Fördelar

Alla möten som skedde på distans skedde via digitala kommunikationshjälpmedel. Alla möten är obligatoriska vilket har lett till att en utav deltagarna har fått nya möjligheter att utföra andra sysslor samtidigt som hon deltog i mötet. Ett exempel på detta är att hon kan göra sig i ordning samtidigt som mötet är aktivt.

Förutom obligatoriska möten fanns det digitala kommunikationshjälpmedel för att

kommunicera med kollegor som användes för att berättade om man skulle ta längre pauser eller andra sysslor som kunde påverka arbetet. Det digitala kommunikationshjälpmedlet användes för att berätta för kollegorna när arbetsdagen är slut, bland annat uttryckte denna deltagare följande kring kommunikationshjälpmedlet:

[…] “i morse, varje måndag så har ju hela företaget, alla avdelningar ett gemensamt möte som till exempel.”

[…] “Nu när jag är hemma kan jag lyssna vart jag vill till exempel. I morse sminkade jag mig samtidigt som jag lyssnade på mötet till exempel. Det betyder att jag får en mycket lugnare morgon. Det bli inte lika stressigt för mig.”

Person E

- 27 -

En annan deltagare i följande undersökning svarade på frågan: skiljer sig de verktygen och ditt arbetssätt när du jobbar på distans? Det som skiljde var att han har börjat använda digitala kommunikationsverktyg i syfte att försöka minska förlusten av de sociala interaktionerna vid distansarbete. Personen hade börjat använda verktyget Zoom för att hålla dagliga fikaraster vid halv 3 tiden:

[...] “vi jobbar ju som sagt på ett internationellt företag så är vi redan ganska vana vid åh jobba med konsulter utomlands åh såna grejer, så att hela den här webb att jobba på distans och att jobba som ett team på distans är ganska etablerat redan, så förmodligen klarar vi oss ganska bra som det är och vi har nog inte använt några nya .. ah det är zoom i så fall vi har testat men det använder vi för en virtuell fika halv 3 varje dag så, bara för att få den här sociala biten.”

[...] “ah men det är faktiskt ganska, det är bra man glömmer inte hur folk ser ut”

Person C 4.3.2 Nackdelar

Det var fler nackdelar än fördelar som identifierades bland alla deltagare kring kategorin Kommunikation och sociala interaktioner. En deltagare förklarade att den sociala biten hade påverkats negativt vid distansarbete. Den främsta effekten av detta kunde hittats i möjligheten att få hjälp vid till exempel problem vid programmering. Deltagare A berättade på följande vis:

[...] “vill att någon skall kolla på koden, nu har vi ju löst det med att det går att streama med Visual Studio och har programmerat genom det och så. Men det är fortfarande flera extra steg istället för att man ber någon titta på kod direkt på min

skärm.” Person A

Samma person förklarade att kommunikationen har till viss del påverkats negativt vid distansarbete. Det har blivit svårare att få hjälp vid problem:

[...] “om man behöver hjälp med någonting om man behöver rubber ducka så att säga ehmm… och vill att någon skall kolla på koden, nu har vi ju löst det med att det går att streama med visual studio och har programmerat genom det och så men det är

fortfarande flera extra steg istället för att man ber någon titta på kod direkt på min

skärm.” Person A

Denna person gav ett mer konkret exempel där kommunikationen har påverkat projekt negativt:

[...] “Vi hade ju en release nu i början av mars eh som sköts upp några dagar, jag misstänker väl att den förmodligen hade kunnat vara.. eller i början av april menar jag så klart.Jag misstänker att den hade kunnat släppas i tid, för vi hittade lite buggar, sista minuten buggar som jag tror att vi hade kunnat lösa ganska snabbt på kontoret för kommunikationen är liksom envägskommunikation det går snabbare och

lösa grejer.” Person A

- 28 -

En annan deltagare tyckte att det var mer arbetsrelaterat. Den personen tyckte att det hade blivit svårare med kommunikationen mellan honom och hans kollegor. Vidare förklarade deltagaren att det även hade blivit svårare att kommunicera via digitala

kommunikationsplattformar och att det inte är samma flyt som om det skulle ha varit på kontoret.

Förutom flytet uppstod även tekniskt strul på plattformarna, samt att personen upplevde en saknad av det vardagliga interaktioner som vanligtvis sker på kontoret. Detta då det inte går att replikera samma känsla via digitala kommunikationsplattformar. Detta har lett till att det är svårare att stämma av med berörda kollegor om arbetsrelaterade saker. Det har skett mindre social kontakt med kollegorna och det sker inte samma diskussion av arbete när de

distansarbetade. Personen uttryckte sig på följande sätt om kommunikation:

[…] “sen är det klart att det strular med tekniken, det är alltid någons mic som inte fungerar, det ligger nere, det är lite sådana saker där kan man ju förlora tid i jämförelse med att ha det här riktiga mötet.” Person B

[…] “kanske inte får det sociala skulle jag säga så det är inte kopplat till jobbet ofta utan mer kopplat till allt runtomkring att enkelt stämma av saker utan att behöva ringa upp någon eller skriva utan man kan bara ta det rakt upp och ner i landskapet och att alla hör på en gång.” Person B

Denna person föredrog att vara i kontorsmiljö för att kunna ha tillgång till sina kollegor för att veta vad som ska göras, det förenklade även möjligheten att få hjälp samt att arbeta med samma problem som sina kollegor. Deltagaren förklarade även att han har upplevt en större känsla av ensamhet när arbetet skett på distans. Detta resulterade i en större avsaknad av sociala interaktioner med arbetskollegor. Förutom sociala interaktioner sker det mindre umgänge med kollegorna och det blev svårare att få kontakt med kollegor, samt var tvungen att invänta på svar från kollegorna:

“Sen om det är så att får hjälp från sina kollegor när man är fysisk plats på

arbetsplatsen. Då kanske man snabbare kommer fram till en lösning, om man sitter själv och har problem med att komma fram till en lösning, då kan man inte får feedback från någon annan. Då kan man inte komma framåt lika snabbt.”

Person C

Det var en annan individ som tyckte att kommunikationen vid distansarbete tenderade till att bli något som sker mer sällan än vid arbete på kontoret. Resultatet av detta blev att

respondenten upplevde ett mer avslappnat arbetsklimat. Det kunde ha sina fördelar vid vissa arbetssituationer, men indirekt blev upplevelsen av den reducerade kontakten mellan

kollegorna något negativt. Intervjupersonen uppskattade möjligheten till tätare kommunikation och berättade på följande sätt:

[…] “skillnaden är nog mest att man inte har någon annan. Man småpratar inte emellan, så man slänger inte iväg frågan i onödan”

- 29 -

[…] “kontakten bli mindre och färre” Person D

En annan person som blev intervjuade upplevde en avsaknad i kommunikationen samt möjligheten att aktivt söka hjälp hos sina kollegor vid arbete på kontoret. Vid distansarbete upplevde respondenten att det var svårare att komma i kontakt, för att till exempel bolla något med sina kollegor, eller för att söka hjälp:

[…] “jag kan liksom gå över till deras bord om dem inte har lurar på sig om jag till exempel behöver bolla en sak.” Person E

[…] “Men det är ju att be om hjälp, ibland kan jag säga saker rakt ut på kontoret till exempel och får hjälp. Nu måste jag aktivt söka hjälp. Då är det kanske att de andra sitter i annat möte eller sitter mitt uppe i något annat och kan inte hjälpa mig till exempel. Medan på kontoret ser jag väldigt snabbt vem som har tid och vem som inte

har tid och så där.” Person E

Det var en annan person som identifierade sig som en väldigt extrovert människa, vilket har påverkat deltagaren personligt vid distansarbete. Möjligheten att få utlopp för behovet att integrera sig med andra individer är något som ses som en relativt stor nackdel med distansarbete i förhållande till att arbeta på kontoret:

[…] “Första veckan var skitjobbig måste jag säga. Jag tyckte att det var jättesvårt.

Jag personligen är väldig extrovert så jag behöver vara bland mina kollegor och ta dem här fikapauserna och luncha tillsammans.” Person E

Värre blev det dessutom nu under Covid-19 pandemin då möjligheten att träffa vänner på fritiden och kollegor på jobbet har reducerat drastiskt och att försöka minimera antalet som insjuknar i viruset.

Kommunikationen vid distansarbete tenderar till att bli något som sker mer sällan än vid arbete på kontoret, tyckte en person. Resultatet av detta blev att respondenten fick ett lugnare arbetsklimat vilket kan ha sina fördelar vid vissa arbetssituationer. Men indirekt blev

upplevelsen av den reducerade kontakten mellan kollegorna något negativt enligt intervjupersonen som uppskattade möjligheten till tätare kommunikation:

[…] “skillnaden är nog mest att man inte har någon annan. Man småpratar inte emellan, så man slänger inte iväg frågan i onödan.”

[…] “kontakten bli mindre och färre.” Person D

Denna person ansåg att det är bra att distansarbete fanns i vissa situationer men att det samtidigt bör hållas till ett minimum:

[…] “Jag tycker att det är bra det finns den möjligheten, men jag tycker inte att jag tjänar på det. Jag bor för nära mitt jobb och jag har det lätt att ta mig dit och tycker det är trevligt att vara där, så jag åker hellre dit.” Person D

- 30 -

Följande deltagare förklarade att det fanns negativa effekter av utnyttjande av distansarbete allt för ofta. För att det kan leda till att deltagarna i undersökningen förlorade känslan av att de var en del av en gemenskap samt närheten till sina kollegor.

4.3.3 Jämförelse

Tidig forskning utförd av författarna Mari Edström och Evelina Johansson har hittat starka bevis kring vikten av de digitala verktygen vid distansarbete (Edström, M. Johansson, E.

2016):

[...] “Hen berättar vidare likt många av de andra respondenterna att de digitala verktygen har en mycket betydande roll vid kommunikation och delgivning av kompetens vid distansarbete.” (Edström, M. Johansson, E. 2016) Detta är något som kan bekräftas i denna rapport. Alla deltagare i denna rapport har förklarat att de använder minst en eller flera digitala verktyg för att upprätthålla kommunikationen mellan kollegor, chefer samt vissa kunder. Vidare bevisade Mari Edström och Evelina Johansson att digitala verktyg vid distansarbete, digitala kommunikationsverktyg kan inte ersätta de fysiska mötena. Vilket skribenterna förklarade på följande sätt:

[...]”så fort som man klipper och lämnar den fysiska miljön så blir ju

kommunikationen en helt annan. Video är ju nära men det är ju inte 100 %. Skulle jag vilja säga. Så bra är inte verktygen så att du får känslan av att du är i det andra rummet. Så det är fortfarande små, små signaler som man inte riktigt uppfattar som ni vet. Det blir ju ändå lite, lite stelare skulle jag vilja säga i ett videosamtal.”

(Edström, M. Johansson, E. 2016) Även Jane E. Humble, Sheila M Jacobs och Mary Van Sell forskning påpekade att det fanns en ökad svårighet med kommunikation vid distansarbete då det finns en avsaknad av fysisk kontakt. Vidare beskrev forskaren Humbles i sin forskning att det fanns en ökad svårighet med kommunikation vid distansarbete då det fanns en avsaknad av fysisk kontakt (Humble, J.E, m.fl. 1995).

Denna undersökning kan bekräfta Humbles m.fl. forskning och hittade bevis på att detta även påverkade respondenterna i denna rapport. Detta då flera av deltagarna förklarade att det blivit svårare att kommunicera med sina kollegor. För att respondenterna inte längre upplevde samma flyt vid användningen av digitala kommunikationsverktyg som vid fysisk kommunikation som sker på kontoret.

Flera respondenter uppdagade även andra negativa aspekter kring kommunikationen vid distansarbete som kunde relateras till förluster av fysisk kommunikation. Bland annat har tre av fem deltagare förklarat att möjligheten att söka hjälp och att få hjälp försämras vid

distansarbete. För att det kräver fler steg för att få tekniken att fungera optimalt, vilket leder till att få hjälp försvåras. Deltagarna förklarade att det är enklare vid fysisk kommunikation (ansikte till ansikte) att få hjälp.

- 31 -

Majoriteten av deltagarna upplevde även att de digitala kommunikationsverktygen påverkades negativt av teknikstrul som ofta kunde uppstå vid användning. Det kunde vara att hörlurar kunde krångla eller liknande händelser.

En tidig forskning av Mari Edström och Evelina Johansson har bevisat att distansarbete kan medföra förluster av de spontana mötena som vanligtvis kunde uppstå i korridoren, vid kaffemaskinen eller andra platser på kontoret. Dessa författare förklarade att detta är något som kunde påverka personalens känsla av gemenskap negativt (Edström, M. Johansson, E.

2016).

Detta är något som denna rapport har hittat och kan bekräftats. Alla deltagare har på ett eller annat sätt uttryckt sig kring ovanstående presenterade problem av författarna Mari Edström och Evelina Johansson. Deltagarna har bland annat förklarat att de känner en stor avsaknad av de vardagliga interaktionerna som vanligtvis skett på kontoret.

En av deltagarna förklarade dock att de har implementerat ett nytt digitalt verktyg i form av Zoom för att försöka bekämpa förlusten av de sociala interaktionerna som distansarbete kunde medför.

Tidigare forskning utförd av Monica Skotte diskuterade den sociala biten, och hur personer sätter upp en gräns mellan arbete samt fritid. Författaren föreslog att individer skulle använda telefonkontakt varje vecka för att bibehålla samhörigheten med verksamheten och teamkänsla.

Andra skäl var att telefonsamtal skulle kunna komplettera ansikte till ansikte kommunikation.

Då individen inte har samma möjlighet att fysiskt vara på plats hos verksamheten (Skotte, 1999).

Denna rapport har också identifierat en parallellitet mellan deltagaren som börjat använda digitala fikaraster via Zoom samt Monica Skottes forskning och upptäckte att personer bekämpar förlusten av de sociala interaktionerna.

Vidare förklarade respondenterna i denna rapport att det till viss del har hjälpt. Metoden som de deltagaren använde sig av har dock en annan intensitet samt andra tekniska förutsättningar än det som nämndes i den tidig forskning av skribenten Monica Skotte. Däremot har följande rapport kunnat bekräftat resultatet av Monica Skottes forskning till en viss del.

Effekterna av följande förlust av de vardagliga interaktionerna är flera enligt respondenterna.

Bland annat uttryckte sig flera utav deltagarna att möjligheten att stämma av arbetsrelaterade saker påverkades negativt.

En annan forskning hittade belägg för att distansarbete kunde medföra negativa effekter för de anställdas sociala liv. Författarna Mari Edström och Evelina Johansson förklarade att det sociala sammanhanget är en viktig del för personalens väsentliga trivsel och samhörighet:

[...] “En annan viktig men samtidigt negativ aspekt förutom de fysiska mötena som de flesta chefer framför att distansarbete förorsakar är att den sociala delen kan utebli.

- 32 -

Cheferna lyfter fram att det sociala sammanhanget är viktiga då det är väsentliga för trivseln och samhörigheten på företaget, de ser därför avsaknaden som en risk som distansarbete kan medföra.” (Edström, M. Johansson, E. 2016) Denna undersökning har hittat belägg på författarna Mari Edström och Evelina Johansson resultat, för att detta skulle kunna stämma in på deltagarnas upplevelser av distansarbete. En av respondenterna förklarade ganska direkt det som forskning överst förklarade. Det vill säga att det kan finnas negativa effekter av att utnyttjande av distansarbete allt för ofta. Detta då detta kunde leda till att personer förlorade känslan av att det var en del av en gemenskap samt närheten till sina kollegor. Andra deltagare förklarade att de upplevde en större isolering på grund av förlusten av den fysiska kontakten på jobbet. Detta påverkades av de rådande omständigheterna rörande Covid-19 viruset.

4.4 Distraktioner

I detta avsnitt presenteras alla för- och nackdelar inom kategorin distraktioner (se avsnitt 4.4.1. - 4.4.2.). Sist har en jämförelse med tidig forskning skett (se avsnitt 4.4.3.).

4.4.1 Fördelar

En av respondenterna förklarade att arbetsplatsen som hen arbetade ifrån var väldigt utsatt för omkringliggande distraktioner i form av kollegor som rörde sig kring respondents arbetsplats.

Personen uttryckte sig på följande sätt:

[…] “Jag har dragit nitlotten så att jag sitter dels jämte våran IT ansvariga där folk konstant har frågor så att dom springer ju fram och tillbaka förbi mitt skrivbord och sen så sitter jag även mot en glasvägg så att alla som springer förbi på andra sidan glasväggen blir ju en distraktion.” Person A

Vid arbete på distans ökade möjligheten att fokusera. Det var tack vare till att ovanstående distraktioner inte längre gav upphov till samma påverkan på hans arbetsprestation.

En annan deltagare tog upp att möjligheten att arbeta i tystnad ökad vid distansarbete. Av det distraktioner som vanligtvis upplevs på kontoret i det öppet landskap var det framförallt oljud ett stort problem. Den intervjuade förklarade att situationer som krävde större koncentration och fokus ofta hanterades bättre om det var tyst. Detta var något som var lättare att uppnå vid distansarbete och individen uttryckte det på följande sätt:

[…] “oftast sitter man med nånting och arbetar och försöker lösa ett problem och behöver tänka, då är det ganska skönt för att det är helt tysta hemma oftast.” Person C Den intervjuade upplevde att distansarbete förbättrade möjligheterna till koncentration. Vilket resulterade i att det blev lättare att komma in i ett så kallat “flow”, samt att det infann sig en större känsla av frihet:

- 33 -

[…] “Det är att man kan koncentrera sig mer på det så känns det mer att man kommer i ett flow.” Person C

Möjligheten till att ta mikropauser var också något som upplevdes vara en fördel vid distansarbete då deltagaren hade tillgång till en annan miljö än kontorsmiljön:

[…] “ibland kan jag lägga mig på sängen och ta en paus och funderar lite.”

Person C

Andra arbetsrelaterade fördelar bestod bland annat av mindre distraktioner vid distansarbete där hen upplevde att möjligheten att fokusera på sitt arbete blev bättre.

4.4.2 Nackdelar

Distraktioner som existerade vid distansarbete var enligt deltagarna av annan karaktär, men som kunde utgöra ett störande moment. Bland annat är det svårare för en av deltagarna att stänga ute distraktioner från digitala applikationer, mobilen eller notifikationer från datorn.

Här är det framförallt ljud och distraktioner som störde arbetsflödet och påverkade personens chans att bli klar med sin arbetsuppgift. Förutom distraktioner hade vissa deltagare svårt att ta pauser. En respondent förklarade att han tenderar till att sitta för länge framför datorn och berättade:

[...]”kan vara lite jobbigt dom dagarna jag inte har bestämt någonting utan bara valt att vara hemma, och ibland kan det vara att man fortsätter att sitta vid datorn men man byter till sin vanliga dator istället, man sitter på samma ställe.”

Person B

Det fanns distraktioner som inte är arbetsrelaterade, utan det var mer relaterade till

vardagssysslor. Bland annat kunde orena kläder bli en distraktion då kläderna låg framme och påminde deltagaren. Detta skapade ett störningsmoment i arbetet och ledde till att personen tvättade orena kläder istället för att arbeta.

Andra distraktioner som deltagaren upplevde bestod av att han började att tänka på andra distraktioner som till exempel att han var tvungen att gå till affären eller liknande.

Respondenten förklarade på följande sätt:

[…] “Att man liksom ser något i hemmet och börjar tänka på det och då bli det lite det här att man kanske, jag vet inte en spelkontroll eller något och känner och det här vill jag göra sen, man bli taggad på det direkt. Då resoneras så här, antingen kan man spela en stund, ser det som en paus som man skulle göra fysisk på arbetsplatsen. Eller om man spelar en längre stund, då kan man se som det att ta en paus i arbetet och jag tar igen den senare och jobbar längre, jag tog en paus liksom. Eller så får man stänga ute den här impulsen att man skulle vilja spela, då är på något sätt ett moment av

- 34 -

distraktion. För att du måste tvinga dig i fokus igen för att du har börjat tänka på

distraktion. För att du måste tvinga dig i fokus igen för att du har börjat tänka på