Tidigare svenska samarbeten kring bevarande och gallring visar på god vilja och goda intentioner. Däremot har de haft brister i långsiktighet och organisation, oklar
finansiering på lång sikt och svag samordning och uppföljning. Det finns exempel på hur forskningsbibliotek framgångsrikt kommit överens om ett gemensamt bevarande av en avgränsad materialkategori under en avgränsad utgivningstid. Så var fallet med till exempel JSTOR-planen och TGV-planen. Trots en samsyn om vinster och vilja till samarbete fick de dock svårt att upprätthålla samarbetet på längre sikt utan en hållbar organisation och tydlig uppföljning.
Samarbetet kring en nationell tidskriftsdepå i Bålsta fungerade inte heller. Till stor del berodde det på ändrade ekonomiska förutsättningar och ändrad syn på behovet av tryckta tidskrifter för dagens forskare. Lärosätesbibliotek har i dag ett allt större fokus på de direkta utbildnings- och forskningsbehoven vid det egna lärosätet och kan ha svårt att gå in i mer långsiktiga nationella åtaganden. Dessa lokala behov och ändrade
förutsättningar kan alltså vara ett hinder för samarbetet. För att det ska fungera krävs ett långsiktigt åtagande och ett fokus på bevarande och tillgängliggörande även för
framtiden.
En viktig förutsättning för ett långsiktigt samarbete är en grundläggande samsyn kring
behovet av en samordnad gallring och att det är ett gemensamt åtagande för svenska
forskningsbibliotek att arbeta mot detta. Resultatet från enkäten som arbetsgruppen genomfört visar att en överväldigande majoritet av forskningsbiblioteken är positiva till att delta i ett samarbete med utgångspunkt i det föreslagna ramverket och tror att det skulle kunna fungera. Detta är glädjande eftersom erfarenheter från både Sverige och internationellt visar att de konkreta lösningarna kan se väldigt olika ut, men att ett gemensamt åtagande och engagemang är det viktigaste.
En annan framgångsfaktor är ett brett samarbete mellan olika typer av forskningsbibliotek och KB. Olika forskningsbibliotek har olika behov och
förutsättningar. De skiljer sig åt mellan till exempel stora universitetsbibliotek med stora samlingar, små högskolebibliotek med specialinriktning och specialbibliotek. Dessa olikheter och specialiteter är viktiga att ta tillvara i ett gemensamt arbete med bevarande. Samarbetet bör ledas på bibliotekschefsnivå för att skapa tyngd och
förankring inom organisationerna och genomföras av experter som känner samlingarna och användarna. Samarbetet kring gallring och bevarande bör också knytas till övrigt samlingssamarbete, till exempel digitalisering och tillgängliggörande, både lokalt och nationellt.
KB:s roll är i dag att främja utveckling och samverkan inom den svenska bibliotekssektorn. Ett formellt uppdrag för nationell samordning av gallring och bevarande finns inte. Även utan ett sådant kan KB delta i ett samarbete och ha en roll i kartläggning och kunskapsuppbyggnad kring samlingar i Sverige – till exempel genom
behovsinventering, samordning av donationer, kompetensutveckling,
enkätundersökningar och produktion av rapporter. KB ansvarar för bevarande av det svenska trycket, men att även ansvara för bevarande av utländsk litteratur ställer man sig i dagsläget tveksam till. Det skulle också krävas ett formellt uppdrag och ny finansiering. Vi rekommenderar istället ett tätt samarbete och gemensamt
ansvarstagande mellan KB och forskningsbiblioteken. Det skulle ge tyngd åt samarbetet och goda förutsättningar för ett långsiktigt och hållbart arbete. Genom att skapa en tydlig organisatorisk struktur kan frågor om prioriteringar och finansiering lösas
gemensamt. De flesta forskningsbibliotek menar att det krävs ett formaliserat avtal eller konsortium, med en tydlig organisation eller huvudman för ett långsiktigt samarbete. Samtidigt har många svårigheter med att skapa en långsiktig lösning framkommit tydligt i projektets dialog med fältet. Svårigheterna beror till stor del på att olika bibliotek har olika huvudmän, olika uppdrag och olika förutsättningar, och samarbetet måste vara oberoende av skiftande ledarskap vid institutionerna. Många påpekar också att det är viktigt att det praktiska deltagandet kan ske efter respektive biblioteks
förutsättningar.
Den största oro som uttrycks i dialogen med fältet rör huruvida man alltid kommer att ha ekonomi och personalresurser att delta i samarbetet, eftersom resurserna kan skifta över tid. Framtida kostnader och arbetsinsatser beror ju på omfattningen och vilken typ av arbete som samverkande bibliotek beslutar om. Även om det inledningsvis kan behövas extra resurser så bör samarbetet leda till en effektivisering i förhållande till allas individuella resursanvändning i dag.
Vinster
Genom att samordna sina resurser skulle svenska forskningsbibliotek kunna
tillhandahålla relevanta tjänster kring bevarande, tillgängliggörande och digitalisering, och på så sätt säkra samlingstillgången för framtiden. Tillsammans går detta att göra bättre och mer effektivt än om alla gör det var och en för sig. Samordning av gallring och bevarande av lågfrekvent material har gett upphov till flera lyckosamma initiativ internationellt, och det behöver göras även i Sverige.
Ett gemensamt nationellt arbete skulle medföra många vinster. Alla bibliotek skulle inte behöva ta ansvar för allt material – varken gällande förvaring eller hantering. Detta gör att många bibliotek kan frigöra ytor för studieplatser, grupprum och liknande eller få ökad tillväxtyta för nytt material. Dessa behov har uttryckts av de svenska
forskningsbiblioteken. Behoven är självfallet avhängiga bibliotekstyp och
ämnesinriktning. De bibliotek som i högre grad har övergått till elektroniskt material har mindre behov av utrymme för eller tillgång till det tryckta. För många större bibliotek inom samhällsvetenskap och humaniora är dock frågan om gallring av tryckt material högaktuell.
Specialbiblioteken å sin sida gallrar ofta sparsamt på grund av sin inriktning på ett särskilt ämnesområde. Ett nationellt samarbete skulle kunna ge ett visst skydd för
specialbibliotekens samlingar vid eventuella nedläggningar då dessa riskerar att splittras eller bli ”herrelösa” utan ny tydlig ägare.
Ett gemensamt arbete med gallring och bevarande skulle också säkra tillgång till verk som i dag riskerar att slängas för att de är lågfrekvent använda eller ses som inaktuella eller omoderna. Eftersom det är svårt att på förhand avgöra vilka behov som finns i framtiden måste bevarandet gälla allt material och inte endast vad som kallas
kulturarvsmaterial. Ett enskilt forskningsbibliotek som måste prioritera dagens studenter och forskare kan genom ett samarbete få möjlighet att delta i bevarandet med sina samlingar. Genom att spara ett exemplar av det som annars skulle slängas kan hela forskningssamhället tillgodose framtida behov.
Riktlinjer
En uppgift inom ramen för projektet var att ta fram preliminära riktlinjer för en materialtyp. Som tidigare nämnts visade det sig dock varken görbart eller aktuellt att börja med innan en samsyn och gemensamt ansvarstagande fanns på plats. I det ramverk som arbetet har resulterat i utelämnas därför medvetet alltför detaljerade beskrivningar av hur arbetet konkret ska gå till. De konkreta arbetsformerna och riktlinjerna är något som bör utvecklas i samarbete mellan de deltagare som ansluter sig till samarbetet. Vi föreslår därför att det fortsatta arbetet med konkreta riktlinjer tas vidare till
arbetsgrupper eller expertgrupper.
Det kommer att behövas riktlinjer gällande den praktiska hanteringen och gallringen av material. En kartläggning och synkronisering av pågående eller planerade
gallringsprojekt kan vara ett första steg. En viktig del i arbetet är tillförlitlig metadata i Libris, eftersom bedömningen vid gallring kommer att bygga på de exemplar som är synliga där.
En annan aspekt rör vikten av effektivt tillgängliggörande av de exemplar som sparas istället för att slängas. Många parter har i arbetsgruppens dialog med fältet tryckt på att tanken om ett gemensamt ansvarstagande för bevarande måste kombineras med en organiserad digitalisering av äldre, upphovsrättsligt fritt material. Flera institutioner menar att fjärrlån i dag tar för lång tid för många forskare. Digitalisering blir därför blir viktigt om mer av materialet ska förvaras någon annanstans. Samtidigt innebär
digitalisering inte att frågan om bevarande och tillgänglighet är löst. En digitalisering kan aldrig ses som evigt beständig utan kommer att behöva upprepas i takt med teknikutvecklingen.
Det finns även ett tydligt behov av en struktur för hantering av samlingar som av någon anledning blivit herrelösa till följd av exempelvis nedläggning av bibliotek. I dag är det en arbetskrävande process att ta ställning till en gåvoförfrågan. Det bör också finnas en remisskedja så att en förfrågan inte kan ställas till flera bibliotek parallellt, eftersom det medför ett stort dubbelarbete.
Ett nationellt ramverk för gallring måste även förhålla sig till pliktlagstiftningen. Nuvarande pliktlagstiftning är under utredning och kommer troligen att revideras inom
ett par år. I dag bevaras två exemplar för framtiden, ett på KB och ett på Lunds universitetsbibliotek. Båda dessa exemplar används dock, och kan inte fullt ut räknas som säkerhetsexemplar. Ramverkets förslag att tydligare bevara ett "sista exemplar" skulle göra fortsatt tillgång till det svenska materialet säkrare.