Materialet som ligger till grund för denna avhandling har samlats in på tre olika sätt. Dels har jag genomfört direktobservationer av styrelse-möten i de två bolagen, dels har jag genomfört intervjuer med styrel-seledamöter, tjänstemän och ägarrepresentanter. Observationerna och intervjuerna har genomförts parallellt under två år. Därutöver består materialet av beslutshandlingar från styrelsemöten och Powerpoint-presentationer som gjorts av föredragande tjänstemän under styrelse-mötena. Nedan presenteras hur materialet har samlats in och hur det har sammanställts och bearbetats.
Observationernas genomförande och sammanställning
För att genomföra observationer krävs vissa förberedelser. När det handlade om observationerna i denna avhandling utgjordes det första steget i förberedelseprocessen av att få tillträde till styrelsemötena och möjlighet att genomföra observationerna. I inledningen av detta kapi-tel diskuterades styrelseforskningens ”svarta låda” och det faktum att forskning om styrelser i allt väsentligt har grundat sig på förgivettagna föreställningar om styrelsers agerande. Många studier av styrelser har grundats på information som finns tillgänglig utanför styrelserummet (LeBlanc & Gillies 2005:25ff). En av anledningarna till att den ”svarta lådan” fortfarande inte är öppnad är att det är svårt att få tillträde till styrelsemöten, i synnerhet inom det privata näringslivet. Styrelsemö-ten utgör inga offentliga tillställningar till vilka omgivningen bjuds in för att aktivt ta del av vad som sägs och görs. Privata företag har en begränsad öppenhet kring sitt beslutsfattande, och eftersom näst intill all styrelseforskning är gjord på privata styrelser så har forskningen kommit att domineras av studier där resultaten grundar sig på material som är tillgängligt utanför styrelserummet. Forskarna har fått förlita sig till årsredovisningar, pressmeddelanden och inte minst ledamöter-nas egna utsagor i enkätundersökningar (LeBlanc & Gillies 2005:25ff).
Problemet med att få tillträde har i denna avhandling dessbättre va-rit begränsat. I båda fallen har jag fått tillträde och styrelserna har vava-rit tillmötesgående. Den inledande kontakten med de två bolagen togs med respektive bolags vd som fick möjlighet att presentera bolagens verksamheter, organisation och aktuella frågor. Under dessa två sam-tal fick jag också möjlighet att presentera mina intentioner och hur jag hade tänkt genomföra min materialinsamling. Jag berättade att jag hade tänkt genomföra observationer och intervjuer med både styrel-seledamöter och tjänstemän. I båda fallen fick jag vd:s godkännande att genomföra studien hos dem. Dessa inledande samtal hölls på bola-gens huvudkontor och respektive vd visade mig runt i lokalerna och presenterade mig för de anställda. Vd berättade vad jag gjorde där, och då ingen i personalen hade några invändningar mot detta var till-trädet på tjänstemannasidan säkerställt.
Därefter återstod att få styrelsernas godkännande. Efter våra inle-dande samtal tog de båda direktörerna upp frågan med styrelserna på de nästkommande styrelsemötena och i båda fallen fattades positiva beslut om mitt tillträde. Jag bjöds sedan in till de därpå följande sty-relsemötena och fick möjlighet att presentera mig och min studie. Därefter togs ytterligare ett beslut i varje styrelse om att jag kunde närvara under möten och genomföra intervjuer. På så sätt hade jag också fått styrelsernas godkännande. Inför varje styrelsemöte fick jag sedan åter förnyat tillträde genom att ordföranden frågade styrelsen om de ansåg det lämpligt att jag satt med under det aktuella mötet. I samtliga fall har detta gått bra och inte någon gång har jag nekats att sitta med.
När jag hade fått tillträde till styrelsemötena bestod nästa steg i förberedelserna av observationerna att planera för vad som skulle observeras när jag väl var på plats. Frågor om vad som ska observeras på fältet kan besvaras på två olika sätt. Dels kan observatören välja att observera ”allt” som händer i den kontext där observationen utförs. Fördelarna med ett sådant förfarande är att observatören inte tar något för givet utan förhåller sig undrande inför hela sammanhanget, och därigenom undviker att på förhand exkludera sådant som är av bety-delse för att besvara frågeställningarna. Att hantera allt som händer som potentiellt underlag för en analys gör att analysen kan avslöja sådant om organisationen som andra, till exempel organisationsmed-lemmarna själva, inte är medvetna om eftersom de håller detta som självklart. Nackdelarna är dock att det är svårt att observera ”allt” som händer och att vara på flera platser samtidigt. Att tillmäta allt som sker
potentiell betydelse medför också att materialet blir omfattande och det kan uppstå svårigheter i att skilja det väsentliga från det oväsent-liga. Att inte ta något för givet och att hålla sig öppen för att ”allt” kan vara av betydelse renderar i en oförsvarligt stor mängd empiriskt material där risken finns att missa mönster (Neyland 2008:4ff).
Ett andra förfarande är istället att på förhand bestämma vad som ska observeras. Observatören kan välja ut vilka beteenden och ageran-den som är av betydelse och därefter styra observationen genom att endast iaktta dessa. Fördelarna med ett sådant förfarande är att det begränsar det empiriska materialet och ökar möjligheten att få svar på. Nackdelarna är naturligtvis att observatören förbiser sådant som på förhand inte ansågs vara betydelsefullt men som faktiskt skulle kunna utgöra en viktig beståndsdel i materialet (Neyland 2008:4ff).
I denna studie hanterades balansgången mellan att observera till-räckligt mycket för att kunna säga något om det som jag intresserade mig för och samtidigt undvika att materialet blev för omfattande ge-nom att låta på förhand uppsatta kategorier vägleda mig i obser-vationerna. Jag valde att utgå från referensramen och upprättade ob-servationsschema som innehöll tre teman.
Det första temat utgjordes av beteenden och utsagor som gav ut-tryck för ledamöternas institutionella logik. Utifrån teorigenomgången av institutionell logik konstruerades två idealtyper av institutionella logiker. Olika beteenden och utsagor under styrelsemötena noterades därefter som antingen tillhörandes den första eller den andra idealty-pen. Det andra temat i observationsschemat fokuserade på avhand-lingens andra frågeställning och frågan om vilka funktioner som sty-relserna utför. Då jag i avhandlingen är jag intresserad av styrelsear-bete i offentlig sektor, och då vi inte vet om resultaten från tidigare forskning (som i huvudsak baserats på styrelser i privat sektor) kan överföras till fältet för de offentliga bolagsstyrelserna, valde jag att utgå från de styrelsefunktioner som identifierats för privata bolagssty-relser och låta dessa vägleda i observationerna. Från var och en av de fem styrelsefunktionerna som lyfts av styrelseforskningen härleddes fem kategorier (vilka jag återkommer till i kapitel fyra). Varje kategori innehåller en uppsättning beteenden och utsagor som kan kopplas till utförandet av var och en av de fem styrelsefunktionerna. Det tredje temat i observationsschemat var kopplat till frågan om hur styrelsele-damöterna hanterar kritik och krav från omgivningen. Ur teoriramen härleddes i detta avseende ett antal kategorier för olika typer av strate-gier som beteendet kunde observeras utifrån.
För samtliga tre teman i observationsschemat upprättades således på förhand uppsatta kategorier som styrelseledamöternas agerande under mötena kunde stämmas av emot. Samtidigt förhöll jag mig öp-pen till att det skulle kunna uppstå situationer eller ageranden som inte gick att klassificera in i någon av dessa tre kategorier. Då noterades agerandet och fördes in i en ny kategori som sedan fylldes på med ytterligare observationer när sådana uppstod. Denna design gav där-med utrymme för att upprätta nya kategorier. Balansgången mellan att inte exkludera väsentliga delar av styrelsearbetet och att samtidigt undvika att få ett alltför stort empiriskt underlag löstes således genom att avgränsa observationerna till styrelsemötena och utgå från på för-hand uppsatta kategorier.
När jag väl fått tillträde till styrelsemötena och fattat beslutet om vad som skulle observeras inleddes observationerna i februari 2013 och pågick till maj 2014. Under denna period observerades total 19 möten i Strandbostäder och 10 möten i Kusthem. Ambitionen var att följa de båda styrelserna i samtliga av deras officiella möten under ett drygt verksamhetsår, det vill säga möten som det skickades ut en kall-else till och som samtliga styrkall-elseledamöter förväntades delta i. Dessa möten bestod av de ordinarie styrelsemötena och av strategikonferen-ser. I Strandbostäder observerades dessutom bolagets bolagsstämma och en extra bolagsstämma. Vid båda dessa tillfällen var styrelsen närvarande men ledamöterna var inte en del av själva stämman. Men eftersom bolagsstämman är bolagets högts beslutande organ och ett av de formella sammanhang genom vilket aktieägarna (kommunens mo-derbolag) kan påverka bolagets förvaltning (SFS 2005:551 kap. 7 § 1 & 2) och besluta om styrelsens ansvarsfrihet ansåg jag det vara viktigt att även observera dessa tillfällen. I Kusthem genomfördes års-stämman per capsulam, det vill säga utan att ett fysiskt möte ägde rum. Därmed var det inte aktuellt att observera bolagsstämman i Kusthem.
Anledningen till att antalet observationer av Strandbostäders sty-relse är fler jämfört med Kusthem beror på att stysty-relsen i Strandbostä-der, som tidigare nämnts, är styrelse i både kommunens bostadsbolag och fastighetsbolag. De håller därför två styrelsemöten direkt efter varandra, ett möte för vartdera bolaget. Att båda mötena observerades beror på att det som framkommer under fastighetsbolagets möten har en direkt påverkan på vad som sker under bostadsbolagets möten. Frågor och diskussioner som ligger under det ena bolaget övergår ibland till att handla om det andra bolaget och styrelsens agerande går
att utläsa i båda bolagssammanhangen. Frågor om relationen mellan styrelseledamöterna, till ägaren, hyresgäster, konkurrenter och tjänste-männen är desamma för båda bolagen och därmed av betydelse för styrelsens arbete. Av dessa anledningar observerades både bostadsbo-lagets och fastighetsbobostadsbo-lagets styrelsemöten. Hur de observerade möte-na fördelar sig mellan de två bolagsstyrelsermöte-na framgår av källför-teckningen.
Dokumentationen av styrelsemötena skedde på tre sätt. För det första tog jag fältanteckningar där konversationerna mellan styrelsele-damöterna antecknades så ordagrant som möjligt. Naturligtvis har fältanteckningarna inte kunna föras på ett sådant sätt att de ordagrant avspeglar innehållet i mötena. De är ingen exakt återgivning av vad som sagts och gjorts. Däremot har såväl innehållet i konversationerna som samspelet mellan ledamöterna och tjänstemännen kunnat fångas. Detta beror på att styrelsemöten är ett tacksamt observationsobjekt eftersom det är lätt för observatören att följa med i vad som sägs och görs. Styrelsemöten är strukturerade tillställningar som följer en på förhand uppsatt dagordning och där interaktionen mellan individerna är strukturerad i enlighet med gängse mötesteknik och talarordning. Risken att observatören missar vad som sägs och görs är därmed liten. Det pågår helt enkelt inga parallella samtal och ledamöterna talar inte i munnen på varandra. Att det endast är en scen som utspelar sig sam-tidigt, och på ett ställe, gör det förhållandevis enkelt att skriva ner vad som sägs och vad som beslutas. Till följd av att styrelsemöten utspelar sig på en och samma plats har anteckningarna kunnat göras direkt i datorn.
Under styrelsemötena använde jag mig av det observationsschema med teoretiskt härledda kategorier som diskuterades ovan. För varje kategori var olika beteenden och utsagor listade som återspeglar leda-möternas logik, funktion och strategier. De olika beteendena och utsa-gorna var placerade som rader i observationsschemat. I kolumnerna återfanns namnen på styrelseledamöterna. Under mötena kunde jag därför föra in en notering i schemat när en ledamot agerade i enlighet med någon logik, funktion eller strategi. Eftersom styrelsemötena hade ett lugnt tempo fanns det goda möjligheter att göra dessa note-ringar i arken, framförallt i tidsluckan mellan olika ärenden på dagord-ningen.
Efter styrelsemötenas avslutande sammanställdes omedelbart en observationsberättelse där fältanteckningarna sammanfördes med noteringarna i observationsschemat. På detta sätt skapades en text från
varje möte som kunde underställas analys och kodning utifrån avhand-lingens teoretiska kategorier. I Strandbostäder fick jag styrelsens tillå-telse att göra ljudupptagningar av mötena vilket gjorde att jag vid sidan av min observationsberättelse kunnat lyssna till mötena i efter-hand. I Kusthem fick jag inte denna möjlighet utan där har jag fått förlita mig på mina observationsberättelser.
Intervjuernas genomförande och sammanställning
Observationerna har utgjort denna avhandlings huvudmaterial och då har samtliga medverkande styrelseledamöter, såväl ordinarie som ersättare, observerats. Avhandlingens material utgörs utöver observa-tionerna också av intervjuer. Från början var ambitionen att intervjua samtliga politiskt tillsatta ordinarie styrelseledamöter i de båda bola-gen, vilket också har gjorts. Därutöver har ersättare i de båda styrel-serna intervjuats under förutsättning att de har varit närvarande på styrelsemötena under det aktuella verksamhetsåret och därutöver velat medverka i en intervju.
Eftersom styrelsens funktioner utövas gentemot, eller tillsammans med, representanter från ägare och företagsledningen, valde jag att vid sidan om politikerna i styrelserna också intervjua eller föra samtal med tjänstemän och ägarrepresentanter. Detta för att få med dessa aktörers beskrivning av styrelsens arbete. På så vis sätts styrelsernas arbete i ett större sammanhang vilket innebär att förståelsen för deras arbete ökar. Det har dock hela tiden varit styrelserna som varit i fokus, även i intervjuerna med ägarrepresentanterna och företagsledningarna.
Från ägarsidan genomfördes intervjuer med kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande i båda kommunerna. Dessa två posi-tioner är de som på en mer kontinuerlig basis har kontakt med styrel-serna och de är de högsta politiska representanterna för majoriteten respektive minoriteten. Detta gör att de kan ge en bild av hur styrelse-ledamöterna påverkas av arbetet i partigrupperna, en potentiellt viktig intressentgrupp i sammanhanget. Därutöver innehar kommunstyrel-sens ordförande och vice ordföranden ordförandeposten och vice ord-förandeposten i moderbolagets styrelse i AB Kusthem, vilket gör att de har god insyn i verksamheten.
Bland tjänstemännen i företagsledningen genomfördes intervjuer med båda bolagens vd. Att vd skulle intervjuas var självklart på grund av vd:s ledande ställning enligt aktiebolagslagen. Vd intar därutöver en framträdande position under styrelsemöten, framförallt som föred-ragande men också som delaktig i mötesförberedelser. I
Strandbostä-der fungerar vd också som mötessekreterare. Även om ekonomiche-ferna inte har en lika framträdande roll under mötena som vd är de alltid närvarande som föredragande och har genom sin befattning goda insikter i styrelsernas och bolagens verksamheter. I Kusthem genom-fördes en intervju med ekonomichefen, medan behovet av en formali-serad intervju med ekonomichefen i Strandbostäder var litet. Det be-rodde på att jag hade möjlighet att ställa frågor till ekonomichefen vid varje styrelsemöte där han informerade om hur han såg på olika ak-tuella frågor och styrelsens arbete. Samtalen med ekonomichefen gav just de perspektiv på styrelsens arbete som intervjun var tänkt att ge, och då det är styrelserna som står i fokus för studien och inte tjänste-männen, bedömdes det inte som nödvändigt att intervjua ekonomiche-fen i Strandbostäder.
Det totala antalet intervjuer i studien uppgår till 24 stycken. Läng-den på intervjuerna varierade något, men i genomsnitt pågick de under en timme. De flesta av intervjuerna genomfördes genom ett personligt möte mellan mig och den intervjuade, men några genomfördes över telefon.
Alla intervjuer hade en semistrukturerad karaktär där tre på för-hand uppställda frågeområden utgjorde utgångspunkten. De tre frå-geområdena utgick från avhandlingens tre frågeställningar. I det första temat kretsade frågorna kring vilka föreställningar och värderingar som styrelseledamöternas bär upp i sitt arbete i styrelsen, det vill säga vilken logik som styr deras agerande. Ledamöterna fick besvara frågor om identitet, synen på uppdraget, målsättningar, representation och vilket agerande de ansåg vara lämpligt i olika situationer. Det andra temat under intervjuerna fokuserade på frågan om vilka styrelsefunk-tioner ledamöterna utför. Eftersom styrelsefunkstyrelsefunk-tionerna som före-skrivs av de etablerade teoribildningarna inom fältet fokuserar på tre relationer (styrelsens relation till ägaren, till intressenter i omgiv-ningen och till tjänstemännen i företagsledomgiv-ningen) kretsade frågorna kring hur ledamöterna hanterar dessa relationer. Intervjuernas tredje tema riktade in sig mot hur ledamöterna hanterar kritik och krav som finns på bolaget. Ledamöterna fick beskriva vilka strategier de an-vände för att hantera kritik och krav som strider mot den logik som ligger till grund för deras arbete i styrelsen.
Då respondenterna i sina intervjusvar självfallet förde resonemang om flera olika aspekter av styrelsearbetet samtidigt behövde inte samma frågor ställas vid varje intervju, utan det viktigaste för min del var att alla de tre frågeområdena berördes under intervjuerna. Utöver
de tre frågeområdena tog jag också upp situationer och händelser från styrelsemötena under intervjuerna. Ledamöterna fick precisera sådant som jag inte hade förstått eller utveckla och motivera sitt agerande i olika situationer. Under hela materialinsamlingen fanns således ett samspel mellan intervjuerna och observationerna. Naturligtvis blev det lättare att göra återkopplingar till möten ju senare i materialinsam-lingsprocessen som intervjuerna låg.
Intervjuerna med tjänstemännen och med ägarrepresentanterna följde ungefär samma teman där de fick beskriva hur de upplever hur styrelserna ser på sina uppdrag och hur de utför olika funktioner. I intervjuerna med ägarrepresentanterna ställdes dessutom frågor om ägarnas syn på bolagets uppdrag, om styrningen av bolaget och hur uppföljningen av verksamhet sker från ägarens sida. I intervjuerna med tjänstemännen ställdes frågor utöver ovanstående också frågor om hur de bereder ärenden och underlag inför styrelsemötena. Alla intervjuer har spelats in och transkriberats. Materialet, texterna, analy-serades därefter utifrån olika koder, härledda ur avhandlingens teore-tiska ramverk.
Avstämningssamtal med vd och styrelseordförande
Vid sidan om de ovan presenterade intervjuerna har jag i samband med de flesta observationerna av styrelsemötena haft möjlighet att föra samtal med vd, styrelseordförandena och ibland även med eko-nomichefen i respektive bolag. Detta var inte några strukturerade in-tervjuer utan ett informellt samtal. Dessa möten var dock i flera fall goda tillfällen att stämma av om jag hade uppfattat diskussionerna under styrelsemötena på rätt sätt, det vill säga om jag förstått ärende-nas innehåll, vem som har initierat dem och hur de har hanterats mel-lan mötena. Dessa samtal varierade i tid men vanligtvis pågick de mellan 30 minuter och en timme.
Dokumentationen av dessa samtal skedde genom att jag direkt efter samtalen satte mig ner och gjorde en anteckning av erfarenheterna från samtalet med vd, ordförande eller ekonomichefen.
Ett exempel på hur samtalen efter styrelsemöten bidrog till min förståelse av observationen kan hämtas från ett av styrelsemötena i Kusthem. Under ett möte diskuterades hur styrelsen skulle ställa sig till att en fastighetsförsäljning till ett av systerbolagen hade avbrutits av systerbolags styrelse, trots att affären länge såg ut att bli av och trots att kommunstyrelsen hade initierat och godkänt affären. Under diskussionen var styrelseledamöterna mycket frustrerade över att
affä-ren inte skulle bli av, men under hela samtalet aktualiserades aldrig frågan om att styrelsen skulle vända sig till kommunstyrelsen för att få den att agera och se till att affären som kommunens ledande politiker initierat skulle bli av. Istället valde styrelsen att bordlägga frågan. Jag förstod inte varför styrelsen agerade på detta sätt och i samtalet med vd och ekonomichefen efter styrelsemötet ställde jag frågan om hur de såg på reaktionen hos styrelsen. Vd berättade då att frustrationen hos styrelsen endast till dels berodde på att affären avbrutits men att