sid 34-35).
Den externa och interna redovisningen bör kompletteras med underlag som analys av betalningsströmmar på lång sikt på fastighetsnivå men även med marknadsvärden på fastighetsnivå. Denna komplettering ger underlag för beslut inom förvaltningen. Fastighetsbolag utvecklar därför ekonomiska styrsystem på olika nivåer såsom område, fastighet och/eller byggnadsnivå. Detta som en del av beslutsfattandet i fastighetsbolag som drivs i vinstsyfte där målen är äga, förädla och förvalta fastigheter som ger avkastning. Ekonomistyrningen inom fastighetsbolag kan röra sig från bestånd till fastighet till byggnad och även ner till lägenhetsnivå. För enskilda fastigheter kan besluten exempelvis gälla förvaltning eller försäljning, olika investeringsmöjligheter och strategi för underhåll men även val av hyresgäst. Generellt gäller att ju större ekonomisk uppoffring för bolaget desto större kvalitetskrav ställs på underliggande information. En gemensam nämnare för beslutssituationerna är att de speglas i en nuvärdesberäkning av de beräknade betalningsströmmarna (Fastighetsnomenkaltur, 2005, sid 299-300).
Effektiv ekonomisk förvaltning drivs av beslutsfattaren genom beslut som fattas med hänsyn till intressenter som finns i och runt förvaltningen. Exempel på intressenter som kräver denna hänsyn vid beslutsfattande är samhällsinstutitioner. Den ekonomiska styrningen kräver därmed en aktivt agerande förvaltning. Beslutsmiljön såväl internt som externt är föränderlig vilket skapar en osäkerhet kring besluten. Extern påverkan finns från förändringar i samhällets struktur avseende ekonomisk, social, teknisk och politisk
utveckling. Internt så åldras tillgångarna och organisationens behov förändras. Dessa områden ställer i sin tur krav på långsiktig men flexibel ekonomisk planering (Bejrum & Lundström, 1996, sid 11-13).
I teorin förutsätter effektiv ekonomisk fastighetsförvaltning långsiktiga mål för hur verksamheten skall bedrivs. Dessa mål kan visualiseras via en strategisk plan där även företagets affärsidé framgår. Planen ligger också till grund för beslut inom en kortare tidshorisont det vill säga på taktisk/administrativ nivå (ett par år) samt operativ nivå (dagliga beslut). Detta sammanlagt skapar en övergripande förvaltningsfilosofi som kan användas som grund för hur företaget skall agera. Den ekonomiska styrningen för fastighetsförvaltning kan här delas in i fyra processer som löper parallellt och går in i varandra i en löpande styrprocess av förvaltningen. I kronologisk ordning är de enligt följande,
• ”formulering av en långsiktig strategi och ett kortsiktigt handlingsprogram” • ”de fastighetsekonomiska analyserna”
• ”beslutsfattandet”
• ”genomförandet och återkopplingen”
För att ett styrsystem skall fungera måste det finns återkoppling mellan ekonomiskt utfall av genomförda beslut. Återkopplingen uppnår företaget via sin extern- och internredovisning. Genom den information som kommer från redovisningen kan en diagnos av förvaltningen och dess fastigheter ställas. Diagnosens huvudsyfte är att åskådliggöra flödena av pengar och övriga resurser i organisationen. Utöver detta synliggörs också det egna respektive det totala kapitalet. Med hjälp av den här informationen kan företaget sedan presentera förvaltningens produktivitet och effektivitet. De beslut som fattas av förvaltningen avser framtiden och därmed blir det viktigt att göra prognoser så att den ekonomiska styrningen kan fungera. Prognoserna finns med varierande tidsaspekt och ser olika ut beroende på var i företagets hierarki de upprättas. Till grund för prognoserna ligger diagnosen samt beslutsfattarens målsättningar och omvärldsuppfattning. Vid skapandet av prognoser använder beslutsfattaren sin erfarenhet. När prognoserna skapats sker en värdering där beslutsfattaren ser över vilka beslutsalternativ som finns och hur de skall användas. Tillsammans bildar diagnos, prognos och värdering den analys som ligger till grund för en på lång sikt god ekonomi för det förvaltande fastighetsbolaget. Delarna av analysen bör ske kontinuerligt i företagets verksamhet (Bejrum & Lundström, 1996, sid 11-13).
Målen inom ett fastighetsförvaltande bolag kan ofta vara diffusa och de långsiktiga ekonomiska planerna för företagets verksamhet är inte så omfattande. Till detta skall läggas att de element som har en påverkan för besluten är många. Processen som ligger till grund för besluten är inte alltid rationell, men som grund för goda beslut borde dock ett fastighetsförvaltande bolag använda processen i figur 3.2. Mikroteoretiskt fattas beslut för att maximera vinsten. I verkligheten handlar det oftare om att uppfylla vissa grundkrav som företaget har i sin målsättning. För fastighetsförvaltande bolag kan det handla om storleken på driftnettot per kvm, driftskostnaderna per kvm och soliditeten men även andelen nöjda konsumenter/hyresgäster och sysselsättningsgraden hos personalen kan vara mål hos ett fastighetsförvaltande bolag. Detta är endast några av de nyckeltal som kan användas. En presentation av enligt teorin relevanta nyckeltal följer längre ned i den teoretiska delen under avdelning 3.4 Analyser av fastighetsbolag och fastighetsförvaltning samt nyckeltal
inom fastighetsförvaltning. Även skälen till fastighetsägandet påverkar hur förvaltningen bedrivs. Ett exempel för att belysa detta kan vara skillnaden mellan en kapitalplacerare och ett allmännyttigt fastighetsbolag. Kapitalplaceraren vill ha avkastning på satsat kapital och strävar därmed efter att påverka intäkterna medan ett allmännyttigt bolag drivs för att uppnå självkostnad troligen jobbar med att förändra kostnadssidan inom förvaltningen (Bejrum & Lundström, 1996, sid 13-14).
Exempel på situationer som efter diagnos, prognos och värdering kräver beslut kan vara storlek på maskinpark och personal, olika åtgärder för besparing, utbyten av tekniska system i fastigheten och utrustning i lägenheter och ombyggnation av fastighet (Senning, 1985, sid 100).
Figur 3.2 beslutsprocess inom fastighetsförvaltning (Bejrum & Lundström, 1996, sid 13) egen omarbetning.
Efter genomgången process har ett beslut fattats utifrån beslutsfattarens bedömning, dock tas endast ett fåtal faktorer av de som påverkar det ekonomiska resultatet i beaktande. Här föreligger därför starka skäl för förvaltningsbolag att ha ett handlingsprogram på lång sikt och med en god detaljrikedom som grund för sin ekonomi styrning, som kan vara kortsiktig likaväl som långsiktig. Om detta är väl genomarbetat underlättas det dagliga arbetet i förvaltningen. Specifikt för fastighetsbranschen är att beslutssituationerna oftast är långsiktiga. Exempel på sådana situationer kan vara organisationens uppbyggnad, åtgärder för energibesparing, sälja eller behålla en fastighet, underhållspolicy, fastighetsbeståndet beskaffenhet och om en fastighet skall moderniseras i långsam takt eller byggas om totalt med kort tidshorisont. De gemensamma nämnarna för dessa situationer är att de innefattar val för beslutsfattaren samt att de medför långsiktiga ekonomiska konsekvenser. För besluten i ovan nämnda situationer behöver beslutsfattaren underlag. Kraven på underlagen är de skall vara relaterat och av betydelse för beslutssituationen. Det skall också vara relevant och åtgärdsrelaterat. Dessutom bör alternativa kalkyler beaktas. Underlag för varje beslutssituation kan variera men innehåller oftast en diagnos av den nuvarande situationen i förvaltningen, en prognos över betalningar och resursanvändningen i den löpande verksamheten samt uppskattad värdeutveckling på fastigheten. Till sist krävs att de olika möjligheterna som framkommer värderas (Bejrum & Lundström, 1996, sid 13-14).
3.3 Ekonomisk fastighetsförvaltning
Till ekonomisk fastighetsförvaltning räknas generellt löpande bokföring och bokslut, budgetarbete och budgetuppföljning, hyresförhandlingar, upptagande av hyror och övriga avgifter, uthyrning av lediga objekt, skrivande av hyreskontrakt, kassa och utbetalningar (Senning, 1985, sid 29). Ekonomisk fastighetsförvaltning går ut på att genom olika åtgärder förbättra fastighetsekonomin. För att komma fram till rätt åtgärder krävs en tillståndskontroll, vilken också kan kallas diagnos, för fastigheterna. När tillståndskontrollen genomförs skapas underlag för åtgärdsbeslut som leder till bättre ekonomi inom förvaltningen. En grundförutsättning för att kunna skapa en bra diagnos som leder till bra beslut är kunskap om tillståndet inom andra fastigheter och förvaltningsföretag men också vad är önskvärt i det egna bolaget. För att kunna tolka informationen som inhämtas blir erfarenhet en viktig faktor. Andra viktiga faktorer för att fatta beslut är kunskap om orsakerna till den nuvarande belägenheten och/eller utvecklingen som skett. Att skapa denna diagnos innebär en analys av fastighetsbeståndet inom förvaltningen helt eller delvis. Analysen gör att den ovan nämnda faktorn erfarenhet byggs upp och därmed skapas en kunskapsnivå som möjliggör effektivare ekonomisk styrning (Senning, 1985, sid 38).
I bolag där fastighetsförvaltning bedrivs är det vanligt att beståndet analyseras via en förvaltningsplan som innehåller innevarande års budget samt en prognos för en tidsbestämd framtid. Förvaltningsplanens grund finns i bolaget internredovisning och utfallet finns i redovisningen. Detaljnivån för dessa båda delar kan variera men för den ekonomiska styrningen är det lämpligt att utfallet sparas på en detaljerad nivå. Bakgrunden till resonemanget är att det är enklare att minska än att öka detaljeringen (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 300).
3.3.1 Produktivitet och effektivitet
Begreppen produktivitet och effektivitet är viktiga i den ekonomiska styrningen av fastighetsförvaltningen. Produktivitet är relationen mellan mängden varor och tjänster som producerats och de resurser som använts för att skapa varorna och tjänsterna. Effektivitet mäts under en viss tidsperiod och avser förhållandet mellan produktionsvärde och satsade produktionsresurser under tidsperioden. Ett exempel på produktivitet för ett fastighetsförvaltande bolag kan vara förhållandet mellan antal lägenheter och antal arbetade timmar. Måttet produktivitet kan avse hela förvaltningen men för en effektiv ekonomisk styrning krävs mätning av förvaltningens produktivitet för de olika delarna. För exemplifiering kan analys av fasighetsskötsel och renhållning ske var för sig för att på så sätt skapa en prioritering för vilka åtgärder som skall genomföras för ökad produktivitet. För att exemplifiera effektivitet kan den mätas som hyra relaterat till drift- och underhållskostnader, där kvotens värde långsiktigt bör vara betydligt mer än 1. Såväl produktivitet som effektivitet visar på den förvaltande organisationens verkningsgrad. Mätningar av dessa båda mått syftar till att jämföra producerade nyttigheter och vid produktionen förbrukande resurser, samt tillförda resurser till förvaltningen. För att exemplifiera förbrukade resurser vid produktion kan den förbrukade energin för uppvärmning i en fastighet användas där förhållandet förbrukad mängd pellets jämförs med inomhustemperaturen. Detta kan skapa insikter i eventuella värmeförluster och värmesystemets verkningsgrad, vilket vid analys kan leda till åtgärder för en ekonomiskt effektivare fastighetsförvaltning (Bejrum & Lundström, 1996, sid 38).
Att ha god kunskap om utfallet för en fastighet eller ett bestånd är viktigt för att kunna fastställa en prognos av god kvalité gällande de betalningsströmmar som finns. Om
analysen skall bli bra är standarden på prognosen av vikt, då indatan styr analysens det vill säga diagnosens kvalité (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 302).
Syftet med diagnosen kan tydliggöras med ett citat ”beskriva en fastighets status vid en eller flera tidpunkter till grund för beslut om åtgärder som förbättrar produktiviteten och effektiviteten i fastighetsförvaltningen”( sid 39 Fastighetsekonomi Bejrum). Om syftet skall uppnås måste fastighetsförvaltningens mål tydliggöras och vissa krav ställas på dem. De skall vara bestämda och offentliga, möjliga att mäta, beskrivna med tanke på mottagaren och ha ett tidsperspektiv (Bejrum & Lundström, 1996, sid 39).
Ytterliggare är det viktigt för en tillförlitlig analys är att för varje parameter som ingår beakta startvärden, utvecklingstendens och samband med övriga faktorer. Startvärdet utgår från nyckeltal och därmed blir det av betydelse att nyckeltalet är uppbyggt av samma ingående parametrar i de objekt som jämförs. Inom fastighetsbranschen är kr/kvm ett vanligt nyckeltal, viktigt blir då att samma area ligger till grund för beräkningen för att kunna göra en jämförelse av signifikans är därmed få bra startvärde till analysen. För tillförlitlig analys är det också av betydelse att antagande görs angående inflation, utveckling av in- och utbetalningar, driftnettoutvecklingen och dess koppling till marknadsvärdesutvecklingen samt förhållandet mellan drift och underhåll och inbetalningar av hyror (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 302-303).
För att kunna uppskatta om målen i diagnosen uppfyllts och förvaltningen varit effektiv/produktiv i förhållande till betalningsströmmarna tas hänsyn till betalningar av hyror, drift och underhåll och finansiella poster i första hand. Men även det förväntade försäljningsvärdet beaktas för att se om förvaltningsbolaget uppfyllt målen och varit effektiva/produktiva. Med dessa variabler kan det fastighetsförvaltande bolaget skatta och utvärdera om målen uppfyllts för fastigheterna och företaget. Men för att förstå vad som påverkat betalningarna behövs en analys av resursförbrukningen och de gjorda prestationerna utföras och även priser på varor och tjänster måste analyseras. Alltså bör en jämförelse av variablerna för fastigheten över tiden ske, sedan bör de värdena utvärderas i förhållande till andra externa fastigheter eller förvaltande organisationer av samma karaktär. Intern jämförelse är ej tillräcklig vid effektivitetsslutsatser. Om en fastighet ingår i ett bestånd bör analysen ske i ljuset av att delarna tillsammans inte direkt är lika med helheten utan vissa justeringar. Speciellt viktigt blir det när varje fastighet behandlas som en resultatenhet här kan jämförelse ske med andra divisionaliserade företagstyper. För en rättvis analys och effektiv ekonomisk fastighetsförvaltning krävs att hänsyn tas till områden som internprissättning av hyror och fastighetsskötartjänster (Bejrum & Lundström, 1996, sid 39). Men också hur övergripande administrativa kostnader skall fördelas vid analys av fastigheterna, här kan det vara orättvist att fördela på kvadratmeter då faktorer som vilka hyresgäster som finns och fastighetens tekniska nivå påverkar mängden administration som krävs (Bejrum & Lundström, 1996, sid 45).
3.3.2 In- och utbetalningar
Nedan följer en indelning av betalningsströmmarna där in- och utbetalningar delats upp i engångsbetalningar och löpande betalningar till grunde för uppdelningen ligger tiden. Löpande betalningar förekommer minst en gång årligen eller oftare alla andra ses som engångsbetalningar. Betalningarna är betraktade utifrån ägarperspektivet(Bejrum & Lundström, 1996, sid 40). Se figur 3.3.
Engångsutbetalningar vid fastighetsköp är det egna kapital som satsa av ägaren medan upptagning av nya lån för fastighetsköp ses som en inbetalning. Ägarens satsade kapital
frigörs vid försäljning av fastighet eller vid ny belåning. Utbetalningar vid ny- till-, ombyggnad eller periodiskt underhåll uppstår när ägaren vid dessa tillfällen satsar eget kapital. Slutbetalning av lån sker vid en försäljning då en del av summan används för betalning av de lån som finns kvar vid försäljningstidpunkten. Löpande inbetalningar består av hyror som betalas i förskott och om de placeras på räntebärande konto orsakar de den andra typen av inbetalningar, finansiella i form av räntor. Löpande utbetalningar kan delas in i driftskostnader, underhållskostnader och kapitalkostnader. Utbetalningarna för drift finns i mer detaljerad form ovan. För ekonomisk analys och styrning är det en relevant indelning(Bejrum & Lundström, 1996, sid 41).
Figur 3.3 in- och utbetalningar inom fastighetsförvaltning (Bejrum & Lundström, 1996, sid 40).
Fastigheter är unika gällande byggtekniska egenskaper, förvaltningens organisation och nyttjande sätt. Detta gör att de ekonomiska variabler som påverkar engångsbetalningarna och sambanden dem emellan ser olika ut från fastighet till fastighet vilket gör att den empiriska kunskapsnivån till stora delar är liten angående engångsbetalningar inom fastighetsförvaltning. Istället för empiriskt grundade beslut avseende engångsbetalningar får diagnosen ställas utifrån befintliga teorier och hypoteser via en jämförelse med likvärdiga fastigheter. Finansieringen av engångsbetalningarna påverkas av investeringsbehoven, likviditeten i företaget och kreditmarknadens utlåningsvillkor. Investeringsbehoven skapar engångsbetalningar i form av köp av fastigheter, ny- och ombyggnationer samt underhåll av periodisk karaktär. Periodiskt underhåll samt ny-, till, och ombyggnationer är
reinvesteringar orsakade av såväl interna som externa parametrar. Exempel på externa parametrar är efterfrågeförändringar hos konsumenterna men även teknologisk utveckling. Interna parametrar kan vara åldring och slitage av byggnadsmaterial som grundar sig i brukande av fastigheten eller brister i byggnadens funktioner. Underhåll av periodisk karaktär påverkas av ovan nämnda parametrar i tid och kvantitet men också av lagar och den underhållspolicy som det fastighetsförvaltande bolaget använder sig av. Även hur möjligheterna till finansiering, likviditet och skatteregler påverkar valet mellan ombyggnad eller större underhållsinsats. Starkast samband har periodiskt underhåll med parametern tid (Bejrum & Lundström, 1996, sid 41-42). Periodiskt underhåll kan också kallas planerat underhåll och det som skiljer mot löpande underhåll/reparationer är att de återkommer med jämna intervall och därmed kan förutses samt att periodiciteten är längre än ett år (Årskostnader bostäder, 2008, sid 9).
De löpande betalningarna inom fastighetsförvaltning påverkas också av olika faktorer och nedan följer en genomgång. Avseende hyran finns i första hand två principer som ligger till grund. En där utbud och efterfrågan bestämmer hyran, marknadsprincipen. Den andra baseras på kostnaden för att producera och leverera bostad eller lokal, kostnadsprincipen. Av dessa principer tillämpas marknadsprincipen på kommersiella lokaler idag i Sverige. Med lokal avses lägenhet som hyrs ut i annat syfte än i bostadssyfte. Hyran för kommersiella lokaler är en marknadshyra som avser den troliga hyran för en lokal vid överenskommelse om hyreskontrakt idag (Bejrum & Lundström, 1996, sid 42-43). En definition av marknadshyra är ”Mest sannolik hyra vid nyteckning av hyreskontrakt på en öppen marknad” (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 545).
Denna typ av hyressättning gör att läget får stor betydelse för hyresnivån, där de höga hyrorna för lokaler finns i centrala lägen och på större köpcentra. Nivån på hyran sjunker därefter relativt omgående ju längre bort lokalen är belägen från dessa två områden. Hyreskontraktets uppbyggnad styr också hyresnivån för en viss lokal vid bestämd tidpunkt genom att parterna kan avtal om hur fördelningen av ansvaret för lokalen skall se ut, hur långt avtalet är och om hyran skall vara fast alternativt rörlig under avtalsperioden. Vid långa avtal kan på så sätt hyran för en viss lokal skilja sig från marknadshyran för nya hyresgäster (Bejrum & Lundström, 1996, sid 42-43).
För att kunna förutse de kommande inbetalningarna av hyror för lokaler krävs en genomgång av befintliga kontrakt och dess innehåll. Till exempel är det av vikt att veta kontraktets längd och eventuella förlängningar, hur hyran kan utvecklas genom index eller om den är omsättningsbaserad, om den är marknadsmässig eller om det finns hyresrabatter eller någon form av hyrestrappa. Indexhyra innebär att hyresbeloppet knyts till ett index till exempel konsumentprisindex och räknas om en gång per år. Omsättningshyra relateras istället till hyresgästens omsättning (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 303).
3.3.2.1 Inbetalningar/Intäkter
Hyran för hyresrätter för bostad i Sverige bestäms enligt ett bruksvärdessytem där grundtanken vid införandet var ett närmande till marknadshyror med en balans mellan utbud och efterfrågan, dock innehållande en spärr mot oskäliga höjningar i områden där efterfrågan är stor. Bruksvärdet ska bygga på en värdering av en imaginär genomsnittlig konsument avseende lägenhetens typ (area, antal rum och kök samt standard på utrustning), förmåner som hör till (parkering och gemensamma utrymmen) och övriga parametrar som miljö och läge. I verkligheten bestäms dock hyrorna för de flesta bostäder med hyresrätt i en förhandling mellan fastighetsägaren och hyresgästföreningen och till grund för förhandlingen ligger hyresförhandlingslagen. Bara i de fall en hyra prövas av
hyresnämnd eller annan bostadsdomstol tillämpas bruksvärdeprincipen direkt. Tillämpning av bruksvärdeprincipen i detta fall innebär att nämnden eller domstolen för bestämmande av hyran tar utgångspunkt i den hyresnivå som gäller för lägenheter inom allmännyttans bestånd som är i samma bruksvärdemässiga tillstånd. Detta ger allmännyttans hyresnivåer en hyresnormerande roll på marknaden för hyresrätter. Att dessa lagar och praxis styr hyresnivåerna gör att allmännyttans hyror överförs på det privata fastighetsbeståndet. Tillsammans med lagar och praxis gör det att inbetalningarna av hyra inom fastighetsförvaltning är ej går att påverka utanför dessa spelregler. Till exempel får lägesfaktorn ingen eller väldigt liten påverkan på hyran (Bejrum & Lundström, 1996, sid 43). Definition av bruksvärdeshyra kan formuleras ”Hyresbelopp som bestäms med utgångspunkt från likvärdiga lägenheter på orten”. När det gäller framtida hyresinbetalningar för bostäder antas de följa inflationen frågan som bör ställas är dock i vilken utsträckning det är fallet (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 303).
Den andra typen av inbetalningar som är finansiella avser inom fastighetsförvaltning ränteintäkter som kan skapas via en effektiv ekonomisk styrning och placering av kapital som uppstår då hyresinbetalningarna oftast sker i förskott och utbetalningar inom förvaltningen sker i efterskott. Det skapar utrymme för på engelska så kallad cash management. Dessa inbetalningars storlek påverkas av bolaget likviditetsstruktur samt kreditmarknadens villkor för inlåning (Bejrum & Lundström, 1996, sid 43-44).
3.3.2.2 Utbetalningar/Kostnader
Vanligt är att alla driftkostnader förs samman till en post i förvaltningsplanens prognoser, medan utfallet presenteras mer detaljerat i redovisningen. Utgångspunkten när driftsutbetalningarna beräknas i förväg är tidigare perioders utfall. Vid jämförelse med andra likvärdiga fastigheter relateras driften till arean (kr/kvm). Här bör kontroll ske så att samma areatyp använts vid beräkningen. Avvikelser från likvärdiga fastigheter kräver ytterliggare analys med intentionen att hitta orsaken till det avvikande värdet. Att bära med sig för en god analys av driftsutbetalningar är en koppling till fastighetens ålder, tekniska skick och om hyresgästerna betalar något av driften enligt gällande hyreskontrakt. Vid värdering används ofta schablontal för dessa utbetalningar, vilket kan orsaka felaktigheter då driftsutbetalningarna för olika fastigheter kan variera starkt (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 304).
Oftast är den största posten för utbetalningar avseende drift i ett fastighetsförvaltande bolag kostnaden för uppvärmning och tappvarmvatten. Storleken på utbetalningen i sig är beroende av byggnadens tekniska utformning, nyttjandet av fastigheten, miljö- och klimatomgivning samt priset på energi. Exempel på tekniska parametrar är isolering, system för uppvärmning och fastighetens ventilation. Även typ av lägenheter och fatighetens ålder påverkar uppvärmningskostnaden räknat per kvm. Nyttjarna har också en inverkan i form av storlek på hushållet samt vanor inom hushållet. Oavsett förbrukning har prisförändringar stor påverkan på uppvärmningskostnaderna där energikriserna på 1970-talet med höjda priser på olja är ett tydligt exempel. Inköp av uppvärmning som till exempel olja, pellets och fjärrvärme kan tillsammans med vatten och avlopp, el, gas kallas för fastighetens mediaförsörjning (Årskostnader Bostäder, 2008, sid 8).
Andra driftskostnader styrs till största del av kommunala taxor detta gäller främst vatten och avlopp, renhållning, el och uppvärmning som tillhandahålls av kommunala bolag till exempel fjärrvärme. Majoriteten av taxorna har en förbrukningsrelaterad del och en fast del. Påverkan på dessa utbetalningar kommer från hur bostäder respektive lokaler används. I bostadsfallet så är parametrarna vanor hos boende och sammansättning av hushåll
