Nedan beskrivs några olika case för att belysa hur ramverket skulle kunna vara till hjälp i bibliotekens arbete. Samtliga situationer har inträffat det senaste året.
Gallring av lågfrekvent forskningsmaterial på Stockholms universitetsbibliotek
Bakgrund
SUB behöver frigöra utrymme för integration av biblioteksenheters samlingar samt för att få plats med kommande års förvärv av fysiskt material
SUB behöver gallra samlingarna på de enheter som ska integreras på Frescatibiblioteket
Samlingar som gås igenom Alla ämnen
Största delen som gallras är monografier tryckta 1900 och framåt och enligt följande kriterier:
o Dubbletter på Frescati o Finns som e-resurs o Lågfrekvent användning Problem gällande gallring
Lokalt:
Svårt att få ut bra metadata att arbeta efter eftersom katalogen inte alltid stämmer överens med verkligheten. Mycket material saknas samtidigt som en hel del material finns men saknar beståndsposter. Katalogposter är heller inte alltid kompletta, exempelvis saknar en del katalogposter Libriskoppling vilket gör dem osynliga för våra användare.
Svårt att veta om det räcker med att spara ett exemplar lokalt Nationellt:
Vad är kriteriet för att gallra om SUB är det enda biblioteket med bestånd i Libris? Hur många bibliotek behöver ha bestånd för att tillgängligheten ska vara säkrad
framöver?
Kan vi lita på att det finns fysiskt på ett annat bibliotek om det finns en beståndspost i Libris?
Kan vi lita på att det bibliotek som har kvar bestånd fortsatt har detta i framtiden samt gör det tillgängligt för våra användare?
Är närhet till biblioteket som har bestånd avgörande?
Om beståndet i dag går att köpa in/finns som e-resurs – kommer det alltid att vara så?
Lärdomar
Depåbiblioteket i Umeå tar emot svenskt tryck som det inte redan har i sitt bestånd God metadata behövs för att effektivt kunna arbeta lokalt och nationellt
Lösningar som ramverket skulle ge
Riktlinjer vad gäller "nationell" gallring, det vill säga vad som behöver sparas nationellt/vad som kan gallras ur Libris
Riktlinjer för hur många exemplar som behövs nationellt när det gäller sparat material
Tillförlitlighet: att veta att material som gallras sparas på annan plats
Att material som finns någon annanstans tillgängliggörs effektivt vad gäller kostnad och snabb tillgång, exempelvis genom fjärrlån
Ett sätt att hantera gallrat utländskt material, exempelvis genom donation istället för att kasta
Herrelösa samlingar: SCB-samlingen och Immigrantinstitutets samling SCB-samlingen
Statistiska centralbyrån (SCB) har sedan tidigare beslutat att lägga ned sitt bibliotek under 2019. Samlingarna används i forskning, består till stor del av statistik från olika länder och är ofta unika. Inför nedläggningen kontaktade SCB flera bibliotek, bland annat KB, Nordiska Afrikainstitutet, Handelshögskolan, Depåbiblioteket i Umeå och Uppsala universitetsbibliotek (UUB). Inget bibliotek kunde ta hela samlingen, men Nordiska Afrikainstitutet och Depåbiblioteket kunde ta emot vissa delar. Dock kvarstod stora delar av statistiksamlingen.
UUB kontaktades återigen under hösten 2019. Med anledning av det pågående projektet om nationellt ramverk för gallring fanns en önskan att ta hand om samlingen som ett nationellt uppdrag. UUB valde därför att tacka ja till att ta över delar av samlingen – men endast det prioriterade statistikmaterialet, cirka 1000 hyllmeter. Man kom även överens med KB om att de ska betala lokalhyran för samlingen i tre år i väntan på en nationell lösning. Samtidigt packades samlingen i kartonger av SCB. Olika delar skickades till andra bibliotek och den kvarvarande monografisamlingen gallrades. Vid nedpackningen skrevs signum på kartongen och informationen sammanställdes i en Excelfil.
UUB:s ursprungliga plan för placering och tillgängliggörande var att ställa materialet i Bålstamagasinet tillsammans med annat seriellt material. Artikelkopior ur materialet hade enkelt kunnat göras av befintlig personal. På grund av den pågående om- och tillbyggnaden av Bålsta (klar 2022) fanns dock inte den möjligheten. Som alternativ lokal undersöktes ett av KB:s magasin i Stockholm, men där skulle samlingen ha behövt stå nedpackad tills ombyggnaden i Bålsta var klar. Till sist hittade man en billigare lokal i Uppsala på campus Ekonomikum i ett tidigare biblioteksmagasin med
compactushyllor. Kartongerna ställdes i compactus och blev därmed möjliga att nå och öppna, även om det är krångligt (materialet återfinns genom Excelfilen med hänvisning till nummer på kartongerna).
Att samlingen är värdefull bevisades direkt. Redan under flytten till UUB hörde en UU-forskare av sig och behövde material (rumänsk företagsstatistik för 1919–45). Han har tidigare vänt sig till SCB och nu blivit hänvisad till UUB. Som en tillfällig lösning får han materialet direkt till sitt rum. Däremot är det ännu oklart om materialet kommer att kunna tillgängliggöras för andra lärosäten via lån eller kopior.
Övertagandet visade på stora problem gällande metadata och sökbarhet. UUB fick tidigt information om att det mesta var katalogiserat i Libris, men det visade sig senare att den prioriterade statistiksamlingen till stor del inte var katalogiserad. SCB hade en
kortkatalog som även scannats in och OCR-tolkats och den skickades till UUB på en usb-sticka. Kortkatalogen innehåller dock hela SCB:s tidigare samling som nu är spridd och/eller gallrad och underlaget kan därför inte användas. Det går inte heller att göra en automatiserad körning för att föra över katalogiserat SCB-material till UUB i Libris eftersom endast delar av det har tagits över. Excelfilerna med signum är inte tillräckliga
för att identifiera innehållet på titelnivå. Ännu finns ingen enkel lösning för att uppnå god sökbarhet i materialet.
Immigrantinstitutets samling
Biblioteket vid Högskolan i Borås fick våren 2020 en förfrågan från Immigrantinstitutet om att ta över deras boksamling. De hade förtecknat sitt material utförligt i en Excelfil som biblioteket fick ta del av. Denna fil gav en bra överblick över samlingen, och var ett viktigt verktyg för att kunna fatta ett beslut. Allt material var nerpackat i lådor, och i filen gick det att se i vilken låda som vilken bok fanns. Totalt handlade det om cirka 200 kartonger, som innehöll cirka 19 000 exemplar.
Biblioteket valde att tacka nej till gåvan. Anledningen var att materialet innehöll många äldre titlar inom för biblioteket perifera ämnen. Högskolan i Borås bibliotek tar endast emot gåvor som kan ställas upp på hyllan för direkt användning. Undantag från det görs i sällsynta fall om det är material inom ämnen som är centrala för lärosätet. Högskolan i Borås har inga möjligheter att bevara material i till exempel magasin och är inte att betrakta som "bevarandebibliotek". När biblioteket tackade nej till gåvan hänvisade de Immigrantinstitutet till Mångkulturellt centrum samt depån i Umeå. Men det var mest gissningar från bibliotekets sida att detta skulle kunna vara rätt organisationer att kontakta.
Depåbiblioteket fick sedan en förfrågan från Immigrantinstitutet om samma samling. De meddelade att de eventuellt var intresserade av att ta emot en del material, nämligen det som saknas på Depåbiblioteket och ingår i förvärvsplanen. Det händer att
Depåbiblioteket får frågan om att ta emot en hel samling och att den fortsättningsvis ska vara placerad eller indexerad där. Det önskemålet kan de inte tillmötesgå. Ett annat problem kan vara när man, som i Immigrantinstitutets fall, redan har packat ner materialet i kartonger. Då vill givaren bara skicka iväg dem, utan att behöva göra ett urval bland innehållet. Depåbiblioteket har också erfarenhet av andra gåvor där det funnits kartonger som ingen egentligen vet vad de innehåller. Ibland har tidigare katalogiserat material gallrats på bibliografisk nivå (inte bara beståndsnivå) och det har genererat mycket merarbete i att katalogisera om materialet.
Lösningar som ramverket skulle ge
En nationell samordning skulle göra så att bibliotek inte står ensamma när de får en förfrågan om att ta emot en herrelös samling. En ökad samverkan och en tydligare struktur för överlämnandet skulle underlätta hanteringen. Det behövs en inventering av vilka bibliotek som det är lämpligt att hänvisa olika typer av samlingar till, och
eventuellt en central instans som har denna kunskap. Här skulle KB kunna ha ett uppdrag när det gäller kartläggning och kompetens. Detta hade berörda chefer vid Högskolan i Borås önskat. De nämner en idé om ett slags nationell förmedling, ungefär "vill du donera till ett bibliotek, vänd dig till denna handläggare/myndighet som sedan förmedlar ut i bibliotekssverige". Kanske är man mer benägen att ta emot en donation via en sådan förmedling eftersom man vet att materialet har ”kontrollerats” och
matchats mot ens bibliotek. En förmedling av den typen skulle också göra att samlingar inte erbjuds till flera bibliotek samtidigt och därmed genererar merarbete.
Ett alternativ till detta skulle kunna vara att Sverige inrättar ett gemensamt
depåbibliotek för såväl donationer som lågfrekvent använt utländsk forskningslitteratur. I dag har KB endast en depå för svenskt material, medan man i Danmark, Finland och Norge tar emot material på många språk i det nationella depåbiblioteket.
Samverkande bibliotek skulle också kunna ta fram standarder för vilket förarbete kring metadata som måste göras. Arbetet med metadata kan bli mycket betungande för mottagande bibliotek om det inte finns användbara och korrekta underlag. Det är lätt att packa ned material i kartonger men svårt och tidsödande att ändra i katalogerna. I fallet med SCB-samlingen överskattades hur mycket som fanns katalogiserat i Libris, och i och med att samlingen hade delats upp kunde inte automatiska körningar göras. Utan ett nationellt uppdrag och ekonomiska resurser blir det svårt för ett enskilt bibliotek att ta på sig ett så omfattande arbete. Ramverkets tydliga fokus på tillgängliggörande kan också vara ett stöd i att göra dessa satsningar och därmed se till att samlingen blir fortsatt synlig och tillgänglig för användning.
Arbetsgruppen hade inte i sitt uppdrag att titta på ett system med ämnesansvar (som exempelvis ansvarsbibliotek). Men ett sådant system skulle möjligen göra biblioteken mer benägna att ta emot gåvor inom det ämne man ansvarar för (beroende på hur stor gåvan är och vilken kapacitet det mottagande biblioteket har). I exemplet med
Immigrantinstitutets samling fanns dock flera olika ämnen representerade och om en sådan samling ska hållas ihop blir det svårt att fördela gåvan till ett ansvarsbibliotek. I detta fall skulle ramverkets förslag med ett gemensamt ansvar för herrelösa samlingar göra att ett bibliotek kunde ta emot den kompletta samlingen "för allas nytta", och få finansiellt stöd för det.