För- och nackdelar med digitala tavlor jämfört med analoga tavlor

Automatisering, tidsbesparing och distansarbete

Något som har observerats efter att ha undersökt vad teorin och intervjupersonerna har att säga om digitala kontra analoga tavlor är att det både finns för- och nackdelar med dem. Meissner et al. (2018) nämner två fördelar som gör att en digital tavla bidrar till tidsbesparing och dessa överensstämmer med vad de intervjuade från Sandvik sade. Att personalen själva inte behöver ta fram datan som ska visas på tavlan och därefter gå till tavlan för att uppdatera den innebär tidsbesparing för dem. Detta eftersom det med en digital tavla istället sker automatiskt. Eftersom datan som personalen förser tavlan med kommer från digitala system är det, som Nilsson et al. (2019) och Sutrisno et al. (2018) hävdar, digitalt slöseri att inte använda en digital tavla och integrera de två systemen.

Eftersom tavlan är digital uppdateras den automatiskt som nämnt ovan, men genom att vara digital är den dessutom inte knuten till en fysisk plats som en whiteboardtavla. En fördel med detta är som Hultin och Mähring (2014) nämner i sin studie att personalen kunde komma åt samma information utan att behöva ta sig till en specifik fysisk plats när de började använda digitala tavlor. I intervjuerna med Sandvik framkom det att om tavlan är digital och uppdateras automatiskt kan den användas som en snabb och enkel informationskanal genom att placeras på strategiskt valda platser. I intervjun med AstraZeneca framkom det att de sparade mycket tid på att digitalisera tavlan vilket innebar att den längre inte var knyten till en fysisk plats. Denna tidsbesparing som de gjorde var även ett av de främsta argumenten till varför de valde att övergå till en digital tavla.

Även Spendrups tog upp att en fördel med en digital tavla var att de med hjälp av den kunde arbeta med daglig styrning oberoende av vilken ort de befann sig på och därmed också möjliggöra för distansarbete. Detta var enligt Spendrups motiveringen till varför de valde att börja med digitala pulstavlor. Att både intervjuer och litteratur nämner att en fördel med en digital tavla är att den inte är knuten till en fysisk plats argumenterar för att detta är en betydande fördel jämfört med analoga tavlor. Dock kan det även vara något negativt om personer inte är på plats i produktionen under mötet, utan istället bara följer mötet från kontoret. Detta för att det kan vara bra för exempelvis chefer att visa sig i produktionen och ute i verksamheten. Dels för att de själva ska få en bättre förståelse för hur arbetet i produktionen går till, men också för

37

att det kan bidra till ökat förtroende från de anställda om cheferna tar sig tid att träffa dem ute på deras arbetsplats.

En ytterligare fördel som AstraZeneca ser med att ha åtkomst till tavlan oavsett plats är att kvaliteten på mötena har ökat och att kommunikationen överlag har ökat. Detta eftersom vissa valde att inte delta på mötena på grund av den tid det tog att ta sig till tavlan och överensstämmer med det Meissner et al. (2018) nämner om att chefer kan hjälpa till från en avlägsen plats om tavlan är digital. Spendrups nämnde en fördel med digitala tavlor i samband med möten, och det är att de via tavlan kan eskalera vidare en aktivitet som de vill ta upp på nästkommande möte.

Motivation och kritisk inställning till tavlan

En negativ konsekvens som Meissner et al. (2018) dock påvisar med automatisk uppdatering av information är att anställda kan identifiera sig mindre med informationen på tavlan. Detta tryckte även en av de intervjuade från Sandvik mycket på. Att en anställd identifierar sig mer med informationen och känner mer ansvar om det är den själv som behövt skriva upp en dålig siffra på tavlan, jämfört med att få den serverad på en digital skärm. En annan sak att vara vaksam på som framkom av Petersson et al. (2008) och under intervjuerna med Sandvik var att de anställda kunde vara kritiskt inställda till den information och data som visas på tavlan om de själva inte varit med och tagit fram den.

För att motverka ovanstående skulle en idé vara att inkludera de anställda i implementeringsprocessen av tavlan och beslutsfattandet kring vilka värden, beräkningar, information och dylikt som tavlan utgörs av. Detta gör att de från början får förståelse för varifrån siffrorna kommer och därmed får större tillit till dem. Denna idé grundas på det Petersson et al. (2008) nämner om att en viktig faktor vid skapandet och implementeringen av en ny metodstandard är att involvera medarbetarna i utformandet. Detta stärks även av vad Swartling och Poksinska (2013) nämner att medarbetarnas motivation gentemot förbättringsarbete kan stärkas ifall de ges ansvar genom hela förbättringsprocessen. Att tillsammans utforma tavlan kan i sin tur kopplas till det som nämndes i intervjuerna med Sandvik om att de värden som visas på en digital tavla ständigt baseras på samma beräkningar. Om olika personer förser en whiteboardtavla med olika värden kan det hända att de har olika sätt att ta fram/beräkna värdena på.

Halling (2019) nämner känsla av sammanhang och med det som sagts ovan är detta en central del för att medarbetarna ska få en positiv inställning till en ny tavla. Det Halling (2019) skriver om kasam och de tre begreppen begriplighet, meningsfullhet och hanterbarhet, kan användas för att beskriva hur medarbetares motivation kring digitala tavlor kan höjas. Begriplighet innebär att de anställda ska förstå den data och information som visas på tavlan för att det inte ska uppstå några oklarheter kring detta och leda till att de anställda inte litar på det som står på tavlan. Meningsfullhet utgörs av att de anställda ska känna att de kan vara med och utveckla samt påverka tavlans

38

innehåll som i sin tur faktiskt bidrar till något i det dagliga arbetet och inte bara är ett överflödigt verktyg. Ett möjligt resultat av detta är att de känner en ökad motivation till att använda tavlan. Hanterbarhet kan slutligen kopplas till att de anställda ska känna och uppleva att de vet hur de ska använda tavlan och att det finns resurser för att använda den.

Det är de anställda som i slutändan ska använda tavlan och oavsett hur bra en tavla och dess funktioner än anses vara gör den ingen nytta om medarbetarna inte är motiverade till att använda den. Detta kan liknas med det som framkom i intervjuerna med Sandvik, att inte alla medarbetare fyllde i stopporsakerna fastän det fanns ett program att göra detta genom. Det måste därför finnas en god moral och ett tydligt arbetssätt kring hur verktygen ska användas, för utan medarbetarnas engagemang gör verktygen ingen nytta. De anställda ska redan från början få den hjälp och stöd som de behöver för att förstå och lära sig använda det nya verktyget, exempelvis som att Spendrups erbjöd de anställda som hade mindre datorvana mer hjälp och stöd. Detta kan motverka det som Parry och Turner (2007) nämner som en nackdel med digitala tavlor. Det vill säga att tavlorna kräver viss digital kunskap och kan begränsa vissa människors möjlighet till att fullt ut kunna utnyttja tavlan.

Integrera med flera system

Om tavlan som används är digital finns det möjlighet att koppla ihop den med de olika system som företaget använder och detta gör att all information som behövs kan samlas på en och samma plattform. Detta framkom som en fördel under intervjuerna med Spendrups och Sandvik och kan ses som tidsbesparing. Detta eftersom personalen enbart behöver vända sig till en plattform när de söker information och inte behöver gå in i flera olika system. En fördel uttryckt av de intervjuade från Sandvik var att de därmed kunde arbeta direkt i skärmen om den integreras med de olika systemen. Att integrera systemen motiveras även av det som Nilsson et al. (2019) fick fram i sin studie. Att företag X påstod att de positiva effekter de märkt av grundades på att allt var samlat på ett och samma ställe och därmed var enkelt att hitta. Genom att använda en och samma digitala plattform finns möjligheten för alla berörda att arbeta samtidigt i den och oberoende av varandra. Detta nämnde även den intervjuade från Spendrups som en fördel. Jämför detta med en analog whiteboardtavla där informationen bara finns tillgänglig på den fysiska tavlan. Då kan övriga kommunikationskanaler behövas på sidan av för att förmedla tavlans innehåll till de som inte är på plats vid tavlan ifall de vill veta något från tavlan eller lägga till något. Från intervjuerna med AstraZeneca var en alternativ lösning att fota tavlan för att kunna förmedla informationen vidare, men att detta ansågs vara krångligt.

Lagring av data

En annan fördel med digitala plattformar är att all information lagras och att det dessutom kan lagras på ett och samma ställe. Som nämns i intervjuerna försvinner information permanent från en analog tavla när den suddas ut och om informationen

39

önskas sparas måste tavlans innehåll noteras på ett annat ställe. Detta bidrar till en extra plats för personalen att leta och få information ifrån vilket dels är tidskrävande, men också rörigt för personalen. Detta bidrar till det Nilsson et al. (2019) nämner om att inte arkivera data kan reducera transparensen i företaget och skapa kunskapsöar i den mening att endast de som närvarat är de som besitter informationen om den inte arkiverats.

För mycket information på tavlan

Trots fördelen med att mycket information kan samlas på en och samma plattform och att man inte är begränsad av en viss area som är fallet med en analog tavla är det viktigt att inte visa saker bara för att det går. Det kan leda till att de anställda överbelastas med information som inte är relevant och nödvändig för arbetet. Parry och Turner (2007) nämner att fördelen med en analog tavla är dess begränsade utrymme, personalen måste då prioritera vad som faktiskt är relevant att visa. Med en digital tavla och dess obegränsade utrymme kan detta problem lösas genom att som AstraZeneca och Spendrups ständigt förbättra tavlan och gå igenom vilken information på tavlan som faktiskt används. Om de anställda upptäcker att de har viss information på tavlan som inte används bör denna tas bort. Att falla i fällan med att visa för mycket information på en digital tavla visar sig vara lätt hänt eftersom inte enbart ovanstående källor nämner det, utan även Meissner et al. (2018) belyser detta. Meissner et al. (2018) hävdar att datatillgängligheten och tillgången till mycket information kan leda till att för många KPI:er som inte bidrar med något värde följs. Om dessa KPI:er diskuteras på möten eller liknande bara för att de är med på tavlan utan att egentligen bidra till något kan slutsatsen dras att kvaliteten på mötena minskar. Istället bör fokus läggas på mer relevanta saker som faktiskt bidrar med värde och underlättar i beslutsfattandet i det dagliga arbetet.

Möjlighet att visa olika vyer på samma tavla

Som tidigare nämnt har en analog tavla begränsat med utrymme vilket Parry och Turner (2007) såg som en fördel. Detta innebär dock att fler eller större whiteboardtavlor behövs om tavlans utrymme inte räcker till. Även om mängden information som visas på tavlan bör minskas till det som enbart är relevant kan flera tavlor vara önskvärt för att de fyller olika syften. Detta återfinns i praktiken då exempelvis Sandvik har tre whiteboardtavlor med olika syften: pulstavla, förbättringstavla och måltavla. Fördelen med en digital tavla då är att det finns möjlighet att ha olika vyer på en och samma skärm, vilket också togs upp som en fördel i intervjuerna med Sandvik. Istället för att ha tre olika whiteboardtavlor kan en digital sk rm ist llet best a tre olika flikar som representerar de er som de tre olika whiteboardtavlorna visar. Vyerna kan dessutom anpassas utifrån vem det är som ska använda tavlan. Olika team kan exempelvis vilja visa och ta upp olika saker på sin tavla eller utforma dem på olika sätt, vilket nämndes i intervjuerna med Sandvik. Detta är ännu en fördel jämfört med om de olika teamen skulle använda samma

40

whiteboardtavla för sina pulsmöten och därmed behöva kompromissa om dess utformning och hur den skulle användas.

Begränsningar och enkelhet i användning

I intervjuerna med Sandvik framkom det att en nackdel med digitala tavlor är att det kan finnas begränsningar med vad och vart man kan skriva, rita och redigera på tavlan. Som de intervjuade från Sandvik nämnde är det enklare med en whiteboardtavla då personen bara kan ta upp en penna och skriva vad och vart den vill. Spendrups nämnde däremot att designen som den digitala plattformen erbjöd var flexibel och att det var enkelt att ändra eller lägga till funktionalitet efter önskemål. I intervjuerna med Sandvik framkom det även att det i en digital tavla kunde vara enklare att skapa och visa diagram och grafer.

En svårighet som den intervjuade från Spendrups påpekade är att touchskärmens inbyggda tangentbord är svårt och tidskrävande att använda. En av de intervjuade från Sandvik tog upp exemplet att det inte var möjligt att skriva Å, Ä och Ö i ett av deras system. Vid användandet av ett digitalt system eller tavla begränsas därmed användaren av de tecken som tangentbordet erbjuder, vilket inte förekommer som ett problem med en analog tavla. Denna begränsning är helt beroende av det program som används och hur det är programmerat. Detta är en begränsning som kan ses som en nackdel. Om programmet dock innehåller en funktion för att addera text, ritning utan begränsningar kan detta överkommas.

Mer kostsam och känsligare för störningar

Andra nackdelar som finns med en digital tavla jämfört med en analog tavla är bland annat att den är mer kostsam som Parry och Turner (2007) nämner och detta uppkommer även i intervjuerna med Sandvik och AstraZeneca. Dels när det handlar om inköp av programvara, men också inköp av den digitala skärmen som används för visning av digitala plattformen. Om en digital plattform som Mevisio används innebär även det att viss support kan behövas om problem uppstår med plattformen eller om företaget önskar att göra ändringar på tavlan som kräver viss specialkompetens. Detta innebär också en kostnad. Eftersom tavlan är digital kräver den en digital skärm för användning. En digital tavla innehar således också en högre risk för störningar än vad en analog tavla har. En whiteboardtavla skulle exempelvis inte påverkas av ett strömavbrott och kan inte slockna och bli svart, men detta kan hända med en digital tavla.

Varken i litteraturen eller intervjuerna har det framkommit möjliga lösningar på detta problem. När det kommer till digitala versioner, exempelvis tavlor i detta fall, är en nackdel och begränsning att de till stor del är beroende av någon typ av uppkoppling för att fungera. Det kan vara internetuppkoppling för att kunna synkronisera med andra system eller strömtillförsel till det elektroniska verktyget, exempelvis touchskärmen. Möjligen att problemet med strömtillförsel vid strömavbrott för stunden kan lösas med

41

hjälp av en back-up som avser strömtillförsel. I detta fall är whiteboardtavlan mer tillförlitlig och således inte beroende av ovanstående externa variabler för att fungera.

Minskade slöserier

Även om en digital tavla bidrar med ökade kostnader vid implementering och användandet av tavlan kan denne bidra till minskade kostnader och slöserier på andra håll. Slöserier är enligt Ortiz och Park (2011) samt Petersson et al. (2008) något som bör elimineras eller åtminstone reduceras om ett företag vill bli effektivare och motiverar till varför detta är något som företag bör fokusera på. Även Bellgran och Säfsten (2005) nämner effektivitet och genom att minska antalet stopp kan effektiviteten öka. Användandet av en analog tavla kan som hos AstraZeneca bidra till stora slöserier när det kommer till rörelse. Att röra sig från punkt A till punkt B för att hämta och därefter uppdatera datan på tavlan innebär en onödig sträcka och därmed en onödig rörelse. Rörelse är en av de slöserier som Ortiz och Park (2011) nämner, vilket argumenterar för att försöka undvika denna typ av slöseri. Förutom en onödig rörelse innebär det även att onödig tid går åt för att bara transportera sig, och tid kostar pengar. Ortiz och Park (2011) nämner väntan som ett slöseri och detta typ av slöseri kan sägas uppstå av analoga tavlor. Med en analog tavla måste personalen vänta med att få nödvändig information tills det att någon uppdaterar tavlan på exempelvis nästa möte. Om tavlan automatiskt uppdateras behöver inte personalen vänta för att få nödvändig information. Även om digitala tavlor bidrar till högre kostnader får det inte glömmas bort att de kan minska andra kostnader och därmed i det långa loppet vara gynnsamma för företaget och minska de totala kostnaderna.

Digitalisering under covid-19

Av ovanstående punkter kan den som handlar om att tavlan är digital och kan användas oberoende av fysisk plats vara den mest betydelsefulla fördelen i nuläget. Detta eftersom arbetet utfördes under våren 2020 då covid-19-pandemin rådde. Då virusutbrottet kom att klassificeras som en pandemi krävde detta en omställning inom alla industrier att börja arbeta mer digitalt. Medan somliga fabriker helt stängde ned valde Sandvik att skydda operatörer genom att låta andra yrkeskategorier som kan arbeta digitalt hemifrån att också göra det. I en situation som denna kom digitalisering i allmänhet att vara essentiellt för att arbetet skulle fortlöpa.

Att redan innan pandemin arbeta digitalt har visat sig vara en fördel eftersom övergången till att arbeta hemifrån som många har gjort förenklades. Denna fördel nämndes både i intervjuerna med Sandvik, AstraZeneca och Spendrups. Digitalt arbete kan gälla både tavlor som används i exempelvis produktion, men även när det kommer till det dagliga arbetet som möten. De intervjuade från Sandvik använde exempelvis Microsoft Teams till möten redan innan pandemin och fortsatte som vanligt med detta när allt fler började arbeta hemifrån, men i större utsträckning. Likaså den avdelning i produktionen som hade börjat digitalisera bland annat förbättringsarbetet märkte av fördelar då de redan hade en fungerande digital lösning och inte behövde

42

komma på något akut. Jämför detta med ett företag som tidigare inte använt ett digitalt verktyg för exempelvis möten och då omedelbart måste bekanta sig med ett nytt verktyg och arbetssätt. Detta var även något som AstraZeneca nämnde som en stor fördel under covid-19. Eftersom tavlan fanns digitalt var det möjligt att starta ett möte via Microsoft Teams och sedan kunde alla följa den digitala tavlan från vart de än befann sig. Det var därför inga svårigheter att ha dessa möten på distans för dem. Även Spendrups såg det som en fördel att de redan hade en digital tavla och en vana att jobba på distans innan det att covid-19 bröt ut.

Sammanfattning av ovan nämnda för- och nackdelar

Sammanfattningsvis finns det både för- och nackdelar med att implementera en digital tavla. Vissa av dem har i detta arbete bara återfunnits i litteraturen och vissa enbart i intervjuerna, medan några av dem återfinns i båda. Totalt sett har fler fördelar än