arbetslöshetsförsäkringen, aktivitetsstödet och etableringsersättningen
9 Kompetensförsörjning
Enligt förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, ska statliga myndigheter redovisa de åtgärder som har vidtagits i syfte att säkerställa
myndighetens kompetensförsörjning. Arbetsförmedlingen ska ha rätt kompetens för att fullgöra de uppgifter som framgår av myndighetens instruktion och
regleringsbrev. I redovisningen ska myndigheten gjort en bedömning av hur de vidtagna åtgärderna sammantaget har bidragit till fullgörandet av ovannämnda uppgifter.
9.1 Sammanfattande bedömning
Arbetsförmedlingens kompetensförsörjning har under 2020 präglats av den pågående pandemin, med påföljande varsel på arbetsmarknaden och stigande
arbetslöshet. Myndigheten har fått anpassa sin strategi till att stärka upp resurser och kompetenser som den förändrade omvärlden kräver. För att klara detta har
myndigheten använt sig av tillfällig omfördelning av personalen, konsulter samt visstidsanställningar.
Arbetsförmedlingens bedömning är att de insatser som har gjorts under 2020 sammantaget har bidragit att anpassa organisationen till de givna förutsättningarna och bidragit till att myndigheten har kunnat leverera resultat. Givet förutsättningarna har det dock varit svårt att fullt ut säkra relevant och kritisk kompetens och
hälsofrämjande arbetsplatser.
9.2 Förutsättningar för 2020
Effekterna efter omställningsåret 2019
Som en effekt av myndighetens omställningsarbete under 2019 hade
Arbetsförmedlingen vid ingången av 2020 en minskning av antalet medarbetare med drygt 3 200 anställda.
Anställningsstopp i kombination med uppsägningar, både från arbetsgivaren och arbetstagares sida under 2019, har bidragit till obalanser i kompetens och resurser, geografiskt och organisatoriskt samt en stundtals ansträngd arbetsmiljö på vissa håll.
Effekten av omställningen i form av minskade personalresurser ses främst ute på arbetsförmedlingskontoren.
Antalet medarbetare
Rekryteringen av nya medarbetare i kombination med att frånvaron (tjänstlediga, sjuka med mera) sjönk innebar att medeltalet för årsarbetskrafter inte minskade lika mycket som medelantalet anställda.
Arbetsförmedlingens årsredovisning 2020 Kompetensförsörjning
Tabell 9.1: Medelantal anställda, årsarbetskraft och genomsnittsålder, 2018–2020
Definition Kvinnor Män Totalt
2018 2019 2020 2018 2019 2020 2018 2019 2020 Medelantal anställda 9 322 8 160 7 061 4 741 4 097 3 674 14 064 12 257 10 735
Årsarbetskraft 8 302 6 989 6 247 4 425 3 716 3 425 12 726 10 705 9 671
Ålder 46 47 48 47 48 49 46 48 48
Källa: Arbetsförmedlingens Årsredovisning och Lasso (2020).
Effekterna av covid-19
Covid-19 har ställt nya krav på oss som arbetsgivare. Sedan mars har distansarbete i hemmet varit den form av arbete som myndigheten rekommenderat. En
undersökning på hösten visade att 78 procent av medarbetarna jobbade hemma alla eller flera dagar i veckan264. Nya rutiner för dokumentation kring hemarbete
säkerställde att en dialog mellan chef och medarbetare skedde om arbetsmiljön i hemmet. Alla medarbetare erbjöds IT-utrustning och arbetsstol för hemlån.
Organisationsutveckling
Kontor har stängts ner helt eller blivit ombildade till kontor dit medarbetare åker.
Övergång av Kundtorg till Statens servicecenter har pågått och fortsätter att pågå under 2021. Allt detta har lett till att medarbetare blivit övertaliga och uppsagda på grund av arbetsbrist. Under 2020 berördes 23 medarbetare. I flertalet fall har dock situationen kunnat hanteras genom omplacering av personalen.
En strategiskt viktig insats är införandet av en ny inriktning för medarbetar- och chefskap, med medarbetar- och chefskriterier. Syftet med insatsen är att tydliggöra förväntningar på chefer och medarbetare, bidra till ett bättre resultat samt skapa en god arbetsmiljö.
Därutöver har Arbetsförmedlingen startat ett utvecklingsarbete som kallas
”Morgondagens arbetsplats”. Det omfattar en översyn av bland annat kultur och värdegrund, våra möjligheter till samarbete, ledarskap och medarbetarskap. Utifrån en nulägesanalys kommer en plan att tas fram för vad vi vill behålla och vad vi vill utveckla för att bli ännu mer attraktiva.
När myndighetens uppdrag förändras behöver vi anpassa våra arbetssätt, befattningar och roller. Vissa arbetsuppgifter ska vi sluta att utföra och andra
kommer att tillkomma. Därför ligger i planeringen också att se över och förbereda för förändrade befattningar och kompetenskrav. Det är ett långsiktigt arbete som görs av ledningen tillsammans med de fackliga organisationerna.
264 Medarbetarpulsen tema OSA 202012
Arbetsförmedlingens årsredovisning 2020 Kompetensförsörjning
9.3 Åtgärder för att säkra kompetensförsörjning
Till övervägande del var rekryteringarna under året kopplade till det ökade inflödet av nya inskrivna, myndighetens digitala utveckling och leverans av digitala tjänster gentemot kund.
Tabell 9.2: Antal nyanställda, 2018–2020265
Kvinnor Män Totalt
2018 2019 2020 2018 2019 2020 2018 2019 2020
Antal nyanställda tillsvidare 386 131 705 198 91 347 584 222 1 052
Antal nyanställda visstid 70 8 375 31 5 184 101 13 559
Antal nyanställda total 456 139 1 080 229 96 531 685 235 1 611
Källa: Arbetsförmedlingen Lasso
Rekryteringsarbetet har under året centraliserats och processerna utvecklats för att ge högre grad av träffsäkerhet, resurseffektivitet och rättvisa i rekryteringarna.
Utrymmet för subjektivitet och godtycklighet ska vara minimalt. En process fri från såväl direkta som indirekta diskriminerande inslag.
Arbetsförmedlingens modell för kompetensförsörjningsplanering är en integrerad del av myndighetens verksamhetsplanering och uppföljning. Fortsatt utveckling och implementering av modellen har skett under året för att den i högre grad ska bidra till bättre kvalitet.
Under 2020 har volymen av genomförda kompetensutvecklingsinsatser som
anordnas centralt, återgått till normala nivåer efter nedgång under 2019. Fördelning kvinnor/män följer procentuellt samma mönster som tidigare år.
Kompetensförsörjning och covid-19
I syfte att stärka personalresurserna för att möta den stigande arbetslösheten arbetsleddes drygt 600 arbetsförmedlare från lokala kontor till Af-Direkt,
medarbetare lånades in från Migrationsverket och bemanningskonsulter hyrdes in.
Dessutom skapades en ny befattning; beslutshandläggare, med begränsade
arbetsuppgifter inom inskrivning och beslut om stöd och matchning kunde de med kortare introduktion än normalt, påbörja handläggningen.
Under 2019 startades ett arbete med att omvandla lektionssalsutbildningar till distansutbildningar inom myndigheten. Det innebar att myndigheten under våren 2020 hade kommit igång med distansutbildningar och kunde under Covid-19 fortsätta kompetensutvecklingen i nästan samma omfattning som tidigare.
Distansutbildning var även här en förutsättning för att vi klarade av att introducera och utbilda den stora mängden nya medarbetare på kort tid.
9.4 Utvecklingen av sjukfrånvaron och vidtagna åtgärder
Under 2020 har sjuktalen totalt sett minskat. Den största minskningen har skett bland de långa sjukfallen. Under flera år har kvinnors sjuktal legat klart över
265 Siffrorna för 2018 och 2019 överensstämmer inte helt med Årsredovisning 2019 pga eftersläpning i register
Arbetsförmedlingens årsredovisning 2020 Kompetensförsörjning
männens. Detta faktum kvarstår men talen har sjunkit för kvinnor och ökat något för män. Skillnaden mellan könen har således minskat.
Tabell 9.3: Sjukfrånvaro (i procent) , ålder, kön och totalt, 2018-2020
Åldersgrupper Kvinnor Män Totalt
2018 2019 2020 2018 2019 2020 2018 2019 2020
Upp till -29 5,8 6,8 4,9 3,5 3,3 3,1 5,0 5,6 4,3
Mellan 30-39 7,0 6,7 5,9 3,3 3,3 3,3 5,8 5,7 5,1
Mellan 40-49 8,2 7,6 7,1 4,1 3,7 3,7 6,9 6,4 6,0
Mellan 50-59 8,5 8,3 7,7 4,9 4,6 4,8 7,2 7,0 6,6
Över 60- 8,9 8,8 7,9 5,5 5,5 5,1 7,6 7,5 6,8
Totalt 7,9 7,8 7,1 4,3 4,2 4,2 6,7 6,6 6,1
Källa: Arbetsförmedlingens Årsredovisning och Lasso (2020).
Ett specialiserat HR-stöd till chefer vid de långa sjukfallen har byggts upp. Stödet samt förtydliganden i rehabiliteringsarbetet med fokus på uppföljning och dokumentation har bidragit till att minska de långa sjukfallen.
Tabell 9.4: Långtidssjukskrivna över 60 dagar, andel (i procent) av totalt sjukskrivna 2018-2020
Kvinnor Män Totalt
2018 2019 2020 2018 2019 2020 2018 2019 2020
Andel i procent 61,8 59,7 57,5 47,3 42,3 42,5 58,6 55,9 53,9
Källa: Arbetsförmedlingens Årsredovisning och Lasso (2020).
I samband med utbrottet av Covid-19 i mars ökade den korta sjukfrånvaron
dramatiskt. Arbetsförmedlingen började därför följa talen per månad och i jämförelse med två år bakåt i tiden. Sjukfrånvaron steg kraftigt i mars, men därefter har
sjuktalen under hela året legat klart under de två föregående åren. Detta gäller särskilt för kvinnor. Våra undersökningar266 visar att det förbättrade sjuktalet delvis kan kopplas till det förändrade arbetssätt; hemarbetet har lett till att medarbetare upplever sig ha större tillgång till sin chef genom korta och täta uppföljningar. Många medarbetare upplever också en minskad stress då man inte längre pendlar till
arbetsplatsen. Utöver detta har den fysiska distanseringen minskat spridningen av andra sjukdomar (utöver Covid-19).
9.5 Arbetsklimat, organisatorisk och social arbetsmiljö
Nyckeltalsinstitutet gör årligen en jämförelse mellan olika arbetsgivare (både privata och offentliga); Hälsoindex 2019267. Resultatet visar att Arbetsförmedlingens värden för rehabilitering, arbetsmiljöarbetet och friskvård ligger på resultat bättre än eller i nivå med medianen, medan värden för myndighetens korttidssjukfrånvaro,
långtidssjukfrånvaro och risk för rehabiliteringsbehov är något sämre än för andra arbetsgivare. Resultaten är ungefär samma som föregående år. För att arbeta
266 Rapport Krisledning Covid 20200922
267 Hälsoindex 2020 (avser 2019)
Arbetsförmedlingens årsredovisning 2020 Kompetensförsörjning
systematiskt och främja dialoger kring arbetsmiljö, hälsa och verksamhetsutveckling på arbetsplatsträffar använder sig Arbetsförmedlingen av verktyget
Medarbetarpulsen. Under 2020 gjordes en satsning på att stödja chefer vid dialogerna om resultatet av de veckovisa mätningarna. Under början av 2020 har resultatet på frågan har haft en positiv utveckling och ligger sedan sommaren 2020 inom det positiva fältet (över grön linje).
Diagram 9.5: Arbetsklimat - hur är stämningen på arbetet just nu?
Källa: Medarbetarpulsen HealthWatch
Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA) har mätts vid två tillfällen under 2020, maj och november268. De förändringar som genomförts under året i stora delar av myndigheten i kombination med pandemin har inneburit stora utmaningar för ledarskapet, och ställt krav på chefer att styra och följa upp digitalt och i större utsträckning är tidigare leda på distans. Utmaningarna har varit stora men
myndighetens chefer har hanterat den ansträngda situationen på ett sätt som över lag har säkrat en god arbetsmiljö.
9.6 Löneutvecklingen
Löneutvecklingen i myndigheten har påverkats av rekryteringar som gjorts under året. Vårt löneläge ligger i nivå med staten i övrigt.269
Tabell 9.6: Medellön 2018–2020 Medelvärden uppdelat i kategorier
Definition Kvinnor Män Totalt
2018 2019 2020 2018 2019 2020 2018 2019 2020
Kärn 31 741 32 676 33 213 31 909 32 925 33 570 31 793 32 753 33 326
Ledning 50 793 53 176 55 285 52 126 54 398 55 627 51 349 53 682 55 433
Stöd 34 161 37 714 38 815 35 993 41 081 42 330 34 897 39 037 40 231
Totalt 34 088 35 830 35 697 35 117 37 402 37 823 33 742 35 414 36 428
Källa: Arbetsförmedlingen Lasso.
268Medarbetarpulsen Tema OSA 202012 Alla de centrala frågorna, såsom vilka arbetsuppgifter man som enskild medarbetare ska utföra, vilka prioriteringar som krävs samt var medarbetare kan få stöd, har utvecklats på ett positivt sätt mellan mättillfällena.
269 Den kollektiva löneutvecklingen understiger den individuella löneutvecklingen och det beror på att den största andelen som rekryterats till myndigheten under 2020 har ett något lägre löneläge.
0,00 20,00 40,00 60,00 80,00 100,00
Kvinna Man Annat
Arbetsförmedlingens årsredovisning 2020 Sammanställning väsentliga uppgifter