Jämförande analys

I följande avsnitt kommer Region Gotlands hantering av kränkande särbehandling att

jämföras mot Mårtensson och Malms (2019) framtagna utredningsmetod. Varje steg avslutas med en förslagen åtgärd för hur Region Gotlands hanteringsprocess kan utvecklas. Förslaget avser inte att beskriva hur processteget ska genomföras utan endast vad det är som ska göras.

Region Gotlands hantering består av chefens tänkta tillvägagångsätt i figur 10 och den kartlagda utredningsprocessen i figur 1, vilken beskrivs mer ingående i bilaga 2.

Jämförelsen har sin utgångspunkt i den beskrivna utredningsprocessen i bilaga 2. Därutöver kommer det hänvisas till den kartlagda processen över chefens tänkta arbetssätt i figur 10. Det

tänkta arbetssättet har använts på grund av att det nuvarande arbetssättet inte har kunnat kartläggas. Bilaga 2 och figur 10 kommer i sin tur jämföras mot Mårtensson och Malms (2019) metod som utgör den teoretiska utgångspunkten i arbetet, se avsnitt 2.2.1.

Steg 1: Policy och riktlinjer

Steg ett beskriver Mårtensson och Malm (2019, s.177) som att det är viktigt att organisationen har riktlinjer och policys på plats. Det är inte ett steg som finns med i Region Gotlands

hantering i bilaga 2 eller figur 10. Enligt Egnells beskrivning av vad en process är utgör inte detta steg ett processteg då en process enligt Egnell (1994, s.29) är ett flöde av aktiviteter som upprepas gång på gång. Att upprätta policys och riktlinjer är något som görs en gång och som i sin tur ska vara gällande för arbetet i fortsättningen. Mårtenssons och Malms första steg i metoden bedöms därmed inte utgöra ett processteg varpå det inte bör läggas till i den

utvecklade processen. Däremot anses det viktigt att det finns rutiner och policys eftersom det enligt 14 § AFS 2015:4 måste finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras, vilket Region Gotland har.

Åtgärd: Inför inte steget i den utvecklade processen.

Steg 2: Skriftlig anmälan om kränkande särbehandling

Steg två är enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.157–162) den skriftliga anmälan som ska skickas till en mottagnings- och beslutsfunktion. Processteget skriftlig anmälan finns även i Region Gotlands utredningsprocess där anmälan likt Mårtensson och Malms beskrivning skickas till den funktion som ska hantera ärendet, se steg 1 och 2 i bilaga 2.

Åtgärd: Behåll processteg skriftlig anmälan i den utvecklade processen Steg 3: Förutredning

Det tredje steget är enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.159–162) att mottagnings- och beslutsfunktionen ska utföra en förutredning. I intervjun med Mårtensson framgick det att beslutsunderlaget bygger på en intervju med anmälaren av händelsen där anmälaren kan vara såväl den misstänkt utsatta som ett vittne. Det finns i nuläget inte med en uttalad förutredning i Region Gotlands hantering, däremot utförs det en form av förutredning i och med det

kartläggande samtalet med utsatt, se steg 3 i bilaga 2. Syftet med steget är, likt det Mårtensson och Malm (2019) beskriver om förutredningen, att samla in beslutsunderlag till huruvida en utredning ska inledas eller inte.

I inledningen till bilaga 2 framgår det att den ordning som samtalen med utredningens parter ska ske kan behöva anpassas till varje unik utredning. Med det menas att alla parter, det vill säga utsatt, den anmälde och vittnen, ska höras under utredningens gång, men där ordningen kan behöva anpassas. För att förtydliga att det innan beslut är den anmälde som behöver höras först föreslås därmed att det första samtalet ska benämnas som ”samtal med anmälare” för att det i fortsättningen inte ska behöva vara ett processteg som behöver anpassas till situation.

Det föreslås i sin tur att kartläggning med utsatt flyttas ner till huvudutredningen, efter att beslut om utredning har tagits.

Åtgärd: Ändra beskrivning av processteg från ”Kartläggning med utsatt” till ”Förutredning”.

Ett kartläggande samtal med anmälare bör i sin tur läggas in som en aktivitet i processteget;

det vill säga ett samtal med utsatta själv eller ett vittne beroende på vem som anmält.

Förslaget är i sin tur flytta ner ”Kartläggning med utsatt” till huvudutredningen, efter beslut om utredning.

Steg 4: Beslut om utredning

Det fjärde steget i Mårtensson och Malms (2019, s.178) metod är att mottagar- och

beslutsfunktionen ska fatta ett officiellt beslut om utredning ska inledas eller inte. Beslutet ska i sin tur förmedlas till parterna i utredningen. Om det beslutas att kränkningsfrågan inte ska utredas vidare kvarstår däremot ansvaret att utreda grundorsakerna till varför situationen uppkommit enligt 9 § AFS 2001:1. Beslut om fortsatt utredning finns även i Region Gotlands utredningsprocess, se steg 4 i bilaga 2, där en bedömning huruvida ärendet närmare behöver utredas ska tas. Det framgår däremot inte i Region Gotlands hantering om huruvida de i dagsläget informerar parterna i utredningen om beslutet. Det bedöms däremot viktigt att det görs varpå det förslås att det läggs till som en aktivitet i processteget. Det bedöms även viktigt att lägga till en aktivitet om att de bakomliggande faktorerna behöver utredas även om det beslutas att kränkningsfrågan inte ska utredas.

Åtgärd: Behåll processteget i den utvecklade processen där förslaget är att information om beslut till parterna i utredningen läggs till som en aktivitet i processteget. Det behöver även läggas till ett processteg om att de bakomliggande faktorerna ska undersökas om beslutet om fortsatt utredning av kränkningsfrågan är nej.

Steg 5: Tydliggörande om vem som är beställare

Steg fem är enligt Mårtensson och Malm (2019, s.178) att tydliggöra vem som är beställare.

Inom Region Gotland är det direkt chef som ska anlita, det vill säga beställa, utredning i första hand, se steg 3 i figur 10. Om det kränkande beteendet kommer från den misstänkt utsattas närmaste chef är det däremot överordnad chef eller HR-chef som ska göra det, se punkt två under rubrik 4.2 i bilaga 1. Att det inom Region Gotland är direkt chef som är beställare är enligt Mårtensson och Malm (2019, s.217) olämpligt då det enligt dem är viktigt att

beställaren kan säkerhetsställa att hen vare sig är indirekt eller direkt kopplad till de personer som utgör parterna i utredningen. Enligt Mårtensson och Malm (2019, s.178) är det därmed viktigt att beställaren inte är en direkt chef över någon av de inblandade parterna. Huruvida chefen bör vara beställare i fortsättningen kommer diskuteras vidare i rubrik 5.2.3. Eftersom beställare inom organisationen varierar beroende på situation bedöms däremot steg fem i Mårtensson och Malms metod vara ett lämpligt steg att lägga till i Region Gotlands hantering.

Åtgärd: Lägg till tydliggörande av beställare som en aktivitet i processen i samband med att utredningen beställs.

Steg 6: Skriftligt avtal för utredning

I steg sex ska enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.168–169) ett skriftligt avtal mellan utredare och beställare upprättas. I och med det ska även en jävskontroll och bedömning av utredarnas oberoende och opartiskhet göras. I Region Gotlands hantering (bilaga 2 och figur 10) finns varken skriftligt avtal eller en jävskontroll med. Ett processteg för upprättande av skriftligt avtal bedöms därmed lämpligt att införa för att beställaren och utredarna ska vara på det klara med vad, hur och under vilka förutsättningar som utredningen ska utföras. Det bedöms även lämpligt då ett skriftligt avtal i enlighet med Mårtensson och Malms (2019, s.167–169) förslag ger en grund för kontroll för att försäkra utredarnas oberoende enligt dem.

Att genomföra en bedömning av utredarnas oberoende och opartiskhet bedöms viktigt då det enligt de allmänna råden till 14 § AFS 2015:4 kan vara skadligt ur både arbetsmiljö- och hälsosynpunkt med bristfälligt utredningsförfarande. Den som genomför utredningen bör därav enligt råden ha tillräcklig kompetens, möjlighet att agera opartiskt och ha de berördas

förtroende. För att kvalitetssäkra utredningsförfarandet föreslås därmed att ett processteg där utredarnas oberoende och opartiskhet kontrolleras i processen.

Åtgärd: Lägg till skriftligt avtal som processteg alternativ aktivitet i den utvecklade

processen. Det bör dessutom läggas till ett processteg eller aktivitet där utredarnas oberoende och opartiskhet kontrolleras.

Steg 7–8 samt 10–12: Kartläggande samtal med berörda parter

I dessa steg är det utredningens parter som ska intervjuas och dokumentation som ska samlas in (Mårtensson och Malm, 2019, s.173). Stegen är att höra anmälaren, höra den anmälde, samla in dokumentation, höra anmälarens vittnen, höra den anmäldes vittnen och

replikintervjuer. Varje intervju ska enligt Mårtensson och Malm (2019, s.179) avslutas med att personen får godkänna referatet av det som sagts. Vid intervjuer och insamlandet av dokumentation är det enligt Mårtensson och Malm (2019, s.173) viktigt att det inte finnas några restriktioner för när i tid som dokumentation ska samlas in och i vilken ordning parterna ska intervjuas.

Stegen som Mårtensson och Malm lyfter utförs även inom Region Gotland, se steg 3, 7 och 8 i bilaga 2, där de likt Mårtensson och Malm anpassar dessa steg till varje unik utredning.

Förslaget är därmed att bibehålla dessa steg men där en intervju med misstänkt utsatt som tidigare nämnt i steg 3 flyttas ner från den så kallade förutredningen till huvudutredningen och att samtalet i förutredningen istället ska benämnas ”samtal med anmälare”. Likt det

Mårtensson lyfte under intervjun föreslås det att samtalet med misstänkt utsatt i

huvudutredningen utgör ett kompletterande samtal i de fall där utsatt själv anmält och att det utgör det första samtalet med utsatt i de fall där ett vittne är anmälare. Likt Mårtensson och Malm avslutas varje intervju med att personen får godkänna sitt referat.

Åtgärd: Behåll processtegen och flytta intervju med misstänkt utsatt från förutredningen till huvudutredningen. Processtegen föreslås även i fortsättningen vara anpassningsbara efter unik utredning där intervjuer och insamlandet av dokumentation kan ske i olika ordning inom huvudutredningens gränser. I den utvecklade processen föreslås det att processtegen

presenteras mer likt Mårtensson och Malms steg där det i beskrivningen fortsatt bör framgå att processtegen kan behöva anpassas efter unik utredning.

Steg 13 och 14: Delgivning av utredningsprotokoll och eventuell komplettering

När alla intervjuer har hållits och bevismaterial är insamlat ska utredarna enligt Mårtensson och Malm (2019, s.180) sammanställa materialet för att i sin tur delge huvudparterna det, vilket utgör steg 13. Beroende på om och vad parterna har för invändningar mot utredningen kan kompletterande undersökningar behöva göras vilket i sin tur utgör steg 14 (Mårtensson och Malm, 2019, s.180). Delgivning av utredningsprotokoll och eventuell komplettering av utredning är inget som görs i den nuvarande hanteringen av kränkande särbehandling inom Region Gotland.

Att ge möjlighet i att göra invändningar är enligt Mårtensson och Malm (2019, s.186) viktigt då det kan finnas vittnesmål eller material som parterna inte givits chans att replikera. Av den anledningen är det enligt författarna viktigt att utredningen innefattar ett tillfälle att ta del av allt material som det är tänkt att utredarna ska grunda sin bedömning på. I och med att Region Gotland även har lyft replikrätten som en viktig del av sin utredning anses detta utgöra ett viktigt steg i utredningen. Att därefter göra en eventuell komplettering av utredning anses

därmed viktig för att delgivningen ska få ett syfte. Det finns ingen anledning att komma med invändningar om en förändring eller komplettering inte är möjlig.

Åtgärd: Lägg till processtegen delgivning av utredningsprotokoll och eventuell komplettering av utredning. Kompletteringen bedöms utgöra en aktivitet inom processteget delgivning av utredningsprotokoll.

Steg 15: Analys och bedömning

I steg 15 ska enligt Mårtensson och Malm (2019, s.180) en analys och bedömning av utredningen göras, där det dels ska bedömas huruvida handlingen utgör kränkande

särbehandling eller inte samt en analys och bedömning av de bakomliggande orsakerna till varför situationen uppkommit. En analys och bedömning görs även i Region Gotlands nuvarande utredningsprocess, se steg 9 i bilaga 2. Huruvida både kränkningsfrågan och de bakomliggande orsakerna analyseras och bedöms framgår däremot inte, de föreslås därmed införas som aktiviteter i processteget.

Åtgärd: Behåll processteg analys och bedömning. Lägg till analys och bedömning av kränkningsfrågan och de bakomliggande orsakerna som aktiviteter i processteget.

Steg 16: Sakgranskning

Mårtensson och Malm (2019, s.181) föreslår att beställaren ska få granska slutrapporten i sak innan den överlämnas till beställaren. Det vill säga att beställaren ska kontrollera att fakta är korrekt beskrivet och återgivet i rapporten, beställaren ska däremot inte ges möjlighet att påverka bedömningarna. Vid eventuella ändringar lyfter Mårtensson och Malm att det tydlig bör framgå att ändringarna gjorts och skälen till ändringen bör motiveras.

Sakgranskning är inget som görs i den nuvarande hanteringen av kränkande särbehandling hos Region Gotland. Att göra en sakgranskning bedöms däremot väsentligt för att det inte ska vara några formella fel som kan ge negativa konsekvenser i framtiden, såsom fel angivet namn. Att sakgranskningen ska utgöra ett separat processteg bedöms däremot inte nödvändigt med tanke på att det inte nödvändigtvis behöver finnas några faktafel i rapporten. Det bedöms därmed mer effektivt att göra detta i samband med att rapporten överlämnas till beställaren och hen ändå ska läsa igenom rapporten. Ändringar av faktafel påverkar dessutom inte resultatet av utredningen varpå det inte bedöms påverka den återkoppling som ska ges till beställaren. Det föreslås därmed att sakgranskningen utgör en aktivitet i ”Återkoppling till beställare”.

Åtgärd: Lägg till steg som en aktivitet under processteg ”Återkoppling till beställare”.

Steg 17: Skriftlig rapport med bedömningar

I steg 17 ska rapporten enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.182–183) sättas samman.

Färdigställande av rapport är även ett processteg i Region Gotlands nuvarande

utredningsprocess för kränkande särbehandling, se steg 10 i bilaga 2. Processteget bedöms utgöra ett viktigt steg som ska behållas.

Åtgärd: Behåll processteg i den utvecklade processen men placeras som en aktivitet under analys och bedömning.

Steg 18: Återkoppling till beställare

I steg 18 lämnas rapporten över till beställaren (Mårtensson och Malm, 2019, s.183). När rapporten är överlämnad är det enligt författarna helt och hållet arbetsgivarens ansvar att

hantera rapporten och eventuella åtgärder. Det sker en återkoppling av resultat till beställare vilket framgår av steg 12 i bilaga 2, däremot framgår det inte huruvida rapporten överlämnas till beställaren i Region Gotlands fall. Det bedöms däremot viktigt att förmedla rapportens innehåll såväl muntligt som skriftligt för att beställaren ska kunna grunda sin bedömning av lämpliga åtgärder på vad som faktiskt sagts. Att även få ta del av rapporten skriftligt bedöms viktigt då det enligt Kaufmann och Kaufmann (2016, s.437–439) kan uppstå störningar i kommunikationsprocessen när budskapet ska kodas och avkodas. Ett bra sätt att undvika missförstånd på är enligt dem att förmedla budskapet olika sätt, där det gärna får göras såväl muntligt som skriftligt. För att minimera risken för störningar och missförstånd föreslås därav en delgivning av rapporten.

Åtgärd: Lägg till återkoppling till beställare i den utvecklade processen där delgivning av rapporten utgör en aktivitet i processteget.

Steg 19: Redovisning tillsammans med beställare för alla inblandade

I steg 19 ska en återrapportering av utredningen göras till alla inblandade parter (Mårtensson och Malm, 2019, ss.183–184). Återkopplingen ska i första hand ske av beställaren men om beställaren önskar kan utredarna medverka vid återrapporteringen; Mårtensson och Malm lyfter däremot att det bör framgå som ett krav i avtalet om så är fallet. I Region Gotland finns återkoppling av resultatet med som ett steg i processen, se steg 12 i bilaga 2, däremot är det utredarna som håller i återkopplingen. Ett byte av ansvarig för processteget bedöms inte nödvändigt då det är utredarna som har mest insikt i utredningen varpå det bedöms mest lämpligt att de håller i återkopplingstillfällena. Däremot anses det vara bra för beställaren att närvara vid återkopplingstillfällena i och med att hen sedan tar över ansvaret för vidtagandet av åtgärder och det fortsatta stödet.

Åtgärd: Behåll processteg i den utvecklade processen. Det föreslås att det fortsatt är utredarna som ska hålla i återkopplingstillfällena, men där beställaren närvarar vid

återkopplingstillfällena.

Steg 20: Arbetsgivaren beslutar om eventuella åtgärder

Efter avslutad utredning är det enligt Mårtensson och Malm (2019, s.184) arbetsgivarens ansvar att besluta om eventuella åtgärder. Beslut om eventuella åtgärder utifrån utredningens resultat är en del av chefens ansvar vid hantering av kränkande särbehandling i Region Gotland, se steg 6 i figur 10. Att behålla processteget bedöms viktigt eftersom åtgärder måste vidtas enligt 10 § AFS 2001:1. Det framgår att arbetsgivaren omedelbart eller så fort det är praktiskt möjligt ska genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och

olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren ska dessutom vidta de åtgärder som i övrigt är nödvändigt för att uppnå en bra arbetsmiljö.

Åtgärd: Behåll processteg om att vidta eventuella åtgärder.