Förslag på innehåll till en förbättringstavla

Under intervjuerna framförde de intervjuade förslag på vad som skulle kunna vara med på en digital förbättringstavla.

Synliggöra förbättringsförslag

En sak som framkom var att synliggöra aktuella förbättringar och hur de följs upp. Att det ska vara möjligt att se vilka förslag som kommit in, hur de åtgärdas och att det ska vara möjligt att lägga någon typ av kommentar på förslaget. Exempelvis om en produktionstekniker, eller någon från underhållsavdelningen skulle vilja svara på ett förbättringsförslag med en instruktion om hur man kan lösa det ska det finnas en möjlighet för denne att kunna göra det. En annan önskan är att synliggöra antalet genomförda förbättringar exempelvis under en månad eller ackumulerat för ett helt år.

Information kring stopporsaker

Det nämndes även att det skulle vara intressant att se fördelningen mellan antalet kommenterade och icke kommenterade stopp och även visa vilka mål som avdelningen har när det kommer till hur många procent av stoppen som ska vara kommenterade. En översikt över de stopporsaker som förekommer och vilka maskiner de sker i är också en idé från de intervjuade, vilket kan visualiseras med hjälp av ett paretodiagram. Där x-axeln är de olika stopporsakerna och att y-axeln antingen är antalet stopp eller totala tiden för stoppen. Detta för att få en uppfattning om hur stort problemet är och vilka åtgärder som behöver göras, eller om det överhuvudtaget inte ska åtgärdas. Det var även önskvärt att kunna välja över vilket tidsintervall som stopporsakerna skulle visas, exempelvis över en dag, vecka eller månad. Ett ytterligare önskemål var möjligheten att kunna byta mellan olika perioder ifall man vill

28

kolla tillbaka i tiden och inte bara senaste veckan. En av de intervjuade beskrev att det var viktigt att vara dynamisk i sitt tänkande och även titta övergripande på stopporsaker under en längre period och inte bara till exempel veckovis. Om man bara tittar veckovis på stopporsakerna kan det uppstå en brandsläckningssituation för att det en vecka ser illa ut, men om man tittar över en större tidsperiod är det inget återkommande problem, utan det var bara ett tillfälligt stort problem. Då är det ibland bättre att titta över en längre period och se vad som faktiskt är återkommande, men som kan vara lätt att missa om man tittar veckovis för att varje stopp i sig kanske inte tar mycket tid.

Att använda ett digitalt verktyg i samband med analys av stopporsaker var något positivt och önskvärt enligt de intervjuade då detta verktyg skulle kunna fånga upp trender som är lätta för ögat att missa. Även att detta sker automatiskt i det digitala verktyget och inte genom att en person måste sätta sig ner för att undersöka om det finns några trender. Detta grundar sig på att det från vissa av intervjuerna framgick att en stor del av dagens förbättringsarbete går åt till att sammanställa gammal data angående stopporsaker. Ett annat önskemål var även att kunna jämföra trender med data från olika system. Detta önskemål från de intervjuade framkom av deras önskan att kunna samköra exempelvis reklamations- eller kassationsredovisning med datan om stopp i maskiner för att kunna veta mer om vart problemen ligger och när de förekommer. I dagsläget finns dessa data i olika system och måste manuellt jämföras av de anställda. Antingen genom att sitta och jämföra mellan de olika systemen eller genom att överföra datan till ett tredje system där det sedan jämförs.

Eskaleringsfunktion

Det ska finnas möjlighet att eskalera via tavlan, det vill säga kunna skicka vidare en aktivitet till nästa nivås tavla, exempelvis ledningens tavla. Dock nämnde en av de intervjuade att man bör vara försiktig med hur denna funktion används. Om vem som helst kan eskalera vad som helst, när som helst kan funktionen göra mer skada än nytta. Ett exempel på användning av eskaleringsfunktionen är att den används under möten där hela gruppen kan diskutera och gå igenom ämnet innan det eskaleras vidare. Funktionen kan användas på två sätt. Antingen genom att eskalera vidare något till en annan avdelning för att de har bättre resurser och kompetens för att ta hand om exempelvis problemet eller användas som ett transportmedel . Eller användas när en chef ska från sitt möte med operatörerna till mötet med de andra cheferna. Denne kan då enkelt eskalera de punkter som tagits upp och antecknats på tavlan som den tycker är relevant att ta med och sedan finns dem där när denne anländer till mötet. Jämför detta med att chefen skulle ha antecknat med papper och penna och tagit med sig detta på nästa möte. I de fall något eskaleras hade det även varit bra om det på något sätt är synligt vad som händer med eskaleringen. Om det gäller en uppgift som ska utföras eller problem som ska lösas är det exempelvis bra att se hur prioriterad den är samt vem som är ansvarig, detta för att underlätta vem man ska vända sig till för mer info.

29

Sortering, kategorisering, olika vyer

Från intervjuerna framkom det att det hade varit praktiskt att kunna sortera ut och välja hur pass mycket man kan se på tavlan. Exempelvis att alla flöden visas i första vyn och om man sedan klickar på ett specifikt flöde får man se de maskiner som tillhör det flödet. Därefter kan det vara möjligt att klicka sig vidare en specifik maskin. En av motiveringarna var att olika produktionslag kanske fokuserar på att följa olika saker och vill därmed ha olika innehåll på tavlan. En av de intervjuade tog upp exemplet att verkstadschefen som är ansvarig för 200 anställda är intresserad av att se allt på en övergripande nivå och om de har uppnått de mål de har kring förbättringar. På operatörsnivå är de istället intresserade av hur deras egna arbete går, men inte hur det går för kringliggande maskiner. En av de intervjuade efterfrågade att tavlan kan ara d namisk och m jligheten att ooma i ta lan utifrån en layout. Exemplet som gavs var att i första vyn visa en layout över produktionen där man ser de olika maskinerna och genom att klicka på en specifik maskin kommer en vy upp enbart tillägnad den maskinen. Den första vyn skulle kunna visa en översikt över säkerhet, kvalitet, leverans, maskin och personal (SQLMP) genom att färgmarkera med rött eller grönt hur statusen är kring dessa nyckeltal vid varje maskin.

Från de ostrukturerade intervjuerna framkom det att en viss sortering och kategorisering kring självaste förbättringsförslagen hade varit att föredra. Detta för att göra det enkelt om man senare skulle vilja leta upp ett redan genomfört förbättringsförslag. Den intervjuade nämnde att samma typer av problem kunde lösas parallellt i de olika flödena utan att de var medvetna om att det skedde. Denne nämnde då att det hade varit praktiskt om det med hjälp av kategoriseringar enkelt gick att göra en sökning bland genomförda förbättringsförslag för att undersöka om en annan avdelning tidigare hade löst ett liknande problem.

En av de intervjuade som deltog i flera Teams-grupper nämnde att denne i Teams på en sida kunde se alla förbättringsförslag som denne var ansvarig över oavsett vilken Teams-grupp förbättringen låg i. Detta var en fördel då det var enkelt att få en översikt över alla de förbättringar som denne var ansvarig över, utan att behöva gå in i respektive Teams-grupp och kolla. Att få en översikt över alla förbättringar som man ansvarar över var därmed ett önskemål som nämndes. Intervjuaren gav då ett förslag om att detta skulle kunna hanteras med hjälp av en sorteringsfunktion där den anställda skulle kunna välja för vilken Teams-grupp och vilken anställd som förbättringsförslagen skulle sorteras efter. Den intervjuade upplyste då om att man dock bör vara försiktig med vad alla får se. I deras fall hade de anställda endast insyn i de Teams-grupper som de själva tillhörde och hade behörighet till att se. Med en sorteringsfunktion som den ovan skulle alla ha tillgång till alla Teams-grupper.

30

OEE

Att kunna se OEE var något som efterfrågades i intervjuerna. Detta för att OEE var något de bland annat tittade på under de förbättringsmöten som hölls och som de arbetade med i samband med stopporsaker.

Integrera med flera system

Något som framkom från många intervjuer var önskemålet om att tavlan ska kunna integreras med och inhämta data från alla de system som de använder. Detta för att i slutändan i hög grad enbart behöva använda tavlan och inte navigera mellan de olika systemen.

Enkelhet

En delad åsikt bland de intervjuade var att tavlan skulle vara enkel att använda. De jämförde med en whiteboardtavla och att man enkelt kan ta upp en penna och skriva det man önskar och om man sedan vill ta bort något är det enkelt att bara sudda ut det. En begränsning som en av de intervjuade hade i ett av deras program var att Å, Ä och Ö inte fungerade och menade att sådana problem inte ska begränsa vad som kan skrivas på tavlan. Ett annat önskemål var att tavlan ska vara lättåtkomlig i form av en simpel inloggningsprocess. En av de intervjuade sammanfattade det som att tavlan ska vara tydlig och enkel samt att man inte ska krångla till det, detta för att alla involverade i tavlan ska ha lätt för att förstå den.