6 Kvalitet, styrning och kontroll
6.9 Egna verksamhetsspecifika mål
Södermöre är en geografisk plats i kommunen som utvecklas positivt och det är viktigt att lyfta fram detta i kommunikation för att skapa en stolthet för platsen där man bor och verkar på. Under året har även kommundelsnämnden firat 20 år, detta har uppmärksammats ge-nom totalt 12 filmer där vi varje månad har lyft fram en person, förening eller företagare i Sö-dermöre som fått berätta om sitt SöSö-dermöre. Filmerna har fått stor spridning och det är vår uppfattning att det både berikat människor i kommunen med kunskap om kommundelen men också en stolthet över bredden som finns i kommundelen och även kollegor, vänner, föreningsliv och företagare. Ett annat uppmärksammande under 20 årsfirandet var fototäv-lingen ”Underbara Södermöre” där vi efterfrågade bilder från Södermöre. Över 60 bilder skickades in och efter en vis gallring var drygt 25 bilder röstningsbara för allmänheten. De tolv bilder som fick flest röster skulle komma med i Södermöres egna almanacka som
delades ut till alla hushåll i Södermöre i december. Det blev ett enormt engagemang i röst-ningen, så pass att vi fick pausa det sponsrade inlägget på Facebook och fråga kommunikat-ionsenheten om det förekom någon bugg. Så var inte fallet, det var helt enkelt ett koncept som tilltalade många och engagerade. Almanackan blev väl mottagen.
Södermöre kommundel har ett särskilt uppdrag att arbeta med demokrati. Syftet är att invå-narna ska ha närhet till politiker och tjänstepersoner både i beslutsprocesser och frågor som rör utveckling. Sedan 2012 har kommundelen anordnat en lokal demokrativecka som har in-nehållit bland annat medborgardialoger av olika slag, målet är att med olika metoder, ut-veckla nya sätt för att invånare ska få möjlighet att känna dig delaktig i de lokala frågor som rör Södermöre. Under 2020 genomförde SKR en utbildning med kommundelsnämnden i medborgardialog. Det blev ett uppskattat tillfälle som gav många idéer men som så mycket annat under 2020 så fick utvecklingsplanerna skjutas på framtiden. Nytt för 2020 var att sär-skilt fokusera på att försöka få ungdomarna i Södermöre delaktiga i vårt demokratiarbete.
Det gjordes genom att testa ett gårdsråd som hade bra uppslutning. Dock fick gårdsrådet pausa på grund av pandemin. Under demokrativeckan genomfördes två digitala medborga-dialoger med möjlighet för medborgarna att ställa frågor. En dialog riktade sig särskilt till ungdomar och den andra till alla medborgare, företagare och föreningar i Södermöre. Det var ett lärande koncept som vi gärna vill utveckla och använda framöver. Vi fick in frågor från medborgare som vi inte tidigare haft kontakt med.
Organisationsenhet: Södermöre kommundelsnämnd År och fas: Intern kontroll 2020 - Uppföljning
Uppföljning Intern kontroll
Alla risker grupperade på process
Ledningsprocesser
Fastställa mål och fördela resurser
• Ta fram statistik
• Ta fram budget och följa upp den
• Hantera mål och uppdrag
• Ta fram underlag genom omvärldsbevakning
Organisera, leda och följa upp verksamheten
• Följa upp verksamheten
• Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem
• Leda och fördela arbetet
• Bevaka och informera om lagar och förordningar
Huvudprocesser
Allmänt främja Kalmars näringsliv
• Lotsa företagare i den kommunala organisationen
• Genomföra företagsbesök
• Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet
• Genomföra starta-eget kurser
• Hantera etableringsfrågor
Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete
• Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap
• Tillhandahålla räddningstjänst
• Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd
Risk för att arbetsplatsen inte är säker och trygg för liv, egendom och miljö
Rapportering av brandskyddskontroll, rapport av utrymningsövningar, rapport om brandskyddsutbildning samt brandrisker i den egna verksamheten.
Kategori:
Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Kontroll av att all personal har aktuell brandutbildn ing enligt utbildning splan.
Kontrollmomentet är nedfördelat till samtliga enheter i Södermöre kommundelsförvaltning.
Varje chef ska se till att deras personal har aktuell brandutbildning enligt utbildningsplan.
Utbildningsplan finns i verksamhetshandboken under systematiskt brandskyddsarbete.
Kontrollmoment angående översyn av aktuell brandutbildning enligt brandutbildningsplan har fördelats ut till alla chefer i Södermöre. Syftet är att kontrollera att alla medarbetare har aktuell brandutbildning. Chefer och rektorer rapporterar tertialvis avstämningen i Hypergene via intern kontroll.
Tertial 1: Alla enheter har kontrollerat och rapporterat om personalen har aktuell brandutbildning. På grund av coronapandemin har alla brandutbildningar blivit inställda under våren, vilket gör att det finns behov av utbildning till hösten.
Tertial 2: Alla enheter har kontrollerat och rapporterat om personalen har aktuell brandutbildning. På grund av coronapandemin har alla brandutbildningar blivit inställda under våren, vilket gör att det finns behov av utbildning till hösten.
Tertial 3: På grund av coronapandemin har alla brandutbildningar blivit inställda under året, vilket gör att det finns behov av utbildning under 2021.
Kontroll av att brandskyddskontrol ler görs varje tertial
Kontroller av att brandskyddskontroller
genomförts varje kvartal Tertial 1: Enheterna i Södermöre har inför
tertial 1 rapporterat att de gjort brandskyddskontroll för första kvartalet.
Tertial 2: Enheterna i Södermöre har inför tertial 2 rapporterat att de gjort
brandskyddskontroll för andra kvartalet.
Tertial 3: Enheterna i Södermöre har inför tertial 2 rapporterat att de gjort
brandskyddskontroll för andra kvartalet.
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av att
utrymningsövningar görs enligt rutin
Det är viktigt att organisationen vet vad man ska göra vid en eventuell utrymning. Därför är det viktigt att utföra utrymningsövningar. Hur ofta dessa ska genomföras beror på lokalens utformning, verksamhet mm. Som vägledning gäller följande minimikrav:
Nivå 1: Dagverksamhet - utrymningsövning 1 gång per år
Nivå 2: Dygnet runt verksamheter - utrymningsövning 2 gånger per år
En utrymningsövning kan utföras på olika sätt.
Den kan t ex utföras som en praktisk övning tillsammans med brandkåren eller en genomgång med personalen där man går igenom de rutiner som finns för personalens agerande vid utrymning.
Tertial 1: Enheterna i Södermöre kommundelsförvaltning har genomfört eller kommer att genomföra utrymningsövning under året.
Tertial 2: Enheterna i Södermöre kommundelsförvaltning har genomfört eller kommer att genomföra utrymningsövning under året.
Tertial 3: Vissa enheter i Södermöre kommundelsförvaltning har genomfört utrymningsövning under året, andra har rapporterat att de inte har kunnat genomföra övningar men att det kommer göras under 2021.
Bidra till individers utveckling och lärande
• Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg
• Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola
• Anordna gymnasial vuxenutbildning
• Bedriva och utveckla gymnasial utbildning
• Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning
Risk för att skillnaderna i skolresultat mellan pojkar och flickor inte minskar
Flickor når i högre utsträckning fullständiga betyg och de når också ett högre meritvärde än pojkarna. Om inte skillnaderna minskar kan det innebära en risk att pojkarnas möjlighet att forma sin egen framtid försämras.
Kategori:
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Mätning och Betygsunderlagen ligger till grund för mätning Vårterminens betyg visar att skillnaden mellan analys av skillnader och analys av skillnaden mellan flickor och flickor och pojkars prestation i meritvärde ökar mellan flickor och pojkars skolresultat. Resultatet följs även upp från 21,0 till 35,2 poäng. Skillnaden för pojkars skolresultat genom aktiviteter i de nedfördelade samtliga elever i Kalmar kommun, årskurs 9, är
verksamhetsmålen, vilket göra att rektorer 15,3 poäng. Även skillnaden gällande andel arbetar med frågan lokalt. I de fall skillnaden elever som uppnår fullständiga betyg ökar från mellan flickor och pojkars skolresultat ökar 8,4 % till 9,3 % med fördel för flickorna.
behöver varje enhet påbörja en motverkande Däremot är skillnaden mindre när man mäter
aktivitet. gymnasiebehörighet (2,3 %).
I årskurs 6 minskar skillnaden mellan pojkar och flickors prestationer. Avståndet gällande meritvärdet minskar från 44,3 till 7,5 poäng (Kalmar kommun 26,2). Dock sjunker
Södermöres meritvärde överlag med 6,6 poäng jämfört med föregående år. Däremot ökar antalet elever som är godkända i samtliga ämnen och skillnaden mellan pojkar och flickor minskar med 13 procentenheter från 17,5 till 4,5 % (Kalmar kommun 11,9 %).
Enheterna arbetar med analys av skillnader mellan flickor och pojkars skolresultat som en del av verksamhetsmålen. Analys för att motverka skillnader mellan flickor och pojkars skolresultat kommer också att göras utifrån resursfördelningsperspektiv. Analysen har mynnat ut i aktiviteter i verksamhetsplan 2021 med extra fokus på att öka pojkarnas resultat.
Risk för att skillnader i genomsnittligt meritvärde mellan elever med föräldrar med hög utbildningsnivå jämfört med elever med föräldrar med lägre utbildningsnivå inte minskar
Förskolor och skolor har ett kompensatoriskt uppdrag som innebär att hitta tillvägagångssätt för att alla barn och elever ska uppnå goda studieresultat. Om verksamheter inte lyckas kompensera för elever med föräldrar med låg utbildningsnivå riskerar den gruppen att gå miste om möjligheterna till utveckling och lärande som i sin tur leder till försämrade möjligheter i livet.
Kategori:
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Mätning och Mätning och analys av skillnader i meritvärde Mätning och analys är utförd i juni gällande analys av skillnader utifrån elever med föräldrar med hög skillnader mellan pojkar och flickors resultat.
i meritvärde utifrån utbildningsnivå jämfört med elever med Statistik kring prestation utifrån ett socioekonomisk föräldrar med lägre utbildningsnivå kommer att socioekonomisk bakgrund finns ännu ej bakgrund ske under året. I de fall skillnaderna ökar tillgänglig vilket gör att kontrollmomentet inte
behöver varje enhet påbörja en motverkande kan genomföras fullt ut. Enheter arbetar med
aktivitet. aktiviteter för att minska skillnader i
skolresultaten.
Risk för att inte nå lärarbehörighet i samtliga ämnen och årskurser
Alla som undervisar i förskolan och skolan ska vara legitimerade och behöriga i det ämne de undervisar i. Välutbildade och kompetenta lärare är avgörande för att barn och elever ska få en bra utbildning. En hög andel obehöriga lärare innebär risk för att alla barn och elever inte ges samma förutsättningar och kan leda till försämrade skolresultat.
Kategori:
Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Kontroll av
lärarbehörighet I dagsläget är behörigheten på förskolor och
skolor i Södermöre kommundel god.
Uppföljning av behörigheter visar följande:
Förskola: 64 % behöriga pedagoger. Lika med snittet för Kalmar kommun.
Skola: 92 % av personal har lärarbehörighet. 1 obehörig slöjdlärare, 1 vikarie för
långtidssjukskriven som är under utbildning, 1 idrottslärare, 1 spanskalärare samt 3 elevassistenter. 105 av 112 är behöriga vilket är ett mycket bra resultat.
Svara för vård, omsorg och sociala tjänster
• Hantera invandrar- och flyktingfrågor
• Lindra effekter av arbetslöshet
• Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar
• Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning
• Tillhandahålla olycksfallsförsäkring
Risk för att den sammantagna nöjdheten på vård och omsorgsboenden inte ökar
Risk att den sammantagna nöjdheten inte ökar kan ske på grund av oförutsedda händelser i verksamheten som gör att verksamheten kan behöva göra nya prioriteringar mot vad som var planerat.
Kategori:
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
samt interna mäts i brukarundersökningen i oktober månad resultatet från brukarundersökningen som kvalitetsuppföljning samt interna kvalitetsuppföljningar. kommer i oktober. Under 2020 drabbades
ar verksamheten av den nationella pandemin
kring Covid-19 vilket lett till att planerade aktiviteter inte kunnat genomföras på grund av bland annat besöksförbud på vård-och omsorgsboende. Indikatorer som ensamhet och nöjdhet med sociala aktiviteter kan tänkas få en negativ trend då planerade aktiviteter ej genomförts och sociala kontakter kraftigt begränsats. För att mildra konsekvenserna av social distansering har verksamheten arbetat med bland annat alternativa lösningar för att minska ensamhet som "säkra mötesplatser"
och videosamtal med anhöriga.
T2: Intern kvalitetsuppföljning och intern revision har ej kunnat genomföras under våren pga pandemin. Planering ligger under hösten att genomföra revisioner digitalt då
förvaltningen nu har goda förutsättningar för detta.
T3: Resultat från Socialstyrelsens
brukarundersökning gällande sammantagen nöjdhet på vård-och omsorgsboenden uteblev 2020. Flera av indikatorerna kopplade till nämndsmålen följs upp via resultatet från undersökningen. Planerade interna
kvalitetsuppföljningar har ej kunnat genomföras på grund av besöksförbud på vård- och omsorgsboende samt har planerade aktiviteter fått till viss del ställas in och om på grund av pandemin. Förutsättningar för med kontakt med anhöriga har under året vidareutvecklats till att införa videosamtal samt har fokus på sociala aktiviteter skett utomhus vilket gör att utomhusvistelse har ökat vilket är positivt.
Risk för att den sammantagna nöjdheten inom hemtjänst inte ökar
Risk att den sammantagna nöjdheten inte ökar kan ske på grund av oförutsedda händelser i verksamheten som gör att verksamheten kan behöva göra nya prioriteringar mot vad som var planerat.
Kategori:
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Socialstyrelsens Indikatorer gällande nöjdhet inom T1: Trygghet handlar till stor del om kontinuitet brukarundersökning äldreomsorgen på vård-och omsorgsboende inom hemtjänsten och hemtjänsten har en samt interna mäts i brukarundersökningen i oktober månad fortsatt god kontinuitet. Under våren 2020 kvalitetsuppföljning samt i interna kvalitetsuppföljningar. tillsattes en enhetschef som har hand om hela
ar hemtjänstgruppen vilket förväntas ge ett
helhetsperspektiv och en effektivare bemanningsplanering för att lägga resurserna efter behov samt bibehålla den kontinuitet som finns i gruppen samt mer fokuserat arbeta med kvalitetsindikatorer som berör hemtjänst.
T2: Enhetschef för hemtjänst har påbörjat ett omfattande kvalitetsarbete gällande kvaliteten i hemtjänst både gällande kontinuitet och övergripande hemtjänstorganisation med ett landsbygdsperspektiv.
T3: Enligt Socialstyrelsens undersökning så minskade den sammantagna nöjdheten något från 2019. Vissa indikatorer stod för en större minskning vilka kommer vara prioriterade områden att arbeta med för verksamheterna 2021. Indikatorer som ingår i mätningen gällande den sammantagna nöjdheten kan inte verksamheten påverka vilket gör att under 2021 kommer verksamheten fokusera om mål och områden verksamheten har rådighet över.
Risk för att välbefinnandet hos äldre inte ökar
Risk för att arbetet med förebyggande arbete kring fall, läkemedelsavvikelser och nutrition inte ökar kan leda till att verksamheten inte lever upp till de satta kvalitetsmålen och kan leda till en sämre hälsa och välbefinnande för både äldre och medarbetare. Samt omprioritering av satsningar vilket kan leda till kvalitén inte ökas i den omfattning verksamheten kräver.
Kategori:
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Socialstyrelsens Indikatorer gällande nöjdhet inom T1: Den interna kvalitetsuppföljningen när det brukarundersökning äldreomsorgen på vård-och omsorgsboende gäller antal fall/fall som lett till skada samt samt interna mäts i brukarundersökningen i oktober månad läkemedelsavvikelser/läkemedelsavvikelser kvalitetsuppföljning samt i interna kvalitetsuppföljningar. som lett till förändrat hälsotillstånd visar första
ar halvåret att fallnivån på antal fall och fall som
lett till skada ligger under det senaste halvåret på samma nivå som det tidigare halvåret.
Däremot har läkemedelsavvikelser minskat betydligt dock har ett par avvikelser lett till försämrat hälsotillstånd. Arbetsgrupperna gällande nutrition och rehabiliterande förhållningssätt har fått pausa under Covid 19 epidemin och förväntas upptas när epidemin är över.
T2: Under andra tertialen har fallavvikelser ökat något dock behöver man se resultatet på årsbasis beroende på inrapportering av avvikelser. Fördjupad fallutredning genomförs vid behov samt en årlig fallpreventionsgenomgå ng av HSL. Arbete är på gång gällande digitala signeringslistor vilket förväntas skapa en kvalitetssäkring och betydligt minska avvikelser.
T3: Resultat gällande minskad nattfasta 2020 ligger kvar på 12 timmar samma som för 2019 (tidigare 14h) dock är målsättningen att komma ner till 11 timmar. Antal läkemedelsavvikelser och fall ligger ungefär på samma nivå 2019 så verksamheten behöver arbete än mer förebyggande. Under början av 2021 implementeras digitala signeringslistor vilket först då förväntas minska andelen avvikelser.
Stödprocesser Hantera ekonomi
• Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration
• Hantera finansförvaltning
• Handlägga finansieringsfrågor
• Arbeta med dagliga ekonomiprocesser
• Arbeta med fastighetstaxering
Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare
Det finns risk för att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk för att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med
systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk för att kontrakt/avtal skrivs på av andra än
firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter.
Kategori: Risk i finansiell rapportering
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Beslutsattest Kontrollera att beslutsattest skett av rätt person med hjälp av stickprov från
leverantörsreskontran. Kontroll ska ske mot attestförteckning samt mot riktlinjer för jäv och mutor.
Tertial 1: Kontroll av beslutsattest jämfört med beslutsattestantlistan har skett under tertial 1, ingen avvikelse har hittats
Tertial 2: Kontroll av beslutsattest jämfört med beslutsattestantlistan har skett under tertial 2, ingen avvikelse har hittats
Tertial 3: Kontroll av beslutsattest jämfört med beslutsattestantlistan har skett under tertial 3, en avvikelse har identifierats. Löpande uppdatering av attestlista utförs av
förvaltningsekonom. Ekonomtjänsten har varit vakant under hösten och därav har attestlistan inte uppdaterats. Nu är ny förvaltningsekonom på plats och attestlista med beslutsattestanter har antagits av nämnden i december inför 2021.
Beslutsattestförteck
ning Kontrollera beslutsattestförteckningen är uppdaterad av nämnd samt att
beslutsattestförteckningen har kommit systemförvaltare av utbetalande system till handa.
Tertial 1: Beslutsattestantlistan har kontrollerats efter tertial 1, inga avvikelser hittades.
Tertial 2: Beslutsattestantlistan har kontrollerats efter tertial 2, inga avvikelser hittades.
Tertial 3: Beslutsattestantlistan har kontrollerats under tertial 3, två avvikelser identifierades. Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut.
Löpande uppdatering av attestlistan under innevarande år utförs av förvaltningsekonom.
Ekonomtjänsten har varit vakant under hösten och därav har attestlistan inte uppdaterats med två nya enhetschefer. Ny förvaltningsekonom är på plats och attestlista med
beslutsattestanter för 2021 har antagits av nämnden i december 2020. Vi noterar att nya enhetschefer har kommit systemförvaltaren tillhanda och beslutsattestanter är korrekt uppdaterade i fakturahanteringssystemet.
Firmatecknare Kontrollera att underskrift av årets avtal/kontrakt eller liknande dokument är underskrivna av korrekt firmatecknare för kommunen.
Tertial 1: Kontroll har gjorts och tecknade avtal har signerats utifrån beslut av firmatecknare.
Tertial 2: Kontroll har gjorts och tecknade avtal har signerats utifrån beslut av firmatecknare.
Tertial 3: Kontroll har gjorts och tecknade avtal har signerats utifrån beslut av firmatecknare.
Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor
Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt gällande kommunbas20 och att representation, kurser och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte, deltagande. Risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid.
Kategori: Risk i finansiell rapportering
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Kontering Kontroll av kontering mot kommunbas 20 Tertial 1:Kontroll av kontering har utförts för första tertialet, inga avvikelser hittades.
Tertial 2: Kontroll av kontering har utförts för andra tertialet, inga avvikelser hittades.
Tertial 3: Kontroll av kontering har utförts för andra tertialet, en avvikelse har identifierats.
Kostnad för extern föreläsare har konterats på baskontot för 70520 Hotell och Logi. Kontot sa användas för anställda/förtroendevaldas resor i tjänsten.
Representation,
kurser och resor Kontrollera att syfte och deltagare är angivet
på underlaget till fakturorna. Tertial 1: Kontroll av att fakturor för
representation, resor och utbildning har rätt information om deltagare och syfte har gjorts för tertial 1. Avvikelser hittades och aktivitet har skapats för att förhindra framtida avvikelser.
Tertial 2: Kontroll av att fakturor för representation, resor och utbildning har rätt information om deltagare och syfte har gjorts för tertial 2. Avvikelser hittades och aktivitet har skapats för att förhindra framtida avvikelser.
Tertial 3: Kontroll av att fakturor för representation, resor och utbildning har rätt information om deltagare och syfte har gjorts för tertial 3. Avvikelser har identifierades.
Förfallna fakturor Kontrollera att det inte finns några förfallna leverantörsfakturor. Kontroll sker vid delårsbokslut och helårsbokslut
Tertial 2: Kontroll av förfallna fakturor har
Tertial 2: Kontroll av förfallna fakturor har