Resultat från intervjuer med Mevisios kunder

4.6.1 AstraZeneca

AstraZeneca i Södertälje är en av Mevisios kunder som i det dagliga arbetet använder Mevisios digitala plattform i två av deras avsnitt. I dagsläget är dock endast ett fåtal av deras tavlor digitala, majoriteten av tavlorna som används är fortfarande analoga. De tavlor som i nuläget är digitala är bland annat deras underhållstavla, förbättringstavla, avvikelsetavla, 5S-tavla och processtekniks tavla. De digitala tavlorna som har skapats via den digitala plattformen går att se via datorn, men de har även 86-tums skärmar i produktionen som används för att visa tavlorna.

Tidigare var dessa tavlor i produktionen analoga och det fanns vissa problem med dem. Underhållstavlan fungerade på det sättet att de fyllde i kort med information om vad som ska göras, vem som ska göra det och övrig nödvändig info. När uppgiften var utförd bockades det sedan av på kortet. Whiteboardtavlan fungerade därmed som en samlingsplats för dessa kort. Ett problem med dessa kort var att det tog tid att uppdatera tavlan eftersom personen i fråga alltid behövde gå till den fysiska tavlan i produktionen för att uppdatera den. Att bara ta sig till tavlan tog tid, men även proceduren för att få komma in i produktionen. Strikta krav finns gällande hur man är klädd i produktioner inom läkemedelsindustrin och vederbörande behövde byta om till speciella kläder varje gång de besökte produktionen.

En konsekvens av att det tog tid var att kvaliteten försämrades på de möten som varade kring tavlan. Vissa av mötena kunde ha en varaktighet på cirka tio minuter, men hela proceduren att ta sig till och från produktionen för mötet kunde ta uppemot en timme. Vissa kunde därför avstå från att gå på mötet och den kompetens som annars hade varit nödvändig under mötet gick förlorad. Om dessa personer behövde kontaktas under mötets gång fick en chef ta en bild på uppgiften och ringa personen för att be den uppdatera med relevant information. Ett annat problem var att vissa kort ibland var svårtolkade på grund av handstil eller att den innehöll för lite information. Den mängden tid som gick åt till att uppdatera tavlan var en av anledningarna till varför de sökte sig till en digital lösning.

33

Ovanstående leder till de fördelar som företaget såg med att implementera en digital tavla:

Tidsbesparing Uppdatering i realtid

Lättare att ha möten på distans Effektivare möten

Bättre kommunikation

En fördel är att de sparar mycket tid på att inte behöva gå till den fysiska tavlan varje gång de ska uppdatera den och dess kort. Efter implementeringen kan de istället göra detta direkt från sina datorer. En annan fördel är att tavlan alltid är uppdaterad i realtid och att alla enkelt kan uppdatera tavlan innan mötet. På det sättet diskuteras endast det som är relevant på mötena. I dessa tider med covid-19 har de även märkt av fördelen med att ha möten digitalt då alla inte är på plats. De har då ett möte via Microsoft Teams med de som inte är fysiskt närvarande och de kan via sin dator ta upp den digitala tavlan och se vad som händer. Den intervjuade jämförde detta med analoga tavlor och hur en lösning i situationer som dessa kan vara att en person exempelvis med mobilen filmar whiteboardtavlan och hur detta inte var lika bra som ovan nämnda lösning.

Den största fördelen den intervjuade såg med de digitala tavlorna är att deras möten är mer effektiva. Det fanns anställda som inte var bekväma med att yttra sig under mötena där exempelvis cheferna närvarade samt att korten kunde vara svårtolkade och därmed inte gav något. Med den digitala tavlan är det enkelt att innan mötet uppdatera det som behövs och inga svårigheter med olika handstilar uppkommer. Med den digitala tavlan finns även möjligheten att ta en bild och sedan infoga den i tavlan. Detta gör att de anställda nu enklare kan förklara ett problem eftersom en bild ibland beskriver mer än tusen ord som den intervjuade nämnde. Detta underlättar även för cheferna när det kommer till att förstå vissa problem då de kanske inte är lika tekniska eller insatta i maskinerna som de i produktionen är. De som tidigare inte valde att närvara på mötet på grund av tidsåtgången att ta sig dit kan nu se tavlan från sin dator och uppdatera tavlan med relevant information. Avslutningsvis är en fördel enligt den intervjuade att kommunikationen överlag med alla inblandade i tavlan har förbättrats. När det kommer till nackdelar med den digitala tavlan kunde intervjupersonen inte komma på några. Denne nämnde däremot att det fanns vissa svårigheter med att implementera den digitala tavlan på grund av alla regler som finns inom läkemedelsindustrin och att de måste få det godkänt av IT. Exempelvis får de inte ha molnlösning och de måste vara vaksamma med vad som är tillåtet och inte tillåtet. De hade en viss oro för att skärmen skulle kunna stänga av sig eller liknande, men inga såna problem har uppstått. Kostnadsfrågan togs upp som en möjlig nackdel eftersom det finns andra gratis/billigare tjänster att välja, men att dessa inte gick att jämföra med den enkelhet och snygga design som Mevisio erbjöd.

34

Den intervjuade uttryckte en viss oro för hur de anställda skulle reagera på den digitala tavlan och förändringen vid implementeringen av tavlan, men redan vid första visningen var de anställda extremt nöjda. Detta kunde bero på att de redan från början såg värdet i den digitala tavlan och fördelarna med den samt att det fanns ett behov av vad den kunde erbjuda. En faktor som angavs kunnat underlättat övergången till den digitala tavlan var att de i princip hade kopierat den redan existerande analoga tavlan och gjort den digital. De implementerade den sedan relativt snabbt i form av en demo, utan att i förväg ha utdragna diskussioner med önskemål om hur tavlan skulle se ut och kunna användas på bästa sätt. Den intervjuade ansåg att det då var bättre att börja arbeta med den direkt och i efterhand göra ständiga förbättringar med tavlan när de anställda insåg vad de ville ändra, lägga till eller ta bort. Detta var en bra metod enligt den intervjuade, för om man tidigare inte har jobbat med en digital tavla kunde det enligt denne vara svårt att se hur den kan användas och det kan komma fel typ av önskemål från de anställda. Önskemål som exempelvis kan vara svåra att uppfylla, eller som inte längre är ett önskemål när de har fått bekanta sig med tavlan.

Sammanfattningsvis är AstraZeneca nöjda med införandet av digitala tavlor. Den intervjuade nämnde att de chefer som äger dessa tavlor med Mevisios plattform inte skulle gå tillbaka till en analog tavla och att det skulle vara svårt att hitta en bättre digital version. Detta på grund av den positiva erfarenhet de har av den digitala tavla som de använder idag.

4.6.2 Spendrups

Spendrups är en av Mevisios kunder som dagligen använder den digitala plattformen. De har totalt fyra stycken utspridda digitala skärmar, medan den digitala plattformen används på tio till tolv platser. Den digitala plattformen används som en pulstavla och återfinns på tre olika nivåer i företaget. Den översta nivån är övergripande produktion, under det kommer olika avsnitt, exempelvis underhåll och tappning, och därefter har varje avsnitt flera mindre avsnitt. Dessa tavlor var tidigare analoga whiteboardtavlor och vid övergången till den digitala plattformen kopierades i stora drag de redan befintliga tavlorna. Argumentet till detta var för att göra det enkelt och inte ändra det arbetssätt som redan rådde kring pulstavlan. Genom att i stora drag kopiera den tavlan de redan hade, gjorde de övergången så naturlig som möjligt. Allt eftersom adderades saker sedan till tavlan för att vidareutveckla den.

Pulsmötena som den digitala plattformen används till sker på morgonen där de mindre avsnitten har möte först och sedan följer mötena den organisatoriska uppbyggnaden. Tavlan kan då användas till att eskalera saker vidare till efterföljande pulsmöte, eller för att skicka saker parallellt mellan avsnitten. Somliga pulsmöten sker ute i produktionen vid en touchskärm där antal deltagare är cirka fyra till sju stycken. Mötena som sker på ledningsnivå sker istället i konferensrum via Skype/Microsoft Teams.

35

Följande fördelar har Spendrups sett med att implementera de digitala tavlorna: Möjlighet att arbeta med tavlan på distans

Automatiskt uppdaterad

Möjlighet att eskalera via tavlan Koppling till affärssystem

Flexibel design

Dokumenterade pulsmöten med historik

Alla anställda arbetar inte på samma plats utan kan arbeta från olika orter och det var detta distansarbete som motiverade övergången till digitala pulstavlor. Det var då nödvändigt att gå över till digitala tavlor för att kunna ha någon form av daglig styrning. I nuläget finns även en möjlighet att arbeta mer med tavlan än tidigare. Detta beror på att de enkelt kan gå in på tavlan för att uppdatera och arbeta med den när som helst. Tavlan uppdateras även automatiskt vilket innebär att information visas i realtid. En annan fördel som nämns är att det är enkelt att eskalera en aktivitet via tavlan till nästa pulsmöte. Vid användning av en analog whiteboardtavla behöver man anteckna eller själv komma ihåg informationen mellan mötena. En annan fördel är möjligheten att koppla ihop tavlan med företagets affärssystem för att enkelt kunna visualisera den datan som behövs därifrån. Den digitala plattformen erbjuder även en flexibel design som gör det enkelt att ändra eller lägga till funktionalitet beroende på vad som önskas. Att tavlan är digital innebär att de har sparad historik över tidigare dokumenterade pulsmöten.

Inga direkta nackdelar har upptäckts med den digitala tavlan. En sak som uppkom under intervjun var att touchskärmens inbyggda tangentbord är svår och tidskrävande att använda. För de som har mindre datorvana behövs lite extra stöd och hjälp för att de ska börja använda den digitala tavlan. Den inbyggda datorn som finns i de digitala skärmarna kan dessutom vara långsam och behöver kompletteras med en extern dator för att fungera bättre. En svårighet som upptäcktes med implementeringen av den digitala tavlan var att få över information från interna servrar till de externa servrar som den digitala plattformen ligger på.

Sammanfattningsvis har en digital tavla fungerat bra för detta företag och underlättat i deras arbete. Den intervjuade nämnde dessutom att tavlan har fungerat bra i dessa tider med covid-19 och att de inte haft problem med att arbeta på distans med tavlan eftersom de redan gjorde det sedan innan. Möjligheten finns att under pulsmötena vid de digitala skärmarna komplettera med ljud för att de som befinner sig på distans ska kunna delta vid mötet. Detta kan exempelvis göras med hjälp av Microsoft Teams eller Skype. En framtida idé är att även komplettera mötena med video.

36