Utredningens bedömning: En utökning av servicekontorsverk-
samheten med service för fler myndigheter, enligt utredningens förslag, bedöms inte medföra behov av ytterligare reglering eller författningsändringar vad gäller integritetsfrågor.
När fler myndigheters verksamhet hanteras på servicekon- toren kan servicehandläggare behöva ha kännedom om fler sek- retessbestämmelser. Dessutom kan servicehandläggarna komma att ges tillgång till en ökad mängd personuppgifter. Det kan potentiellt medföra större risker för den enskildes integritet ex- empelvis genom felaktig hantering eller missbruk av person- uppgifter. Det är viktigt att både Statens servicecenter och sam- verkansmyndigheterna är uppmärksamma på detta och säkerstäl- ler att verksamheten utformas så att sådana risker undviks.
8.5.1 Allmänna handlingar och sekretess Fler ärendetyper och sekretessbestämmelser
Den service som utförs vid servicekontoren kan innebära att service- handläggare hanterar allmänna handlingar för samverkansmyndig- heternas räkning genom att exempelvis ta emot ansökningshand- lingar eller handlingar med kompletterande information. Detta gäl- ler för de myndigheter som i dag ingår i samverkan, liksom det kan komma att gälla för nya anslutande myndigheter. Utredningen har i kapitel 5 redogjort för övergripande reglering av hantering av all- männa handlingar och sekretess vid servicekontoren.
Enligt utredningen finns en klar ansvars- och rollfördelning för de frågor som här berörs. Detta genom bestämmelsen om överföring av sekretess samt ordningen med att servicehandläggarna har sär- skilda uppdragsavtal med den berörda samverkansmyndigheten. När fler myndigheters verksamhet hanteras på servicekontoren behöver
dock servicehandläggare ha kunskap om fler sekretessbestämmelser, vilket kan innebära en ökad risk för felhantering. Det är upp till sam- verkansmyndigheterna att avgöra vilka förvaltningsuppgifter som ska utföras på servicekontoren och att genom utbildning och andra organisatoriska åtgärder se till att servicehandläggarna har möjlighet att utföra uppdragen så att krav på integritet tillgodoses.
En anknytande fråga gäller registreringsansvaret av allmänna handlingar. Handlingar som inkommer till servicekontoren anses in- komna till Statens servicecenter, men vidarebefordras sedan till berörd samverkansmyndighet. I likhet med vad regeringen uttalade i förarbetena till lagen om viss gemensam offentlig service122
bedömer utredningen att Statens servicecenter bör kunna finna en rimlig lösning för registreringen av inkomna handlingar. Utredningen vill dock poängtera vikten av att det vid förvaring av handlingarna säkerställs att de olika rättssubjektens handlingar hålls åtskilda från varandra, särskilt om handlingarna omfattas av sekretess.123 När serviceorganisationen kommer att omfatta fler
myndigheter kan Statens servicecenter behöva se över den praktiska hanteringen. Enligt utredningens bedömning finns det dock inga behov av författningsändringar.
Sekretess mellan myndigheterna på servicekontoren
Verksamheten vid servicekontoren utförs i respektive samverkans- myndighets namn. Samverkan vid servicekontoren innebär inte att sekretessgränsen mellan myndigheterna öppnas. En utökning av verksamheten vid servicekontoren med fler myndigheter innebär inte någon ändring utan sekretess gäller mellan myndigheterna även fortsättningsvis.
En kund kan under ett besök vid ett servicekontor ha ärenden till flera olika myndigheter. Sannolikheten för att dessa situationer ska uppstå ökar rimligen när fler myndigheter ansluter. I dag kan situa- tionen exempelvis uppstå när det i ett ärende avseende bostadsbidrag hos Försäkringskassan behövs inkomstuppgifter från Skatteverket. Då tillämpas en ordning där den enskilde kunden bryter sekretessen genom samtycke vilket dokumenteras i en tjänsteanteckning. Utred- 122 Prop. 2018/19:47 Samlad struktur för tillhandahållande av lokal statlig service s. 28. 123 Justitieombudsmännens ämbetsberättelse 2003/04:JO1 s. 439 ff.
Ds 2020:29 Generella utgångspunkter vid samverkan med fler myndigheter
ningen bedömer att den nuvarande ordningen med samtycke kan tillämpas även när fler myndigheter ansluter.
En konsekvens av att servicekontoren ger service för flera myn- digheters räkning är att en servicehandläggare kan behöva ha känne- dom om fler sekretessbestämmelser. Denna ökade komplexitet kan potentiellt medföra större risker för den enskildes integritet. Det åligger även fortsättningsvis Statens servicecenter och respektive samverkansmyndighet att se till att verksamheten utformas på ett sådant sätt att risker undviks.
8.5.2 Ansvar för behandling av personuppgifter
När Statens servicecenter tog över ansvaret för servicekontoren be- dömdes det inte innebära en mer omfattande behandling av person- uppgifter än den som förelåg när Försäkringskassan, Pensionsmyn- digheten och Skatteverket ansvarade för servicekontoren.124 Om fler
myndigheter ansluter sig till serviceorganisationen kan det, bero- ende på servicens innehåll, innebära att behandlingen av personupp- gifter vid servicekontoren blir mer omfattande.
I och med att samverkansmyndigheten och servicehandläggaren träffar det särskilda uppdragsavtalet, sker behandling av personupp- gifter i respektive samverkansmyndighets egen verksamhet. Statens servicecenter tillhandahåller endast personal och är varken person- uppgiftsansvarig eller biträde i förhållande till den berörda samver- kansmyndigheten. Inte heller har Statens servicecenter något över- gripande ansvar för den samlade informationen som en handläggare får ta del av på servicekontoren.
Som personuppgiftsansvarig har samverkansmyndigheten ansvar för korrektheten och lagligheten av behandlingen och att de grund- läggande principerna efterföljs. Bland annat ska samverkansmyndig- heten enligt artikel 32 dataskyddsförordningen, vidta lämpliga tek- niska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhets- nivå som är lämplig. Myndigheten kan vid en sådan bedömning även behöva beakta vilka övriga uppgifter som servicehandläggaren tar del av.
En utökad verksamhet – särskilt med tillgång till verksamhets- system – innebär att servicehandläggaren kan få en mer sammansatt 124 Prop. 2018/19:47 Samlad struktur för tillhandahållande av lokal statlig service s. 32.
bild av den enskilde vilket kan uppfattas som ett intrång i den per- sonliga integriteten. Det finns inga rättsliga hinder som begränsar hur många myndigheter en servicehandläggare kan arbeta för. En grundläggande förutsättning enligt lagen om viss gemensam offent- lig service är dock att servicehandläggaren bara får ges tillgång till de personuppgifter som behövs för att utföra de uppgifter som omfat- tas av serviceavtalet (5 §).
Risken för missbruk av personuppgifter eller att åtgärden upp- fattas integritetskränkande skulle rimligen minska om servicehand- läggaren inte kan ta del av personuppgifter i verksamhetssystem. Detta behöver dock vägas mot att den service som ges vid service- kontoren bör svara mot kundernas behov och förväntningar när de vänder sig till ett servicekontor. Genom regler om sekretess och tystnadsplikt samt myndigheters behörighetstilldelning och kon- troller finns möjlighet att tillgodose krav på integritet. Samverkans- myndigheterna bör i samband med att avtal ingås noga överväga vilka uppgifter som ska utföras vid servicekontoren och följaktligen vilka personuppgifter som en servicehandläggare behöver ges tillgång till. Även under samarbetets gång behöver berörda myndigheter över- väga behov av förändringar så att verksamheten kan utföras utan risk för kränkning av den personliga integriteten.