Syfte
Det ramverk som arbetsgruppen tagit fram presenterades vid två workshoppar för att få input på utkastet. En workshop hölls med chefer från KB och en med deltagare på en större konferens om bibliotekens samlingshantering. Biblioteken vid Stockholms
universitet, Linnéuniversitetet, Uppsala universitet samt Vitterhetsakademin stod bakom konferensen Samlingshantering i teori och praktik som hölls i februari 2020.27
Konferensen utgjorde ett bra tillfälle till kontakt med fältet eftersom den samlade bibliotekarier från både lärosätes- och specialbibliotek från hela landet, med särskilt intresse för frågor om samlingshantering.
Upplägg
Båda workshopparna hade samma upplägg. Först presenterades bakgrunden till projektet, hur långt arbetet kommit samt vilka delar av fältet arbetsgruppen
kommunicerat med och i vilken form. Presentationen berörde även tidigare initiativ som gjorts inom gallrings- och bevarandefrågor, både nationella och internationella. Mot slutet visades arbetsgruppens förslag till vision och policy för gallring och bevarande, med tillägget att vi önskade input på det framtagna förslaget under en workshop. Deltagarna delades in i grupper och fick under cirka 40 minuter lämna kommentarer på aktuell visions- och policytext med hjälp av post-it-lappar. Deltagarna uppmanades även att diskutera att-satserna med varandra och att visa på styrkor/svagheter och
problem/möjligheter med texten. De kunde också ge input på vad att-satserna skulle kunna innebära för dem i deras arbete.
Resultat
Arbetsgruppen fick en mängd värdefull input från workshopparna med både KB-chefer och deltagare på samlingskonferensen. De allra flesta såg ett behov av ett nationellt ramverk och ställer sig positiva till att arbeta vidare med frågan. Nedan följer en kortare sammanfattning av de styrkor, möjligheter, svagheter och problem samt behov av förtydligande som kan utläsas bland kommentarerna. En mer detaljerad beskrivning av kommentarerna från samlingskonferensen finns i bilagorna.
Styrkor och möjligheter
En tydlig styrka i ramverket, som vi kan utläsa i många kommentarer, är att alla inte behöver äga allt och att biblioteken kan samarbeta. Samverkan lyftes fram som positivt och centralt av många. "Detta är kärnan av hela nationella ramverk" stod på en lapp från KB. Om biblioteken kan se samlingarna som en gemensam resurs skulle det underlätta vid gallring i framtiden. För att ett nationellt samarbete ska fungera denna gång, och inte fallera som i tidigare försök, ses det som viktigt att en kritisk massa uppnås och att det är förpliktigande.
27 Ta del av konferensen i sin helhet https://www.su.se/biblioteket/om-oss/press-och-kommunikation/2.41948/video-samlingshantering-i-teori-och-praktik-1.486088
Den roll KB har och kan ha lyfts fram i relation till flera att-satser. Ett utökat uppdrag för KB om bevarande och ökad finansiering kan skapa den stabilitet som krävs för att göra ramverket mer hållbart. Diskussionen kring pliktexemplar innehåller tankar om att KB:s pliktexemplar skulle kunna vara landets säkerhetsexemplar och att det därför inte ska nyttjas. Då krävs å andra sidan att minst ett exemplar sparas på ett annat bibliotek, så att materialet kan användas för till exempel fjärrlån.
Digitalisering är också en fråga som diskuteras i många kommentarer. Deltagarna menar att digitalisering av det svenska materialet bör prioriteras, för att inte slita på materialet när det skickas fram och tillbaka mellan biblioteken. Det ökar också tillgängligheten till materialet. När det gäller fjärrlån lyfts det fram att Sverige redan i dag har ett väl fungerande fjärrlånesamarbete. Däremot kan det utvecklas ytterligare. Nya Libris har potential att vara det självklara nationella systemet men då krävs också stora
förbättringar.
Svagheter och potentiella problem
En kritisk punkt för att ramverket ska bli verklighet är hur det ska finansieras. Det är en fråga som måste få en lösning och som engagerade under båda workshopparna. En annan fråga gäller vem som kontrollerar att ramverket efterlevs och vad som händer om man inte följer det. Långsiktigheten är en viktig förutsättning för att ramverket ska fungera och bli hållbart. Här är frågan hur det säkerställs.
Hur många exemplar som ska sparas och vem som bestämmer vad som är ett tillräckligt antal väckte en hel del debatt. Detta är något som måste specificeras. De exemplar som bevaras inom ramverket behöver förvaras på ett adekvat sätt och det finns olika
förutsättningar för det ute på biblioteken.
Metadata i Libris är ofta grunden när ett bibliotek gallrar. Om denna inte är uppdaterad och överensstämmer med verkligheten blir det problematiskt. Att upprätthålla kvalitativ metadata kräver personella resurser som en del specialbibliotek inte har. Bland
workshopdeltagarna finns också de som menar att katalogiseringsresurser skärs ned på många bibliotek. Sammantaget är det här tydliga hot mot de förutsättningar som krävs för att ramverket ska hålla över tid.
Specialbibliotekens verksamhet är inte lika stabil som lärosätesbibliotekens. Det kan vara sårbart, något som lyfts i flera kommentarer. Specialbibliotek har inte heller alltid uttalade uppdrag. Ibland är deras roll inom moderorganisationen osäker, vilket kan försvåra deras möjlighet att delta i ramverket. Specialbiblioteken är ibland ensamma om en titel och det gör dem till en viktig komponent inom ramverket.
En potentiell svaghet med att gemensamt förvara material på ett färre antal bibliotek uppstår ifall en forskare behöver få tag på ett material snabbt – och inte hinner vänta på att det skickas från ett annat bibliotek. Workshopdeltagare lyfter att man inte i alltför stor grad kan förlita sig på beställningar från andra bibliotek. När allt fler
lärosätesbibliotek köper e-böcker försvårar det fjärrlånesamarbetet. Just
Att i ramverket betona att alla materialtyper ska bevaras upplevdes som komplicerat och stundtals orealistiskt. När det gäller licensierat material frågade man sig om det ens är lagligt att bevara gemensamt. Det fanns också en önskan om att förtydliga vad det gemensamma ansvaret innebär när ett bibliotek inte längre kan ta hand om sin samling. Även om att-satserna om riktlinjer möttes av en del gillande fanns också kommentarer som visar på komplexiteten. Bland annat nämns att de kan bli svåra att följa utan undantag. Likaså upplevdes det som otydligt vem som ska ta fram riktlinjerna och hur man ser till att de följs.
Behov av förtydliganden/definitioner
En del skrivningar i ramverket upplevdes som otydliga; vad menas med framtidens eller dagens behov, alla målgrupper, att digitalisera så långt det är möjligt, alla format, kvalitativ metadata, och vad är bibliotekens uppdrag? Det fanns också ett behov av att förtydliga hur svenskt respektive utländskt material ska hanteras inom ramverket. I de skrivningar där begreppet ansvar fanns med tolkades det ibland som att arbetsgruppen syftar på att man inom ramverket ska ta gemensamt ansvar även i förvärvsfrågor, vilket inte var arbetsgruppens intention. Men de många kommentarer som lämnades kring ansvarsbibliotek och förvärv gör att detta eventuellt bör utredas igen.
Det fanns även en del ord och begrepp som behöver definieras, exempelvis
forskningsbibliotek och effektivt. Materialkategorier eller materialtyper gav upphov till
många oklarheter och frågor, bland annat rörande exemplar, verk eller bärartyp. På KB:s workshop framkom tydligt behovet av definiera begreppen bevara, säkra och
förvara för att vi ska kunna jobba mot samma mål.
Hur workshopparna påverkade det fortsatta arbetet
Analysen av synpunkterna på visionen och policyn visade att många förtydliganden och ändringar behövde göras, gällande såväl struktur som innehåll och formuleringar. Struktur
De många kommentarerna från workshopparna var viktiga för arbetsgruppens fortsatta arbete. Sammantaget visade de att det fanns behov av förklarande text i direkt
anslutning till att-satserna, för att tydliggöra intentionen och sammanhanget. Arbetsgruppen tog inspiration från den modell som Digisam byggt upp kring sina vägledande principer för arbetet med digitalt kulturarv.28 De principerna följer den så kallade TOGAF-modellen, vilket betyder att varje princip först beskrivs kortfattat, sedan förklaras dess motiv/syfte och slutligen beskrivs konsekvensen/följderna av principen. Modellen gav möjlighet att ge mer information om respektive policy och att sätta in den i ett tydligare sammanhang.
28 Digisam (2014). Vägledande principer för arbetet med digitalt kulturarv. Stockholm: Digisam.
http://www.digisam.se/images/docs/rapporter/Vagledande_principer_for_arbetet_med_digitalt_kulturarv. pdf [2020-06-23]
Den nya strukturen innebar bland annat att de att-satser som fanns om riktlinjer kunde flyttas in som "konsekvenser" under respektive område. Visionen kortades ner till en sammanhållande mening som enbart fokuserade på visionsnivån. Tidigare mer policyliknande formuleringar ströks ur visionen.
Innehåll
Workshopparna visade att det fanns en osäkerhet kring om ramverket skulle gälla för både svenskt och utländskt material. I och med att vi tog inspiration av Digisams modell kunde vi förtydliga hur vi såg på hur det svenska och utländska materialet förhåller sig till varandra, betydelsen av pliktlagen med mera. Det var viktigt för att knyta samman ramverket med övriga lagar och policytexter inom fältet.
För att lyfta fram betydelsen av samverkan inom ramverket arbetade vi om att-satsen om bibliotekets uppdrag till att istället fokusera på just samverkan och organisation samt finansiering. Det är viktiga komponenter för att ramverket ska lyckas och i det förslag till policy vi presenterade på samlingskonferensen var det inte tillräckligt tydligt skrivet. Att-satsen som berörde bibliotekens expertkompetens i samlingsfrågor ströks i det omarbetade förslaget. Texten upplevdes av flertalet workshopdeltagare som självklar och därmed kanske överflödig, samtidigt som man funderade på vem den var skriven för. Det sammantaget gjorde att att-satsen förlorade sin poäng.
Det blev också tydligt att vissa att-satser antingen siktade för högt eller var onödiga. Arbetsgruppens ambition från början var att inkludera alla typer av material i ramverket men det blev för komplicerat. I det omarbetade förslag till vision och policy som togs fram efter workshopparna valde vi därför att begränsa riktlinjerna till tryckt material och digitaliserat tryckt material.
Formuleringar
Det blev tydligt att många ord i ramverket är komplexa och kan vara mångtydiga. I kommentarerna framkom att det fanns begrepp där det rådde delade meningar om betydelsen, till exempel orden säkra, spara och bevara. Arbetsgruppen valde att
fortsättningsvis använda begreppet "bevara" istället för "säkra" medan "spara" kvarstod. Denna användning stämde även bättre överens med KB:s sätt att se på begreppen. Sammantaget resulterade genomgången i denna uppdaterade version av vision och policy, som användes i den enkät som senare skickades ut.
Vision Forskningsbiblioteken samverkar långsiktigt och tar ett gemensamt ansvar för att spara, bevara och
tillgängliggöra material för dagens och framtidens behov för alla målgrupper.
Policy Samverkan
P1. Att samverka genom en formaliserad organisationsstruktur
Beskrivning: En formaliserad organisationsstruktur är en förutsättning för samverkan. I en nationell samverkan måste bibliotek kunna delta på olika villkor i linje med sina uppdrag.
Motiv: En formaliserad organisationsstruktur skapar långsiktighet, stabilitet och trygghet. En organisation med tydliga och långsiktiga mål har saknats vid tidigare samverkansförsök gällande gemensam samlingshantering.
Konsekvenser:
En avsiktsförklaring eller avtal måste ingås för att tydliggöra en gemensam vision En organisation måste ges förtroende och mandat att jobba med frågorna
Styrgrupp/arbetsgrupper eller liknande leder och samordnar arbetet och utarbetar riktlinjer En fördelningsmodell för kostnader och arbetstid behöver tas fram (samt undersöka
möjligheter till extern finansiering)
Ett förtydligat bevarandeuppdrag för biblioteken bör lyftas till departementet
P2. Att se samlingarna som en gemensam resurs för att varje bibliotek inte ska behöva spara allt Beskrivning: Ett nationellt bevarandeuppdrag är för stort för en enskild organisation. Biblioteken måste ta ansvar tillsammans. Att se samlingarna som en gemensam resurs ger dessutom möjligheter till effektivisering och ger biblioteksanvändaren tillgång till en betydligt större samling än det lokala biblioteket kan stå för. Det innebär också att många bibliotek delar på arbetet med samlingshantering. Motiv: När material sparas inom ramen för detta ramverk kan andra bibliotek gallra sina exemplar och på så sätt effektivisera, till exempel genom att spara lokalytor. Detta gäller främst lågfrekvent använt material, inte det som fortfarande har hög användning på det lokala biblioteket. I dag finns ingen som tar ansvar för samlingar som av olika skäl står utan ägare, så kallade herrelösa samlingar. Det bör lösas gemensamt inom ramverket.
Konsekvenser:
Material som sparas inom ramen för detta ramverk får ett annat "ägande" - från det lokala biblioteket till ett gemensamt ägande
Gallring kan ske fritt när man inte är bevarande bibliotek av en titel
Att ramverket gemensamt löser hanteringen av så kallade "herrelösa samlingar" Koordinering och överblick över samlingar behövs, förslagsvis ingår detta i KB:s
Spara och bevara
P3. Att spara ett tillräckligt antal exemplar för att säkerställa nyttjande för framtiden
Beskrivning: Det finns olika metoder att räkna på slitage av material, och olika syn på hur många exemplar som behövs. Inom ramverket definieras hur många exemplar som behöver sparas för att säkerställa nyttjande för lång tid framöver. Även lågfrekvent material kan ha stort värde för framtida forskning och för olika typer av användare.
Motiv: För att säkra ett långsiktigt och lättillgängligt nyttjande genom exempelvis lån, fjärrlån och digitalisering måste mer än ett exemplar sparas. När ett material digitaliseras och tillgängliggörs digitalt kan färre tryckta exemplar sparas, dock minst ett.
Konsekvenser:
Ramverket tar fram riktlinjer för varje materialkategori som tydliggör antal exemplar som sparas
P4. Att bevara ett exemplar som "samhällets minne" och framtidens kulturarv
Beskrivning: Kungliga biblioteket ansvarar för bevarandet av det svenska trycket, men även andra bibliotek har unikt material eller "sista exemplaret". För att undvika att material helt går förlorat måste det inte bara sparas utan även bevaras på ett säkert och anpassat sätt. Det sista exemplaret är inte till för användning utan som ett sätt att säkra att materialet inte försvinner.
Motiv: Exemplar som används för lån, fjärrlån och digitalisering utsätts för kontinuerligt slitage och riskerar att försvinna. I dag är KB:s och Lunds pliktexemplar till användning och därför finns risk att de försvinner eller slits.
Konsekvenser:
Åtminstone ett exemplar ska bevaras i kulturarvs- och forskningssyfte
På nationell nivå behöver det tydliggöras ifall ett pliktexemplar kan bevaras som det sista exemplaret
Inom ramverket beslutas hur övrigt unikt material bäst hanteras
Det behövs riktlinjer för hur olika materialtyper bäst bevaras för framtiden, till exempel gällande förvaring och klimat.
Tillgängliggöra
P5. Att tillgängliggöra materialet effektivt
Beskrivning: Ett effektivt tillgängliggörande innebär att efterfrågat material snabbt och kostnadseffektivt når beställaren genom exempelvis lån eller fjärrlån i tryckt eller digital form. Genom digitisering blir materialet mer lättillgängligt för användare och det finns redan pågående initiativ gällande det svenska trycket (avsiktsförklaring) som påskyndar detta.
Motiv: Materialet sparas för att det ska användas, därför måste beställningar och distribution vara enkel för både användare och bibliotek.
Konsekvenser:
Forskningsbiblioteken behöver samverka kring tillgängliggörande av material genom att snabbt och enkelt ställa material till förfogande
Undersöka metoder för effektivt digitalt tillgängliggörande
När digitisering är möjligt (copyright, finansiering, kompetens, system) bör det prioriteras
P6. Att upprätthålla god sökbarhet genom kvalitativ metadata
Beskrivning: Metadata innebär att det finns information över materialet i kataloger som ger
användare beståndsinformation. Genom att använda Libris som katalog utnyttjas befintlig metadata, praxis och kompetens.
Motiv: God metadata ger effektiva sökningar och möjliggör automatiserad hantering av katalogposter. Korrekt metadata är en förutsättning för gallring.
Konsekvenser:
Material synliggörs i Libris och katalogiseringspraxis följs.
Det ska tydligt framgå i posten i Libris när ett exemplar bevaras inom ramverket Metadata om exemplar som sparas inom detta ramverk måste vara uppdaterad Ramverket behöver systemstöd gällande automatiserad hantering av katalogposter