Godsmottagning till huvudförråd 43

I Figur 4-14 illustreras de olika stegen från det att godset ankommer till godsmottagningen tills dess att det inlagras i huvudförrådet. Från punkt 1) till punkt 4) är den planerade ledtiden satt till en dag. Ur affärssystemet går det endast att ta fram data för punkt 2) och punkt 4). Av denna anledning har en egen studie genomförts för att kunna identifiera ledtiderna mellan resterande punkter, detta för att kunna undersöka var godset ligger en längre tid i de fall då den planerade ledtiden inte hålls.

Figur 4-14 Definition av ledtider från godsmottagning till inlagring i huvudförråd

Med hjälp av data från affärssystemet har tiden från det att godsmottagningen ankomstregistrerat en artikel tills dess att artikeln blivit inlagrad i huvudförrådet beräknats, det vill säga tiden mellan punkt 2) och punkt 4) i Figur 4-14. Resultatet redovisas i Diagram 4-6 nedan där det visas hur många procent av de artikelnummer som köpts in under det senaste året som klarat av att hålla den planerade ledtiden. En förenkling har gjorts då en planerad ledtid på en dag har använts i jämförelserna trots att ingen hänsyn har tagits till tiden då godset befinner sig mellan punkt 1) och punkt 2) i Figur 4-14. Ledtiden innefattar endast arbetsdagar, dock har ingen hänsyn tagits till storhelger. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 0-1 1-2 2-3 3-4 4-5 5-6 6-131

Verklig le dtid [arbetsdagar]

An d e l art ikl ar [ % ]

Diagram 4-6 Verklig ledtid för artikelnummer som går från godsmottagning till inlagring i huvudförråd

Ur Diagram 4-6 framgår det att endast 52 procent av de artikelnummer som gick från godsmottagningen direkt till inlagring i huvudförrådet höll den planerade ledtiden på en dag. För 30 procent av fallen överskreds den planerade ledtiden med upp till en dag. Anledningen till att den planerade ledtiden överskreds med endast ett fåtal dagar kan exempelvis vara att artiklarna legat i godsmottagningen en tid innan de förflyttas till inlagringen eller att det ankommit många artiklar till inlagringen och att personalen då haft svårt att hinna med att inlagra allt inom den planerade ledtiden. Det kan även vara så att en artikel redan funnits i lager och att personalen därför prioriterat plockning före inlagring av de nyankomna artiklarna. Ur Diagram 4-6 går det även att urskilja att en del artiklar haft väldigt långa ledtider. Ledtider på upp till 131 dagar har identifierats. Anledningen till de långa ledtiderna är enligt materialhanteringsteknikern att artiklar

ibland inlagrats utan att de registrerats i affärssystemet. Detta uppmärksammas inte förrän en artikel ska plockas och först då registreras den på en lagerplats i affärssystemet vilket gör att artikelns ledtid i verkligheten inte varit så lång som beräkningarna visat.

För att se hur väl de planerade ledtiderna har hållits över tiden har beräkningar på detta gjorts. Från dessa beräkningar kan det konstateras att de planerade ledtiderna hölls sämre under en del perioder. Under oktober och november år 2007 hölls den planerade ledtiden i 41 procent av fallen, i maj år 2008 hölls den i 38 procent av fallen och under juni år 2008 hölls den planerade ledtiden i endast 32 procent av fallen. Anledningen till att de planerade ledtiderna hållits sämre i juni menar materialhanteringschefen beror på att företaget då köper hem det material som ska användas först efter semestern vilket gör att det blir en högre beläggning under denna tid och att det då blir svårt att hinna med allt med befintlig kapacitet. Liknande materialinköp sker vid julledigheten men detta bör enligt materialhanteringschefen inte ske så tidigt som i november. Under oktober och november år 2008 hölls ledtiderna i 69 respektive i 59 procent av fallen. Denna förbättring kan bero på att beläggningen gått ner under hösten år 2008 och att godset ankommit mer jämnt fördelat över veckans olika dagar.

Beräkningar har även gjorts för enbart de medicintekniska artiklarna och dessa resultat skiljer sig inte nämnvärt från ovan redovisade resultat.

Egna studier

För att få en uppfattning om var artiklarna ligger en längre tid i de fall de inte klarar av att hålla den planerade ledtiden har två olika studier genomförts. Den ena studien syftade till att se hur lång tid artiklarna ligger i godsmottagningen innan de blir ankomstregistrerade och den andra studien syftade till att se hur lång tid artiklarna ligger på lastbärare och väntar mellan olika avdelningar. Det råder viss osäkerhet i dessa studier dels då de endast pågick under en tvåveckorsperiod och dels då det på grund av den mänskliga faktorn kan ha inträffat felaktigheter eftersom flera personer från flera olika avdelningar har varit inblandade i studierna.

Ur den första studien kan det konstateras att artikelnumren i cirka 70 procent av fallen ligger och väntar på att bli ankomstregistrerade, det vill säga mellan punkt 1) och punkt 2) i Figur 4-14, i mindre än fyra timmar. Nästan fem procent av artikelnumren ligger längre än åtta timmar innan de ankomstregistreras och har då avverkat den planerade ledtiden redan innan de ankomstregistreras. Orsaken till att artiklarna ligger en längre tid innan de ankomstregistreras kan vara att det inte finns tillräckligt med kapacitet att ta hand om allt gods som ankommer. Det kan även bero på att ordernummer eller artikelnummer inte är angivet på följesedlarna och att det då inte går att identifiera och ankomstregistrera godset med en gång. Det finns de artiklar som har legat mer än 20 dagar innan de ankomstregistrerats och detta beror till stor del på reklamationer. Ur den andra studien kan det konstateras att de artiklar som ställs på vagnar kan stå allt från nio minuter till över tio timmar på en och samma avdelning innan de förflyttas eller innan de inlagras i huvudförrådet. I det fall då det endast tog nio minuter från det att en vagn ankom till huvudförrådet tills dess att alla artiklar på vagnen hade inlagrats kan det tänkas att detta är en osäker tid om det inte är så att det på just denna vagn endast fanns ett fåtal artikelnummer. I Diagram 4-7 nedan visas en sammanställning av dels hur lång tid en vagn står efter ankomstregistrering tills dess att den förflyttas till huvudförrådet och dels hur länge vagnen sedan står i huvudförrådet innan artiklarna inlagras.

00:00 02:00 04:00 06:00 08:00 10:00 12:00 14:00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Vagn A rb e ts ti m m a r [h ]

Tid i godsmottagningen Tid i huvudförrådet

Diagram 4-7 Hur lång tid en vagn står efter ankomstregistrering tills dess att den förflyttas till

huvudförrådet och hur länge vagnen sedan står i huvudförrådet innan artiklarna inlagras

De första artiklarna som ställs på en vagn står längre och väntar och får därmed en längre verklig ledtid än de artiklar som ställs på vagnen precis innan vagnen förflyttas vidare i materialflödet. Med hjälp av jämförelser mellan uppmätta tider från den egna studien och tider från affärssystemet kan det konstateras att det inte är så att ett fåtal artiklar ställts på en vagn och att det sedan tagit lång tid innan resterande artiklar ställts på vagnen. Artiklarna har således jämnt fördelade ledtider inom det tidsintervall som vagnen har stått och väntat innan den har förflyttats. För de artiklar som läggs på pallar har det visat sig att pallarna i 18 procent av fallen ligger längre än åtta timmar från det att de ankomstregistreras tills dess att de förflyttas till huvudförrådet. Från det att pallarna ankommer till huvudförrådet tills dess att de inlagras är det 25 procent av pallarna som ligger längre än åtta timmar. Ur detta går det att konstatera att pallarna kan ligga länge på båda avdelningarna och att det inte enbart beror på en avdelning att den planerade ledtiden inte alltid hålls. En anledning till att pallarna ibland ligger länge efter att de har ankomstregistrerats har i studierna visats bero på att de inte förflyttats enligt prioriteringsordningen First In First Out när de förflyttats till huvudförrådet.

Sekretessbelagt

… … …

Slutligen går det att konstatera att artiklarna kan ligga länge på de olika avdelningarna men att det inte nödvändigtvis är endast på ett ställe som artiklarna ligger en längre tid. Det har inte identifierats någon koppling mellan de olika avdelningarna i det avseendet att den tid en artikel ligger på ena avdelningen skulle inverka på hur länge artikeln ligger på den andra avdelningen.