Den ursprungliga planen var att efter workshopparna arbeta fram olika alternativ för ett konkret gemensamt bevarande utifrån de fyra modeller som presenterades. UKRR hade tagit fram fem olika nivåer av gemensamt bevarande och organisation och gjorde sedan en värdering av dem utifrån de olika intressenternas behov. Genom utvärderingsfrågor visade man till exempel hur kostnadseffektivt ett alternativ var. Arbetsgruppen hade planerat att göra något liknande utifrån svenska förhållanden och synpunkter från workshopparna. Det skulle till exempel ha gällt centralt eller distribuerat bevarande och obligatoriskt eller frivilligt deltagande.
Men under efterföljande diskussioner – och med de hittills misslyckade svenska
erfarenheterna i bakhuvudet – landade vi i att det är för tidigt att komma med lösningar på hur, och att vi istället måste fokusera på varför. Det kändes inte meningsfullt att ta fram riktlinjer för en viss materialkategori utan att ha ett ramverk för hela området med gemensamt bevarande och gallring. Vi insåg också att vi inom ramen för detta projekt inte skulle hinna ta fram och förankra en konkret lösning när så många stora frågor fortfarande är obesvarade. Under workshopparna framkom också att det är viktigast att börja med principer och samarbete, inte konkreta förslag på till exempel placering. De allra flesta bibliotek var överens om vikten av samsyn, samarbete och en nationell policy. Målet är att alla inte ska gallra samma saker utan ta ansvar för olika delar. Arbetsgruppen insåg att vi istället måste fokusera på att förankra idén om en gemensam gallringspolicy och ett gemensamt ansvar. Därför fokuserade vi det fortsatta arbetet på att lägga en grund för en nationell överenskommelse kring bevarande av tryckt material, på samma sätt som de stora lärosätesbiblioteken och KB gjorde med avsiktsförklaringen för digitalisering av det svenska trycket.
Vision övergripande riktning och svar på varför
Policy hur tar vi oss dit
Riktlinjer konkreta arbetssätt och överenskommelser Fokus på gemensam vision och policy
Utifrån dessa tankar började arbetsgruppen ta fram ett förslag till gemensam bevarande-och gallringspolicy i form av ett ramverk. Vi inspirerades av bilden av ett träd, där stammen är den gemensamma visionen och där policy är grenarna som i sin tur bär upp riktlinjer. Med detta synsätt förstärktes vår ambition att börja med att förankra en gemensam vision och ett engagemang för frågan. Vi kom fram till en ramverksmodell där vision är den mest övergripande nivån och riktlinjer den mest konkreta.
Visionen är till för att peka ut riktningen vart vi ska och varför. Ett tidigt förslag på vision var ”Allt åt alla för alltid”, detta för att kunna inkludera alla bibliotekstyper och användare. Ord som kom upp när vi diskuterade vad som kunde ingå i vår vision var
gemensamt kulturarv, nationell användare, tillgängligt för forskning, effektivisera, långsiktighet, säkra material för framtiden. Visionen ska visa på att bevarande och
tillgängliggörande är bibliotekens gemensamma uppdrag, till nytta för dagens och framtidens användare.
Policyn ska tydliggöra hur vi ska ta oss mot visionen. De områden som bör täckas in av en policy är bevara, sökbart, god metadata, säkra och tillgängligt. Målet är att se samlingarna som en gemensam resurs för biblioteken och att den ska hanteras utifrån gemensamma kriterier.
I detta skede arbetade vi efter hypotesen att allt material bör inkluderas, åtminstone på visionsnivå. Förutom tryckt material skulle då ett ramverk kunna inkludera digitaliserat material, licensierat material och material som är öppet tillgängligt. Dessa
materialkategorier har helt olika förutsättningar för gemensam tillgång och bevarande, men de hänger även ihop. Många är överens om att man inte kan slänga den tryckta versionen av en digitaliserad bok eftersom den långsiktiga säkerheten och kvalitén på den digitala versionen inte helt kan garanteras. När det gäller licensierat material så slänger vissa bibliotek tryckt material om det finns tillgängligt elektroniskt någonstans i världen (även om det inte finns i Sverige). Andra slänger endast om de har egen
elektronisk tillgång med arkivrättigheter. Det är i dagsläget väldigt osäkert hur man ska se på långsiktig tillgång till licensierat eller öppet tillgängligt material. Trots dessa otydligheter ville vi testa om visionen skulle kunna gälla för dem alla – även om olika materialtyper självklart skulle kräva olika konkreta riktlinjer.
Följande utkast till vision och policy som togs fram användes på efterföljande workshoppar med KB och på samlingskonferensen.
Vision
Forskningsbiblioteken tar ansvar för att bevara och säkra samlingar för dagens och framtidens behov för alla målgrupper
Forskningsbiblioteken tillgängliggör materialet på ett effektivt sätt och digitaliserar så långt det är möjligt Forskningsbiblioteken bevarar och säkrar alla typer av material
Forskningsbiblioteken förbinder sig att långsiktigt samverka och att ta ett gemensamt ansvar för samlingarna
Policy
Säkra och bevara
Att bevara ett tillräckligt antal exemplar för att säkerställa nyttjande för framtiden (per materialkategori) Att säkra ett exemplar som "samhällets minne" – som framtidens kulturarv och forskningsmaterial Att bevara resurser oavsett materialtyp (fysiskt, digitaliserat, licensierat och open access) och förvara
dem på ett adekvat sätt
Tillgängliggöra
Att tillgängliggöra materialet effektivt genom exempelvis lån, fjärrlån eller digitalisering Att upprätthålla god sökbarhet genom kvalitativ metadata och systemstöd
Samverkan och långsiktighet
Att gemensamt ta ansvar för samlingar i dag och i framtiden i linje med bibliotekens uppdrag Att se samlingarna som en gemensam resurs så att alla bibliotek inte behöver äga/ha allt
Att använda bibliotekens expertkompetens i samlingsfrågor, till exempel gällande urval, katalogisering, förvaring och hantering
Riktlinjer
Att gemensamt ta fram och upprätthålla riktlinjer per materialkategori som specificerar behov av bevarande på exemplar- och/eller verksnivå, samt tar hänsyn till "specialsamlingar"/kontext Att följa gällande riktlinjer