Teori vs empiri

Vi har valt att dela upp våra reflektioner i samma områden som tidigare för att man lätt ska kunna följa den röda tråden.

5.1.1 Strategi

Något som vi tyckte var intressant var att de personer som vi valt att intervjua som vi bedömt som konkurrerande förhandlare såg sig själva som problemlösande förhandlare. Att vårt planerade nyanserade urval plötsligt blev ensidigt. Detta fenomen kan tolkas på flera sätt. Antingen har personen fel självbild eller så är den vanligaste stilen helt enkelt problemlösande, men för att nå dit man vill behöver man ta till den konkurrerande stilen. Vi kan också tolka det som att det har med erfarenhet att göra. Att de som är nya på sin uppgift är mer benägna att vara åt det konkurrerande hållet, men att de med tiden inser att man måste samarbeta för att nå framgång - att osäkerheten gör att man blir konkurrerande och att man genom erfarenhet blir tryggare i sin roll och därigenom inser värdet av samarbete.

I en förhandling vinner man på att vara en ihärdig problemlösare och de som lyckas bäst är de som ligger nära den problemlösande stilen

tillsammans med en benägenhet till konkurrens när så behövs för att markera tydliga gränser. De personer vi valde att intervjua visade sig alla att vara problemlösande förhandlare. Fördelen, som personerna betonade, var just att de nådde framgång genom att samarbeta. Någon berättade att denne från början varit konkurrerande men snabbt insåg att den strategin inte var speciellt framgångsrik. Och med tanke på att problemlösande är den mest lönsamma strategin så ser vi det som positivt att alla personer just var av den problemlösande stilen. Det var också intressant att nio av tio pratade om den konkurrerande stilen med viss uppgivenhet medan den tionde personen inte såg några problem med att förhandla med en konkurrerande person och menade på att den stilen är så tydlig och kommer man bara på vad som är viktigt för den personen så ändrar man dennes inställning genom att fundera på olika värden. Och vad vi kan se krävs det en lång erfarenhet för att nå den insikten.

Vilket ens val av strategi blir beror mycket på motparten. Med den synen kan vi dra många likheter med situationsanpassat ledarskap där en chef använder sig av olika ledarstilar beroende på sin underlydandes mognad och att situationen bestämmer vilken stil som är mest lämplig. De två ledarskapsdimensionerna är just uppgift och människor, vilka går att likställa med parametrarna i Thomas-Kilmann-modellen. Andra likheter mellan förhandling och ledarskap är vikten av att byta perspektiv. Att lära sig att använda olika perspektiv är ett sätt att försvara sig mot aningslöshet. Som Bolman och Deal uttrycker det: “När världen ter sig hopplöst förvirrande och ingenting fungerar innebär perspektivväxling ett kraftfullt verktyg som hjälper oss att skapa klarhet, generera nya valmöjligheter och hitta strategier som fungerar”. Något som också framkom i våra intervjuer - att det är viktigt att tänka sig in i motpartens situation.

Som nämnts ovan så använde sig alla de intervjuade respondenterna av stilen samarbete/problemlösande. Anledningen till detta var enligt respondenterna att stilen fungerade bäst i det långa loppet och gav mest mervärden för framtiden. I vårt fall så är det den här stilen som visat sig vara den mest framgångsrika att använda. Samma slutsats har Axelrod kommit fram till, och menar att det lönar sig att vara vänlig och via sin forskning kom fram till att de mest överlägsna strategierna var samarbetsstrategier och att det till stor del beror på att det finns stora fördelar i att bygga upp relationer för framtiden när man möts återigen. Här kan man då dra en parallell till affärsvärlden där det i stort sätt fungerar på samma vis. Det fungerar troligtvis inte att vara egoistisk och uträknande i det långa loppet, utan det är, som vi nämnt tidigare, viktigt att bygga upp relationer och samarbeten för framtida gemensamma affärer.

5.1.2 Teknik

Att sätta höga realistiska mål skapar en positiv energi som signalerar självförtroende. Har man höga krav och förväntningar ger det också ett högre utfall. I intervjuerna betonades vikten av att skapa sig en klar målbild. Det är inte konstigt att det dras paralleller mellan framgångsrika förhandlare och framgångsrika idrottare då de båda i sina förberedelser ser sig själva i den framtida situationen och även känner den känsla de känner då de befinner sig där. Att skapa denna målbild är väldigt viktigt och till sin hjälp kan man använda sig av SMARTA-modellen.

I all litteratur vi läst och i samtliga intervjuer vi genomfört framgår det tydligt att det krävs att man är väl förberedd för att man ska kunna lyckas i sin förhandling. Genom att vara väl förberedd inges båda parter i trygghet och därigenom skapas förtroende. Utan förtroende går det inte att upprätta ett samarbete. För att kunna vara väl förberedd krävs att man

har syftet med förhandlingen klart för sig. För att ta reda på det kan man ta hjälp av “Kiplings sex bästa vänner”: Vad? Vem? Varför? Var? När? Hur? Samma frågor som marknadsföraren ställer sig för att komma underfund med kundens köpbeteende - för att ta reda på vad som gömmer sig i köparens “svarta låda”.

5.1.3 Taktik

Gällande taktik så var det svårt att få fram några knep från personerna vi intervjuade. De som nämndes hos ett flertal var att det kan löna sig att vara tyst samtidigt som flera tyckte det är viktigt att ställa frågor. En annan taktik som framkom är att låta motparten prata först. Då får motparten prata av sig och är sedan mer mottaglig av vad man själv har att säga. Det blir då också lättare att få sin vilja igenom då man får möjlighet att vinkla sitt förslag så att det mötesgår motpartens önskan och krav.

Att låta kunden få prata av sig leder till att kunden känner sig sedd. Alla personer vill känna sig sedda. Det bekräftas i Halls teori om kompetensutveckling där utgångspunkten är att människor har ett behov att visa sin kompetens, en kompetensdrift. Kompetensen är enligt Hall sin egen belöning som inte kräver någon yttre drivkraft utan är en tillfredsställande i sig själv. Han menar på att en ledares viktigaste uppgift inte är att mana på och leda utan att skapa en miljö där kompetensen kan komma till uttryck. Samma fenomen som när man uppmärksammar - “ser” - sin motpart i förhandlingen. De nyckelkomponenter som Hall kopplar samman till den teori för hur kompetenser och prestationer uppstår är: samverkan, engagemang och

kreativitet och där samverkan är den källa som utlöser

Därmed får vi också svaret varför samarbete, det vill säga den problemlösande strategin, är en framgångsfaktor.

En annan taktik som en person nämnde under intervjuerna är placeringen kring förhandlingsbordet, vilket vi också anser vara viktigt, samt att man är uppmärksam på hur många personer motparten kommer närvara under förhandlingen så att man själv kan vara lika många personer. Detta för att inte någon part direkt ska hamna i underläge.

5.1.4 Kommunikation

Kommunikation är navet för byggande och upprätthållande av relationer och är den kritiska faktorn i ett företags insatser att bygga lönsamma kundrelationer. För att lyckas som förhandlare är en fungerande kommunikation en förutsättning. Den bästa strategin och de godaste intentioner är verkningslösa om man inte också har en bra kommunikation med den andra parten. Det vi menar med god kommunikation är när man för en öppen och ärlig dialog samtidigt som man signalerar positiva signaler såsom glädje och intresse för motparten. Vikten av god kommunikation framkom i alla våra intervjuer och att det viktiga inte ligger i vad personen säger utan är en samverkan mellan ord, röst och kropp. Det är viktigt att tänka på att hela 55% av alla intryck kommer från kroppsspråket och bara 7% från vad som sägs. Flertalet personer betonade även vikten av att vara väl förberedd och att man ska kunna sin sak och att det leder till förtroende. Detta stämmer väl överens med teorin där vi redogör att övertygelse skapas genom samverkan av personliga egenskaper, förberedelser och kunskap.

5.1.5 Förhandlingspsykologi

Vi tog i teoridelen upp betydelsen av känslor. Att förmedla en positiv stämning och att ett leende smittar av sig, vilket kan underlätta mötet

mellan två parter. Detta framkom också under intervjuerna. Här framkom även ödmjukhet, ärlighet och att visa intresse för motparten som viktiga inslag för att lyckas med förhandlingen. Shapiro (2004) menar, som vi tidigare skrev i teorin, att känslor kan vara en nackdel när man vill maximera affären, men att känslorna kan tillföra stora mervärden om de hanteras på rätt sätt. Det vi kan urskilja här är att känslor har stor betydelse och bör användas för att förbättra situationen i en positiv riktning. Detta är nog viktigare än många tror och bör därför tänkas på. Det som framkom från intervjuerna var att känslor utnyttjades för att förbättra förhandlingen och stärka relationen mellan parterna. Vi beskriver även beslutsprocessen i teorin och hur viktigt det är att förstå vad som driver motparten i frågan innan beslut tas. Detta var något som många nämnde under intervjuerna. Att försöka se situationen ur motpartens synvinkel, att lyssna och att låta motparten tala först för att kunna utvärdera situationen innan man själv avslöjade sina önskningar och mål. Detta visade sig vara en viktig del i beslutsfattandet. Det gäller här att vara säker på vad motparten vill och förstå hur motparten ser på förhandlingen för att kunna ta ett välgrundat beslut.

Vidare så nämns kroppsspråket som en viktig psykologisk del. Man skall inte avslöja för mycket och det är viktigt att utstråla självförtroende för att bygga upp en känsla hos motparten att man är kunnig i ämnet som diskuteras. Vilket i senare skede kan leda till att man då enklare får igenom sina åsikter. Det var många av de intervjuade som nämnde kroppsspråket som en viktig del att tänka på och det var nog ganska väntat då det är en naturlig del av hur människor påverkar andra personer i sin omgivning.

De mentala förberedelserna ansågs också vara av stor vikt för att kunna genomföra förhandlingen på bästa sätt. Att sätta sig in i vilka situationer som kan uppstå och redan innan förhandlingen tänka ut argument och motfrågor. Detta är förståeligt nog en stor bit av förberedelserna som kan vara direkt avgörande om ett kritiskt skede skulle infinna sig under förhandlingens gång. Att då snabbt kunna falla tillbaka på sina egna förberedelser och ta sig ur situationen på ett fördelaktigt sätt måste ju ses som en viktig del för att lyckas med förhandlingen.