Allt åt alla för alltid
Förslag till ett nationellt ramverk för
gallring och bevarande
Allt år alla för alltid
Förslag till ett nationellt ramverk för gallring och bevarande
För mer information: Kungliga biblioteket www.kb.se Datum: 2020-12-08 Dnr: KB 2020-722 ISBN: 978-91-7000-430-8
Allt år alla för alltid
Förslag till ett nationellt ramverk för gallring
och bevarande
Johanna Berglind, Stockholms universitetsbibliotek
Karin Byström, Uppsala universitetsbibliotek
Cecilia Ericson, Kungliga biblioteket
Hanna Hallnäs, Högskolan i Borås
Magdalena Sjöström, Sveriges depåbibliotek och lånecentral
Matilda Ängkvist, Nordiska museets bibliotek
Innehåll
Sammanfattning 5
Allt åt alla för alltid – KB:s kommentar 7
Bakgrund 7
Rundabordssamtal med forskningsbibliotekschefer 7
Viktigt att avgränsa 8
Parallellt pågående insatser 9
Bakgrund, syfte och metod 11
Uppdrag 11
Syfte och mål 12
Metod 14
Läsanvisningar för rapporten 14
Omvärldsbevakning och tidigare svenska erfarenheter 15
Samlingshanteringsprojekt och utredningar 15
Tidigare svenska initiativ inom samlingshantering 17
Internationella bevarandesamarbeten 20
Hur omvärldsbevakningen påverkade det fortsatta arbetet 23
Workshop om behov och organisation 27
Syfte 27
Upplägg 27
Resultat 27
Sammanfattning av synpunkter från workshopparna 30
Hur workshopparna påverkade det fortsatta arbetet 31
Workshop om KB:s roll 34
Syfte 34
Upplägg 34
Resultat 34
Hur workshoppen påverkade det fortsatta arbetet 36
Workshop om vision och policy 38
Syfte 38
Resultat 38
Hur workshopparna påverkade det fortsatta arbetet 40
Enkät om vision och policy 45
Syfte 45
Målgrupp 45
Resultat 45
Hur enkäten påverkade det fortsatta arbetet 50
Förslag till ramverk för gallring och bevarande 52
Introduktion 52
Förslag till vision och policy 53
Exempel på ramverkets tillämpning genom case 55
Slutsatser och rekommendationer 60
Svårigheter och framgångsfaktorer 60
Vinster 61
Riktlinjer 62
Rekommendationer till fortsatt arbete 63
Avslutning 64
Bilagor 65
Fördjupad redovisning av svaren vid samlingskonferensen 65
Sammanfattning
Kungliga biblioteket (KB) tillsatte sommaren 2019 en arbetsgrupp med uppdrag att påbörja arbetet med nationella riktlinjer för gallring. Via tidigare nätverksmöten och konferenser samt i rapporter hade det framkommit en önskan om ett nationellt samarbete kring gallring och bevarande.
Forskningsbiblioteken (lärosätesbibliotek och specialbibliotek) gallrar i dagsläget mycket tryckt material, men arbetet sker utan samordning. Viktigt material riskerar därför att gå förlorat. Tidigare svenska samarbeten kring bevarande och gallring visar på god vilja och goda intentioner. Dock har det funnits brister i långsiktighet och
organisation, oklar finansiering på lång sikt och svag samordning och uppföljning. Flera pågående och framgångsrika internationella initiativ visar på behovet av samsyn kring grundläggande mål med arbetet och en långsiktigt hållbar lösning, såväl ideologiskt som finansiellt och organisatoriskt.
Arbetsgruppen har genom omvärldsbevakning och avstämning med fältet tydliggjort kärnan i vad ett långsiktigt samarbete skulle innebära. Detta har konkretiserats i ett förslag till en vision och policy i form av ett ramverk. Visionen sammanfattas i att ”forskningsbiblioteken samverkar långsiktigt och tar ett gemensamt ansvar för att spara, bevara och tillgängliggöra material för dagens och framtidens behov för alla sina
målgrupper”.
Visionen konkretiseras i sex policy-punkter om samverkan, bevarande och
tillgängliggörande. Samverkan bör ske genom en formaliserad organisationsstruktur och ge förutsättningar för att se samlingarna som en gemensam resurs, så att varje bibliotek inte behöver spara allt. Minst ett exemplar av det svenska trycket ska bevaras som "samhällets minne" och ett tillräckligt antal exemplar måste sparas för att även
säkerställa nyttjande för framtiden. Material som sparas måste tillgängliggöras effektivt (genom till exempel digitalisering och fjärrlån) och god sökbarhet upprätthålls genom kvalitativ metadata.
Ramverket har diskuterats med fältet på flertalet workshoppar, vid konferensen
Samlingshantering i teori och praktik1 samt genom en enkät till berörda bibliotek. Dialogen visar på ett mycket stort intresse hos biblioteken för att samarbeta kring gallring och bevarande av lågfrekvent använt material och på så sätt säkra tillgången till forskningsmaterial. Ramverket är ett sätt att samordna resurser för att bygga relevanta tjänster och säkra tillgång till samlingar för framtiden. Det krävs ett tätt samarbete och gemensamt ansvarstagande mellan KB och forskningsbiblioteken för att ge tyngd och förutsättningar för ett långsiktigt och hållbart arbete. Behoven och möjligheterna för
2 Ta del av konferensen i sin helhet
biblioteken att delta i ett samarbete ser dock olika ut. Därför är det viktigt att de kan delta efter sina specifika förutsättningar.
Arbetsgruppens rekommendation är att KB i det första skedet bör leda arbetet med att fastställa ramverket och dess vision med intresserade forskningsbibliotek, genom exempelvis en avsiktsförklaring. Man behöver också skapa förutsättningar för
implementering av ramverket genom att till exempel definiera roller och samordna med andra pågående utredningar. I nästa fas tas en organisation för samarbetet fram
gemensamt av deltagande parter. Därefter kan det praktiska arbetet starta, till exempel i form av pilotprojekt som kan utgå från bibliotekens pågående eller planerade
gallringsarbeten. Detta för att i mindre skala pröva ramverket, dess finansiering och organisation samt framtagna riktlinjer, innan det skalas upp. Slutligen kan projektet övergå till förvaltning, där organisation, roller, finansiering och riktlinjer fastställs.
Allt åt alla för alltid – KB:s kommentar
Samarbete kring fysiska samlingar är ett stort och långsiktigt arbete och all form av mediesamarbete är en komplex fråga. Att arbeta med fysiska samlingar är tätt sammanbundet med tillgängliggörande i form av cirkulation, metadata och
digitalisering, men också med bevarandefrågor, lokaler och transporter. Att samverka kring samlingar lägger till ytterligare dimensioner som verksamhetsuppdrag, ansvar, ägande, resursdelning, finansiering, system och samarbetsstrukturer. När man tar tag i samlingsfrågor hamnar man därför lätt i stora frågekomplex med många olika
beroenden. Det blir helt enkelt överväldigande. För att inte tappa fokus får vi påminna oss om att det i slutänden handlar om att vår gemensamma målgrupp ska få tillgång till det som de behöver för sin forskning och sina studier. För att det ska fungera behöver bibliotek samarbeta. Vi behöver helt enkelt stycka elefanten och börja nysta i något hörn, för att kunna ta ett steg närmare ett samarbete kring forskningsbibliotekens befintliga samlingar.
Bakgrund
År 2018 publicerade KB rapporten Samlingsbyggande på svenska forskningsbibliotek. Studien ser fem tänkbara samarbetsområden: gallring, specialsamlingar, förvaring, förvärv och fjärrlån. Gemensamma lösningar för dessa fem områden skulle på längre sikt ge forskningsbiblioteken ett nationellt ramverk för fysiskt material. Ett ramverk skulle i sin tur underlätta och effektivisera såväl hanteringen som tillgängliggörandet och framför allt säkra tillgången för forskningen.
Ett första steg i denna riktning togs hösten 2018 då KB och forskningsbiblioteken inledde en dialog kring gallring. Detta resulterade i tillsättandet av en nationell arbetsgrupp för gallring och bevarande. Arbetsgruppen har arbetat under ett år och sommaren 2020 tog KB emot rapporten Allt åt alla för alltid, där vi kan läsa om deras arbete och vilka slutsatser de har dragit. Det finns också ett förslag till ett nationellt ramverk att arbeta vidare med.
Rundabordssamtal med forskningsbibliotekschefer
Nästa steg var att bjuda in till samtal om arbetsgruppens förslag. Två rundabordssamtal genomfördes hösten 2020. Det ena vände sig till bibliotekschefer på lärosätesbibliotek och det andra till chefer på specialbibliotek. Båda grupperna höll med om rapportens slutsatser, men de hade samtidigt något annorlunda ingångar.
Universitets- och högskolebibliotekens chefer anslöt sig till det föreslagna ramverket och ville nu gå från ord till handling. Även om ramverket avser gallring är det viktigt att samlingarna diskuteras utifrån ett fokus på tillgängliggörande. Med detta fokus kan frågan kopplas till öppen vetenskap, samhällsintresse och forskningsinfrastruktur. Specialbibliotekens chefer var också positiva till förslagen. Behoven av att gallra är stora, men specialbiblioteken vill gärna ha stöd av ett nationellt ramverk för detta. Frågan om vikten av metadata och tillgång via Libris nationella katalog lyftes också som särskilt angelägna områden. Cheferna lyfte även behovet av en kartläggning av
befintliga samlingar på specialbiblioteken, inte minst med tanke på deras många samlingar med proveniens. Grupperingen såg sig inte ha möjlighet att ta ledningen i arbetet och var tydliga med att KB måste ta på sig en koordinerande och stödjande roll. SUHF Forum för bibliotekschefer och Forum för specialbibliotekschefer kommer nu att ta diskussionen och samtalen vidare.
Under rundabordssamtalet lyftes behovet av en samordningsfunktion. Man menade att långsiktig hållbarhet är viktigt både i organisation och åtagande. I förlängningen måste samordningen också kunna hantera exempelvis digitaliseringsprojekt och andra frågor som har samband med fysiska samlingar.
Bibliotekscheferna önskade att KB skulle få regeringsuppdrag för ett sådant samordningsuppdrag för att säkerställa långsiktig stabilitet. I sitt budgetunderlag 2020−2022 har KB, i efterdyningen av förslaget till nationell biblioteksstrategi, flaggat för departementet att det finns behov kring samordning. Dock utan att gå närmare in på i vilken form detta ska ske och om det är förknippat med kostnader.
I anknytning till resursfrågan lyfter cheferna att ett samarbete måste präglas av
transparens. Det är svårt att i dagsläget göra bedömningar kring vad ramverket innebär i form av ekonomiska besparingar för forskningsbiblioteken. Någon förutspådde istället att det skulle kunna skapa ökade kostnader förknippade med fjärrlån.
Viktigt att avgränsa
Det är naturligtvis svårt att diskutera ramverk för gallring utan att komma in på diskussioner kring specialsamlingar, förvaring, förvärv och fjärrlån. Detta gäller både det arbete som skett inom arbetsgruppen och de diskussioner som fördes under rundabordssamtalen. Därför blir avgränsningarna så viktiga.
Ett ramverk för gallring bör handla om befintliga samlingar och inte om en struktur för förvärv av nya samlingar. Det handlar alltså inte om att bygga upp ett nytt system med ansvarsbibliotek inom olika ämnesområden som inbegriper även inköp, licensavtal och kompetensutveckling.
En annan avgränsning som behöver göras är om ramverket gäller utländskt eller svenskt material. I Sverige har vi redan en struktur för det svenska materialet. Strukturen bygger på pliktlagstiftningen där KB bevarar nationalexemplaret och Lunds
universitetsbibliotek har reservexemplaret. Alla pliktbibliotek, förutom KB, ställer det pliktlevererade svenska materialet till allas förfogande genom fjärrlån. Det finns
naturligtvis undantag, det finns luckor och det finns risker för slitage. Många samlingar är inte heller beskrivna och sökbara i Libris. Oavsett om det finns oändliga behov av förbättringar så finns det ändå en struktur på plats där KB och Lunds
Istället för att lägga kraften på bevarandet av det svenska kulturarvet menar KB att det finns en poäng med att rikta in sig på de delar där det inte finns några inga nationella strukturer på plats. Forskningen är global, varje land arbetar med sina egna resurser och på så sätt binds det ihop internationellt. Om alla länder tar ansvar för tillgängliggörandet av sina resurser så skulle det finnas en internationell struktur att falla tillbaka på.
Begränsningar i tillgängliggörande, inte minst av upphovsrättsliga skäl, kan dock göra det svårt att få tillgång till material från andra länder. Är det kanske
forskningsbibliotekens utländska material som man behöver samverka kring? Och då särskilt i delar där man inte kan förlita sig på digitaliseringsinsatser eller fjärrlån från utlandet? Utländska tidskrifter är en kategori som ofta lyfts i gallringsdiskussioner, men det finns säkert andra. Här behöver forskningsbiblioteken ha en dialog om vad som är mest angeläget att börja med.
Parallellt pågående insatser
På Kulturdepartementet fortskrider beredningen av det förslag till nationell
biblioteksstrategi som KB överlämnade 2019. Under rubriken Forskning pekar strategin på att det saknas en helhetssyn på nationell nivå över forskarnas behov av samlingar. Det finns en risk för gallring av vissa utländska vetenskapliga publikationer om forskningsbiblioteken bara utgår från sina egna behov. I strategin föreslås en nationell plan för långsiktig tillgång till fysiska samlingar. Slutsatsen är att de offentligt
finansierade specialbibliotekens kompetenser och samlingar ska vara tillgängliga för alla. Samtidigt finns också ett avsnitt om behovet av hållbar logistik och digitalisering. När det gäller samarbete kring digitalisering har ett viktigt steg tagits. Under
beteckningen DST (det digitaliserade svenska trycket) har KB tillsammans med universitetsbiblioteken i Stockholm, Lund, Uppsala, Umeå och Göteborg, inlett ett samarbete. En styrgrupp och tre arbetsgrupper kring urval, teknik och kommunikation, har formerats.
Behovet av att reformera och modernisera nuvarande pliktlagstiftning lyftes fram som ett tydligt förslag och 2019 tillsattes en särskild utredare för att se över lagstiftningen. Utgångspunkten är en reglering som är anpassad till ett dynamiskt medie- och
publiceringslandskap. I direktivet ingår bland annat att analysera regelverket och föreslå ett nytt och inte minst att titta på KB:s insamling, bevarande och tillhandahållande. Utredarens förslag kommer i april 2021. Förslagen kommer att ha bäring på det svenska kulturarvet framöver, men kommer inte att påverka de befintliga tryckta samlingar som främst berörs av ett ramverk för gallring.
Fjärrlånefrågan har utretts i flera omgångar och är ständigt aktuell, inte bara för forskningsbibliotek utan i hela biblioteksväsendet. Här behöver man hitta samverkansformer på tre nivåer: statlig, regional och kommunal. För
forskningsbiblioteken finns smörjmedel i form av fjärrlånekompensation och för
folkbiblioteken finns lånecentraler och ett depåbibliotek. Det gemensamma verktyget är Libris. Efter förra fjärrlåneutredningen tillsatte KB en nationell arbetsgrupp som tog fram gemensamma rekommendationer för fjärrlån. KB har under 2020 tagit initiativ till ett fördjupat samtal om fjärrlån och om gällande rekommendationer. Dialogen kommer att fortsätta.
Stockholm december 2020 Christina Jönsson Adrial
Bakgrund, syfte och metod
Kungliga biblioteket (KB) har via nätverksmöten och dialogmöten under 2018 uppmärksammat att forskningsbiblioteken är i behov av ett nationellt forum där man kan diskutera och ta fram gemensamma riktlinjer för gallring. I förslaget till en nationell biblioteksstrategi beskrivs det som en infrastrukturell utmaning att skapa ett tydligt nationellt ansvar för den gemensamma medieförsörjningen.2 I rapporten
Samlingsbyggande på svenska forskningsbibliotek framgår det att främst lärosätes- och
specialbiblioteken behöver ett samarbete kring fysiska samlingar.3 Båda utredningarna beskriver ett behov av ett gemensamt ramverk för gallring.
Uppdrag
Utifrån detta behov startade KB en nationell arbetsgrupp för gallring och bevarande. 4 Enligt projektdirektivet ska arbetsgruppen "påbörja arbetet med nationella riktlinjer för gallring genom att välja ett avgränsat område och ta fram riktlinjer för detta, stämma av de preliminära riktlinjerna med fältet" med målet att det på sikt ska finnas nationella riktlinjer för alla typer av material. Fokus ligger på tryckt material och utifrån de behov som finns vid forskningsbibliotek (definierat som lärosätesbibliotek och
specialbibliotek).
Direktivet tydliggör också att stor vikt ska läggas på kommunikation med alla berörda inom fältet, via referensgrupper, befintliga nätverk eller andra sätt. Målet är att skapa en helhetsbild och samsyn kring behovet av nationellt samarbete i frågan hos lärosätes- och specialbiblioteken.
Deltagare tillsattes av Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF), specialbiblioteken, Sveriges depåbibliotek och lånecentral samt KB. Deltagare i arbetsgruppen var:
Johanna Berglind, Stockholms universitetsbibliotek
Karin Byström, Uppsala universitetsbibliotek (ordförande) Cecilia Ericson, Kungliga biblioteket (sekreterare)
Hanna Hallnäs, Högskolan i Borås
Magdalena Sjöström, Sveriges depåbibliotek och lånecentral Matilda Ängkvist, Nordiska museets bibliotek
2 Fichtelius, E., Persson, C. & Enarson, E (2019). Demokratins skattkammare: förslag till en nationell
biblioteksstrategi. Stockholm: Kungliga biblioteket, Nationell biblioteksstrategi. http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kb:publ-25 [2020-06-23]
3 Kungliga biblioteket (2018). Samlingsbyggandet på svenska forskningsbibliotek: Nuläget och förslag på
nationella samarbeten kring fysiska samlingar. Stockholm: Kungliga biblioteket. https://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kb:publ-340 [2020-06-23]
4 Kungliga biblioteket (2020). Samverkansgrupper: Nationell arbetsgrupp för gallring och bevarande.
https://www.kb.se/samverkan-och-utveckling/biblioteksutveckling/samverkansgrupper.html#item-4d0e4d5b16cd18f600e6ea [2020-06-23]
Arbetsgruppen har haft möten via zoom varje vecka för att skapa kontinuitet i arbetet. Förutom dessa möten har gruppen haft flera workshoppar (på KB, Sveriges
depåbibliotek och lånecentral i Umeå, Högskolan i Borås bibliotek, Uppsala universitetsbibliotek samt via Zoom). Minnesanteckningar har gjorts löpande i webbplattformen Confluence där arbetsgruppen haft en samarbetsyta.
En viktig del i direktivet var att förankra och stämma av med fältet. Detta har gjorts på olika sätt, till exempel genom information via mailinglistor, workshoppar,
presentationer, deltagande på konferensen Samlingshantering i teori och praktik samt en enkät. Arbetet stämdes av med KB i december 2019 och ett utkast av rapporten delades i maj 2020.
Syfte och mål
Utifrån direktivet konkretiserades följande effekt- och projektmål: Effektmål
skapa helhetssyn och samsyn om behovet av nationellt samarbete i frågan hos lärosätes- och myndighetsbibliotek
bidra till att det på sikt ska finnas nationella riktlinjer för gallring som omfattar alla typer av material
möjliggöra internationella samarbeten i bevarandefrågor Projektmål
ta fram ett kunskapsunderlag gällande bevarandemodeller för olika
materialkategorier utifrån "best practice" i pågående internationella initiativ
identifiera förutsättningar, framgångsfaktorer och risker med gemensamt bevarande undersöka och kartlägga önskemål och behov av gemensamt tryckt bevarande ta fram preliminärt ramverk för gemensamt bevarande av tryckta tidskrifter samt
stämma av med intressenter Intressenter
Arbetsgruppen gjorde även en intressentanalys för att identifiera intressenter och deras påverkan och önskemål på projektet.
Påverkan på projektet Önskemål och krav på projektet Bibliotekschefer SUHF forum för bibliotekschefer, specialbiblioteks-chefer, sjukhusbiblioteks-chefer, region/läns-bibliotekarie, folkbibliotekschefer
Har budget och resurser för att organisera ett gemensamt bevarande
Kan ge legitimitet åt bevarandeplan Viktigt med engagemang och förståelse för problemet
Effektivisering − mer utrymme lokalt blir ekonomiskt, samtidigt som material bevaras och tillgängliggörs
Forskarnytta/användarnytta − tillgänglighet och användning
Påverkan på projektet Önskemål och krav på projektet Myndighetschefer SUHF rektorer Chefer för specialbibliotekens myndigheter Övergripande beslut om
myndigheternas prioriteringar och uppdrag Forskarnytta/användarnytta − tillgänglighet och användning Sveriges kommuner och regioner (SKR) Medlems- och arbetsgivarorganisa-tion för kommuner och regioner
SKR önskar att man går genom dem vid undersökningar av folkbiblioteken
Tydlighet för gallringsarbetet för folkbibliotek Kungliga biblioteket Nationell bibliotekssamordning Depåbiblioteket
KB styr depåbibliotekets uppdrag och finansierar verksamheten. Koppling till KB:s depåutredning (klar hösten 2020)
Bygga vidare på tidigare rapporter och erfarenheter Ökat samarbete nationellt Tydliggjort (utökat) uppdrag till Depåbiblioteket
Tydliga riktlinjer och bevarandeplan för praktiskt arbete Bibliotekarier Samlingsansvariga (förvärv, gallring), fjärrlåneansvariga, magasinsansvariga
Kan ge exempel på behov och önskemål, hjälpa till med kartläggning och förslag på förbättringar
Kan ge feedback på bevarandeplan
Effektivare bevarande, alla bevarar inte allt, men ändå kunna ge tillgång till material
Tydligare ansvarsfördelning inom bevarande
Snabb, enkel och billig tillgång till material. Säkra accessmöjligheter (tillgång → digitalisering) Internationella
bevarande-projekt
Kan vara inspiration och framtida samarbetspartners
Användare Forskare, studenter, allmänhet
Tillgång till material i dag och i framtiden
Bra metadata och sök- och beställningsmöjligheter Svensk biblioteks-förening Samordnare Expertnätverk Kan ge stöd i informationsspridning och kommunikation
Intressentanalysen tydliggjorde att projektet har många olika intressenter med olika påverkan och krav. Eftersom området "nationellt samarbete kring bevarande och gallring" är väldigt brett når det väldigt många intressenter på olika sätt. Många av intressenterna är också på en hög nivå gällande beslutsfattande och samarbeten.
Arbetsgruppen beslutade att fokusera på kontakt med bibliotekschefer på
forskningsbibliotek och KB samt bibliotekarier på forskningsbibliotek. Dessa grupper är på olika sätt direkt berörda av resultatet och har viktig feedback att ge. Chefer vid forskningsbibliotek och KB är även viktiga aktörer i att ta resultatet vidare. Därför skedde förankring med chefsnivån både tidigt och sent i processen.
Arbetsgruppen har inte haft kontakt med övriga intressenter. Det kändes till exempel för tidigt att inom ramen för projektet ta kontakt med myndighetschefer och rektorer. Arbetsgruppen har inte heller haft kontakt med SKR då fokus legat på
forskningsbibliotek. Vi har inte använt oss av Svensk biblioteksförening förutom deras mailinglistor för att nå medarbetare på specialbibliotek.
Intressentanalysen var också ett sätt att tydliggöra de viktigaste behoven för olika delar av fältet. För bibliotekschefer är forskarnyttan en viktig drivkraft medan ett praktiskt fungerande arbetssätt och tydlighet i ansvar är viktigt för bibliotekarier i verksamheten. Gruppen blev också medveten om de många parallella projekt som KB är involverade i rörande samlingar, och vikten av att vårt resultat sätts in i det sammanhanget.
Metod
Arbetsgruppen har använt sig av en iterativ process under projektet. Det kan definieras som en process som sker "i omgångar, upprepande, med successiva förbättringar eller omarbetningar" 5 eller "a process for arriving at a decision or a desired result by repeating rounds of analysis or a cycle of operations. The objective is to bring the desired decision or result closer to discovery with each repetition (iteration)”. 6
Rent konkret har det inneburit att vi varvat arbetet i arbetsgruppen med diskussioner och workshoppar med olika delar av fältet. Vi har använt avstämningarna för att anpassa riktning och innehåll på ramverket efter den input och feedback som vi fått från workshoppar med intressenter. Genom att ta fram och dela med oss av preliminära utkast har vi kunnat använda intressenternas frågor och synpunkter för att förbättra och utveckla ramverket.
Genom kontinuerliga avstämningar och omarbetningar har vi försökt ta fram ett resultat som ligger i linje med faktiska behov hos forskningsbiblioteken och som motsvarar den "plats" där de är. Vi ville inte förekomma det arbete som bör ske i en eventuell
fortsättning på projektet. Uppdraget var att påbörja arbetet, inte att komma med en färdig lösning eller ett beslutsunderlag.
Läsanvisningar för rapporten
Rapporten ger en beskrivning av gruppens arbete och hur de olika avstämningarna med fältet påverkade vårt arbete framåt. Vi tror att det finns ett värde i att kunna följa
5 IT-ord: ord och uttryck i it-branschen (2020). Iterativ. https://it-ord.idg.se/ord/iterativ/ [2020-06-23] 6 BusinessDictionary (u.å.). Iterative process.
utvecklingen av resultatet och hur fältet påverkat det. En del i projektdirektivet var också att rapporten ska innehålla "dokumentation av arbetsgruppens tillvägagångssätt". Varje kapitel avslutas därför med ett avsnitt om hur avstämningen med fältet påverkade det fortsatta arbetet.
För den som vill komma direkt till slutresultatet rekommenderas att hoppa till kapitlen
Förslag till ramverk för gallring och bevarande och Slutsatser och rekommendationer.
Omvärldsbevakning och tidigare svenska
erfarenheter
Arbetsgruppen började sitt arbete med en omvärldsbevakning av tidigare och pågående samlingshanteringsprojekt och -utredningar, internationella bevarandesamarbeten och tidigare svenska initiativ.
Samlingshanteringsprojekt och utredningar
Samlingsbyggande på svenska forskningsbibliotek 2018
En grundlig genomgång av nuläget finns i KB:s rapport Samlingsbyggande på svenska
forskningsbibliotek.7 Rapporten beskriver hur tryckta samlingar byggs och gallras på lärosätesbibliotek och specialbibliotek och beskriver ett flertal pågående internationella initiativ och nationella lösningar.
Som en del av arbetet med rapporten hölls två workshoppar, en med specialbibliotek och en med lärosätesbibliotek, för att ta reda på hur resonemang och praktik kring gallring och samlingsbyggnad såg ut i verksamheterna. Man fann att specialbiblioteken bygger samlingar idéstyrt medan lärosätesbiblioteken bygger användarstyrt.
Specialbiblioteken gallrar restriktivt och ser sina samlingar i ett nationellt perspektiv med ansvar för sitt eget ämnesområde. Lärosätesbiblioteken gallrar vid låg användning och är inriktade på lärosätets användare och uppdrag snarare än ett nationellt delansvar. De tryckta tidskriftssamlingarna växer inte längre utan ersätts med elektronisk tillgång, och lågfrekvent tidskriftsmaterial i tryckt form gallras på många bibliotek för att spara yta. När det gäller böcker är en övergång mellan tryckt och digitalt mer komplicerad eftersom äldre tryckta samlingar inte på samma sätt kan bytas ut mot digitala. Rapporten konstaterar att lärosätes- och specialbiblioteken har behov av att även gallra utländsk forskningslitteratur, men att samordning kring gallring saknas. Forskningsbiblioteken efterfrågar därför bland annat "en nationell ram som effektiviserar och kompletterar gallringsarbetet".8
Det finns i dag en praxis om att inte gallra det sista exemplaret i Libris, men detta är av flera skäl ingen säker praxis. En gemensam plan för gallring kräver även en gemensam
7 Kungliga biblioteket (2018). Samlingsbyggandet på svenska forskningsbibliotek: Nuläget och förslag på
nationella samarbeten kring fysiska samlingar. Stockholm: Kungliga biblioteket. https://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kb:publ-340 [2020-06-23]
plan för bevarande och förvaring, oavsett om förvaringen är distribuerad eller central. Rapporten menar att effektivt samlingsarbete kräver samarbete mellan bibliotek, bland annat för att det skulle få stora konsekvenser för forskningen om alla
forskningsbibliotek successivt gallrar ut äldre litteratur. När det gäller digitalt material samarbetar biblioteken sedan länge, men för tryckt material finns inget samarbete utöver fjärrlån. Tidigare utredningar visar även på ett behov av någon form av nationellt ansvar eller lagstiftning till skydd för specialsamlingar. Det skulle behövas en gemensam definition på vad som utgör en specialsamling, men även en kartläggning av Sveriges specialsamlingar – vilka de är, var de finns, vilka hot som finns mot dem och hur de kan skyddas.
Pliktmaterialutredning 2020
Regeringen tillsatte hösten 2019 en utredning som ska se över och föreslå förändringar i pliktlagstiftningen och KB:s arbete med att samla in, beskriva, bevara och tillhandahålla material.9 Utgångspunkten för utredningen är att pliktlagstiftningen bör anpassas till medieutvecklingen genom att göras formatoberoende. Nuvarande pliktlagstiftning utformades i en analog värld vilket har gjort den dåligt anpassad till det digitala samhällets förändrade publiceringsvillkor. Vissa materialkategorier omfattas därmed inte av lagen. Utredningen ska även se över personuppgiftslagstiftningen för att vid behov anpassa den till de behov som finns vid hantering av pliktinsamlat material. I regeringens direktiv till utredningen framhålls syftet med Sveriges pliktlagstiftning. Detta är dels att möjliggöra forskning genom att material bevaras, dels att tillgodose ett bredare samhällsintresse genom att medborgarna får tillgång till det material som
publiceras i eller om Sverige. Direktivet tar samtidigt upp det faktum att inte alla dagens pliktbibliotek är intresserade av att ta emot pliktmaterial utan önskar att upphöra med detta. Samtidigt ser andra det som en grundläggande del av sitt samlingsbyggande. Direktivet nämner även förhållandena för de två pliktexemplar, på KB och Lunds universitetsbibliotek, som inte får gallras. Utredningen ska alltså enligt direktivet även se över antalet pliktexemplar och bevarande- och tillgänglighetsperspektiv för dem. Denna arbetsgrupps arbete avslutades innan utredningen av pliktlagstiftningen var klar. Depåutredning 2020
KB:s enhet för nationell bibliotekssamverkan fick 2019 ett internt uppdrag att göra en översyn av behovet av ett svenskt depåbibliotek.10 Syftet var att stärka den nationella depåverksamheten med fokus på folk- och skolbibliotekens behov av kompletterande
9 Utbildningsdepartementet (2019). Översyn av regelverket för pliktleverans och hantering av annat
material vid Kungl. Biblioteket. (Kommittédirektiv 2019:84) Stockholm: Utbildningsdepartementet. https://www.regeringen.se/4adaf9/contentassets/85ffa292ea9649d5995bb88a8fef8c81/oversyn-av-regelverket-for-pliktleverans-och-hantering-av-annat-material-vid-kungl.-biblioteket-dir-201984 [2020-06-23]
10 Kungliga biblioteket (2019). Direktiv till översyn av verksamheten vid Kungliga bibliotekets partner
medieförsörjning. Det är också det primära uppdraget för Sveriges depåbibliotek och lånecentral i dag. Sveriges depåbibliotek samlar i dag in gallrat material och
tillhandahåller det som fjärrlån. Det är främst folkbiblioteken som donerar, men även lärosätes- och specialbibliotek bidrar till viss del till samlingen. Depåbiblioteket sparar ett exemplar av varje svensk titel det får in, dock inte tidskrifter eller offentligt tryck. När depåbiblioteket grundades var det en följd av brist på magasinsutrymme bland folkbiblioteken. Med depåbibliotekets hjälp kunde de gallra med vetskapen om att tillgång till materialet fanns kvar. Depåbiblioteket sågs också som ett komplement till lärosätesbiblioteken som inte lånar ut alla typer av litteratur, exempelvis skönlitteratur, till folkbiblioteken.
Översynen av ett svenskt depåbibliotek är i skrivande stund inte färdigställd. Utredningen fokuserar på folk- och skolbibliotekens tillgång till det svenska
pliktmaterialet och inte på gallring eller bevarande. Frågan om en svensk depå även för exempelvis utländsk forskningslitteratur och så kallade herrelösa samlingar har berörts i andra sammanhang, bland annat inom arbetet med den nationella biblioteksstrategin.11 I både Danmark, Norge och Finland samlar det nationella depåbiblioteket in material från alla typer av bibliotek och på flera språk. I Danmark och Norge tar man utöver detta emot ett pliktexemplar avsett för fjärrlån.
SUHF-plattform 2015
2015 presenterade SUHF:s Forum för bibliotekschefer Framtiden börjar nu, en plattform för högskolebibliotekens arbete med att bidra till att utveckla kvalitet i utbildning och forskning.12 Fyra utvecklingsområden identifierades varav tillgång till vetenskaplig information var en. En av frågorna var: vad händer när biblioteken slutar bygga samlingar av tryckt material? Man konstaterar att högskolebiblioteken ska erbjuda en effektiv tillgång till samlingarna i tryckt och digital form men går inte närmare in på hur det ska genomföras.
Tidigare svenska initiativ inom samlingshantering
Det finns en lång historia i Sverige av att försöka arbeta tillsammans med gemensamt bevarande av tryckta samlingar, framför allt vid lärosätesbiblioteken. En viktig del av omvärldsbevakningen var att undersöka tidigare svenska initiativ gällande gemensam samlingshantering. Vad handlade samarbetet om? Hur genomförde man arbetet? Vad var resultatet?
11 Fichtelius, E., Persson, C. & Enarson, E (2019). Demokratins skattkammare: förslag till en nationell
biblioteksstrategi. Stockholm: Kungliga biblioteket, Nationell biblioteksstrategi. http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kb:publ-25 [2020-06-23]
12 SUHF (2015). Framtiden börjar nu: Högskolebibliotek – för kvalitet i utbildning och forskning.
Stockholm: SUHF. https://suhf.se/app/uploads/2019/07/Forum-f%C3%B6r-bibliotekschefers-4punktsprogram-150910.pdf [2020-06-23].
Ansvarsbibliotek
Ansvarsbibliotekssystemet var ett samarbete mellan lärosätesbibliotek som pågick mellan 1988 och 2009.13 Samarbetet administrerades av Bibsam vid KB och var ett sätt att dela upp ansvaret för förvärvet av monografier och tidskrifter genom att ge olika lärosäten ansvar för olika ämnen. Ansvaret gällde endast förvärvet, och det var inte tydligt uttalat vad som gällde för långsiktigt bevarande av samlingarna.
JSTOR-planen
JSTOR-planen var ett samarbete mellan bibliotek med samhällsvetenskapliga
samlingar.14 Stockholms universitetsbibliotek fick medel från Bibsam för att upprätta en bevarandeplan för de tryckta tidskrifter som fanns i digital form i arkivdatabasen
JSTOR. Bevarandet byggde på ett samarbete mellan lärosätesbiblioteken i Göteborg, Lund, Stockholm och Uppsala, där alla medverkande bibliotek åtog sig ett visst bevarandeansvar. Fördelningen av ansvar baserades på vilka bibliotek som hade
kompletta sviter av tidskrifterna. Åtagandet för biblioteken gällde endast att behålla den tryckta utgåvan så långt respektive bestånd sträckte sig, inte att fortsätta att prenumerera på den tryckta tidskriften.
Syftet med planen var att säkra en fortsatt tillgång i Sverige av de tryckta tidskrifter som ingår i JSTOR. Genom att besluta om att ett bibliotek sparar ett exemplar gav den också möjlighet till övriga bibliotek att gallra, eftersom de kan vara försäkrade om att minst ett tryckt exemplar finns kvar.
Samarbetet startade 2003 och skulle i den första fasen gälla i tre år. Stockholms UB var sammankallande och ansvarigt för uppdatering av exempelvis tidskriftslistor.
Överenskommelsen förlängdes dock aldrig och någon dokumentation över anledningen till det har inte framkommit.
TGV-planen
Ett liknande initiativ var TGV-planen med syfte att bevara tidskrifter inom teknik och grundvetenskaperna (TGV).15 Syftet var även här att garantera ett tryckt exemplar i Sverige (ifall elektroniska versioner eller arkivrättigheter inte skulle fungera) samt att ge möjligheter till gallring på övriga bibliotek.
Diskussioner initierades 2004 och samarbetet formaliserades 2006. Chalmers
högskolebibliotek, KTH:s bibliotek och universitetsbiblioteken i Uppsala, Lund, Luleå och Linköping deltog. Under samtalen inför överenskommelsen diskuterades hur
fördelningen skulle göras – ämnesvis eller utifrån befintligt bestånd på biblioteken. Man frågade sig även om man åtagit sig ett än större sisyfosarbete än i JSTOR-planen, i och
13 Wikipedia. Ansvarsbibliotek. https://sv.wikipedia.org/wiki/Ansvarsbibliotek [2020-06-23]
14 Widmark, W. (2003). Slutrapport för projektet ”Bevarandeplan för tidskrifter i JSTOR”. Stockholm:
Stockholms universitetsbibliotek. http://www.kb.se/Dokument/Bibliotek/projekt/bevjstor.pdf [2020-06-23]
med att antalet titlar och hyllmeter inom teknik är mycket större. Uppdelningen mellan biblioteken blev en kompromiss där man utgick från ämnen, utom för kemi och fysik, där KTHB och Chalmers delade upp dem efter vilket bibliotek som hade den mest kompletta sviten. Även för TGV-planen gällde bevarandeåtagandet befintliga samlingar (fram till 2005), inte fortsatt förvärv.
Biblioteken tog ut listor på tidskriftstitlar från Libris som sammanställdes i Excelfiler. Rent konkret lades sedan information in i både den bibliografiska posten (fält 599a) och i beståndsposten i Libris (fält 866z): "Bevaras enligt TGV plan/sigel". Ett bibliotek som i framtiden önskade gallra en titel skulle höra av sig till bevarande bibliotek för
eventuell komplettering av luckor.
KTHB utsågs till samordnare av samarbetet. Även om det har löpt på under åren har det inte funnits någon formaliserad organisation eller aktiv arbetsgrupp. Detta har på vissa bibliotek lett till att samarbetet har blivit personbundet och att information riskerar att försvinna om någon till exempel går i pension. De flesta medlemmar följer fortfarande överenskommelsen. Däremot har inte alla bibliotek lagt in information i Libris på det överenskomna sättet, så det kan vara svårt att veta. Det har inte framkommit i någon dokumentation att något bibliotek gallrat en titel som bevaras gemensamt.
Statens biblioteksdepå i Bålsta som gemensam tidskriftsdepå 2005 startade en depåutredning som tittade på hur en gemensam depå i statens biblioteksdepå i Bålsta skulle kunna fungera.16 En inledande enkät visade att en majoritet av de 23 högskole- och universitetsbiblioteken var positiva till en gemensam tidskriftsdepå. Några av de mindre biblioteken menade att de inte hade så stora
samlingar att de såg ett behov av att delta i uppbyggnaden av en depå. Flertalet var dock positiva till idén att kunna utnyttja beståndet för inlån.
Hösten 2006 tillsattes en arbetsgrupp med representanter från KB, Uppsala, Stockholm, Göteborg, Lund och Karolinska Institutets bibliotek. Syftet var att utreda
förutsättningarna för att bygga upp en nationell tidskriftsdepå och på så sätt möjliggöra samlokalisering och samutnyttjande av landets samlade tidskriftsbestånd. Gruppens uppgift var att undersöka vilka ämnen och tidsperioder som var aktuella, att föreslå finansieringsformer och organisation samt titta på frågan om äganderätt.
Utredningen lyfte följande vinster med en gemensam depå:
en gemensam tidskriftsdepå med effektiv service är en ekonomiskt fördelaktig lösning
en gemensam tidskriftsdepå kan bli mer komplett, med färre luckor i bestånden.
16 Statens biblioteksdepå i Bålsta som gemensam tidskriftsdepå: Slutrapport (2007). Stockholm: Kungliga
biblioteket. http://193.10.12.180/Dokument/Bibliotek/utredn_rapporter/2006/SlutrapporSBD_070207.pdf [2020-06-23]
en gemensam depå medför att biblioteken kan gallra i sina egna bestånd, och därmed minska sina kostnader när det gäller egen personal, drift och lokaler. Gruppen gav tre förslag: att inte gå vidare med samordning, att skapa en depå på frivillig grund inom olika vetenskapsområden samt att skapa en nationell depå utifrån centralt uppdrag för KB. Förhoppningen var att en nationell depå skulle bli verklighet inom några år, och i väntan på den startades den medicinska tidskriftsdepån på frivillig
grund.17 Material från Karolinska Institutets bibliotek, Göteborgs UB och Uppsala UB placerades i Bålsta. Samlingarna fördes samman och fick en gemensam sigel i Libris, och de sågs också som en gemensam samling. Biblioteken samfinansierade även en personalresurs för att administrera fjärrlån från samlingen på ett smidigt sätt.
Samarbetet löpte mellan 2009 och 2012, men när det stod klart att det inte skulle bli någon nationell depå avslutades det. Ett problem uppstod kring vem som då skulle ta ansvar för de sammanförda samlingarna. KB tillfrågades, men de kunde inte ta över ansvaret utan ett tydligt uppdrag. KI var inte intresserade så i slutänden blev det Uppsala UB som tog över samlingarna.
Avsiktsförklaring gällande digitalisering av det svenska trycket
I december 2019 undertecknade KB och universitetsbiblioteken i Stockholm, Uppsala, Lund, Göteborg och Umeå en avsiktsförklaring gällande ett samarbete kring
digitalisering av det kompletta svenska trycket.18 Deltagarna anser att det finns ett behov av att öka digitaliseringen för att möta användarnas behov, men att det även behövs ökad samordning och nya ekonomiska resurser. Arbetet leds av en styrgrupp som kan tillsätta olika arbetsgrupper. Under våren 2020 startades tre grupper: teknik och metadata, urval och kommunikation. Under arbetets gång kommer gemensamma
strategier, standarder och rekommendationer tas fram. Ännu finns ingen klar
finansiering. Det innebär en osäkerhet eftersom det kommande arbetet är beroende av att man får in externa medel.
Samarbetet initierades och leds av bibliotekscheferna vilket ger tyngd åt det. Genom att ha enats om en gemensam vision och ambition finns en stark grund att stå på – även om inte alla de praktiska frågorna eller de ekonomiska förutsättningarna är lösta.
Internationella bevarandesamarbeten
UKRR
Av särskilt intresse är det brittiska projektet UK Research Reserve (UKRR).19 Det är ett projekt som startade 2007 som ett samarbete mellan de brittiska universitetsbiblioteken, British Library (BL) och Higher Education Funding Council for England (HEFCE).
17 Tyllström, K. (2008) Överenskommelse mellan GU, KB, KI och UU angående medicinsk tidskriftsdepå
på frivillig grund i Statens biblioteksdepå i Bålsta 2009-2010. (KB 07-827-2008)
18 Avsiktsförklaring gällande digitalisering av det svenska trycket (2020).
https://www.kb.se/om-oss/nyheter/nyhetsarkiv/2020-01-28-600-ar-av-svenskt-tryck-ska-digitaliseras.html [2020-06-23]
Målet var att frigöra yta i bibliotekens lokaler samtidigt som lågfrekvent använt
forskningsmaterial i tryckt form bevarades. Trots att de elektroniska tidskrifterna ökade i antal sågs ingen tendens till att den tryckta samlingen skulle minska. Samtidigt fanns en motvilja inom vissa akademiska ämnen eller kulturer att göra sig av med tryckta exemplar. Att utöka ytan för förvaring av material var inte heller aktuellt; den behövdes till annat som prioriterades högre. UKRR startades för att undersöka om sektorn
gemensamt kunde lösa de problem som uppstått.
Projektet började i mindre skala och under fas 1, som pågick 2007−2008, deltog åtta bibliotek i en pilot. Under fas 2 hade antalet deltagande bibliotek ökat till 29 stycken. De första projektstadierna finansierades av HEFCE, och Imperial College London har ända sedan projektets början haft en samordnande roll. Fas 1 fokuserade på att testa de framtagna processerna och att etablera affärsmodellen. Fas 2 gick ut på att utveckla system som stödjer processerna och att skala upp projektet utanför pilotbiblioteken. Denna andra fas pågick under ganska lång tid, mellan 2009 och 2017. Att gallra biblioteksmaterial kan ses som kontroversiellt och UKRR var därför ända från början noga med att skapa robusta processer. Deltagande bibliotek lade även ner mycket tid på att kommunicera med berörda intressenter. De vinster som framför allt har lyfts med projektet är att material säkras för framtiden och att det är garanterat tillgängligt. Samtidigt blev hanteringen kring materialet mer effektiv och biblioteken kunde frigöra ytor.
UKRR bevarar två exemplar av en tidskrift, ett vid British Library och ett vid ett deltagande bibliotek (det är det "andra" som är bevarandeexemplaret). Tidigare bevarades tre exemplar, men nu bevaras alltså bara två. De har en central så kallad "scarcity check" för att kontrollera titlar med få bestånd, och samlar
beståndsinformation i den nya nationella katalogen National Bibliographic
Knowledgebase (NBK). Om ett bibliotek är medlem i UKRR gör de en matchning mot den gemensamma katalogen och kontrollerar vilka titlar som är unika. Helt unika titlar skickas till BL, medan den andra kopian skickas till något av landets "principal
libraries", det vill säga Bodleian (Oxford) eller Cambridge.
Arbetsgruppen fick tidigt intrycket av att UKRR gett goda resultat, och eftersom det nu är i löpande verksamhet finns många goda exempel att hämta därifrån. I rapporter20 och publicerade artiklar21 gavs en bra bild av arbetsflöden samt mål och vinster med UKRR. Arbetsgruppen såg tidigt i projektet att UKRR var ett bra exempel på ett lyckat
nationellt samarbete och att en liknande lösning kunde vara applicerbar i Sverige. Det blev dock snart tydligt att det inte var riktigt så enkelt. I Storbritannien hade man redan från början en annan infrastruktur på plats än vad som finns i Sverige, genom den nationella roll British Library har. De har ett uttalat nationellt fjärrlåneuppdrag där de
20 Stubbs, T., Hosking, J., Appleyard, A., Banks, C., Grindley, N., Larch, N. & Yang, D (2019). UK
Research Reserve (UKRR): Final Report. http://hdl.handle.net/10044/1/73162 [2020-06-23]
21 Fielden, J., Harris, C., Hayes, H. & Schofield, A. (2005). Optimising Storage and Access in UK
tycks ha köpt in mycket material för att kunna använda till fjärrlån, med en utarbetad artikelförmedling. I Sverige finns inte någon motsvarighet till detta, och KB har inte den rollen eller det uppdraget. Därmed släppte arbetsgruppen tanken på att ”kopiera”
UKRR:s riktlinjer för hur materialet hanterades. En konkret lösning för Sverige måste bygga på svenska förhållanden, förutsättningar och önskemål.
Övriga internationella samarbeten
The Research Collections and Preservation Consortium (ReCap)22
ReCap är ett samarbete mellan Columbia University, Princeton University, Harvard University och New York public library. Tillsammans har de byggt en depå där de i dag kan härbärgera cirka 19 miljoner exemplar. Material skickas dagligen från depån till medlemsbiblioteken, men även fjärrlån till andra bibliotek hanteras. Samarbetet drivs i konsortieform. 2012 utvecklades samarbetet från att bara gälla en depå där respektive bibliotek kunde placera sitt material till att också fokusera på samarbete kring
samlingarna. Utgångspunkterna för den gemensamma samlingen är att: respektive bibliotek fortfarande äger sitt material
de förpliktigar sig att spara materialet så länge konsortiets avtal gäller dubbletter inte tillförs samlingen
respektive bibliotek synliggör sitt bestånd i bland annat OCLC.
Utöver denna gemensamma samling kan också respektive bibliotek förvara specialsamlingar i depån, som då går under andra regler.
Partnership för Shared Book Collections (PaSBooC)23
De många stora konsortieliknande samarbetena för tryckt bevarande av monografier mellan bibliotek i USA har samlats under ett paraply som formellt startade i februari 2020. Över 300 bibliotek deltar med över 46 miljoner bevarandeåtaganden. Några av de största konsortierna har arbetat fram en övergripande organisation för att kunna arbeta med infrastrukturfrågor och strategier. Initiativet lanserades 2018 och under 2019 var de i en övergångsfas med ett antal arbetsgrupper som arbetade med olika problem, till exempel standarder, risker, organisation och kommunikation för den nya
organisationen.
Under arbetet fördes diskussioner om hur samarbetet ska utformas för att bli hållbart. Några viktiga aspekter lyftes:
Öppen standardiserad metadata om bevarandeåtaganden Engagerad personal med avsatta resurser
Representation för alla sorters bibliotek Konkreta fördelar för deltagarna
22 https://recap.princeton.edu/ 23 https://sharedprint.org
Hållbarhet och långsiktighet
Användning av existerande flöden och system, att inte börja på nytt
Man talar också om vikten av att utforma ett "narrativ" kring frågan, en gemensam berättelse och förståelse. Synen bygger på att den delade samlingen är den mest kompletta och att kollaborativa eller kollektiva samlingar är "nästa generation", en logisk evolution för samlingsbyggandet. Syftet är att kunna erbjuda framtida forskare samma eller bättre tillgång till material som i dag. Då behövs samordning för att säkra bibehållen mångfald och kompletta samlingar. De tryckta samlingarna fungerar som backup till digitaliserat material, och god metadata är en förutsättning för att kunna tillgängliggöra materialet. Det fortsatta arbetet kommer att kartlägga hur delade samlingar används och hur många exemplar av olika materialtyper som är nödvändigt. Man konstaterar att man behöver lära sig från tidigare initiativ, samt vill utveckla en gemensam vision för monografier.
Under våren 2020 har ytterligare ett samarbete tillkommit kopplat till PaSBooC.
HathiTrust, California Digital Library och the Center for Research Libraries kommer att samarbeta för att utveckla teknik för en öppen infrastruktur för att stödja gemensamma tryckta samlingar. 24 Det gäller till exempel verktyg och system för analys, data-delning och tillgängliggörande.
CAVAL Archival and Research Materials (CARM)25
CAVAL är ett australiensiskt konsortium av universitetsbibliotek som bland annat tillhandahåller två magasin för tryckta samlingar samt tillgängliggörandet av materialet som står där. Magasinet CARM 1 togs i bruk 1996 och har över 850 000 volymer. Det som ställs där blir gemensamma samlingar mellan de deltagande biblioteken. Efterfrågat material tillgängliggörs som digitalt eller fysiskt fjärrlån. Medlemmar har förtur på beställningar och beställt material skickas inom 24 timmar.
CARM 2 tillkom 2010 och är ett sorts komplementmagasin där biblioteken kan ställa sina samlingar, men där de behåller ägandet.
Hur omvärldsbevakningen påverkade det fortsatta arbetet
Omvärldsbevakningen visade på många olika sätt att organisera arbete med gemensamt bevarande. De skiljer sig åt när det gäller till exempel en centraliserad eller distribuerad placering, ifall det finns en gemensam bevarandeplan som möjliggör lokal
dubblettgallring och som säkrar materialet på lång sikt, om det är starkt styrt eller mer frivilligt. Följande alternativ kunde ses:
24 https://cdlib.org/cdlinfo/2020/07/01/cdl-crl-hathitrust-collaboration-for-shared-print-infrastructure/ 25 https://www.caval.edu.au/solutions/storage-and-archives
Lokalt ägande och utspridd placering med gemensam bevarandeplan
Exempel: TGV, JSTOR
Fördelar: det finns en gemensam bevarandeplan för långtidssäkring av materialet. Material är lätt tillgängligt via bibliotekens vanliga fjärrlånehantering, ingen flytt av material krävs, möjlighet till dubblettgallring på övriga bibliotek
Nackdelar: det finns ingen stark organisation för uppföljning och styrning. Risk för dyr hyra i stadsnära magasin.
Lokalt ägande med gemensam placering, men ingen samverkan
Exempel: Externa magasin, CARM 2 Fördelar: billigare hyra
Nackdelar: särskild hantering för fjärrlån krävs för att inte få sämre tillgänglighet, ingen bevarandeplan för långtidssäkring, ingen dubblettgallring
Lokalt ägande och samverkan kring tillgängliggörande
Exempel: Nuvarande tidskriftsbestånd i Bålsta – KB, UUB, och KTHB har separata samlingar i samma lokal, men samarbetar gällande personal som jobbar med fjärrlån av artiklar
Fördelar: god tillgänglighet genom fjärrlån/kopior, läsesalar och digitalisering, billigare hyra i externt magasin
Nackdel: ingen dubblettgallring, ingen bevarandeplan för långtidssäkring Gemensamt ägande, tillgängliggörande och bevarande
Exempel: UKRR och den medicinska depån på frivillig grund i Bålsta (2009−2012) Fördelar: möjlighet att gallra dubbletter lokalt, bevarandeplan för långtidssäkring av
material. Stark central styrning och organisation.
Nackdelar: svårt att komma överens om långsiktigt hållbar gemensam finansiering och organisation
Utifrån de tidigare svenska initiativen blev det tydligt att det länge funnits ett intresse för ett gemensamt arbete med bevarande och tillgängliggörande. Det blev en positiv utgångspunkt för arbetsgruppen att många bibliotek uppenbarligen velat ha ett ökat samarbete och samordning av frågorna. Samtidigt blev det tydligt att det hade varit svårt att hitta en modell som fungerar på lång sikt. Allt eftersom arbetsgruppen läste om mer eller mindre misslyckade samordningsförsök blev vi allt mer uppgivna. Hur skulle vi kunna lösa detta när det redan gjorts så många försök? Tidigare samarbeten visar på bristande långsiktighet och struktur i organisation, oklar finansiering på lång sikt och
svag samordning och uppföljning. Utan denna grundstruktur var det svårt att upprätthålla samarbetet trots att viljan fanns där.
Omvärldsbevakningen tydliggjorde behovet av att prata med fältet om varför långsiktigt tryckt bevarande är viktigt och om de vinster som finns med ett nationellt samarbete. Om det inte finns en gemensam grund och intresse av samarbete kommer det inte att fungera, oavsett vilken praktisk modell man väljer.
En annan viktig fråga är hur KB:s samlingar ska ses i relation till ett gemensamt
bevarande. KB har ett bevarandeuppdrag för de svenska samlingarna, men dessa är inte så tillgängliga utanför Humlegården i Stockholm. Skulle de svenska samlingarna på KB vara en del av en gemensam samling? Hur ska en gemensam samling annars förhålla sig till dem?
De olika sätten att organisera ett gemensamt bevarande visar också på behovet av att tydliggöra olika roller. Vem ska leda ett samarbete? Hur ska finansiering och delande av resurser ske? Vi ville därför bolla de olika modellerna och undersöka vilken av dem som viktiga intressenter föredrog. Genom att utgå från olika lösningar och deras för-och nackdelar skulle vi kunna starta en diskussion. Utifrån detta planerades en första avstämning med chefer vid lärosätesbibliotek och medarbetare vid specialbibliotek.
Workshop om behov och organisation
Syfte
Universitets-, högskole- och specialbiblioteken hade identifierats som viktiga och naturliga intressenter för arbetet. Under hösten genomfördes två workshoppar med dessa grupper för att presentera arbetsgruppens uppdrag. Syftet med workshopparna var också att få deltagarnas synpunkter på hur ett gemensamt synsätt och tillvägagångssätt för bevarande och gallring skulle kunna fungera i Sverige.
Arbetsgruppen kontaktade därför tidigt SUHF Forum för bibliotekschefer för att kunna delta på deras höstkonferens. Workshoppen med bibliotekschefer ägde rum den 21 november 2019 och cirka 25 personer deltog. För att nå så många specialbibliotek som möjligt gjordes utskick via Svensk biblioteksförenings expertnätverks e-postlista och via Forum för specialbiblioteks e-postlista. Till workshoppen den 22 november anmälde sig 16 personer från 14 olika bibliotek.
Upplägg
Workshoppen var uppdelad i två delar med presentationer mellan diskussionerna. Första delen av workshoppen ägnades åt frågan Gagnar detta mitt bibliotek, lärosäte och
forskare/besökare? Syftet med denna diskussion var att få deltagarna att fundera över
vilket behov som finns av ett annat sätt att arbeta och vilka vinster som skulle kunna finnas. Andra delen ägnades åt mer konkreta diskussioner kring frågorna Hur skulle
samarbetet kunna se ut – samägande och samarbete? Var skulle det vara bra att börja – tidskrifter eller monografier? Hur säkrar vi långsiktighet – roller och ansvar?
Resultat
Finns det behov av gemensamt bevarande? SUHF-bibliotekschefer
Enligt deltagarna skulle ett gemensamt arbete med bevarande och gallring vara
fördelaktigt för användare, forskare och lärosätet. Man ansåg att det skulle gagna såväl egna låntagare som internationella användare. Det skulle säkerställa att material går att få tag på, och det skulle inte behöva finnas lokalt om hanteringen kring
tillgängliggörande blir effektiv. Alla bibliotek kan inte ha allt.
Gemensamt bevarande gagnar olika bibliotek på olika sätt. Man ansåg till exempel att de stora universiteten med samhällsvetenskap och humaniora skulle vinna mest på ett samarbete. Andra bibliotek, exempelvis de med teknisk inriktning, behöver inte så mycket tryckt material. Behoven skiljer sig dock mellan discipliner, vissa forskare vill kunna browsa och se det fysiska objektet. Men det finns också en tveksamhet kring hur länge det behovet kommer att kvarstå.
Många pliktbibliotek har ett egenpåtaget "bevarandeuppdrag". Men för de flesta lärosätesbibliotek är huvuduppdraget att tillgodose behoven hos forskare och studenter vid det egna lärosätet. Här menar de flesta deltagare att det blir en krock mellan ett
nationellt uppdrag och de lokala uppdragen. Däremot betonar de vikten av att lyfta blicken från sitt eget lärosäte och se helheten. Många menade att tillgängliggörande och bevarande är alla biblioteks "grunduppdrag" – detta är något som lärosätesbiblioteken måste göra.
Deltagarna framhåller även flera direkta vinster, till exempel att kunna frigöra ytor för bland annat studieplatser. Många bibliotek uppger att de inte har tillräckligt med tillväxtyta. Man skulle också säkra inlån och kunna effektivisera fjärrlåne- och digitaliseringsprocesserna. Arbetet med gemensamt bevarande och gallring måste kombineras med digitalisering "on demand" av äldre material. Att skicka fysiska böcker är dyrt och sårbart och säkerheten ökar om det finns ett digitaliserat material som första alternativ. Man menar att också digitalt material behöver säkerställas och finnas med i en bevarandeplan.
En tydlig ståndpunkt var att det viktigaste är en gemensam syn. Flera deltagare menade att det är tryggt att veta att någon bevarar och att man har samma policy. Det skulle vara en garant för att inte sista exemplaret försvinner. Några tyckte det skulle vara bra med ett stöd för att själv slippa stå med besluten. För att säkra tillgången måste ett sista exemplar finnas. Majoriteten var överens om att det behövs en nationell plan. Specialbibliotek
Behovet av gemensamt bevarande ser olika ut mellan de olika typerna av
specialbibliotek. Många gånger har man redan gallrat det material som är möjligt inom uppdraget. Många specialbibliotek samlar för att spegla verksamheten i sina
organisationer. Det gör det svårt att gallra material, även om det finns någon annanstans. Att känna ett ämnesansvar är en annan aspekt som gör det svårt att gallra.
Några av biblioteken ser fler fördelar med gemensamt bevarande. Det främsta skälet är att man är beroende av att det finns ett relevant bestånd tillgängligt för fjärrinlån och att man inte har möjlighet att behålla allt själva. Att veta att det gallrade säkert finns kvar skulle vara en fördel. Samtidigt ger ett minskat bestånd längre väntetider för de egna besökarna och fler fjärrlån för biblioteket. En depå löser platsbrist men på bekostnad av tillgänglighet. Flera av deltagarna på workshoppen pratar om behovet av att kunna browsa i samlingarna, att verksamheten fortfarande till stora delar är fysisk.
En fundering rör idén om att en gemensam depå skulle kunna användas för erbjudanden om donationer. Många tar i dag endast emot material om det finns en lucka i samlingen. Det är också svårt att hinna gå igenom alla donationer och donationsförfrågningar. Är detta något för ett gemensamt magasin?
Vilken modell skulle kunna fungera?
SUHF-bibliotekschefer
Varje grupp fick förslag på modeller med olika nivåer av samägande och samarbete (se föregående kapitel). Majoriteten menade att gemensamt ägande, tillgängliggörande och bevarande är den bästa organisationsmodellen. Det fanns dock flera frågor kring hur det skulle lösas konkret; måste samlingarna stå på samma plats? De skulle också kunna stå på olika ställen (i olika sviter) så länge uppgifterna i katalogen stämmer. Bygger det på att alla är med? Hur ska annars fjärrlånet fungera? Vad händer om man drar sig ur ett gemensamt bevarande? Det viktigaste är att hitta samarbeten – inte skicka till en depå och att ge upp ägandet, menade andra deltagare.
På frågan om vilken materialtyp som borde inleda en gemensam gallring föreslog flera deltagare tidskrifter. Här såg man att lokalvinsten skulle bli stor och att det är relativt enkelt med digitalisering av artiklar. Ett förslag var också att satsa på monografier först eftersom de just nu gallras i stor utsträckning på biblioteken. Ett annat förslag var att börja med utländskt material eftersom det skulle vara lättare att dubblettgallra. Specialbibliotek
Det finns inget som säger att specialbibliotek måste finnas (det står inte i
bibliotekslagen) och det innebär att specialbibliotekens verksamhet kan vara osäker. Om ett specialbibliotek läggs ner kan dess material försvinna. I sådana lägen vore det en bra lösning att skicka samlingen till en depå. Specialbiblioteken kan ha svårt att motivera för sina uppdragsgivare varför de ska spara material åt andra, bara för att ett nationellt ramverk säger det. Den modell som förespråkar ett gemensamt ägande,
tillgängliggörande och bevarande av material kan fungera, men väcker också frågor som behöver lösas. Aktuella frågor är hur biblioteken får tillgång till materialet och om användaren kan få möjlighet att browsa eller leta i materialet i de fall det behövs. Under diskussionerna lyftes vikten av att personalens kompetens står i relation till samlingarna. Kompetensen kan bli svår att upprätthålla om man har gemensam placering i till exempel en depå. Vissa typer av material är olämpliga att placera i gemensamt magasin. Exempelvis består Musikbibliotekets material till stor del av lösa notblad som måste kontrolleras vid återlämning för att säkerställa att inget har
försvunnit.
KB anses vara en viktig part i en modell med gemensamt ägande, tillgängliggörande och bevarande. Det krävs ett samarbete där alla är införstådda i vad som ska bevaras och det krävs ekonomiska förutsättningar för lokal och personal. Det behöver arbetas aktivt med samlingen även om den är på en depå. Någon måste äga frågan och vara ansvarig. På frågan om vilken materialtyp det var bäst att börja med lyfte deltagarna fram tidskrifter. De ger stora utrymmesvinster och det är lätt att snabbt distribuera kopior på artiklar. Tidskrifter som används sällan skulle gå att förvara på annan plats. Dock
konstaterades att det finns mycket på ett specialbibliotek som används sällan men som ändå behöver finnas på plats i samlingarna.
Hur kan en möjlig organisation se ut i framtiden? SUHF-bibliotekschefer
Finansiering är en viktig del i ett framtida samarbete och det framkom olika förslag på hur detta kan lösas, exempelvis genom konsortium (liknande Divas finansiering) eller medlemsavgifter. Externfinansiering eller att använda fjärrlånekompensationen var andra förslag. Man ansåg också att ekonomiskt understöd bör ingå i ett uppdrag, eftersom samarbetet annars försvåras av ekonomiska hinder.
Hur ska ansvaret fördelas? En åsikt var att detta rör sig om ett samhälleligt uppdrag, vilket bör vara centralt finansierat och styrt. Många menade att KB, eller KB i samarbete med några andra större lärosäten, bör ha ansvaret. Pliktbiblioteken har ett stort ansvar, menade man.
Det fanns många som tryckte på vikten av att bygga på befintliga strukturer, likt
uppbyggandet kring open access och de digitaliseringsprocesser som finns (till exempel avsiktsförklaringen om det digitaliserade svenska trycket). Kombinera med smarta system för fjärrlån och digitalisering.
Alla var överens om att det var viktigt att säkra långsiktighet – och då menar man "för alltid". Det kommer ständigt nya ledare och rektorer på lärosätena och då måste samarbetet ha en stabil långsiktig förankring. Några deltagare nämnde att samarbetet även kan behöva förankras exempelvis via departement.
Specialbibliotek
I diskussionerna framhölls vikten av att någon har ett övergripande ansvar och ett tydligt uppdrag. Man ser att det finns behov av ett nationellt ansvar och ser här KB som en möjlig aktör i samarbete med övriga. Deltagarna lyfter också vikten av att kunna ta del av materialet i en depå, även om man inte har möjlighet att bidra till finansieringen – men däremot kan betala efter förmåga. Det framkommer också viss tveksamhet till att en depå är en möjlig väg eftersom tidigare försök inte har fungerat.
Sammanfattning av synpunkter från workshopparna
Deltagarna på båda workshopparna diskuterade gärna frågan och ställde sig positiva till ett nationellt gemensamt bevarande. Synen på hur ett gemensamt bevarande eventuellt skulle kunna se ut på biblioteken skilde sig emellertid åt. SUHF-representanterna var generellt mer positiva, vilket kan bero på att frågan redan diskuterats och att man kunde sätta den i större sammanhang eftersom forumet för cheferna är etablerat och liknande samarbeten finns. Deras mandat skiljer sig också från de representanter som deltog på workshoppen med specialbiblioteken. Där var man mer försiktig och diskussionerna landade mer i hur just det egna biblioteket skulle beröras samt vilka utmaningar det innebär. De sammantagna diskussionerna visade på frågor som måste få svar eller
förtydligande innan biblioteken kan ta ställning. Man såg behov av kostnadsberäk-ningar, statistikunderlag och/eller kartläggningar för att undersöka vilken effekt ett gemensamt arbete skulle få.
Under diskussionerna framkom att det var viktigt med fokus på tillgänglighet med god möjlighet till fjärrlån och digitalisering av material, inte ”bara” ett bevarande. Dessutom betonades vikten av en stark organisation och av att förtydliga KB:s roll.
Deltagarna påtalade risken att bevarandeuppdraget krockar med bibliotekens uppdrag att fokusera på användare här och nu. Specialbiblioteken såg ett behov av att enbart ha samlingar inom sitt ämne samt att dessa fanns tillgängliga på plats.
Lärosätesbibliotekens samlingar är mer generella. Man lyfte att samlingsbyggandet i dag är väldigt likformat på de olika biblioteken eftersom de köper samma stora e-paket. Det rådde enighet om att det sista exemplaret ska säkras. Visionen bör vara att allt material ska vara gratis tillgängligt, digitaliserat och bevarat. Dock fanns det olika förslag och tankegångar kring hur detta ska genomföras, vilket visar att mer arbete måste läggas på att hitta den bästa lösningen.
Hur workshopparna påverkade det fortsatta arbetet
Den ursprungliga planen var att efter workshopparna arbeta fram olika alternativ för ett konkret gemensamt bevarande utifrån de fyra modeller som presenterades. UKRR hade tagit fram fem olika nivåer av gemensamt bevarande och organisation och gjorde sedan en värdering av dem utifrån de olika intressenternas behov. Genom utvärderingsfrågor visade man till exempel hur kostnadseffektivt ett alternativ var. Arbetsgruppen hade planerat att göra något liknande utifrån svenska förhållanden och synpunkter från workshopparna. Det skulle till exempel ha gällt centralt eller distribuerat bevarande och obligatoriskt eller frivilligt deltagande.
Men under efterföljande diskussioner – och med de hittills misslyckade svenska
erfarenheterna i bakhuvudet – landade vi i att det är för tidigt att komma med lösningar på hur, och att vi istället måste fokusera på varför. Det kändes inte meningsfullt att ta fram riktlinjer för en viss materialkategori utan att ha ett ramverk för hela området med gemensamt bevarande och gallring. Vi insåg också att vi inom ramen för detta projekt inte skulle hinna ta fram och förankra en konkret lösning när så många stora frågor fortfarande är obesvarade. Under workshopparna framkom också att det är viktigast att börja med principer och samarbete, inte konkreta förslag på till exempel placering. De allra flesta bibliotek var överens om vikten av samsyn, samarbete och en nationell policy. Målet är att alla inte ska gallra samma saker utan ta ansvar för olika delar. Arbetsgruppen insåg att vi istället måste fokusera på att förankra idén om en gemensam gallringspolicy och ett gemensamt ansvar. Därför fokuserade vi det fortsatta arbetet på att lägga en grund för en nationell överenskommelse kring bevarande av tryckt material, på samma sätt som de stora lärosätesbiblioteken och KB gjorde med avsiktsförklaringen för digitalisering av det svenska trycket.
