Systematiskt kvalitetsarbete

Kommunen är fortsatt certifierad via ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015. Syfte med certifie-ringarna för att fortsätta ha ett tydligt fokus och uppföljningsverktyg gällande frågor kring miljö och kvalité i verksamheterna. Arbete pågår mot att arbeta mer processorienterat för att skapa en tydlighet i rutiner och gränssnitt mellan de olika förvaltningarna.

6.1.2 Verksamhetsdialoger

Verksamhetsdialogen är ett forum för verksamhetsutveckling. Dialogen ska fungera som ett stöd för chef samt vara ett led i det systematiska kvalitetsarbetet. Vid dialogerna deltar för-valtningschef, verksamhetsutvecklare och chef för verksamheten. Dialogerna sker enskilt med respektive enhet. Ett par veckor innan dialogen skickas ett underlag till respektive chef med ett förslag för verksamhetsuppdrag följande år. Vid dialogen diskuteras förslaget och målen fastställs och dokumenteras.

6.1.3 Intern och extern revision

Positiva iakttagelser var att det fanns en överlag god medvetenhet och styrning gällande ru-tiner och arbetssätt. Tydligt systematiskt kvalitetsarbete på förskolan med avsatt tid för för-bättring och reflektion. Ansvar och roller har tydliggjorts. Uppdragsbeskrivningar är fram-tagna för lärarna. Förbättringsförslag som framkom var att nämnden behöver tydliggöra hur intressenters krav identifieras, utvärderas och kommuniceras (gäller skola, förskola), Öka medvetenhet, rapportering och hantering av interna avvikelser (gäller skola och förskola) samt systematiken i miljöarbetet (gäller skola och förskola).

Nämnden hade en förvaltningsspecifik avvikelse vilken gällde introduktion av rektor/skol-ledare som inte bedömdes som tillräcklig vilket styrktes av följande brister: Ingen miljöut-bildning har genomförts (eller planerats in), lagefterlevnadskontrollen är ej utförd,övergri-pande utbildning i ledningssystemet syfte och funktion saknas samt saknades checklistan från introduktion kan visas vid revisonen. Kommunen har gemensamt besvarat de avvikel-ser som uppkom i samband med revisionen och gällande utbildning av rektor/skolledare planeras det in kommunövergripande utbildning under 2021 som genomförs 2022. Kontroll av lagefterlevnad följs upp vid varje tertial och ett övergripande arbete pågår centralt för att förbättra introduktionen.

Intern revision

Reviderade enheter 2020 var Björkhaga, Ljungbyholmsskolan, Björkhaga, Hagby/halltorp förskola, Hagby/Halltorp skola och förvaltningskontoret.

Interna avvikelser var följande: Inköp görs utanför avtal, Medarbetare känner inte till kris-planen och krisplan ej uppdaterad.

Verksamheterna behöver förankra i verksamheten vad som gäller vid kris och särskild hän-delse. Det har tillkommit nya chefer i förvaltningen under senaste året varpå gällande kris-planer ej blivit uppdaterade. Detta har nu åtgärdats och information om har delgivits samt-liga medarbetare. Vid introduktionen bör information ges gällande krisplaner.

Verksamheterna har god kännedom om avtal samt upphandling och på enheten där det uppkom en avvikelse är en upphandling på gång gällande aktuellt företag vilket gör att inom kort har kommunen avtal.

6.1.4 Intern kontroll

De ekonomiska riskerna bedöms och kontrolleras bl.a. utifrån hantering av attest och firma-tecknare, brister i redovisning, brister i hantering av kundfakturor och leverantörsfakturor.

Vid de ekonomiska kontrollerna för tredje tertialet hittades brister gällande deltagare och syfte på de fakturor som kräver denna information. Den interna kontrollen avser även kon-troll av att inköp sker enligt avtal samt att investeringar uppfyller de krav som finns. Stick-provskontroll gällande inköp enligt avtal visar att Södermöre kommundelsnämnd inte följer avtal fullt ut då inköp har utförts hos lokala handlare där ramavtal ej finns.

I den interna kontrollplanen har varje enhet gjort en riskbedömning gällande verksamhetens möjlighet att uppnå budget i balans. Inför varje tertialuppföljning har cheferna följt upp och åtgärdat riskerna och aktiviteterna för att på så sätt kunna eliminera eller minska dessa med syfte att uppnå budget i balans. Ekonomiuppföljningsmöten har hållits regelbundet med samtliga chefer i Södermöre kommundelsförvaltning samt att de enheter med underskott även har haft budgetuppföljningsmöten med förvaltningschef, förvaltningsekonom och HR-specialist.

Under huvudprocessen bidra till individers utveckling och lärande togs risker fram. Det fö-relåg risk för att skillnaden mellan pojkars och flickors skolresultat inte minskade. Till denna risk kopplades kontrollmoment som bestod av mätning och analys av betyg som är en del av skolornas systematiska kvalitetsarbete. Efter genomförd betygssättning i juni visade resulta-tet att skillnaden mellan pojkar och flickors måluppfyllelse ökade i årskurs 9. Flickorna sänkte sitt meritvärde marginellt jämfört med föregående år medan pojkarnas meritvärde sjönk i högre grad. Skillnaden ökade också gällande gymnasiebehörigheten. I årskurs 6 skedde dock en minskning gällande skillnader mellan könen. Jämfört med föregående år höjde pojkarna sin måluppfyllelse samtidigt som flickornas sänktes. I sina tertialuppfölj-ningar presenterar rektorer åtgärder som utförs på enheter för att minska skillnader mellan pojkar och flickors måluppfyllelse. På huvudmannanivå har åtgärd påbörjats med ett vecklingsuppdrag där rektorer och tjänstepersoner på förvaltningskontoret, i ledning av ut-vecklingslärare, får kompetensutbildning i normkritiskt förhållningssätt. Detta arbete ska se-dan övergå till liknande utbildning för personal i verksamheterna. En annan risk var att skill-naden mellan elever med föräldrar med låg- kontra hög utbildningsbakgrund inte minskade.

P.g.a. statistikmyndigheten SCB:s förändrade sekretesspolicy finns inte meritvärde utifrån föräldrarnas utbildningsbakgrund på kommunnivå publicerad hos Skolverket 2020

Ytterligare en risk förelåg gällande en ökad andel ej lärarutbildad personal på förskolor och skolor. Kontroll har utförts gällande lärarbehörigheten i Södermöre kommundels verksam-heter och resultatet visar på hög behörighet i samtliga verksamverksam-heter.

För att minimera risken för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och för att säkerställa en korrekt hantering av ärenden och dokument så kommer förvalt-ningskontoret revidera dokumenthanteringsplaner. Arbetet är påbörjat med förhoppning av nämndsbeslut av nya planer under våren 2021. Vid internrevision som utfördes under hös-ten ställdes fråga till reviderade enheter gällande efterlevnad av dokumenthanteringsplanen, inga avvikelser uppstod.

När det gäller risk för att felaktiga behörigheter i system sker en ständig kontroll av chefers och administrativ personals behörigheter i IT-system. När personal avslutar eller ändrar tjänst sker uppdatering av korrekta behörigheter.

För att säkerställa att delegationsbeslut inkommer från verksamheter till nämnden sker en kontroll inför varje tertialuppföljning. Resultatet visar på ett ökat inskickande av delegat-ionsbeslut som nämndsledamöter i sin tur tar del av under sammanträden.

Det finns också en risk att tagna beslut i nämnden inte verkställs. Till denna risk finns ett kontrollmoment kopplat som består av att nämndsekreterare för dokumentation över tagna beslut och kontroll har genomförts för att säkerställa att uppföljning av beslut sker.

När det gäller kontroll gällande risk för att arbetsplats inte är säker och trygg för liv, egen-dom och miljö har kontrollmoment fördelats ner till alla enheter i Södermöre kommundels-nämnd. Alla enheter har varje tertial kontrollerat att brandskyddskontroller är gjorda enligt rutin, att utrymningsövningar är utförda eller planerade samt att all personal har gått brand-utbildning enligt rutin. Samtliga enheter har utfört brandskyddskontroll. Utrymningsöv-ningar har inte utförts på alla enheter men ska utföras under år 2021. Behov av brandskydds-utbildning finns men på grund av pandemin har inga brandskydds-utbildningar kunnat utföras under 2020.

När det gäller äldreomsorgsverksamheten tog nämnden risker i förhållande till att den sam-mantagna nöjdheten inte ökar inom vård-och omsorgsboende samt hemtjänst samt risk kopplat till att de äldres välbefinnande inte skulle öka. Resultat från Socialstyrelsens brukar-undersökning gällande sammantagen nöjdhet på vård-och omsorgsboenden uteblev 2020.

Flera av indikatorerna kopplade till nämndsmålen följs upp via resultatet från undersök-ningen. Planerade interna kvalitetsuppföljningar har ej kunnat genomföras på grund av be-söksförbud på vård- och omsorgsboende samt har planerade aktiviteter fått till viss del stäl-las in och om på grund av pandemin. Förutsättningar för med kontakt med anhöriga har un-der året vidareutvecklats till att införa videosamtal samt har fokus på sociala aktiviteter skett utomhus vilket gör att utomhusvistelse har ökat vilket är positivt. Enligt Socialstyrelsens undersökning så minskade den sammantagna nöjdheten något från 2019. Vissa indikatorer stod för en större minskning vilka kommer vara prioriterade områden att arbeta med för verksamheterna 2021. Indikatorer som ingår i mätningen gällande den sammantagna nöjd-heten kan inte verksamnöjd-heten påverka vilket gör att under 2021 kommer verksamnöjd-heten foku-sera om mål och områden verksamheten har rådighet över.

Resultat gällande minskad nattfasta 2020 ligger kvar på 12 timmar samma som för 2019 (tidi-gare 14h) dock är målsättningen att komma ner till 11 timmar. Antal läkemedelsavvikelser och fall ligger ungefär på samma nivå 2019 även om antal fall som lett till skada ökat vilket visar att verksamheten behöver arbete än mer förebyggande. Under början av 2021 imple-menteras digitala signeringslistor vilket först då förväntas minska andelen avvikelser.

6.2 Ordning och reda i ekonomin

6.2.1 Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

En av de faktorer som påverkar Södermöres ekonomiska läge är invånarantalet i Södermöre kommundel. Det är av vikt att invånarantalet ökar, vilket främjar efterfrågan och andelen barn och elever i Södermöres verksamheter ökar. Ett ökande invånarantal är även viktigt ut ett personaltillsättningsperspektiv, då det är vanligt att både bo och arbeta i kommundelen.

I dagsläget är det 94,4 procent av de barn och elever i Södermöre kommundels upptagnings-område som väljer Södermöres pedagogiska verksamheter, resterande del väljer fristående enheter eller andra verksamheter i Kalmar kommun. Detta är en ökning om 0,7 procenten-heter jämfört med år 2019. Dock har antal barn och elever minskat utifrån det budgeterade antalet för Södermöre kommundelsnämnd samt jämfört med år 2019. Antalet barn och elever i Södermöres upptagningsområde uppgick år 2020 till 1 764, vilket är en minskning med 62 barn och elever jämfört med år 2019. Antal barn och elever i Södermöres verksamheter upp-gick 2020 till 1 666, en minskning med 45 barn och elever jämfört med år 2019. Minskningen är som störst inom fritidsverksamheten, vilket troligtvis orsakas av att vårdnadshavare arbe-tar hemifrån i större utsträckning, alternativt är permitterade eller arbetslösa till följd av Co-vid-19. Analysen visar även ett minskat elevantal inom grundskola, främst år 4–6, vilket tro-ligtvis orsakas av nyöppning av ny fristående grundskola i Kalmar.

Även beläggningsgrad på Södermöres omsorgsboende och antal hemtjänsttimmar är viktiga faktorer som påverkar det ekonomiska läget. Under 2019 uppgick den samlade beläggnings-graden på Södermöres omsorgsboende till 97,3 procent. Priset per hemtjänsttimme kunde minskas från 564 kr/timme till 412kr/timme, vilket är en minskning med 152 kr, vilket är ett resultat av schemaläggning med fokus på ekonomiska faktorer. Denna mätning utförs en gång per år under våren av ett konsultföretag och avser föregående år.

Antal beviljade hemtjänsttimmar har under året minskat med 8,6 % jämfört med år 2019 me-dan antal hemtjänsttagare har ökat marginellt.

6.2.2 Jämställd resursfördelning

Under 2020 har de pedagogiska enheterna i Södermöre kommundel fått i uppdrag att följa andelen flickor och pojkar som nyttjar fokustid samt andelen flickor och pojkar som besöker kurator. Syftet har varit att göra en ekonomisk analys ur ett jämställdshetsperspektiv, där re-sursfördelningens möjlighet att minska skillnader mellan flickor och pojkars välmående och meritvärde ska beaktas. Den ekonomiska analysens syfte var också att belysa resursfördel-ningens möjlighet att minska skillnader mellan flickor och pojkars välmående och merit-värde. En ojämnställd budget är inte en budget i balans.

Resursfördelningen ska möjliggöra minskade skillnader mellan flickor och pojkars väl-mående

Andelen av eleverna som känner att de har någon att prata med ligger på en hög nivå. Skill-naden mellan flickor och pojkars möjlighet att ha en vuxen att prata med om de känner sig ledsna eller nedstämda är marginell men dock en fördel flickorna i åk 4, där skillnaden är nästan 2%. Elevhälsan har under 2020 haft ett uppdrag att uppskatta om det finns en skillnad mellan flickor och pojkars vana att använda stöd av kurator. Enligt skolhälsovårdens upp-skattning är stödet hos kurator lika stort både hos flickor och pojkar. Vilket innebär att det inte finns någon skillnad grundad på kön, dock finns kanske möjlighet att öka besökandet hos elevhälsan totalt sett.

Resursfördelningen ska möjliggöra minskade skillnader mellan flickor och pojkars merit-värde

Det genomsnittliga meritvärdet för flickor i årskurs 6 2020 låg på 221,6 poäng och meritvär-det för pojkar i årskurs 6 2020 låg på 214,1 poäng. Det innebär en skillnad på 7,5 i meritpoäng

till fördel flickor. Föregående år låg skillnaden på 44,3 poäng, vilket innebär en skillnads-minskning mellan könen, dock består skillnadsskillnads-minskningen av ett lägre meritvärde för flick-orna och ett lite högre värde för pojkarna. Under 2020 har de pedagogiska enheterna i Söder-möre haft uppdraget att uppskatta eventuella skillnader mellan flickor och pojkars nyttjande av fokustid. Enheternas uppskattning visar dock att det är ungefärligen lika många flickor som pojkar som väljer att delta på fokustid. Dock ser vissa enheter en minskande trend totalt sett för nyttjandet av fokustid.

6.3 Ett grönare Kalmar

Miljöarbetet har gått framåt under året. Ett av nämndmålen syftar till att minska körning med fossila bränslen. Pandemin påskyndade detta arbete då majoritet av möten ställdes om till digitala möten vilket gjorde att resande med privat bil i tjänsten också minskade markant.

Arbetet med biogas i kommundelen har haft en positiv utveckling vilket gör att omställ-ningen till att köra på el nu istället fokuserar på biogas. Källsorteringen har också fallit väl ut i verksamheterna och uppfyllt målet om att papperskorgar på kontor ska tas bort under året och kemikalier har registrerats i iChemistry. Det finns ett intresse för miljöfrågor ute i verk-samheterna vilket ger nämnden en god grund att arbeta vidare med.