Visionen
Flertalet deltagare tyckte att visionen var relevant och viktig. Frågeställningar som lyftes var vad som händer om man inte följer den och hur vi får arbetet att hålla över tid. Det får inte bli ett projekt som självdör eller prioriteras bort. En lösning är att KB får en samordnande roll, och det lyfts i flertalet kommentarer. I både visionen och policyn finns flera begrepp som deltagarna önskar se en definition av, till exempel
forskningsbibliotek.
Första att-satsen i visionen ansågs viktig och bra men svår att förhålla sig till. Det efterfrågas en definition/ett förtydligande kring vad som menas med framtidens eller för den delen dagens behov, och vad "alla målgrupper" innebär. Mindre bibliotek kan ha svårt att hantera vad denna att-sats syftar till.
Andra att-satsen i visionen upplevdes också till viss del som otydlig, framför allt uttrycket "digitalisera så långt det är möjligt". En sådan mening kräver också finansiering och nationell samordning, vilket lyftes fram av deltagarna. Det ställdes frågor kring vad som ska digitaliseras och i vilken ordning (prioritering) samt hur det digitaliserade materialet förvaras och bevaras.
Angående visionens tredje att-sats lyfte deltagarna att det kan vara problematiskt med en allmän formulering som "alla typer av material". Här fanns också osäkerhet kring om det avser både svenskt och utländskt material. Hur bevarandet av alla typer av material ska lösas praktiskt lyftes också. Hur bevarar vi till exempel e-böcker och hur samordnar vi teknik ("devices") som möjliggör läsning så att alla inte behöver tillhandahålla det? I kommentarerna var det också tydligt att det fanns en osäkerhet kring om arbetsgruppen menade att alla forskningsbibliotek ska bevara allt material.
Att det gemensamma ansvaret betonas i den fjärde att-satsen möttes av gillande. Flertalet kommentarer lyfte fram idén om ansvarsbibliotek som något att titta på igen. Vad händer om forskningsbiblioteken bryter detta "avtal", i och med att det står att de förbinder sig? Det var en fråga som kom upp i diskussionen och i relation till att visionen måste vara konkret. Långsiktigheten är fundamentalt viktig, men hur
säkerställer vi det? Och hur görs det hållbart, till exempel vid chefsbyten? Det menade deltagarna att arbetsgruppen måste fundera vidare på.
Policyn – säkra och bevara
Att bevara ett tillräckligt antal exemplar för att säkerställa nyttjande för framtiden (per materialkategori)
Att-satsen lyfts fram som viktig, samtidigt som det finns problem kopplat till den som måste lösas; det måste definieras vad som är tillräckligt antal, för det räcker inte med ett exemplar om materialet ska kunna nyttjas. Och vem bestämmer vad som är tillräckligt
antal? Detta fick arbetsgruppen många kommentarer på. Hänsyn måste också tas till hur exemplaren förvaras för att det ska vara så säkert som möjligt. Likaså att metadata i Libris är uppdaterad och överensstämmer med verkligheten, eftersom det ligger till grund för bibliotekens gallring.
Att säkra ett exemplar som "samhällets minne" – som framtidens kulturarv och forskningsmaterial
Deltagarna upplevde en osäkerhet om det här menas att alla format, alla upplagor osv ska säkras. Och åsyftas både svenskt och utländskt material? I flertalet kommentarer lyfts att det svenska materialet hanteras via pliktlagen. Det är också en diskussion kring om det svenska och utländska materialet ska hanteras på samma sätt. Är det verkligen vårt ansvar att spara det utländska, frågar sig några, medan flera kommentarer menar att vi ska det, och att vi som land har möjlighet att ta extra ansvar också ska göra det för länder som inte har det. Det är vanligt att specialbibliotek är ensamma om en titel och i och med att deras verksamhet inte är lika stabil som lärosätesbibliotekens kan det vara sårbart. Kan specialbibliotek lova att de sparar en titel? För att säkra materialet måste vi spara mer än ett exemplar. Ett förslag är att KB:s exemplar ska användas så lite som möjligt för att anses säkrat, men då krävs att minst ett exemplar sparas på ett annat bibliotek.
Att bevara resurser oavsett materialtyp (fysiskt, digitaliserat, licensierat och open access) och förvara dem på ett adekvat sätt
Arbetsgruppen fick kommentarer om att det är viktigt att tänka in alla materialtyper, samtidigt som man ser problem med vissa materialtyper, framförallt licensierat och open access. När det gäller licensierat material frågar man sig hur bevarandet det ska gå till och att det är olagligt att dela. Man nämner internationella samarbeten såsom Portico och Locks, som redan finns. För open access-material är frågan hur vi kan garantera bevarandet när vi själva inte kan kontrollera det. En deltagare frågar sig om att-satsen är mer en önskan och inte platsar i denna policy.
Policyn − Tillgängliggöra
Att tillgängliggöra materialet effektivt genom exempelvis lån, fjärrlån eller digitalisering
Flertalet deltagare menar att att-satsen är bra och viktig. Samtidigt väcks frågor om vad som menas med ordet "effektivt". Likaså är det många som kommenterar fjärrlån av e-böcker och att det är en fråga som behöver utredas mer. För om biblioteken köper alltmer e-böcker försvårar det fjärrlånesamarbetet. Fjärrlån är en fråga som rent
generellt får mycket kommentarer; "vi har redan ett fantastiskt nätverk för fjärrlån som kan vidareutvecklas, Libris behöver fortsätta tillhandahålla ett gemensamt system för fjärrlån, kan vi möjliggöra fjärrlån av licensierat material."
Digitalisering av det svenska materialet bör prioriteras för att inte slita på materialet som skickas fram och tillbaka. Det kan också skapa plats i hyllorna och digitalisering
bidrar till bevarande. Hur materialet ska kunna tillgängliggöras avgörs av
upphovsrättslagstiftningen. Det är viktigt att tillgängliggörandet inte blir i form av låsta "terminaler", som sker i dag med e-plikten på KB.
Att upprätthålla god sökbarhet genom kvalitativ metadata och systemstöd
Kvalitativ metadata är viktigt och bra, men kräver personella resurser som till exempel inte alla specialbibliotek har. Dessutom finns en stor mängd icke katalogiserat material på biblioteken. För att åtgärda det krävs stora resurser, vilket i sig är en utmaning då katalogiseringsresurser skärs ned på många bibliotek. Flertalet deltagare menar att man behöver hitta smarta lösningar för att retrokatalogisering inte ska bli så dyrt. Samtidigt är god metadata viktigt för att kunna följa en gallringspolicy, och katalogiseringen måste ske ute på de lokala biblioteken.
Vad menas med "kvalitativ metadata"? Biblioteken behöver enas om en miniminivå på metadatat i Libris som en bas för gemensam samlingsöverblick. Det är också viktigt att alla håller beståndsposterna så aktuella som möjligt. Open access-resurser lyfts i kommentarerna fram som ett område där det är särskilt viktigt med kvalitativ och konsistent metadata. Som system är Libris en bra grund, så länge alla bibliotek visar korrekt bestånd. Det finns deltagare som menar att Libris innehåller mycket "skräp" och att städning och uppdatering av katalogen inte får glömmas bort. Framför allt finns problem kring poster för e-resurser och för många automatiskt importerade poster (BOKR). Är Libris det självklara systemet? Nya Libris kan vara det men det krävs stora förbättringar. Likaså behövs ett nytt Libris webbsök för att göra sökbarheten bättre. Policyn – Samverkan och långsiktighet
Att gemensamt ta ansvar för samlingar i dag och i framtiden i linje med bibliotekens uppdrag
Det här upplevs som bra och viktigt av många, och det poängteras att initiativet måste komma uppifrån för att det ska lyckas. I en lösning som bygger på frivillighet är
långsiktigheten en utmaning. Det behövs en organisation som kan följa upp. Det önskas också en konkretisering av vad arbetsgruppen menar med långsiktighet; är det 10 år eller 100? Ytterligare en parameter är att tiderna och organisationerna förändras. Hur säkerställer man då långsiktighet? Huvudmännen måste involveras eftersom det är de som sitter på pengarna och finansieringen är en kritisk fråga.
Texten "bibliotekens uppdrag" uppfattas som otydlig och här önskas en konkretisering. Om ett bibliotek ska se till sitt eget uppdrag försvinner det gemensamma ansvaret. Specialbibliotek har inte alltid uttalade uppdrag, eller så är deras uppdrag enbart inom moderorganisationen – som i sin tur ständigt ändras efter de ekonomiska
förutsättningarna. För lärosätesbiblioteken ser deltagarna en utmaning i att förena det gemensamma samlingsansvaret med det man har gentemot lärosätets kärnverksamhet. Det är viktigt att få gehör från lärosätenas ledning.
En strukturerad nationell ansvarsfördelning måste tydliggöra vem som ansvarar för vad. Och vad innebär det gemensamma ansvaret när ett bibliotek inte kan ta hand om sin samling längre? Det är en fråga som engagerar flertalet deltagare. När det gäller ansvar lyfts frågan om ansvarsbibliotek och om vi även ska säkerställa att alla inte köper samma sak. Till sist lyfts KB:s roll och huruvida den är samma som för alla andra forskningsbibliotek eller om KB har en särskild roll.
Att se samlingarna som en gemensam resurs så att alla bibliotek inte behöver äga/ha allt
Flertalet deltagare betonar vikten av att alla inte behöver äga allt och att vi kan
samarbeta. Även i samband med denna att-sats lyfts frågan om ansvarsbibliotek, och om den inte bör ses över igen, av ett antal workshopdeltagare.
Det råder viss förvirring kring vad att-satsen syftar till, om det handlar om att biblioteken ska sammanfoga alla sina samlingar och se dem som gemensamma. Arbetsgruppens syfte med att-satsen har inte riktigt gått fram och behöver förtydligas. Om vi kan se samlingarna som en gemensam resurs skulle det underlätta vid framtida gallring. Det är en trygghet att veta att det finns bibliotek som ansvarar för vissa ämnen/samlingar. Ett problem är om forskare vill ha böcker snabbt och inte hinner vänta på att de skickas från ett annat bibliotek; vi kan inte förlita oss på beställningar från andra.
Flertalet deltagare ställer frågan vilka samlingar som är viktigare och mer värda att bevara.
Även här lyfts att det är en utmaning för specialbiblioteken att delta i och med osäkerheten hos dess moderorganisation.
Att använda bibliotekens expertkompetens i samlingsfrågor, till exempel gällande urval, katalogisering, förvaring och hantering
Det här upplever flertalet deltagare som bra men också självklart; det är oklart vad det är vi vill lyfta här och vem målgruppen är. Även om biblioteken har stor
expertkompetens inom området kan vi gärna ta hjälp av referenspersoner hos användare utanför biblioteken, framför allt personer som har kvalificerade kunskaper om urval. En annan deltagare framför idén om att användarna kan tas med i gallringsarbetet, till exempel genom en like-knapp för bestånd som ska gås igenom, "tumme upp/tumme ner".
En deltagare lyfter idén om att skapa en gemensam gallringsgrupp/gallringsnätverk. Policyn – Riktlinjer
Att gemensamt ta fram och upprätthålla riktlinjer per materialkategori som
specificerar behov av bevarande på exemplar- och/eller verksnivå, samt tar hänsyn till "specialsamlingar"/kontext
Meningen upplevs av ganska många som lång och rörigt formulerad. Flertalet menar att riktlinjer är bra. Samtidigt lyfts att det låter svårt och komplicerat att ta fram. I
framtagande av riktlinjer kan vi titta på tidigare försök, till exempel TGV-planerna, för att se om vi kan hämta inspiration därifrån.
Ett flertal begrepp behöver definieras; vad betyder materialkategorier, vad innebär verksnivå och vad menar vi med bevarande? Vilken nivå riktlinjerna ska vara på lyfts av flera. Är de för allmänna kan det ge en godtycklig tillämpning men är de för snäva kan det också bli komplicerat. Det kan bli svårt att följa riktlinjerna utan en rad undantag. Positivt är dock att riktlinjerna ska ta hänsyn till specialsamlingarna. Det är viktigt att förtydliga vem/vilka som ska ta fram riktlinjerna, vem som faktiskt har mandat. Det lyfts fram att riktlinjerna måste fastställas på högre ort.
Att följa gällande riktlinjer
Här råder lite delade meningar bland deltagarna. Dels lyfts att det är självklart att riktlinjerna ska följas, och dels att det beror på riktlinjerna. Precis som under
visionstexten lyfts frågan om vad som händer om riktlinjerna inte följs och vem som kontrollerar att de efterlevs. Det kan också vara ett problem att få alla att ställa upp. Vad händer om ett bibliotek inte längre vill vara med? Med tanke på tidigare (misslyckade) försök är det viktigt med en kritisk massa och långsiktigt ansvar, att det är