Nyckeltal inom fastighetsförvaltning

För ekonomisk styrning av ett företag är nyckeltal i olika former praktiskt användbart. Nyckeltal är till stor del en kvot dock förekommer också absoluta tal och de finns till för att ge beslutsfattare information om nivåer inom verksamheten. Syftet med nyckeltal kan beskrivas enligt följande. Nyckeltalen skall visa på nivåer för företaget eller fastigheten så att jämförelser blir möjliga och en erfarenhetsbas byggs upp och därmed kan områden som är i behov av åtgärder för ökad effektivisering identifieras. Vanligt förekommande nivåer

identifieras genom analyser av egen förvaltning men också genom analys av likvärdiga verksamheter. De används också som kontrollverktyg så att nivåer inte skiljer för mycket från förväntade värden, en form av larmnivå. Utöver det är nyckeltal lämpliga att använda som presentation av normerade målsättningar. Nivåer för larm och mål är produkter av förvaltningens och företagets målsättning tillsammans med vanligt förekommande nivåer. Nyckeltal existerar på olika nivåer i en förvaltningsverksamhet där nivåer som fastighet, bestånd och hela företag med flera kan förekomma. Nyckeltalen består av en relation mellan kvantitet och en påverkansfaktor eller in- eller utbetalningar och en påverkansfaktor. Mest intressant blir nyckeltal där relationen är stabil det vill säga att talet är likvärdigt för en viss typ av fastighetsgrupp eller förvaltningsgrupp. Dessutom kan olika trender för olika fastigheter eller förvaltningsbolag spåras. Med nyckeltalen bör företag kunna visa på ett orsak-verkanförhållande (Bejrum & Lundström, 1996, sid 67-68).

För att visa på ett fastighetsbolags lönsamhet och situation angående finansieringen presenteras ett antal nyckeltal som kan användas bolaget, ett bestånd eller en fastighet. Nyckeltalen är likviditet, synlig och justerad soliditet, avkastning på totalt kapital, avkastning på eget kapital, driftöverskott och förvaltningsresultat. Likviditet avser bolagets förmåga att betala på kort sikt och räknas fram som en kvot mellan företagets omsättningstillgångar och kortfristiga skulder. Soliditet uttrycker istället företaget möjlighet att överleva på lång sikt och det finns två typer av soliditet, synlig och justerad. Den synliga går att finna genom att studera balansräkningen och beräknas som företagets egna kapital genom totalt kapital. I det egna kapitalet ingår 72 % av obeskattade reserver. Justerad soliditet i sin tur är till för att justera om det finns avvikelser avseende tillgångarnas verkliga värde från det redovisade värdet. För fastighetsbolag är det ett problem som kan vara väsentligt. Beräkningen blir nu eget kapital ökat med övervärdet hos tillgångarna minskat med uppskjuten skatteskuld för övervärdet delat med totala marknadsvärdet för tillgångarna (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 322-323).

Avkastning på totalt kapital finns som direkt eller effektiv avkastning på totalt kapital. Detsamma gäller för avkastning på eget kapital, och alla fyra visar på lönsamhet. Om överskottet från förvaltningen relateras till ett kapitalmått skapas ett nyckeltal kallat direktavkastning vilket ger en bild av hur effektivt kapitalet utnyttjas. Dessa nyckeltal ligger i regel på ett års tid och kapitalbas kan vara totalt eller eget kapital såväl före som efter skatt. För att mäta effektiviteten inom fastighetsförvaltning avseende kapitalutnyttjandet bör kapitalbasen bestå av marknadsvärdet. Om företaget sedan väljer att räkna med ändringar i marknadsvärdet som uppstår under ettårsperioden ger att nyckeltal för totalavkastning eller effektiv avkastning. Vid bedömande av effektiviteten hos utnyttjat kapital bör hänsyn lämnas för inflationen. För att konstatera om verksamheten eller en enskild fastighet är effektiv inom området avkastning på totalt kapital bör jämförelser ske med andra verksamheter och/eller fastigheter. Beräkningar av nyckeltal med eget kapital blir bör inte jämföras då de är individuella för varje fastighet. (Bejrum & Lundström, 1996, sid 111-112).

Driftöverskott kan definieras som hyresintäkter minskat med driftskostnader taget från bokföringen för vald period. Justering av driftöverskottet skall ske avseende köpta respektive sålda fastigheter under perioden. Köpta fastigheters driftsöverskott adderas från årets början och sålda reduceras från årets början. Förvaltningsresultatet är ett intressant mått på effektiv förvaltning i konjunkturnedgång då det visar på företagets förmåga att tjäna pengar med begränsningar när det gäller att kunna sälja sina fastigheter med vinst, vilket är typiskt för en lågkonjunktur. Nyckeltalet visar vad bolaget tjänar på sin löpande förvaltning när avyttringar av fastigheter tagits bort tillsammans med övriga störande poster

vid jämförelse. Definitionen blir ovan nämnda driftöverskott plus ränteintäkter minus avskrivningar på fastigheterna, administration och räntekostnader. Att jämföra detta mått blir därmed högst intressant för att mäta effektivitet inom fastighetsförvaltande bolag i en konjunkturnedgång (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 324-325).

Intressanta nyckeltal för löpande fastighetsförvaltning presenteras nedan och avsikten här är att presentera nyckeltalen och vad de består av inte vilka värden de förväntas ha. Det finns givetvis olika karaktär på nyckeltalen en del är övergripande medan andra är mer underordnade men oavsett detta är de till för styrning av förvaltningen i en effektiv riktning. Framtagandet av nyckeltalen grundar sig i företagets målsättning och bland förvaltande bolag finns men en enkel indelning två typer av mål, öka driftnettot och minska kostnaderna. Båda för att förvaltningen skall vara så ekonomiskt effektiv som möjligt. Om målet är ökat driftnetto blir samma tal uttryckt i kr per kvm ett lämpligt mått och nyckeltal för effektivitet. Dess motsvarighet vid målet att minska kostnaderna är drift- och underhållskostnaderna per kvm. Det finns fler övergripande nyckeltal likväl som det finns underordnade, dessa presenteras i figur 3.6. De underordnade behövs vid närmare diagnos av en fastighet och ett stort antal av de nyckeltal som finns rör driftsidan. Om en förbrukning av något relateras till en yta bildas ett nyckeltal för produktivitet men om förbrukning byts ut mot kostnad skapas ett nyckeltal för effektivitet. När det gäller nyckeltal för underhåll måste en lång tidshorisont antas och det kan vara svårt att uppskatta den uppnådda underhållsstandarden. Detta gör att nyckeltalen är svåra att skapa och utvärdera. För felfrekvens inom ett fastighetsbestånd kan nyckeltal skapas med statistik över felanmälningar. Även arbetsåtgång avseende underhåll kan vara en startpunkt för skapandet av nyckeltal och analys för effektivitet inom underhåll (Bejrum & Lundström, 1996, sid 68-69). Detta är några av nyckeltalen inom fastighetsbranschen ytterliggare generella nyckeltal presenteras i figur 3.6 nedan (Årskostnader bostäder, 2008).

Nyckeltal som bygger på erfarenhet är av genomsnittskaraktär och runt detta genomsnitt finns spridning inom såväl förvaltningar som olika bestånd av fastigheter. Vid tolkning av dessa nyckeltal och mätning av effektivitet finns påverkande faktorer av skilda slag det kan vara rent tekniska skillnader men också betalningsförskjutningar mellan perioder. Viktigt blir därför vid analys av bestånds eller fastigheters effektivitet att jämförelse sker där förutsättningar avseende byggnadstekniskt skick, förvaltningsorganisationen servicenivå och utnyttjande är likartade. Viktigt är också att visa hur jämförelsenyckeltalen räknats fram speciellt gällande val av areabegrepp och om nyckeltalet är uttryckt som medianvärde, vägt medelvärde, ovägt medelvärde eller typvärde (Bejrum & Lundström, 1996, sid 69-70). När det gäller värden på nyckeltalen presenteras detta av bland annat av konsultbolaget REPAB i deras publikationer. REPAB presenterar sina nyckeltal i tre nivåer låg, normal och hög, de anger också riktvärden och anledningar till dessa. För den som är intresserad av detta rekommenderas läsning i deras publikationer, här presenteras endast nyckeltalen för deras relevans vid mätning av effektivitet och som underlag vid effektivisering inom fastighetsförvaltning (Årskostnader bostäder, 2008).

Figur 3.6 nyckeltal för löpande fastighetsförvaltning egenarbetad.

Kategori Nyckeltal Förklaringar

Administration Årskostnad kr/m² BOA BOA = bostadsarea Antal tjänstemän/100 000 m²

Antal tjänstemän/1 000 lägenheter

Antal lägenheter/antal tjänstemän Försäkringar Årskostnad kr/m² BOA

Årspremien/nyanskaffningsvärdet

Värme Årskostnad kr/m² BOA

Årsförbrukning/m² BOA Förbrukningen kan vara i liter, m³, kWh etc. beroende på värmekälla

El Årskostnad kr/m² BOA

Årsförbrukning kWh/m² BOA Vatten och avlopp Årskostnad kr/m² BOA

Årsförbrukning m³/m² BOA

Renhållning Årskostnad kr/m² BOA

Tillsyn och skötsel Årskostnad kr/m² BOA Antal tjänster/antal lägenheter Arbetad tid/m² BOA

Tillsyn och skötsel mark Årskostnad kr/m² mark Mark kan vara av olika karaktär som gräs, asfalt med mera

Årskostnad kr/m² BOA Arbetad tid/m² mark Arbetad tid/m² BOA Tillsyn och skötsel

byggnad

Årskostnad kr/m² BOA

Arbetad tid/m² BOA Tillsyn och skötsel

installationer

Årskostnad kr/m² BOA

Arbetad tid/m² BOA Reparationer Årskostnad kr/m² BOA

Årskostnad kr/m² BTA BTA = bruttoarea

Städning Årskostnad kr/m² BOA

Arbetad tid/m² BOA Arbetad tid/m² städyta Totala driftskostnader Årskostnad kr/m² BOA

Årskostnad kr/m² BTA Driftskostnadsnivå Drift kr/hyra kr

Drift- och

underhållskostnadsnivån

Drift och underhåll kr/hyra kr

Planerat underhåll mark Årskostnad kr/m² BOA Årskostnad kr/m² BTA Årskostnad kr/m² mark Planerat underhåll byggnad ute Årskostnad kr/m² BOA Årskostnad kr/m² BTA Planerat underhåll byggnad inne Årskostnad kr/m² BOA Årskostnad kr/m² BTA Planerat underhåll installationer Årskostnad kr/m² BOA Årskostnad kr/m² BTA

Hyra Årshyra/m² BOA Kan beräknas per lägenhet,

fastighet, bestånd eller företag Obetalda hyror Obetalda hyror/utdebiterade

hyror

Kan beräknas för år eller månad

Vakansgrad Vakant yta m² BOA/total yta m² BOA

Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

Vakanta hyror/totala hyror Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

Vakanta lägenheter/totala antalet lägenheter

Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

Uthyrningsgrad Uthyrd yta m² BOA/total yta m² BOA

Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

Uthyrda hyror/totala hyror Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

lägenheter bestånd eller företag Omsättningshastighet Omflyttade hyresgäster/antal

lägenheter

Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

Driftnetto Hyra per m² - drift och underhåll per m²

Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

Hyresintäkter - drifts- och underhållskostnader - vakanser – fastighetsskatt

Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

Betalnetto Driftnetto per m² - räntor och amorteringar per m²

Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

Totalt driftnetto - totala räntor och amorteringar

Kan beräknas per fastighet, bestånd eller företag

Skuldtäckningsgrad Driftnetto/finansiella betalningar Kritisk punkt Drift och underhåll samt

4 Empiri

Den empiriska delen av uppsatsen har vi valt att presentera per företag och för varje företag följer en kort presentaion av bolagets affärsidé, organisation och fastighetsbestånd. Därefter följer en kort sammanfattning av den information som insamlades av företagets representanter i samband med intervjutillfället. Respondenternas svar presenteras i sin helhet i appendix 2. Intervjuguiden återfinns i appendix 1.

4.1 Fastighets AB L E Lundberg

4.1.1 Presentation/affärsidé

Fastighets AB L E Lundberg är en av de stora privata fastighetsägarna i Sverige. Fastighetsbeståndet består till största delen av centralt belägna bostäder, kontors- och butikslokaler.

Fastighets AB L E Lundbergs affärsidé är att förvalta och utveckla bostads- och kommersiella fastigheter i kommuner med förväntad god tillväxt. Bolagets inriktning är

• att genom en jämn fördelning mellan bostäder och lokaler ha en mindre konjunkturkänslig verksamhet

• att genom en decentraliserad organisation ha god lokal marknadskännedom • att utnyttja bolagets långa erfarenhet av fastighetsförvaltning och

byggnadsverksamhet för att bedriva en effektiv förvaltning med hög servicenivå till hyresgästerna

• att inom projektutveckling- och exploateringsverksamheten sträva efter bästa möjliga drifts- och förädlingsresultat utifrån de enskilda fastigheternas förutsättningar (Lundbergs, 2009a)

4.1.2 Organisation

Bolagets förvaltning är indelad i fyra regioner: Göteborg, Stockholm, Väst och Öst.

I ledningsgruppen ingår VD och vVD, regionchefer, ekonomichef, chef projektutveckling samt chef hyresadministration. Fastighetsförvaltningens verksamhet leds av de fyra regioncheferna. Den löpande förvaltningen och uthyrningen sker lokalt på respektive kontor.

Projektutvecklingsverksamheten bedrivs centralt från huvudkontoret i Norrköping där även resurser för administration, drift, ekonomi, information, inköp, IT samt miljö- och kvalitetsfrågor finns (Lundbergs, 2009a).

4.1.3 Fastighetsbestånd

Koncernens fastighetsbestånd bestod av följande fastigheter och värden för 2008, fördelat på de olika regionerna (Lundbergs, 2009b):

Region

Stockholm Region Väst GöteborgRegion Region Öst Totalt

Antal fastigheter 32 32 22 58 150

Redovisat värde, Mkr 625 441 511 1 059 2 637

Verkligt värde, Mkr 3 145 1 400 1 383 2 908 8 836

Antal bostadslägenheter 2 495 1 641 605 2 170 6 911

Bostäder, kvm 187 581 116 155 43 506 156 565 503 807

Bostäder hyra per kvm, kr 848 857 849 847 850

Bostäder hyresvärde, tkr 159 028 99 461 36 944 132 492 427 925

Bostäder vakansgrad hyra,

procent 0,6 0,4 0,3 0,7 0,6

Kontor och butik, kvm 52 201 29 735 73 027 94 621 249 584

Övriga lokaler, kvm 38 126 22 013 16 002 90 779 166 920

Kontor/butiker, hyra per kvm 2 209 1 091 1 264 1 379 1 479

Övriga lokaler, hyra per kvm 678 494 431 581 578

Kontor/butiker, hyresvärde, tkr 115 326 32 430 90 967 130 458 369 182 Övriga lokaler, hyresvärde, tkr 25 847 10 873 6 904 52 777 96 399 Kontor/butiker, vakansgrad

hyra, procent 1,8 0,3 1,2 2,9 1,9

Lokaler, antal hyreskontrakt 197 103 131 400 831

4.1.4 Intervjuer

Intervjuer har genomförts med Matias Benér, fastighetsförvaltare Jönköping och Peter Lundgren, regionchef Väst.

För att uppnå effektivitet arbetar man på Lundbergs med att följa och planera verksamheten för varje fastighet. Handlingsplaner och budget upprättas för respektive år och fastighet. En god planering leder till att åtgärder kan förutses och kostnaderna kan hållas nere. Kostnaderna för mediaförbrukningen är det också stort fokus på eftersom detta är ett område där stora effektiviseringsvinster finns att göra. Exempel på åtgärder som genomförs är utbyte av värmeväxlare, installation av styrsystem för värmedriften, nya effektivare cirkulationspumpar och snål spolande munstycket för minskad vattenförbrukning.

Peter lyfter också fram att företaget är långsiktigt och att det är viktigt för Lundbergs att skapa goda relationer med hyresgästerna. Detta uppnås bland annat genom en lokal närvaro med egen personal som skapar trygghet hos hyresgästerna.

Effektiva och noggranna upphandlingar är något som Lundbergs är bra på och som är viktigt för att uppnå effektivitet. Lundbergs har också satsat mycket på kompetensutveckling för personalen, detta leder till att rätt beslut fattas och ger också en ökad servicenivå.

Inom företaget skapas erfarenhetsutbyte bland annat genom kontinuerliga möten mellan personalen, dessa möten är bra tillfällen att identifiera effektiviseringar.

För att kontrollera verksamheten så hålls återkommande uppföljningsmöten med täta intervall, där varje fastighet analyseras. Nyckeltal som används är i första hand förbrukningsnyckeltal avseende mediaförbrukningen men även andra kostnader som då

mäts i kronor per m² boarea alternativt lokalarea. Jämförelser sker mot historiska data men även i vissa fall mot konkurrenternas via konsulten REPAB:s jämförelsesiffror.

4.2 CA Fastigheter AB

4.2.1 Presentation/affärsidé

CA-koncernen bedriver idag främst fastighetsförvaltning av eget ägda fastigheter belägna i södra Sverige. Koncernen bedriver också verksamhet i Estland, Tyskland och Ryssland. Fastighetsutveckling sker av såväl fastigheter i befintlig fastighetsportfölj som fastigheter som förvärvas. För tillfället är det främst utveckling av bostads- och handelsfastigheter som genomförs.

Inriktningen är främst centralt belägna fastigheter med hög standard. Förvaltningen sker till största delen med egen personal för att ge hyresgästerna bästa tänkbara service. Genom att vara lyhörda för hyresgästernas önskemål skall CA-koncernen skapa värden för de samma, vilket i sin tur bygger värden i koncernen (CA-Fastigheter, 2009a).

4.2.2 Organisation

Den svenska verksamheten är indelad i sju regioner med kontor på sju orter; Borås, Jönköping, Kalmar, Karlskrona, Osby, Stockholm och Växjö. Huvudkontoret finns i Kalmar. Utlandsverksamheten bedrivs från Berlin, Tallinn och St Petersburg.

Ledningsgruppen består av VD, ekonomichef, byggansvarig och affärsutveckling. Distriktschefer finns för respektive regionkontor (CA-Fastigheter, 2009a)

Koncernen har under 2008 haft 89 heltidsanställda personer. (CA-Fastigheter, 2009b)

4.2.3 Fastighetsbestånd

Vid utgången av 2008 ägde CA-koncernen fastigheter med en yta om drygt 650 000 kvadratmeter. Av detta bestånd utgörs drygt 35% av bostäder medan resterande ytor utgörs av kommersiella lokaler, såväl butiks-, kontors-, hotell- som lagerytor. (CA-Fastigheter, 2009b)