Huvudkällor i resultatredovisningen

Datalager och verksamhetssystem

Arbetsförmedlingens datalager är en databas som samlar information från flera produktionssystem i syfte att sammanställa rapporter och statistik. I datalagret finns bland annat information om: Arbetssökande: bakgrundsdata såsom utbildningsnivå, sökt yrke, sökandekategori och geografiskt sökområde. Arbetsgivare: bakgrundsdata såsom storlek, arbetsgivarklass och näringsgren. Program/ärenden; bakgrundsdata såsom start- och slutdatum, avbrott, programkod och anordnare.

Sökandeundersökningen

Sökandeundersökningen är en urvalsundersökning som omfattar öppet arbetslösa och sökande i program med aktivitetsstöd som varit inskrivna på Arbetsförmedlingen i minst tre månader. Totalurvalet under 2020 var 14 600 arbetssökande (2019: 16 134), och svarsfrekvensen uppgick till cirka 65 procent (2019: 60 procent). Antal svarande under 2020 var totalt 9 247 (2019: 9 103). Resultatet sammanställs kvartalsvis och viktas samman till ett årsresultat.

Arbetsgivarundersökningen

Arbetsgivarundersökningen är en urvalsundersökning som omfattar arbetsgivare som till Arbetsförmedlingen anmält order (lediga tjänster) som avrapporterats under den senaste månaden. Ordern ska ha en varaktighet på över tre månader och med arbetstiden dagtid, skiftarbete eller schemalagd arbetstid. Ordern får inte vara återtagen. Totalurvalet för 2020 var 13 600 order (2019: 14 957) och svarsfrekvensen uppgick till cirka 53 procent (2019: 52 procent) efter att övertäckning tagits bort.

Antal svar som erhölls under 2020 var 6 972 (2019: 7 358).

Arbetsförmedlingens årsredovisning 2020 Appendix

Lämnatundersökningen

Lämnatundersökningen är en urvalsundersökning som omfattar personer som varit inskrivna på Arbetsförmedlingen och lämnat den för en anställning. Frågorna handlar bland annat om nuvarande arbetssituation, hur arbete hittades samt Arbetsförmedlingens stöd och hjälp. Totalurvalet är 6 000 (5 500 för 2020 då inget januariurval drogs) personer (500 per månad) som lämnat Arbetsförmedlingen för arbete, eller bytt till en sökandekategori som innebär arbete. Svarsfrekvensen uppgick till cirka 32% procent (1 770) år 2020. Resultatet sammanställs kvartalsvis och viktas samman till ett årsresultat.

Arbetsförmedlingens prestationer

Den 1 oktober 2018 införde Arbetsförmedlingen tidredovisningssystemet Tajma.

Prestationsredovisningen bygger huvudsakligen på uppföljning från detta system.²⁷² I Tajma kan medarbetarna redovisa sin nedlagda tid (i kvartar, halvtimmar och

timmar) på ett flertal aktiviteter som består av en eller flera arbetsuppgifter. Tiden redovisas per dag och vecka. Varje aktivitet i tidredovisningen är kopplad till en prestation (eller kategori). För att få fram kostnaden per prestation multipliceras myndighetens totala förvaltningskostnad med andel tid som är nedlagd per prestation.

Arbetsförmedlingen redovisar nedlagd tid enligt följande sju olika prestationer samt fyra kategorier i årsredovisningen.

• Prestation 1: Tillhandahålla infrastruktur för matchning

I prestationen ingår tid för personal inom IT och VO Direkt. Det är tid för att bland annat arbeta med att tillhandahålla nuvarande och kommande

matchningsinstrument.

• Prestation 2: Rekryteringstjänster arbetsgivare

I prestationen ingår tid för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Det är tid för att införskaffa kunskap eller information om arbetsgivares

rekryteringsbehov genom arbetsgivarkontakter, branschråd och andra nätverk. I prestationen ingår också bland annat arbetet med ackvirering.

• Prestation 3: Tjänster för att söka arbete

I prestationen ingår tid för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Det är tid för att bland annat ge information om inskrivning, göra arbetsmarknadspolitiska bedömningar, upprätta handlingsplan, matchningsarbetsarbete etc.

272 Medarbetare inom verksamhetsområde IT och verksamhetsområde Direkt rapporterade under 2018 och 2019 inte alltid sin tid genom Tajma. Under dessa år rapporterade en del av medarbetare inom dessa verksamhetsområden sin tid genom systemen Antura och ACE. Sedan januari 2020 rapporterar samtliga medarbetare sin tid i Tajma.

Arbetsförmedlingens årsredovisning 2020 Appendix

• Prestation 4: Program och aktiviteter med aktivitetsstöd

I prestationen ingår tid för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Det är tid för att förbereda, fatta beslut, anvisa och följa upp program och aktiviteter med aktivitetsstöd.

• Prestation 5: Subventionerade anställningar

I prestationen ingår tid för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Det är tid för att förbereda, fatta beslut, anvisa och följa upp anställningar med stöd.

• Prestation 6: Rustande/stärkande insatser

I prestationen ingår tid för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Det är tid för att rusta arbetssökande som står långt ifrån arbetsmarknaden, utöver program och anställningsstöd.

• Prestation 7: Säkerställa arbetslöshetsförsäkringen

I prestationen ingår tid för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Det är tid för att informera om rättigheter och skyldigheter, ersättningsvillkor och aktivitetsrapportering. Prestationen innehåller även arbetet med att följa upp arbetssökande utifrån regelverket för aktivitetsstöd etc.

• Kategori: Ledning utanför huvudkontor

I prestationen ingår tid för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Med Ledning avses tydliga ledningsuppgifter.

• Kategori: Kompetensutveckling

I prestationen ingår tid som läggs på kompetensutveckling för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

• Kategori: Andra funktioner utanför huvudkontoret

I prestationen ingår tid för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Här ingår arbete för de funktioner som inte direkt jobbar mot kund, såsom vaktmästare, assistent, fackligt arbete etc.

• Kategori, aktivitet vid Huvudkontoret

I kategorin ingår tid för personal inom funktioner på huvudkontoret.

Arbetsförmedlingens årsredovisning 2020 Appendix

• Kategori, Rest MO/fördelning

I prestationen ingår tid för personal inom verksamhetsområdena Arbetsgivare, Arbetssökande och Direkt, som inte är knutna till Arbetsförmedlingens huvudkontor.

Rest MO inkluderar arbete som finns i hela verksamheten men som inte kan sorteras in i ovanstående prestationer. Denna tid fördelas ut på prestationer 2–7 och alla kategorier exklusive aktivitet vid huvudkontoret.

Uppräkning av redovisad tid

Arbetsförmedlingens uppföljning av hur myndighetens medarbetare spenderar sin tid på olika aktiviteter följs, som beskrivits ovan, i första hand upp genom

tidredovisningssystemet Tajma. Användningen av Tajma under 2020 var mycket låg och tydligt lägre än åren innan. År 2018 var andelen aktiva användare av Tajma omkring 80 procent i genomsnitt per månad. Under 2019 minskade andelen till omkring 45 procent och 2020 var den 34 procent.

Samtidigt ökade variationen i användning mellan VO och avdelningar påtagligt under 2020 jämfört med åren innan. Sammantaget innebär detta att myndighetens

uppföljning inom området blir osäker och det finns en betydande risk för

snedvridning av hur myndighetens medarbetare de facto spenderar tid mellan olika aktiviteter.

Mot bakgrund av den stora variationen i användning av Tajma mellan VO och avdelningar redovisas i årsredovisningen 2020 viktade (uppräknade) värden för myndighetens tidsredovisning. Viktade (uppräknade) värden har bedömts Tajma ge den mest rättvisande bilden av hur myndigheten fördelar sin tid mellan olika aktiviteter. Det är dock värt att notera att de viktade (uppräknade) värdena är behäftade med osäkerhet.

Metod för viktning (uppräkning)

• Inrapporterade timmar hämtas för varje verksamhetsområde och avdelning samt för samtliga prestationer från källdatasystemet Tajma.

• För varje verksamhetsområde och avdelning viktas (räknas upp)

inrapporterade timmar per prestation upp med inversen av svarsfrekvensen.

o Svarsfrekvensen beräknas, för varje verksamhetsområde och

avdelning, genom att dividera antalet aktiva användare av Tajma med antalet anställda inom respektive verksamhetsområde.

• De viktade (uppräknade) summeras till ett nytt antal totala timmar.

Viktningen (uppräkningen) av inrapporterade timmar innebär att

svarsfrekvensen (användningen), för varje VO och avdelning, blir 100 procent.

Detta innebär ett implicit antagande om att den tid som rapporteras på olika aktiviteter motsvarar den faktiska nedlagda tiden på dessa aktiviteter.

Arbetsförmedlingens årsredovisning 2020 FINANSIELL REDOVISNING