3.4 Teoretiska analysmetoder och nyckeltal
4.2.4 Intervjuer
Intervjuer har genomförts med Anders Gustafsson, regionchef Jönköping och Eje Wictorson ekonomichef
För att vara effektiv i förvaltningen av fastigheter så arbetar man inom CA-Fastigheter mycket med att analysera driftkostnaderna och då i synnerhet kostnaderna för mediaförbrukningen. Prisutvecklingen på området de senaste åren gör att det är viktigare än någonsin att kontrollera dessa kostnader.
Som konkreta exempel på effektiva lösningar inom CA-fastigheter nämns värmeoptimering av fjärrvärmedriften, ny förbättrad sophantering, utbyte till moderna och effektiva tvättmaskiner, installation av vattenbesparande munstycken samt central upphandling av koncernens elavtal.
Enligt Anders finns det i Jönköpingsregionen en medveten strategi att öka delaktigheten och ansvaret hos fastighetsskötarna. Anledningen till detta är att de ska känna ökat ansvar och få en bättre förståelse för de kostnader och intäkter som finns i respektive fastighet. Detta medför också att goda idéer och förslag oftare dyker upp bland de som arbetar ute i verksamheten.
Inom CA Fastigheter hålls möten med samtliga regionchefer sex gånger per år, dessa möten är bra tillfällen att snappa upp nya lösningar och lära av goda exempel i andra områden i landet.
För att kontrollera att verksamheten bedrivs effektivt så genomförs månadsvisa uppföljningar och jämförelser av nyckeltal och budgetar på regional nivå. Energideklaration av fastigheterna kan också ge en bra indikation på hur energieffektiv fastigheten är i jämförelse med liknande fastigheter i landet. Kvartalsvisa budgetuppföljningar hålls med företagsledningen där varje fastighet gås igenom. De nyckeltal som finns är kostnader och intäkter i kronor per boarea, även andra övergripande ekonomiska mått används.
4.3 Locellus AB
4.3.1 Presentation/affärsidé
Locellus AB äger och förvaltar fastigheter i södra Sverige. Fastigheterna är belägna i Eksjö, Falköping, Jönköping, Malmö, Nässjö, Tranås, Vaggeryd samt Växjö.
Affärsidén är att skapa tillväxt genom fastighetsförvärv och affärsmässiga investeringar. Verksamheten skall via goda kassaflöden skapa förutsättningar för tillväxt både på kort och på lång sikt.
Locellus skall vara ett kundorienterat fastighetsbolag med huvudsaklig inriktning på
bostäder och kommersiella lokaler i främst orterna Jönköping, Tranås och Växjö. Företaget skall genom lokal förvaltning på dessa orter överträffa kundernas förväntan och därmed uppnå full uthyrning (Locellus, 2009)
4.3.2 Organisation
Locellus är ett privatägt aktiebolag som har sitt huvudkontor i Jönköping. Regionkontor finns även i Växjö och Tranås. På huvudkontoret i Jönköping finns förutom uthyrare, administrativ personal och fastighetsskötare företagets VD, förvaltningschef och förvaltare. Företaget har totalt 36 personer anställda.
4.3.3 Fastighetsbestånd
Just nu omfattas fastighetsbeståndet av ca 250 000 m² av dessa utgör ca 40% lokaler.. Företaget erbjuder ca 1200 bostadsägenheter i det totala beståndet.
4.3.4 Intervjuer
Intervjuer har genomförts med Martin Hylander, bygg- och förvaltningschef och Linus Quist, tekniskt ansvarig i Tranås.
För att nå effektivitet arbetar Locellus med energioptimering, detta görs genom att en särskild resurs i form av del av en tjänst är avsatt för att arbeta med just detta.
Energikostnaderna utgör en stor del av kostnaderna och är därför viktiga att följa och analysera nogrannt. Avläsningar görs varje månad och siffrorna matas in i ett särskilt dataprogram som används för uppföljning. Detta medför att det finns god kontroll över förbrukningen av värme, el och vatten och att fel kan upptäckas på ett tidigt stadium. Företaget har också investerat i ett webbaserat styrsystem för drift av fläktar som gör att fläktsystemen kan övervakas och styras på distans. Samtliga större fastigheter inom beståndet har denna lösning installerad. I ventilation och återvinning av värme finns mycket pengar att spara.
Andra exempel på effektiviseringar är investering i ny modern sophantering, nytt webbaserat serviceordersystem och rätt utnyttjande av personalen.
För att hitta nya områden att effektivisera så handlar det mycket om att utbyta erfarenheter, fem gånger per år träffas all personal och uppföljningar på lednings- och verksamhetsgruppsmöten hålls med täta intervall. Många goda idéer kommer också från fastighetsskötarna.
För att följa upp verksamheten görs tertialbokslut och projektuppföljningar med grundliga genomgångar av respektive fastighet. Detta ger en god kontroll och överblick av hur verksamheten bedrivs. I övrigt görs löpande avläsningar och avstämningar för att kontrollera exempelvis energiförbrukningen.
All mediaförbrukning mäts i förbrukning per boarea samt i kronor per boarea. Alla kostnadsslag mäts i kronor per BOA för varje fastighet.
4.4 Din Bostad AB
4.4.1 Presentation/affärsidé
Din Bostad är ett fastighetsbolag med huvudsaklig inriktning på bostäder. Din Bostad har en bred geografisk bas i Sverige med lokal förankring på ett stort antal orter.
Din Bostad äger fastigheter på ett trettiotal orter i Sverige. Din Bostads aktier är noterade på Stockholmsbörsen.
Företaget har formulerat följande affärsidé:
Din Bostad erbjuder bättre boende genom ständig utveckling av fastigheter och relationer. Genom att vara en aktiv aktör på bostadsmarknaden skapar Din Bostads medarbetare värden för kunder, ägare och övriga intressenter. Detta sker genom förvärv, förvaltning samt om- och nybyggnation av fastigheter. Särskild vikt läggs vid att vara lyhörda för olika kundgruppers behov och utifrån dessa erbjuda bättre bostadslösningar. Din Bostad söker efter att långsiktigt utveckla relationen med olika intressentgrupper (Din Bostad, 2009a). 4.4.2 Organisation
Din Bostad är organiserat i två regioner, norr och söder, med tio områdeskontor. Huvudkontoret med koncerngemensamma funktioner har sitt säte i Göteborg.
Ledningsgruppen består förutom VD av finansdirektör, två stycken regionchefer samt chef för projektutveckling (Din Bostad, 2009a).
Antalet anställda den 31 mars 2009 uppgick till 105 personer, varav 39 kvinnor. (Din Bostad, 2009b)
4.4.3 Fastighetsbestånd
Din Bostads fastighetsbestånd utgörs huvudsakligen av bostadsfastigheter i södra och mellersta Sverige. Fastighetsbeståndet består av 312 fastigheter, varav nio tomträtter. Den uthyrbara arean består per 31 mars 2009 till 740 715 kvadratmeter, varav 85 procent avser bostäder. Det totala hyresvärdet bedömdes den 31 mars 2009 uppgå till cirka 644 mkr och de kontrakterade hyresintäkterna uppgick vid samma tidpunkt till cirka 615 mkr. Den ekonomiska uthyrningsgraden uppgick till 95,3 procent (Din Bostad, 2009b).
4.4.4 Intervjuer
Intervjuer har genomförts med Roger Sundberg, områdeschef i Jönköping och Bengt Jansson, driftschef Sverige.
För Din Bostad är kontroll av mediaförsörjningen är en viktig del vid förvaltning av fastigheter. För att uppnå effektiv fastighetsförvaltning krävs frekventa avläsningar avseende mediaförsörjningen i fastigheterna. Med mediaförsörjning avses vatten, el och värme. Avläsningarna sker alltså med kontinuerliga intervaller relativt tätt och matas in i ett stödprogram för att enkelt hitta avvikelser, få snabb uppföljning och ge god kostnadskontroll.
Konkreta exempel på effektiva lösningar inom Din Bostad är bland annat vattenbesparande munstycken, avstängning av radiatorsystem sommartid, lägre elförbrukning genom lytbyte till lågenergilampor och noggranna upphandlingar.
Inom Din Bostad har budgetansvaret har flyttats längre ut i organisationen, fastighetsskötare har fått ökat ansvar per fastighet. Detta har resulterat i ökad medvetenhet och delaktighet angående kostnader för akut och planerat underhåll. I sin tur har det minskat kostnaderna och ökat kunskapen om fastigheterna.
Genom uppföljningar och avstämningar på riksnivå inom bolaget ges en inblick i hur övriga områden arbetar. Man kan på så vis ta lärdom av goda exempel på andra ställen i landet. Driftchefen Sverige ser hela bilden och kan följa upp och jämföra hur de olika områdena arbetar.
De som jobbar på fältet uppmuntras att hitta nya effektivare lösningar. Det kan till exempel gälla nya lösningar inom inköp av fastighetsförnödenheter. Här finns mycket pengar att spara men också pedagogiskt för medarbetarnas vilja att vara kostnadseffektiva.
Fastighetsskötarna skall vara insatta i kostnaderna som rör fastigheterna och förstå att deras kreativitet är viktig för kostnadseffektivitet och deras upptäckter delas på möten inom organisationen.
Två meningar som enligt Bengt är talande för effektiv fastighetsförvaltning är ”Förbruka det som behövs.” och ”Betala för det som förbrukats.”.
De nyckeltal som fokuseras mest på inom Din Bostad är nyckeltalen för mediaförbrukning som mäts i förbrukning per kvadratmeter.