Under 2011 har arbetet inriktats mot att integrera proces- sen för intern styrning och kontroll i verksam-
hetsplaneringsprocessen. Det innebär bland annat att ris- kanalysen görs mot verksamhetsplanens mål och att uppföljning av kontrollåtgärder och uppdatering av ris-
kanalysen görs vid den månatliga uppföljningen av verk- samhetsplanen. En policy för arbetet med intern styrning och kontroll samt utvecklade riktlinjer för riskidentifie- ring och riskhantering har utarbetats, liksom en plan för uppdatering av Boverkets styrdokument.
Ett projekt för att utveckla ett integrerat ledningssys- tem för kvalitet, miljö, arbetsmiljö och informationssä- kerhet har startats under året. Avsikten är att påbörja in- förandet av systemet under 2012.
Riskhantering
Inför 2011 gjordes en riskanalys på övergripande nivå för att identifiera prioriterade risker som bedömdes som vik- tiga att åtgärda och följa upp.
Under året har Boverket arbetat med att genomföra och följa upp beslutade kontrollåtgärder och i övrigt han- tera risker genom uppdatering av riskanalysen och beslut om nya kontrollåtgärder.
Under höstens verksamhetsplaneringsprocess har en- heterna genomfört riskanalyser som legat till grund för ledningens prioritering av riskområden inför 2012. sammantagen bedömning
Den interna styr- och kontrollmiljön har utvecklats under året men det finns områden som bör förbättras. Genom- förandet av de åtgärder som beslutats med anledning av den utvärdering av organisationen som skett under hös- ten 2011 samt införandet av ett integrerat ledningssystem för kvalitet, miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet kommer att bidra till utvecklingen av processen för intern styrning och kontroll vid Boverket.
Intern styrning och kontroll
5
organisationsstyrning
integReRat ledningssystem FöR kvalitet, aRBetsmilJö, inFoRmationssäkeRhet och milJö Den 1 januari 2010 trädde förordningen (2009:907) om mil- jöledning i statliga myndigheter i kraft.
Under året har arbete pågått med att införa ett miljöled- ningssystem på Boverket med eventuell certifiering enligt ISO 14001. En miljöutredning av Boverkets direkta och indi- rekta miljöpåverkan har tagits fram som ett led i detta. En handlingsplan för genomförande av miljömålen, riktlinjer/ policys samt förslag till organisation är under utarbetande. Arbete med Grön IT påbörjades i december 2011 och kom- mer att inarbetas i miljöledningssystemet.
Under året har en kvalitetspolicy tagits fram och beslu- tats och Boverkets huvud-, lednings- och stödprocesser har kartlagts och beskrivits.
Arbetet har i huvudsak bedrivits med intern personal och cirka 1,4 årsarbetskrafter har använts. En extern konsult har funnits med som stöd och har bidragit med utbildning och med expertkompetens i arbetet med processkartläggningen och som stöd även vad gäller miljö och arbetsmiljö. Kon- sultkostnaden för projektet uppgick till 112 000 kronor.
omoRganisation
Den 1 januari 2011 genomfördes vissa förändringar i Boverkets organisation som ett led i ett fortlöpande arbete med att utveckla organisation och arbetssätt. Utvecklingsar- betet har fokus på Boverkets myndighetsuppdrag och med- borgarnyttan. Boverket omfattar tre avdelningar: Verksam- hetsavdelningen, Utvecklingsavdelningen och Administra- tiva avdelningen.
Inom Verksamhetsavdelningen skapades fyra enheter, att jämföra med tidigare sex enheter inom de två divisioner som tidigare omfattade motsvarande verksamhet.
Utvecklingsavdelningen, som inte har haft någon mot- svarighet i tidigare struktur, har i stor utsträckning funge- rat som en kompetensförstärkning för Verksamhetsavdel- ningen och för Boverkets ledning. Avdelningens medar- betare har även arbetat utåtriktat med olika projekt, kon- ferenser med mera. Boverkets internationella sekretariat ingår i avdelningen.
Administrativa avdelningen är en direkt fortsättning av den tidigare Divisionen för verksamhetsstöd och arbetar med ekonomi, IT-frågor, information och personalfrågor. Utvecklingsarbetet har fortsatt under året. I september inleddes en utvärdering av organisationsförändringen. Häri ingick också en kartläggning av förbättringsbehov på myndigheten.
Resultatet av två företagna medarbetarundersökningar, den ena ett fackligt initiativ och den andra myndighetens, pekade på vikten av att stärka samspelet mellan myndighets- ledning och medarbetare. Samtliga medarbetare fick möjlig- het att medverka i arbetet som kommer att fortsätta under år 2012.
Vidare genomfördes på regeringens uppdrag en gemen- sam utredning där Boverket och Statens bostadskredit- nämnd, BKN undersökte vilka konsekvenser en sammanslag- ning mellan de båda myndigheterna skulle få. En förstärkt
analysfunktion på bostadsområdet Konsekvenser av en even- tuell sammanslagning av Statens bostadskreditnämnd och Boverket, dnr 502-3998/2011.
Arbetet har bedrivits både med intern personal och kon- sultinsatser. Under 2011 har cirka 0,6 årsarbetskrafter an- vänts och kostnaden var 1,9 miljoner kronor varav 1,4 mil- joner kronor till konsultinsatser.
BoveRkets weBBplats
Boverket.se får allt fler besökare, från 914 636 år 2010 till 1 050 594 år 2011. Under året har satsningar som PBL kun- skapsbanken och en ny struktur för frågor och svar gett positiva resultat. Två gånger under 2011 har chattfunktio- nen Fråga experterna använts. Besökarna har under en vecka kunnat ställa frågor om besiktning av hissar och om kontrollansvariga. Det har funnits ett stort intresse för chattarna och frågor och svar finns nu på webbplatsen. Under året har webbsidor med koppling till plan- och bygglagen utvecklats. Boverkets lägesrapport om planering, byggande och boende finns på webbsidor som uppdateras kontinuerligt. Webbplatsen utvecklas både synligt och tek- niskt för att ge användarna korrekt och säker information. Under 2012 planeras en ny struktur för www.boverket.se
Återrapporteringskrav enligt regleringsbrev
Boverket ska ge
*en lägesrapport för pågående större utvecklingsarbeten inom verkets verksamhet innefattande både uppdrag och egeninitierade projekt. Av rapporten ska framgå
beräknad kostnad och utfall, tidsmässigt utförande samt i vilken omfattning projekten utförs och genomförs med stöd av egen personal och/eller konsulter.
69
och två nya webbhandböcker är planerade; om byggregler och om handläggning av bostadsanpassningsbidrag. Satsningen på information till konsumenterna genom www.omboende.se och www.radonguiden.se har fortsatt under året.
sociala medieR
Boverket fortsätter sin satsning i sociala medier. I decem- ber öppnades Boverksbloggen, en samling bloggar med oli- ka inriktning, exempelvis boende, byggande och samhälls- planering. Ämnesområdena är hämtade från Boverkets breda uppdrag som myndighet för samhällsbyggande. På Boverksbloggen finns också generaldirektör Janna Valiks blogg www.generaldirektoren.se som har varit igång sedan i maj 2011. Janna Valik bloggar också på Boverkets intranät. Boverket öppnade sin Facebook-sida under våren 2011. Under året har mediet främst använts för nyheter om och från Boverket. I genomsnitt läses varje inlägg av 150 till 200 besökare. Boverket fortsätter också satsningen på Twitter: cirka 600 personer följer Boverkets inlägg. Boverkets kanal
på Youtube, som startades 2010, har under året fyllts på med tio filmer.
ny mötesFoRm
Boverket har etablerat en ny och återkommande mötes- plats för dialog i Stockholm. Forum 2011 hade fokus på byggregler och byggkvalitet.
planeRa Bygga Bo
Boverkets tidskrift Planera Bygga Bo har fått ett nytt utse- ende och en ny spridning under året. Utgivningsfrekvensen är numera två nummer per år och tidningen är gratis. Möj- ligheten att annonsera i tidningen är borttagen.
En särskild satsning har gjorts på att sprida tidningen inom bygg- och fastighetssektorn. Årets teman har varit den nya plan- och bygglagen och Boverkets ändrade bygg- regler. Drygt 3 000 personer har anmält sig som prenume- ranter på papperstidningen. Tidningen finns också som pdf på webbplatsen och som e-publikation med extra funktio- ner för läsning i en smarttelefon eller på en läsplatta.
BoveRkets kompetensFöRsöRJningspRocess Boverket ska redovisa de åtgärder som har vidtagits i syfte att säkerställa att kompetens finns för att fullgöra de upp- gifter som framgår av myndighetens instruktion, regle- ringsbrev eller annat beslut. I redovisningen ska även in- gå en bedömning av hur de vidtagna åtgärderna samman- taget har bidragit till fullgörandet av dessa uppgifter. Boverket hade i medeltal 190 anställda under 2011, 104 kvinnor och 86 män. Dessa motsvarade 174 årsarbets- krafter. Motsvarande siffror för 2010 var i medeltal 198 an- ställda, 107 kvinnor och 91 män. Boverket har under året haft ett antal vakanser för längre eller kortare tid, bland annat åtta pensionsavgångar samt ett antal spontanav- gångar och beviljade tjänstledigheter.
Av Boverkets 13 chefer är 7 kvinnor och 6 män. Mot- svarande siffra för 2010 var 18 chefer varav 10 kvinnor och 8 män. Sammansättningen i Boverkets ledningsgrupp är oförändrad, 2 kvinnor och 2 män.
Medelåldern för Boverkets personal år 2011 var 50 år, jämfört med 45 år i staten som helhet. 2010 var medelåldern på Boverket 49 år jämfört med 45 år i staten som helhet.
Under året har 9 personer varit föräldralediga på hel- tid och 27 personer föräldralediga på deltid.
Kompetensanalys och kompetensplanering
Boverket har arbetat på ett systematiskt sätt för att säkra rätt och tillräcklig kompetens i verksamheten. I början av året erbjöds alla chefer utbildning i kompetensanalys/ planering och de har därefter gjort analyser och tagit