Förhandlingens tio faser

En förhandling innefattar idealt sett tio faser:

Figur 2. Förhandlingens tio faser

Källa: Unt, 2013, s. 71

Dessa faser är typiskt förekommande faser som komplicerade och omfattande förhandlingar oftast går igenom. De olika faserna och dess ordning kan variera. Ibland går förhandlingen snabbt och andra gånger kan det vara svårt att identifiera alla faser och det är även möjligt att hoppa fram och tillbaka mellan dem. Men det är viktigt att känna till strukturen och karaktären hos respektive fas (Unt, 2013, s 70). Här följer en kort redogörelse av respektive fas.

3.3.1.1 - Initiering

Så fort en förhandling initieras börjar man, ofta helt omedvetet, att förhandla med dig själv. Man ska då skaffa sig en positiv bild av

förhandlingens förlopp, se slutmålet och förbereda sig för den stundande processen. Denna visualiseringsteknik används av både toppidrottare och toppförhandlare. (Ibid, s 72) Att redan från början föreställa sig hur framtiden ska te sig vid en viss tidpunkt, att föreställa sig “future perfect” (Pitsis, Clegg, Marosszeky och Rura-Polley, 2003, s 574).

3.3.1.2 Förberedelse

Förberedelserna är mycket viktiga. Den enklaste och mest tidseffektiva förhandlingstekniken är att använda sig av checklistor, vilken också kompletteras med kontrollfrågor och kan användas till minnesstöd. En noggrann förberedelse leder till en lugn och trygg förhandling och risken för misstag minskar, vilket sänder positiva signaler till motparten (Unt, 2013, s 76).

Man ska vara noga med att undersöka alternativen, sitt BATNA - “Best Alternative To Negotiated Agreement” (Ibid, s 80) eller BATEF - “Bästa Alternativ Till En förhandlingslösning” (Lindell, 2008, s 69). Det kan vara att välja ett annat alternativ eller helt enkelt att avstå från affären. Smärtgränsen är den nivå du inte kan göra affär under eller över. En framgångsrik förhandling är då resultatet slutar bättre än ditt BATNA, men är alternativet under bör du avstå från affären (Burrese).

Figur 3. BATNA, smärtgräns och utgångsbud

3.3.1.3 Öppning

En förhandlingsöppning kan vara tuff och det är här viktigt att behålla lugnet och tänka på att öppningsbud ofta är förhandlingsbara. Testa gränser. Försök att få igång en dialog för att ta reda på bakgrunden till motpartens utspel och försök få motparten att precisera, motivera och utveckla alla krav så att man får en bild av hur deras spelplan ser ut (Unt, 2013, s 87).

Ett utmärkt förhandlingsverktyg som hjälper till att få ordning och reda på förhandlingarna är att använda dagordning och den kan med fördel skickas ut till motparten i förväg så båda har möjlighet att förbereda sig. En annan viktig sak att tänka på i öppningsfasen är att stress är förhandlarens värsta fiende och i början av en förhandling är många förhandlare spända. Hela deras koncentration ligger på vad de själva har att säga och deras förmåga att lyssna är ofta låg och de uppfattar bara delar av vad motparten har att säga så ett knep kan vara att att börja med att lyssna, det inger förtroende (Ibid, s 91).

3.3.1.4 Argumentation

Argumenteringen är en viktig beståndsdel i en konstruktiv förhandling. Vi argumenterar för att påverka motpartens ambitioner och värderingar och för att testa gränser. Vi vill bygga upp förtroende, sälja in vårt förslag och visa motparten hur vi skapar mervärden. Vi argumenterar även för att försvara oss (Ibid, s 92).

3.3.1.5 Kartläggning

“How you see the world depends on where you sit”. (Fisher m fl, 2011)

Nu måste förhandlingen ändra karaktär för att kunna gå vidare. Förhandlarna måste bli mer konkreta och tydliga i sina positioner och tydliggöra sina utgångslägen. Fasen kännetecknas av ett givande och tagande av information (Ibid, s 101).

Att kunna se förhandlingen utifrån motpartens sida är, hur svårt det än verkar vara, en av de viktigaste färdigheterna en förhandlare bör inneha för att lyckas förstå hur motparten skall hanteras på bästa sätt. Här måste man fullt ut föreställa sig hur det är att vara i motpartens sits (Fisher, Ury och Patton, 2011, s 25).

3.3.1.6 Budgivning

Så fort buden konkretiserats börjar köpslåendet, vilket leder fram till avslutningen. Parterna ska nu ha lagt upp alla korten på bordet och nu är det dags att fördela dem. I den här fasen är det inte helt ovanligt att motparten byter stil. En samarbetsinriktad person kan bli girig när resurserna ska fördelas. Vad gäller första budet så kan man utgå ifrån att det är förhandlingsbart (Unt, 2013, s 112). Viktigt är här också att känna till motpartens beteende och taktik för att förstå motpartens utspel och därmed undvika fällor (Lewicki m fl, 2010, s 46).

3.3.1.7 Avslutning

Först när förhandlarna kommit överens om helheten kan förhandlingen avslutas. Avslutningen är då en av parterna accepterat motpartens senast bud och det kan komma direkt eller efter serier av maratonförhandlingar. Det kan även innebära att någon av parterna drar sig ur alternativt att båda parter kommer överens om att det är lönlöst att fortsätta (Unt, 2013, s 118). Avslutningen är klart först när parterna formellt undertecknat avtalet och det är här affären börjar. Om förhandlingen

varit lyckad eller inte vet du först sedan affären är genomförd och resultatet utvärderat (Ibid, s 122).

3.3.1.8 Bekräftelse

Verkligheten kan upplevas, tolkas och beskrivas på många olika sätt. För att undvika många framtida problem och konflikter kan man skriva en bekräftelse. Alla människor har sin tolkning på vad som diskuterats och vad som överenskommits (Ibid, s 126).

3.3.1.9 Genomförande

Om avtalet kan följas beror mer på de personliga relationerna än på pris, kvalitet och övriga villkor. En förutsättning på att en överenskommelse kan fullföljas är att båda parterna känner sig nöjda. Känner sig en av parterna som en förlorare, överkörd, kränkt eller illa behandlad är risken stor att avtalet havererar. En förlorare kan även känna behov av revansch och ger igen så snart tillfälle ges och risken är stor att dåliga rykten sprids om oss. Utnyttja genomförandefasen till att bygga upp och fördjupa de personliga relationerna (Ibid, s 128).

3.3.1.10 Efterspel

Om de personliga relationerna är goda och avtalet i stort sett fungerat som det var tänkt kommer det sannolikt att förlängas så länge som behovet finns kvar. Delar av avtalet kan komma att omförhandlas då nya personer kommer in på nyckelposter. Affärer bygger på relationer till individer, inte till företag. Nya konkurrenter, förändrade ekonomiska förutsättningar, politiska hänsyn och nya lagar är andra orsaker som kan leda till omförhandlingar (Ibid, s 130).