Källor till underlag för effektiv fastighetsförvaltning

För att kunna effektivisera och bedöma ekonomin i fastighetsförvaltande bolag behövs data eller information och denna inhämtas från intern- och externredovisningen, sidoregister som fastighetssystem, hyreskontrakt samt undersökningar bland förvaltningens kunder det vill säga hyresgästundersökningar. För den utomstående finns oftast endast tillgång till den externa redovisningen vars utformning medan förvaltaren/ägaren har tillgång till all information (Bejrum & Lundström, 1996, sid 47). För att informationen skall

vara till användning krävs rutiner för insamlandet och övriga delar av användandet av den insamlade datan. Först måste rapporteringen in till informationssystemet fungera. Datan som kommer in måste vara möjliga att jämföra det vill säga den måste vara enhetlig. Bolagets fasta register måste uppdateras med jämna mellanrum. Tiden mellan indata och utdata måste vara kort så att informationen är aktuell och därmed relevant för beslut som skall fattas på kort sikt. Till sist krävs också feedback till lokal användare gällande förbättring av insamlingsrutinen och eventuella brister i i- och utdata (Senning, 1985, sid 211).

3.3.5.1 Intern- och externredovisning

Den interna redovisningen består av till stor del av affärs- och kostnadsregistrering. Men den kan också innehålla avläsningar av förbrukning gällande VA-, el- och värmeförbrukning. Denna data kommer i regel från fakturor med avseende på mängd. Gällande administration, fastighetsskötsel och underhåll är det svårare att samla in information, tänkbart skulle vara statistik angående anmälda fel. Det är också den interna datan som utgör förvaltningsföretagets främsta källa för att ställa diagnoser om fastigheterna och hitta effektiviseringar vid jämförelse med likvärdiga fastigheter eller avvikelser från tidigare perioder. Extern eller offentlig redovisning innefattar oftast balans- och resultaträkning och här är det viktigt att vara medveten om att lagstiftning och rekommendationer styr dess uppbyggnad (Bejrum & Lundström, 1996, sid 47-48).

Detta för att förhållningssättet till informationen skall hamna på rätt nivå. Att förstå syftet med redovisningen blir viktigt då det finns möjligheter för fastighetsbolag att presentera redovisningsprodukter som ger tolkningsproblem vid en analys. Det mest tydliga exemplet finns i skillnaden mellan underhåll och investering där valet för följande effekter. Resultatpåverkan av underhåll sker med hela beloppet på en och samma gång medan en investering endast har effekt på periodens resultat i form av årets avskrivning. Att ha detta i minne vid användande av nyckeltal inom fastighetsförvaltning är viktigt. Men det är också av betydelse att veta att redovisningsreglerna för underhåll och investeringar skiljer sig från skattereglerna och framförallt inom tillämpningen Skillnaderna ligger främst i att redovisningen betraktar problemet i grunden från ekonomisk teori och ägarförändringar där skatterätten istället tar sin utgångspunkt i tekniska frågor och objektet i sig och hur åtgärderna tas upp när det gäller kostnader och avdrag. För ytterliggare information om reglerna går dessa att finna i bland annat Redovisningsrådet (RR 12) avseende underhållsbetalningar och IAS 16 och 40 angående materiella anläggningstillgångar i noterade företag. Skattelagstiftningen i sin tur tar upp vad som är direkt avdragsgillt och vad som skall klassificeras som ny-, till- eller ombyggnad (Fastighetsnomenklatur, 2005, sid 311-315).

För diagnosen av en fastighet innebär externredovisningen oftast ett bra komplement genom uppgifter hyresnivåer, förbrukning av energi, fastighetsbeståndet i överskådligt format och typ av lägenheter. Här ges också en bild av företagets affärsidé och information om eventuella större projekt. Med denna externa information kan fastighetsförvaltande bolag jämföra sig med konkurrenter i viss mån och därmed få ett mått på sin effektivitet inom de områden som hör till den externa redovisningen. I Sverige tillhandahåller dessutom SCB mycket information för jämförelser och därmed kan den egna förvaltningen jämföras med genomsnittsvärden och därmed mäta effektivitet. SABO som är en organisation för de allmännyttiga bolagen ger årligen ut en översikt över dessa bolags intäkter och kostnader. Angående lokaler kan kommunernas årsredovisningar ge viss information. REPAB som är ett konsultföretag ger ut information om årskostnader för

bostäder och beskriver de underhållskostnader som finns. Officiell information om kvantiteten av åtgångna resurser saknas för olika fastigheter och fastighetsförvaltande bolag. Denna typ av data är i regel av intern karaktär och avser oftast den mediaförsörjning som finns till fastigheterna (Bejrum & Lundström, 1996, sid 47-48).

3.3.5.2 Tolkning och tolkningsproblem av förvaltningsinformation

Noramla affärsredovisning bygger på inkomster och utgifter registreras och att perioden som avses med redovisningen avser motsvarar ett år. Penningvärdet på redovisningen är löpande och kapitalvärden motsvarar bokfört värde det vill säga kapitalvärdet utgår från anskaffningskostnaden. Vid analys av hyresfastigheter är det skiljer det sig på följande punkter. Både betalningsströmmar såväl som resursåtgång ligger till grund för analysen. Både ett- och flerårsperioder används i kalkyler och redovisning. När det gäller penningvärde används såväl löpande som fasta värden och angående kapitalvärden ligger marknadsvärdena till grund för en mätning. Att därför använda redovisningsdata som underlag vid analys av fastigheter kan medföra vissa tolkningsproblem på såväl en allmän nivå som en mer detaljerad nivå där vissa poster kan vara svåra att tolka och där hänsyn måste tas till de problem som finns hos varje post (Bejrum & Lundström, 1996, sid 48-52). Först de allmänna tolkningsproblemen. Intäkter och kostnader fördelas på högre nivå än byggnadskropp eller fastighet. Denna typ av redovisning gör de fastighetsekonomiska analyserna svårare och att från bokföring dra slutsatser angående olika fastigheters effektivitet är ofta mer eller mindre därför omöjligt. Lösningen kan vara att förändra bokföringsrutinerna inom förvaltningen, men det ställer i sig ny krav på förvaltningens organisation. Intäkts- och kostnadsslag är oenhetligt konterade vilket medför en dålig precisering av dess betydelse. I bolag med egenregiverksamhet förekommer att vissa kostnader ej fördelas alls. Olika förvaltare använder olika kontoplaner vilket gör att begrepp som används varierar mellan skilda förvaltningar. Detta skapar problem vid försök till jämförelse för analys av effektivitet över tid. Att göra jämförelser med stor noggrannhet omöjliggörs genom blandad användning av begrepp. Till exempel betydelsen av underhåll och fastighetsskötsel är varierande hos skilda förvaltare. För att motverka detta krävs inhämtande av bokföring längre bakåt i tiden (Bejrum & Lundström, 1996, sid 48-52). Av bokföringen framkommer ej förvaltningens nivå på service. Därför kan det vara svårt att mäta kvalité i förvaltningen och om förvaltningsresultatet är samstämmigt med förvaltarens nivå av ambition. För att kunna jämföra olika förvaltare ekonomiskt krävs prestationsmått så att skillnader i kvalité kan räknas med i jämförelsen. Medvetenhet bör också finnas om att egenarbete och arbete av hyresgäster när det gäller skötsel och underhåll inte syns i bokföringen. Det är svårt att hitta bra offentlig jämförelsestatistik för intäkter och kostnader. Detta beroende på att statistiken grundar sig oftast på grova redovisningskategorier och därmed blir nivåjämförelser utifrån till exempel SCB:s siffror inte så meningsfulla. Dock kan indikationer på utvecklingen över tiden erhållas Avsaknad av data gällande arbetet och olika förbrukningar inom förvaltningen vilket ofta är ett insamlingsproblem. När det gäller arbete fördelas det sällan på olika fastigheter utan klumpas ihop men för att uppnå det skulle ett system för tidsrapportering behövas. Ett sådant system skulle kunna bidra till att avgöra om fastigheten är effektiv/produktiv avseende personal. Alla dessa tolkningsproblem skapar svårigheter att jämföra och därmed mäta effektivitet och hitta brister som kan effektivisera förvaltningen (Bejrum & Lundström, 1996, sid 48-52).

Här följer en presentation av de problem som finns när de gäller tolkning av data från vissa poster inom fastighetsförvaltning när de skall användas för analys av förvaltningen och dess

effektivitet/produktivitet. Vanliga poster som medför dessa problem är hyra, drift, underhåll och finansiella betalningar. Avseende hyror kan det finnas variationer i vad som ingår eller inte i hyran exempel på detta är värme, vatten såväl varmt som kallt, hushållsel och inre underhåll. För lokaler kan det också hända att hyresbetalningen avser en längre period och därför måste en kontroll av dess periodisering i bokföringen genomföras så att det säkerställs att de redovisas till rätt period. Kostnader för värme och vatten kan innehålla skötsel av systemet för detta och i vissa fall sotning. Vid användande av fjärrvärme bör uppbyggnaden av taxan tas med vid dragande av slutsatser. För alla mediaförbrukning brukar debiteringsperioderna inte stämma med räkenskapsåret. Därför stämmer inte inköpt under året med förbrukat, vilket skapar behov av periodiseringar (Bejrum & Lundström, 1996, sid 48-52).

I fastighetsskötsel ingår ibland städning samt skötsel av värmeanläggning och det här gör stor skillnad för kvantiteten av arbete som behövs beroende på fastigheternas uppvärmningssystem. Det är även svårt att skilja på fastighetsskötsel och underhåll av löpande karaktär. Administrationskostnader som redovisas kan hänföras till varierande servicenivåer och de kan vara olika på grund av företagets strategi avseende egen regi eller outsourcing. Vid outsourcing hamnar kostnaderna på underhållskontot i bokföringen. Redovisning av administrationskostnader sker oftast på företagsnivå för att med hjälp av schabloner fördelas på fastighetsnivå. Därmed blir det omöjligt att analysera effektiviteten av administrationen på fastighetsnivå med redovisningen som underlag. När det gäller kostnader/aktivering av underhåll gör olika förvaltare på varierande sätt, periodiseringsprinciperna är många (Bejrum & Lundström, 1996, sid 48-52).

Vanligt är dock rak avskrivning som förfarande. Utöver val av metod för beloppet varierar också avskrivningstiden vilket kan skapa olika årskostnader hos olika förvaltare. Vid lånefinansiering aktiveras dessa oftast i redovisningen men hur de aktiveras varierar mellan bolag. Styrande blir ofta villkoren för lånet och en del av underhållskostnaderna blir kapitalkostnader. Här finns stora problem med att sätta gränser med vad som är underhåll och vad som är standardhöjande åtgärder. Att tolka redovisningen på detaljnivå är svårt och på grund av det blir slutsatserna svåra att fastställa med tillförlitlighet. För att bedöma verksamheten och dess effektivitet är dock beslutsfattaren i behov av snabba och grova jämförelser relativt omgivande verksamheter. På grund av detta måste även grova analyser presteras och användas och så länge beslutsfattaren är medveten om bristerna med förfarandet finns ett värde av dessa analyser för att skapa effektivitet/produktivitet(Bejrum & Lundström, 1996, sid 51-52).

Angående begrepp används uttrycken inbetalningar och intäkter samt utbetalningar och kostnader synonymt utan hänsyn till de rent teoretiska olika innebörderna av begreppen (Andersson 2006, sid 47-49).