Företaget hjälper andra företag med att få motiverade medarbetare och lojala kunder. Detta gör de genom så kallad gamification, vilket innebär att de använder dataspelsfunktioner vid utformningen av lojalitets- och motivationsprogram. Inspiration Company har idag 22 anställda och arbetskraften har fördubblats de senaste två åren. Respondenten är VD på företaget och har även huvudansvaret för bolagets rekrytering. Respondenten ser företaget som en attraktiv arbetsgivare eftersom många ser dem som ett spännande bolag i en annorlunda bransch med ett modernt arbetssätt. Att få in ansökningar är ibland ett problem och attraktionskraften beror på vilken typ av roller de söker, menar han.
”Antal ansökningar beror på vilken typ av roller vi efterfrågar, exempelvis om vi söker webbutvecklare så är kampen större då det är många företag som jagar dem i Stockholm. Då
väljer de ofta stora jättar som spotify och klarna istället för oss”
Tjänster som löpande anställs på bolaget är webbutvecklare, projektledare, kommunikatörer och försäljare. Respondenten är ansvarig för all rekrytering, men hans grad av inblandning beror på vilken typ av roll som ska anställas. När det exempelvis kommer till teknikrekryteringar deltar respondenten endast i slutet av processen då det kommer till beslut och avtal. I de fallen är det istället ansvariga inom teknikområdet som sköter rekryteringsprocessen. Vad gäller övriga roller är respondenten dock högst inblandad i processen. Respondenten beskriver hur rekryteringsbehovet uppstår när tiden med befintliga medarbetare inte räcker till. Det första som görs är att företaget utformar en kravprofil där de specificerar vilka kompetenser de behöver samt vad tjänsten kommer att innebära. Därefter läggs tjänsten ut på företagets hemsida och i samband med detta så läggs även annonser automatiskt ut på Facebook och LinkedIn. Som komplement anlitar företaget i vissa fall en headhunter beroende på vilken tjänst som efterfrågas.
När det kommer till employer branding berättar respondenten att företaget jobbar med detta på flera olika sätt. I första hand handlar det om att förmedla företagets värderingar, det är den centrala delen i företagets employer branding. Dels framgår det i annonsen för tjänsten men även löpande utanför rekryteringsprocessen på sociala medier. Utöver det anordnar företaget seminarier och utbildningar där de vill framhäva sina värderingar.
”Utifrån att vi gör motivationsprogram och lojalitetsprogram mot våra kunder så har vi även vårt eget motivationsprogram så att vi lever ju som vi lär, och det är ju också tydligt i vårt
sätt att agera mot omvärlden”
Respondenten redogör för hur företaget i sin rekryteringsprocess lägger stor vikt vid vilken typ av person de söker och att dennes värderingar överensstämmer med bolagets. Det krävs således mer än ett ”perfekt” CV för att bli kallad till intervju. Före kandidaterna får komma på intervju ringer företaget upp dem för att kontrollera deras värderingar och attityd. Detta testas även ytterligare senare i rekryteringsprocessen då de kvarvarande kandidaterna får göra personlighetstester så företaget kan säkerställa att de anställer rätt typ av person. Kandidaterna får även göra ett antal ”case” där deras färdigheter inom det potentiella arbetsområdet prövas.
”Vi är väldigt tydliga med våra värderingar, alltså vår passion och våra värderingar som är väldigt levande, och vi är värderingsstyrda i våra beslut”
Respondenten beskriver att intuitionen vid mötet med eventuella kandidater påverkar rekryteringsprocessen avsevärt. Däremot så försöker bolaget jobba med att kandidater får träffa fler av medarbetarna. Det gör att intuitionen hos flera medarbetare slås ihop och det görs därefter en gemensam bedömning kring attityden hos kandidaten. Detta menar respondenten kan minska risken för en missbedömning när fler får beskriva vad de får för intuitiv känsla. På grund av snabb tillväxt kan däremot inte hela företaget träffa kandidater längre utan endast en
referensgrupp. Tillväxten har också gjort att respondenten har delegerat delar av rekryteringsprocessen till andra medarbetare.
Respondenten beskriver tidsbrist som en kritisk faktor när det kommer till rekrytering. Det är en sidosyssla jämfört med de vanliga affärerna och blir därför kostsamt när det kommer till tid. När vissa rekryteringar även drar ut på tiden så kan det bli svårt att hinna med. Vissa rekryteringar har blivit misslyckade med kandidater som har slutat ganska snabbt efter anställningens början. Det blir kostsamt eftersom en ny rekryteringsprocess måste påbörjas och mer tid försvinner. Avslutningsvis så berättar respondenten att de är nöjda med sin rekryteringsprocess men att det krävs tydligare kravspecifikationer i början av processen för att undvika eventuella felrekryteringar.
5.3 Suntarbetsliv
Suntarbetsliv hjälper verksamheter inom kommun och landsting att utveckla friska, attraktiva och effektiva arbetsplatser. Organisationen stödjer arbetsplatser genom att sprida information och verktyg via webben. Organisationen startade år 2012 och är idag 17 anställda. Personalstyrkan har fördubblats de senaste åren och målet är att återigen fördubbla personalstyrkan de närmsta två till tre åren. Finansiering kommer från ett stort försäkringsbolag som är måna om att folk håller sig friska på arbetsplatserna. Omsättningen uppgår till omkring 50 miljoner årligen. Respondenten är VD för verksamheten och har även det yttersta ansvaret kring rekryteringen. Han ser organisationen som en attraktiv arbetsgivare i branschen, men poängterar dock att de är små och inte riktigt välkända ännu. Inom vissa roller, där det är hög konkurrens om personalen, är det svårt att hitta kandidater. Webbutvecklare menar respondenten är en sådan arbetsgrupp, där väljer kandidater istället att gå till jättar i branschen som exempelvis Spotify och Google. Bland de som känner till dem så anser han dock att de har ett gott rykte.
”Vi har tillväxt och vi jobbar på ett nytt sätt genom att bara jobba via webben. Sen är vi en rätt ung dynamisk organisation, så jag tror vi har bland de bästa ryktena i vår bransch”
Rollerna som återkommande anställs är högutbildade kommunikatörer samt projektledare med erfarenhet inom arbetsmiljöområdet. I rekryteringsprocessen är respondenten huvudansvarig, han konsulterar däremot den gruppledare som kommer bli närmast ansvarig för den nyanställde. I vissa fall kan även medarbetare som kommer jobba med kandidaten vara delaktiga i processen. Det första som görs när behovet av ny personal identifieras är utformning av en arbetsspecifikation. Denna ”bollas” sedan runt med olika personer inom organisationen för att den ska kännas förankrad i verksamheten. Beroende på om det är en helt ny roll som ska tillsättas involveras medarbetare olika mycket i utformningen av arbetsspecifikationen. Det dyker upp mycket nya roller hela tiden eftersom organisationen växer snabbt och nya behov av kompetenser identifieras ständigt.
”Vi rekryterade faktiskt en controller förra året. Alltså en ekonomiansvarig, det var en roll som inte hade funnits överhuvudtaget i och med att det är en väldigt liten verksamhet”
Organisationen har ingen personalavdelning och har därför bestämt att marknadsföring av en tillgänglig tjänst och första urvalet av kandidater sköts av ett rekryteringsbolag. Rekryteringsbolaget väljer ut sex till sju kandidater som de anser lämpliga, vilka sedan får komma på intervju hos respondenten, som sköter den tillsammans med en gruppledare. Däremot träffar respondenten kandidaten åtminstone två till tre gånger före eventuell anställning.
”Så att vi slipper både annonseringen, marknadsföringen och själva urvalsprocessen som är väldigt tung. Det krävs en annan organisation än vad vi har idag för att sköta hela
rekryteringsprocessen själva”
Rekommendationer från medarbetare ses som något positivt och verksamheten har rekryterat många duktiga medarbetare via rekommendationer. Nära vänner menar respondenten bör undvikas, men tidigare kollegor och liknande är rekommendationer som värdesätts. Verksamheten har ingen uttalad strategi för employer branding, men respondenten menar på att det kommer automatiskt, dels vid marknadsföring av varumärket generellt men även genom ryktet som sprids att man är en bra arbetsgivare.
”Ofta är det så att om man skapar en bra arbetsplats där folk trivs så sprids det. Så är det, och att man levererar bra saker i den verksamhet man driver så att man bygger varumärket
och att man har bra personalledning och personalpolicy”
Verksamheten jobbar inte med intelligenstester, men däremot personlighetstester. Det är dock rekryteringsbolaget som gör testerna och sen tittar respondenten och någon gruppledare på resultaten. Det är dock inte en direkt avgörande faktor utan ses mer som ett komplement eller verifikation. Referenser är däremot någonting som respondenten lägger stor vikt vid i rekryteringsprocessen men belyser också risken med referenser då kandidater väljer referenser som de vet har något positivt att säga om dem.
”Man måste lyssna filtrerat på något sätt och de är ofta väldigt positiva, man får tänka igenom att ställa bra frågor som gör att man kan läsa mellan raderna. Men jag tycker ändå
att man hör när folk försöker ge en objektiv bild”
Respondenten menar på att, utöver rätt kompetenser, är ärlighet och samarbetsförmåga de två viktigaste egenskaperna hos en potentiell kandidat. Det är viktigt att personen ser till verksamhetens bästa i sin helhet och bidrar till att bygga ett bra team.
”Det är ofta väldigt tufft att få in även en stjärna som är en troublemaker och drar ner hela verksamheten, det är ju egentligen att motverka. En person kan ju påverka en sån här liten
organisation väldigt mycket”
Respondenten beskriver hur svårt det är att veta huruvida intuition påverkar olika steg i rekryteringsprocessen. Han menar på att den slår till på en hundradels sekund och att den ofta kan stämma men att den även kan förändras efter en timmes intervju. Han beskriver intuitionen som lurig och att det är lätt att gå i fällan och tycka om någon endast för någon egenskap i personligheten. Sen tycker respondenten att det är viktigt att känna sig själv, man kanske
spontant gillar en person men det kanske inte är samma sak som att den skulle passa bra i gruppen. Han beskriver vidare att det är viktigt att lära känna gruppen och sammanhanget på arbetsplatsen för att intuitionen ska kunna ge någon vägledning. Känner man inte sig själv eller gruppen man jobbar med tillräckligt bra så ska man undvika intuitionen till varje pris då den troligen ger en felaktig bild.
”Intuitionen får man inte lita för mycket på men man får också passa sig för att den påverkar lite mycket. Man får vara försiktig med den och vara medveten om att man har den och man
får lyssna på den på ett klokt sätt för det är en sak att träffa någon när det kommer till rekrytering och sen är det en annan sak att jobba ihop och lära känna någon under längre
tid”
Respondenten berättar om att det vid vissa tillfällen varit väldigt svårt att få in kandidater som passar för tjänsten. Ansökningar kommer in men rätt kompetens, erfarenheter och personlighet är ibland svårt att hitta. Det är då viktigt enligt respondenten att inte nöja sig med någon som man tänker är tillräckligt bra, då får man problem senare.
”På något sätt kommer inte de bästa till oss än. Vi är unga, vi har inte funnits så länge, vi är inte så kända. Vi har liksom inte ett varumärke som drar till sig tusentals sökningar där vi
kan välja å vraka som starka varumärken kan”
Avslutningsvis berättar respondenten om hur viktig rekryteringen är och att det måste vara en strategisk del i verksamheten för att kunna växa och nå framgång. Inte minst när det kommer till kunskapsföretag där de mänskliga resurserna är allt man har. Rekryteringsbyråerna de har haft samarbete med anser han oftast är relativt dåliga, men att det är enda möjligheten för att
de ska kunna rekrytera och växa i önskvärd takt.
5.4 Serendipity Communications
Serendipity Communications är en kommunikationsbyrå, dotterbolag inom koncernen Serendipity Group och arbetar med marknadskommunikation i Stockholm. Företaget har under år 2017 rekryterat tre nya medarbetare och är nu totalt åtta stycken anställda och har vidare mål att under året fördubbla omsättningen och anställa ytterligare två medarbetare. Respondenten anser att Serendipity är en attraktiv arbetsgivare med goda förutsättningar i en spännande bransch och att medarbetarna har möjlighet att utvecklas och göra karriär inom företaget. Respondenten har huvudansvaret för rekryteringen, men involverar andra kollegor vid behov och erkänner att han inte är någon erfaren rekryterare, men har funnit sitt sätt och det fungerar. Inledningsvis sållar och kollar han igenom de ansökningar som kommit in och placerar dem i olika kategorier utefter den kravprofil de utformat och sedan kallas de som i någon mån uppfyller de ställda kraven till intervju. För respondenten är det arbetserfarenhet och någon form av entreprenöriellt tänk nästan det viktigaste. Vidare förklarar han att kandidaten måste ge ett gott intryck och att personligheten väger väldigt tungt.
” De ska vara sköna människor, trevliga och roliga… Jag vill ha fått någon kick, jag behöver inte direkt kunna sätta fingret på vad det är, men det var någonting som kändes roligt med den här personen eller att den ska passa i gänget. Det tycker jag är jätteviktigt.”
Vidare redogör respondenten för att betyg och utbildning inte alltid är det viktigaste.
”Jag har fått in de som har haft jättegrymma betyg och som gått bra utbildningar, de som har gjort bra uppdrag, men när de kommer in så märker man att det inte alls känns roligt att sitta
i mötet och jag känner mig inte alls inspirerad.” Respondenten berättar att Serendipity får mycket gratis och kan glida med på koncernmoderns rykte, som han beskriver vara en ung, rolig, attraktiv och innovativ arbetsplats. På grund av detta är Employer Branding inget Serendipity egentligen lagt så mycket fokus på. Däremot jobbar man mycket med det internt, för att skapa och bibehålla ett gott arbetsklimat och en god stämning, förklarar respondenten. Vidare anser han att det periodvis är svårt att få in tillräckligt med jobbansökningar och man använder sig främst av LinkedIn, Facebook och annonssidan Resumé för att locka arbetskraft, där den sistnämnda helt klart bidragit med de bästa kandidaterna. Utöver detta förlitar han sig mycket på referenser och tips från vänner och bekanta, eftersom det är tidskrävande att välja ut kandidater.
”Dom bästa jag har rekryterat har kommit från privata tips, inte från oss, men vänner och liknande som rekommenderar folk. Min första gallring som jag helst vill slippa är att kolla
igenom alla ansökningar, det tycker jag är segt. Rekommendationer blir som en första gallring.”
Respondenten menar att han inte tror på att testa exempelvis intelligens, eftersom det inte passar för kreatören, som han uttrycker det. Förvisso kan det underlätta urvalet, men risken löper att man går miste om bra kandidater, menar han. Respondenten vill hellre se på hela deras portfölj med erfarenheter och göra en egen bedömning och förklarar att vissa människor kan ha svårt för tester. Följaktligen beskriver han att intuitionen väger väldigt tungt. Om känslan är god kan det räcka med en intervju. Annars blir det en andra intervju där han även konsulterar sina kollegor. Sedan får de bästa kandidaterna utföra ett case eller arbetsprov. Han vill dock poängtera att det finns vissa krav som måste bockas av innan intuitionen väger in och att man även inte skall vara rädd för att kalla en extra kandidat till intervju.
”Jag har tagit in folk på intervjuer som har för dålig erfarenhet och då känner man tillslut att det funkar inte heller, att bara ta in någon på ren intuition… Hade jag fått göra om nån rekrytering så skulle det vara de första för att jag hade dåligt utformad kravprofil och kanske
skulle tagit in fler på intervju”
Vidare beskriver respondenten en misslyckad rekrytering, där han förlitade sig för mycket på en rekommendation och på intuitionen. På grund av stress och avlastningsbehov blev processen inte riktigt ordentlig och det resulterade i en dålig matchning. Det funkade inte alls, vilket blir väldigt problematiskt, förklarar han.
” Mestadels handlar det om tidsbrist. Det blir så när man är ett litet bolag och för mig som ska producera och projektleda så det blir för mycket…”
5.5 Ecoguard
Företaget har sitt huvudkontor i Örebro med 20 stycken medarbetare och utvecklar mätinstrument för att avläsa och mäta bland annat el, värme och vatten i lägenheter och bostäder. Ecoguard är ett litet företag, men får anses vara stort i branschen och någonstans man gärna landar i karriären, förklarar respondenten. Vidare beskriver hon att arbetet kräver en viss kompetens och således går det inte att anställa vem som helst. Respondenten är i grunden rekryterare och jobbade till en början externt som detta för Ecoguards räkning när hon sedan blev fast anställd som personal- och rekryteringsansvarig. Idag sköter hon i princip all rekrytering med undantag för de som headhuntas av kollegor och under året har hon anställt knappt ett tiotal nya medarbetare. Rekryteringsprocessen ser lite olika ut beroende på vilken tjänst som skall tillsättas, men hon själv är nästan alltid involverad och konsulterar sedan sin chef, som har sista ordet.
När behovet av en nyanställning uppstår formuleras en kravspecifikation, vilket görs gemensamt i grupp där bland annat arbetsuppgifter och kompetenskrav diskuteras. Respondenten poängterar att detta är en jätteviktig del av processen. Personligheten förefaller även den vara väldigt viktig, eftersom det står klart redan på förhand vilken typ av person man söker.
”Det har utvecklats något som kallas Ecoguard-andan som vi har döpt om till jajjamänsan, det fixar jag. Det är lite den typen av personer vi behöver ha in.”
Vad gäller kanaler för att hitta lämpliga kandidater har respondenten prövat många olika varianter, bland annat specifika branschnätverk, lokala tidningar och andra betaltjänster, men har konstaterat att platsbanken på arbetsförmedlingen fungerar absolut bäst. Vidare understryker hon dock att det är problematiskt att få in tillräckligt med ansökningar. På grund av att det är svåra tjänster med höga kompetenskrav och även hög konkurrens bland den arbetskraften. Vidare är arbetet med employer branding något som respondenten erkänner att Ecoguard borde lägga mer tid på, eftersom det i princip är obefintligt just nu. Hon understryker dock att det beror på handlar om brist på tid, kunskap och även en kostnadsfråga.
”Vi har växt mycket vilket gör att vi släpar på vissa saker.”
Utifrån de ansökningar som överensstämmer med kravspecifikationen kallas sedan kandidater på intervju och respondenten poängterar att hon gärna håller någon extra intervju med tveksamma kandidater, eftersom dessa kan bli riktiga “lyckokast” ibland. Hon håller alltid minst två intervjuer, ibland till och med tre stycken. Rekommendationer från bekanta och medarbetare är inte något som välkomnas på Ecoguard. Däremot menar respondenten att det kan vara positivt att verifiera en kandidat med en medarbetare i fikarummet, men understryker att hon vill undvika för nära relationer.
”Aldrig att jag har tagit in någon på rekommendation av en kollega rent så… Man vill inte stå till ansvar för någon som inte kommer att fungera i organisationen.”
De kandidater som fortfarande är intressanta efter intervjurundan testas på både begåvning och personlighet. Testerna görs alltid på plats fysiskt och har en otroligt betydande del i rekryteringsprocessen och till stor del även för att bekräfta intuitionen, menar respondenten.
”Jag sätter stort värde i dessa tester för jag får en väldigt bra karta på den här personen. Vad är det som stressar upp dem, vad mår de dåligt av, vad mår de bra av. Det blir något mer
kostsamt än internettester men jag tycker det är värt det.”
Vidare poängterar hon hur viktig intuitionen är och nämner ännu en gång ”Ecoguard-andan” och det faktum att det inte alltid är den mest drivna, kompetenta och högutbildade som är rätt för jobbet utan att man måste se till personligheten. Respondenten beskriver att såvida kandidaterna uppfyller kraven och klarar första urvalet, alltså kommer till intervju, så tar intuitionen egentligen helt över.
”Jag litar på min intuition, med åren har jag lärt mig att lita på min intuitiva känsla, jag valde fel i början när jag var ny inom rekrytering, men med åren så har man lärt sig.” Följaktligen förklarar respondenten problematiken med att rekrytera fel, eller snarare inte