För att kunna mäta och följa upp verksamheten rekommenderar litteraturen olika nyckeltal. Nyckeltalen skall användas för att kontrollera att värdena inte avviker för mycket från förväntade värden samt för att jämföra och identifiera områden med förbättringspotential. På olika nivåer hos de responderande företagen används olika nyckeltal. De nyckeltal i förvaltningen som läggs störst vikt vid är förbrukningsnyckeltalen. Avläsningar och uppföljning av förbrukningen görs varje månad och nyckeltal redovisas i såväl kostnad per m² boarea som förbrukning per m² boarea. Varje fastighet analyseras för sig och på så vis kan såväl akuta fel som behov av förbättringsåtgärder identifieras.
Övriga nyckeltal för den löpande förvaltningen följs vanligtvis upp och redovisas per fastighet i kostnad eller intäkt per m² boarea.
Den generella bilden är att företagen arbetar kontinuerligt med dessa uppföljningar och att de utgör ett användbart och levande instrument för att följa och styra verksamheten. Det råder en allmän medvetenhet och delaktighet kring dessa frågor. Vid besök hos företagen får vi se flera exempel på kurvor och diagram där man tydligt kan se hur olika åtgärder påverkar resultaten. Företagen arbetar också med anpassade IT-verktyg för att analysera sina nyckeltal, detta gör att de på ett överskådligt vis kan följa och presentera utvecklingen för respektive fastighet.
Svårigheten att jämföra olika fastigheter med varandra är dock någonting som påpekas för oss vid flera olika tillfällen. Varje fastighet är unik och många olika faktorer som exempelvis ålder, skick, hyresgäster och läge påverkar förbrukningen och kostnadsbilden på olika vis. Huvudsyftet med nyckeltalen blir således inte att jämföra olika fastigheter, även om detta också görs i viss utsträckning, utan att följa en fastighets egen utveckling och se hur nyckeltalen förändrar sig över tiden.
6 Slutsats
Uppsatsens syfte var att beskriva hur fastighetsbolag arbetar med att uppnå effektivitet vid förvaltning av fastigheter. För att svara upp mot uppsatsens syfte formulerades inledningsvis två frågor som vi nu med utgångspunkt i teori, empiri och analys skall försöka att besvara.
Vad gör fastighetsbolag för att skapa effektiv fastighetsförvaltning?
Vid förvaltning av fastigheter läggs stort fokus på att följa kostnaderna för fastigheterna, anledningen till detta är att intäkterna är svåra att påverka med den reglerade hyresmarknaden som finns. Samtliga kostnader som kan härledas till fastigheten analyseras noggrant. De kostnaderna som läggs störst vikt vid är kostnaderna för mediaförbrukningen, det vill säga värme, vatten och el. Utöver dessa tre tillkommer renhållning som en betydande driftkostnad. Anledningen till detta är att just dessa kostnader utgör en stor del av fastighetens totala kostnader och även att prisutvecklingen på senare år gör det extra intressant att hitta effektiviseringar. Det sker också hela tiden en teknisk utveckling på detta område och det finns även en miljöaspekt som gör att energibesparingar ligger i tiden. Det företagen i praktiken gör för att hitta energieffektiviseringar är månadsvisa avläsningar, analyser och jämförelser av resultaten med täta intervaller. Detta är ett område där alla de intervjuade företagen uppvisar flera goda exempel på effektiva lösningar.
Ett styrmedel som används frekvent för att nå effektivitet är budget. Budgetarna utarbetas för varje fastighet och medför god kontroll över kostnader och intäkter. Budgetarbetet utgör en central del av arbetet hos de företag som intervjuats, uppföljning sker med täta intervaller och på så vis kan avvikelser identifieras på ett tidigt stadium.
För att undvika akuta åtgärder arbetar företagen med olika typer av handlingsplaner. Handlingsplanerna utarbetas för att kunna förutse åtgärder och därmed kunna planera och upphandla renoverings- och underhållsarbeten på ett effektivt vis. Handlingsplanerna utarbetas delvis utifrån erfarenheter men också utifrån kontinuerliga diagnoser av fastigheternas skick.
Samtliga av de intervjuade företagen lyfter också fram någon form av erfarenhetsutbyte som en viktig ingridiens för effektivitet. Trots att fastigheterna i många fall stått på samma ställe och sett i stort sett likadana ut under väldigt lång tid så dyker det hela tiden upp nya idéer och lösningar som gör att användandet kan effektiviseras. Det gäller då att vara lyhörd och intresserad för att kunna ta till sig dessa lösningar.
Hur arbetar företagen med uppföljning av detta och vilka mått används för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett kostnadseffektivt vis?
Företagen arbetar kontinuerligt med uppföljningar av budget och handlingsplaner. Avstämning sker varje månad på regionnivå och med något glesare intervall på koncernnivå. Alla bolag arbetar med budget och planer på fastighetsnivå men även på exempelvis region- eller områdesnivå.
Eftersom kostnadssidan är mest intressant för företagen att följa upp så återspeglar detta sig i vilka nyckeltal som används. Alla kostnadsslag mäts i kronor per m² boarea. Mediaförbrukningen mäts noggrant och avläsningar sker varje månad, dessa nyckeltal redovisas i såväl förbrukning per m² boarea som i kronor per m² boarea.
Det skall också poängteras att det är väldigt svårt att jämföra olika fastigheter med varandra och att nyckeltalen som jämförelsemått därmed skall användas med försiktighet. Anledningaen till detta är att varje fastighet är unik till utformning, läge ock skick.
7 Avslutande diskussion
De responderande företagen lämnar en homogen bild av vad som krävs för att nå effektiv fastighetsförvaltning. Bolagen liknar varandra till struktur och organisation men oavsett storleken på ett fastighetsförvaltande bolag så tror vi att arbetet kan bedrivas på samma sätt eftersom utgångspunkten är den enskilda fastigheten.
Vid våra litteraturstudier upptäckte vi att inte särskilt mycket har hänt på detta område de senaste tjugo åren. Detta bekräftades också av den empiriska undersökningen. Arbetet är i stort sett sig likt, dock sker det en ständig teknisk utveckling inom branschen som på olika sätt kan bidra till effektiviseringar.
Vi har också genom samtal med företagens representanter fått en bild av hur de upplever och hanterar den rådande lågkonjunkturen. Den generella bilden som utmålas är att inverkan hittills varit relativt liten. Dock råder en allmän försiktighet inför investeringar och nya kostnader. På finasieringssidan märker också bolagen av en markant påverkan på grund av bankernas situation.