Juni 2020
Utvecklad hanteringsprocess för hantering av kränkande särbehandling
En studie genomförd på Region Gotland Julia Hansson
Kandidatprogram i ledarskap – kvalitet – förbättring
Bachelor Programme in Leadership - Quality Management - Improvement
Teknisk- naturvetenskaplig fakultet UTH-enheten
Besöksadress:
Ångströmlaboratoriet Lägerhyddsvägen 1 Hus 4, Plan 0
Postadress:
Box 536 751 21 Uppsala
Telefon:
018 – 471 30 03
Telefax:
018 – 471 30 00
Hemsida:
http://www.teknat.uu.se/student
An improved process for managing abusive discrimination at workplaces
Julia Hansson
It has been found in the traces of the Swedish #metoo movement that there is a great ignorance among employers about the rules that apply when dealing with sexual harassment in the workplace. In an attempt to make a change for the better, Region Gotland’s management of abusive discrimination has been studied. The study aims to study the organizations current management of abusive discrimination, in order to propose a developed management process. The study is based on two issues that are intended to show how the current management works, which are; how the
management of abusive discrimination currently works? and what deficiencies exist in the current management of abusive discrimination in the workplace? In order to be able to propose a developed management process, the study intends to answer the question; How can the process for dealing with abusive discrimination be developed?
The theoretical starting point for the study is process theory which has been used to understand the current management. For the identification of deficiencies in the management of abusive discrimination, AFS 2015:4 and AFS 2001:1 have been the basis. In addition, Mårtensson and Malm’s investigation method for abusive
discrimination in the workplace has been used in order to be able to develop Region Gotland's management. The data has been collected through qualitative methods in the form of a survey, an interview and the provided internal documentation.
The result shows that there are many different procedures in the current
management of abusive discrimination. This shows that there is a lack of consensus on how the managers should proceed when dealing with abusive discrimination. In addition, it has been found that the managers have insufficient knowledge of the guideline against abusive discrimination and how to proceed when dealing with abusive discrimination. With regard to the development of Region Gotland's management of abusive discrimination, it is concluded that the management can be developed using the comparison that has been made between Mårtensson and Malm’s investigation method and Region Gotland's intended management of abusive
discrimination. The management can be developed through adding steps and adjusting current steps in the intended management process of abusive discrimination.
Keywords: abusive discrimination, AFS 2015:4, AFS 2001:1, investigation, management, procedures, process.
TVE - LKF 20 021
Examinator: Maria Fredriksson Ämnesgranskare: Monica Norberg Handledare: Henrik William Magnusson
okunskap hos arbetsgivarna om de regler som gäller vid hanteringen av sexuella trakasserier på arbetsplatsen. I ett försök att göra en förändring till det bättre har därmed Region Gotlands hantering av kränkande särbehandling studerats. Studien syftar till att studera organisationens nuläge för hanteringen av kränkande särbehandling, för att därigenom föreslå en utvecklad hanteringsprocess. Studien bygger på två frågeställningar som avser att visa hur den nuvarande hanteringen fungerar, vilka är hur fungerar hanteringen av kränkande
särbehandling i nuläget? och vilka brister finns i den nuvarande hanteringen av kränkande särbehandling på arbetsplatsen? För att i sin tur kunna föreslå en utvecklad hanteringsprocess avser studien att besvara frågan hur kan processen för hanteringen av kränkande
särbehandling utvecklas?
Den teoretiska utgångspunkten för studien är processlära vilket har använts i syfte att förstå den nuvarande hanteringen. För identifiering av brister har AFS 2015:4 och AFS 2001:1 legat till grund. Därutöver har Mårtensson och Malms framtagna utredningsmetod för kränkande särbehandling på arbetsplatsen använts i syfte att kunna utveckla Region Gotlands hantering.
Datamaterialet har insamlats genom kvalitativa metoder i form av en enkätundersökning, en intervju och tillhandhållandet av inter dokumentation.
Resultatet visar att det råder många olika arbetssätt i den nuvarande hanteringen av kränkande särbehandling. Det visar på att det råder en bristande samsyn över hur cheferna ska gå tillväga vid hanteringen av kränkande särbehandling. Utöver det har det kunnat konstaterats att
cheferna har bristfällig kunskap om riktlinjen mot kränkande särbehandling och att de har bristande kunskap om hur de ska gå tillväga vid hanteringen. Vad gäller utvecklingen av Region Gotlands hantering av kränkande särbehandling är slutsatsen att hanteringen kan utvecklas med hjälp av den jämförelse som har genomfört mellan Mårtensson och Malms utredningsmetod och Region Gotlands tänkta hantering av kränkande särbehandling.
Hanteringen kan utvecklas genom tillägg och anpassning av steg i den tänkta hanteringen.
Nyckelord: AFS 2015:4, AFS 2001:1, arbetssätt, hantering, kränkande särbehandling, process, utredning.
att genomföra. Jag vill också rikta ett stort tack till min handledare Henrik William
Magnusson samt Therese Koorem och Patrik Larsson från organisationen för ert engagemang och er hjälp. Jag vill även tacka Richard Mårtensson för att du ställt upp på en intervju, vilket har varit till stor hjälp för studien. Till sist vill jag tacka Monica Norberg för att du givit mig din tid som ämnesgranskare, för dina råd och för hjälpen med det akademiska skrivandet!
Visby, maj 2020 Julia Hansson
1.1 Inledning ... 1
1.2 Bakgrundsinformation ... 1
1.3 Problembeskrivning ... 3
1.4 Syfte och frågeställningar ... 4
1.5 Avgränsningar ... 4
2. Teori ... 5
2.1 Teoretisk bakgrund ... 5
2.1.1 Process – definition och egenskaper ... 5
2.1.2 Minimalistisk och maximalistisk etik ... 6
2.1.3 Kommunikationsprocessen ... 6
2.2 Tidigare forskning och arbeten ... 7
3. Metod ... 16
3.1 Design av studien ... 16
3.2 Datainsamlingsmetod ... 16
3.2.1 Dokumentstudier ... 16
3.2.2 Enkätundersökning ... 17
3.2.3 Intervju ... 18
3.3 Dataanalys ... 18
3.3.1 Kartläggning utifrån dokumentstudie ... 18
3.3.2 Analys av enkät ... 19
3.3.3 Metod i resultatdelen ... 20
3.3.4 Metod i analysdelen ... 21
3.4 Validitet och reliabilitet ... 21
3.4.1 Validitet ... 21
3.4.2 Reliabilitet ... 22
3.5 Etiska ställningstaganden ... 22
3.5.1 Etiska ställningstaganden vid enkät ... 23
3.5.2 Etiska ställningstaganden vid intervju ... 23
3.5.3 Objektivitet ... 23
3.5.4 Anonymitet ... 24
3.6 Bortfall i undersökningen ... 24
4. Resultatredovisning ... 26
4.1 Processkartläggning utifrån riktlinje mot kränkande särbehandling ... 26
4.2 Nuvarande hantering av kränkande särbehandling ... 26
4.2.1 Steg 1: Kontakta HR-chef ... 27
4.2.4 Steg 4: Planera återkopplingstillfällen ... 33
4.2.5 Steg 5: Redovisa resultat av utredning ... 34
4.2.6 Steg 6: Ge fortsatt stöd och vidta åtgärder ... 35
4.2.7 Steg 7: Dokumentera insatser ... 35
4.2.8 Stöd ... 36
4.2.9 Processens slut ... 36
4.3 Intervju med Mårtensson ... 36
4.3.1 Chefens ansvar vid misstänkta fall av kränkande särbehandling ... 36
4.3.2 Mottagar- och beslutsfunktionen ... 37
4.3.3 Beslut om utredning ... 37
4.3.4 Förtydligande av vem anmälare är ... 37
4.3.5 Forskning bakom metoden ... 37
4.3.6 Styrkor och svagheter med metoden ... 38
5. Analys och diskussion ... 39
5.1 Organisationens nuvarande hantering av kränkande särbehandling ... 39
5.1.1 Chefernas kunskap om riktlinjens innehåll ... 39
5.1.2 Chefernas syn på utredningsansvaret ... 40
5.1.3 Chefernas syn på åtgärdsansvaret ... 41
5.1.4 Brister kopplade till processen ... 42
5.2 Utveckling av process för hanteringen av kränkande särbehandling ... 42
5.2.1 Etiskt ställningstagande om Mårtensson och Malms metod ... 42
5.2.2 Jämförande analys ... 42
5.2.3 Chefens ansvar ... 47
5.2.4 Övriga tillägg av processteg ... 49
5.3 Förslag på utvecklad hantering av kränkande särbehandling ... 49
5.3.1 Hanteringsprocess ... 49
5.3.2 Utredningsprocess ... 51
5.4 Sammanfattande analys ... 53
5.4.1 Nuvarande hanteringen av kränkande särbehandling ... 53
5.4.2 Utveckling av hanteringsprocessen ... 54
5.5 Reflektion och metoddiskussion ... 55
5.5.1 Reflektion ... 55
5.5.2 Metoddiskussion ... 55
6. Slutsatser ... 57
6.1 Slutsatser ... 57
arbetsplatsen? ... 57
6.1.3 Hur kan processen för hanteringen av kränkande särbehandling utvecklas? ... 57
6.2 Implementeringsförslag ... 57
6.3 Förslag på fortsatt forskning och arbete ... 58
6.3.1 Förslag på fortsatt forskning ... 58
6.3.2 Förslag på fortsatt arbete för organisationen ... 58
Referenser ... 60
Bilaga 1: Region Gotlands riktlinjer mot kränkande särbehandling ... 62
Bilaga 2: Utredningsprocessen ... 67
Bilaga 3: Enkätundersökning ... 69
Bilaga 4: Intervjufrågor ... 71
Bilaga 5: Följebrev till enkätundersökningen ... 73
Bilaga 6: Släktskapsdiagram ... 74
Bilaga 7: Utvecklad hanteringsprocess ... 76
Bilaga 8: Utvecklad utredningsprocess ... 78
Bilaga 9: Mall för handlingsplan ... 80
Tabell 2: Utredningsmodell ... 13 Tabell 3: Respondenternas syn på vem som ska utreda fall av kränkande särbehandling ... 32
Figur 2: Egnells illustration av en process ... 5
Figur 3: Illustration av hierarkiska nivåer för en process ... 6
Figur 4: Illustration av hur kommunikationsprocessen går till ... 7
Figur 5: Utredningsteg enligt Mårtensson och Malms metod ... 8
Figur 6: Modell som visar när en fullskalig utredning bör påbörjas. ... 10
Figur 7: Förslag på de beviskrav som krävs vid beslut om utredning. ... 14
Figur 8: Förslag på beviskrav vid bedömning av orsakssambandet, del B. ... 14
Figur 9: Representationen av chefer inom respektive förvaltning i enkätundersökningen. ... 25
Figur 10: Processkarta över chefernas tänkta hantering av kränkande särbehandling. ... 26
Figur 11:Diagram som visar andelen chefer som inlett utredningar. ... 27
Figur 12: Första steget i den tänkta hanteringen av kränkande särbehandling. ... 27
Figur 13: Diagram som visar hur chefernas kunskap om hur de ska gå tillväga vid kännedom om kränkande särbehandling. ... 28
Figur 14: Andra steget i den tänkta hanteringen av kränkande särbehandling. ... 28
Figur 15: Chefer medvetenhet om sitt ansvar om vidtagandet av tillfälliga åtgärder ... 29
Figur 16: Diagram som visar andelen chefer som vidtar tillfälliga åtgärder innan utredning. 29 Figur 17: Tredje steget i den tänkta hanteringen av kränkande särbehandling ... 30
Figur 18: Diagram som visar chefernas kunskap om hur de ska gåtillväga under utredning .. 31
Figur 19: Hur många chefer som är medveten om sitt ansvar om utredning. ... 31
Figur 20: Andelen chefer som är medveten om sitt ansvar om utredning ... 32
Figur 21: Fjärde steget i den tänkta hanteringen av kränkande särbehandling ... 33
Figur 22: Femte steget i den tänkta hanteringen av kränkande särbehandling ... 34
Figur 23: Diagram som visar chefernas kunskap om hur de ska gå tillväga efter utredning. .. 34
Figur 24: Sjätte steget i den tänkta hanteringen av kränkande särbehandling ... 35
Figur 25: Sjunde steget i den tänkta hanteringen av kränkande särbehandling ... 35
Figur 26: Förslag på utvecklad hanteringsprocess ... 50
Figur 27: Förslag på utvecklad utredningsprocess ... 52
Anmälare – Den som lämnar en anmälan om kränkande särbehandling. Kan vara den misstänkt utsatta parten eller ett vittne i utredningen.
Beställare – Den eller de personer som beställer en utredning.
Hanteringsprocess – Chefens tillvägagångsätt vid hanteringen av misstänkt fall av kränkande särbehandling.
Kränkande särbehandling – Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap (AFS 2015:4).
Part – Den eller de som utgör misstänkt utsatt part i utredningen och den eller de som påstås ha utsatt någon för kränkande särbehandling inklusive eventuella vittnen.
Referat – Sammanställning av intervjun med en part. Referatet ska godkännas av intervjupersonen och ligger sedan till grund för personens uttalande i utredningen.
Replikrätt – parternas rätt att bemöta de påståenden om ett handlande som en annan part fäller, sker genom replikintervjuer.
Utredare – Den eller de som givits uppdraget att utreda det misstänkta fallet av kränkande särbehandling. I Region Gotland är det HR-specialist eller företagshälsovård som tilldelas utredningsuppdrag.
Utredningsprocess – Utredarnas tillvägagångsätt vid utredning av misstänkt fall av kränkande särbehandling.
1. Introduktion
I kapitel ett introduceras bakgrunden till studiens uppkomst och den problematisering som ligger till grund för studien. Även studiens syfte, frågeställningar och avgränsningar presenteras.
1.1 Inledning
Under hösten 2017 och #metoo-rörelsen uppdagades åtskilliga berättelser om sexuella trakasserier, kränkningar, våldtäkter, ofredanden och diskriminering som skett såväl på, i anslutning till eller utanför jobbet. I och med detta uppdagades ett intresse av att se om arbetsgivarna efter svenska #metoo-rörelsen har tagit sitt ansvar för att det ska ske en
förändring till det bättre. Ericson och Donovan (2019, s.10) som arbetar för Tjänstemännens centralorganisation (TCO) har i spåren efter svenska #metoo-rörelsen kunnat konstatera att det råder en stor okunskap hos arbetsgivaren om de regler som gäller vid hanteringen av sexuella trakasserier på arbetsplatsen. De förklarar att arbetsgivaren i många fall varken vet hur de ska förebygga dessa beteenden eller hur de ska gå tillväga när de väl inträffar. Det saknas även kunskap om hur olika uttryck för sexuella trakasserier ska identifieras, veta vart gränsen går, att våga bryta tystnaden samt att inte låta konflikträdslan ta över.
Utifrån Ericson och Donovans (2019, s.10) konstaterande om arbetsgivarnas okunskap skapades en vilja att ta reda på vad de största arbetsgivarna faktiskt gör idag för att förebygga och hantera sexuella trakasserier på arbetsplatsen. Region Gotland som är den största
arbetsgivaren på Gotland kontaktades för förfrågan om de önskade se över och förbättra sin hantering av sexuella trakasserier, vilket de gärna ville. På Region Gotland har de en och samma hantering för alla handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller som gör att personer ställs utanför
arbetsplatsens gemenskap. De använder samlingsnamnet kränkande särbehandling för dessa handlingar där sexuella trakasserier inkluderas i begreppet.
Hanteringen av kränkande särbehandling kan ses som en process då hanteringen består av en serie aktiviteter som upprepas i tid och rum, med en början och ett slut, vilket är Egnells (1994, s.29) definition av en process. Han beskriver vidare att varje exempelvis order är unik men där behandlingen är i stort sätt är identisk, vilket stämmer väl överens med hanteringen av kränkande särbehandling där varje ärende är unikt. Det kan röra sig om olika personer, olika typ av kränkning etcetera, men där tillvägagångsättet vid hanteringen är densamma oavsett händelse.
På Region Gotland arbetar över 6 500 medarbetarna som möter gotlänningarna i livets alla skeden. De tillgodoser att regionens parker blommar, att barn får lära sig läsa och skriva, de tar hand om gamla och sjuka, släcker bränder, jobbar med miljöfrågor, stöttar kulturaktörer och mycket mer (Region Gotland, 2019b). Region Gotland består av
regionstyrelseförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen, teknikförvaltningen, utbildnings- och arbetslivsförvaltningen, socialförvaltningen och hälso- och
sjukvårdsförvaltningen. Tillsammans bidrar förvaltningarna till att medborgarna får den service de behöver (Region Gotland, 2019a).
1.2 Bakgrundsinformation
Enligt 2 kap 3 § Diskrimineringslagen (DL 2008:567) har arbetsgivaren skyldighet att vid kännedom om att en arbetstagare anser sig blivit utsatt för trakasserier eller sexuella
trakasserier i samband med arbetet, av någon som utför arbete eller fullgör praktik hos arbetsgivaren, utreda omständigheterna kring trakasserierna. Vid inträffade fall har de även skyldighet att vidta de åtgärder som skäligen kan krävas för att förhindra trakasserier i framtiden.
Kränkande särbehandling som inte har samband med någon av diskrimineringsgrunderna omfattas inte av diskrimineringslagen. Det finns däremot bestämmelser om kränkande
särbehandling i arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Enligt 13 § AFS 2015:4 har arbetsgivaren skyldighet att klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska även vidta åtgärder för att motverka omständigheter i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkning.
Enligt de allmänna råden till 13 § AFS 2015:4 bär chefer och annan arbetsledande personal yttersta ansvaret när det gäller att förebygga, uppmärksamma och hantera kränkande
särbehandling. Arbetsgivaren har även enligt 6 § ansvar att chefer och arbetsledande personal har kunskaper om hur de ska förbygga och hantera kränkande särbehandling och
arbetsgivaren ska ge förutsättningar för att de ska kunna omsätta kunskaperna i praktiken.
Enligt 14 § AFS 2015:4 ska arbetsgivaren säkerhetsställa att det finns rutiner för hur
kränkande särbehandling ska hanteras. Rutinerna ska innefatta information om vem som ska ta emot information om förekomst av kränkande särbehandling, vad som händer med
informationen, vad mottagaren ska göra samt hur utsatt snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren har dessutom ansvar för att rutinerna är kända för alla medarbetare i organisationen.
I de allmänna råden i 14 § AFS 2015:4 framgår det att ett bristfälligt utredningsförfarande vid hanteringen av kränkande särbehandling kan vara skadligt ur både arbetsmiljö- och
hälsosynpunkts. Den som genomför utredningen bör därav enligt råden ha tillräcklig
kompetens, möjlighet att agera opartiskt och ha de berördas förtroende. Det framgår även att det finns anledning att ingripa snabbt och göra en bedömning av situationen för att förhindra att den förvärras och se till att utsatt vet hur och var hen snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren kan ge företagshälsovård (FHV) eller annan sakkunnig uppdraget att ge stöd och hjälp.
I de allmänna råden till 14 § AFS 2015:4 hänvisar de även till AFS 2001:1 som är en föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete. Enligt 9 § AFS 2001:1 har arbetsgivaren skyldighet att, om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet, utreda orsaker för att det ska kunna förebyggas i fortsättningen. Enligt 10 § AFS 2001:1 ska arbetsgivaren omedelbart eller så fort det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren ska dessutom vidta de åtgärder som i övrigt är nödvändigt för att uppnå en bra arbetsmiljö.
Region Gotland har riktlinjer för kränkande särbehandling, se bilaga 1, där det framgår att det råder nolltolerans mot kränkande särbehandling. Det framgår att all personal, såväl chefer som medarbetare, har ansvar och skyldighet att uppmärksamma och signalera vid inträffade fall. Inom organisationen är det chefen som bär det yttersta ansvaret och har skyldighet att förebygga och vid händelse se till att kränkningen omedelbart upphör. Chefen bär även det formella ansvaret att åtgärder vidtas. Fall av kränkande särbehandling ska alltid utredas av HR-specialister eller FHV, de ska dokumenteras och utredningen ska avslutas på ett formellt sätt.
1.3 Problembeskrivning
Inom Region Gotland har de en tänkt process för hur chefen ska hantera ett misstänkt fall av kränkande särbehandling, vilket framgår av riktlinjen mot kränkande särbehandling i bilaga 1.
I hanteringen ska band annat en utredning av ärendet göras vilken utgör en delprocess i hanteringen, se utredningsprocessen i figur 1. En mer ingående beskrivning av
utredningsprocessen steg för steg, återfinns i bilaga 2. I figur 1 beskrivs det genom siffror vilka steg i bilaga 2 som aktiviteterna i figuren motsvarar.
Vid utredning av kränkande särbehandling använder Region Gotland i nuläget sig av metoden faktaundersökning. Faktaundersökning är enligt Utbult (2014) en metod för att utreda
upplevda kränkningar i arbetslivet. Metoden är utarbetad av de norska mobbningsforskarena Einarsen och Hoel tillsammans med arbetsmiljöverket och arbetsmarknadens partner i Norge.
Grundidén med metoden är att på ett systematiskt och genomtänkt sätt undersöka vad som hänt och på så vis få fakta på bordet. Det är enligt Hoel (Utbult, 2014) meningen att ta reda på vad som är fakta och komma fram till ett beslut om en anklagelse varit berättigat eller ej.
Utredningen ska därmed sträva mot att slå fast vad som är sant. Enligt Hoel måste utredaren kunna garantera en rättvisa i såväl utredningsarbetet som vid utredningens slutsatser.
Det har genom dokumentstudier och intervjuer kunnat konstaterats att utredningen går till på det sätt som kartlagts i figur 1. Det har däremot inte kunnat konstaterats om hanteringen i stort går till som tänkt där det inte undersökts om huruvida cheferna har kunskap om och följer den rådande riktlinjen mot kränkande särbehandling. Studien avser därav studera huruvida
riktlinjen mot kränkande särbehandling efterlevs genom att ta reda på vad cheferna gör vid misstänkt fall av kränkande särbehandling genom att kartlägga den nuvarande hanteringen.
Figur 1: Processkarta över organisationens nuvarande utredningsprocess som beskriver hur utredningen misstänkta fall av kränkande särbehandling går till steg för steg idag.
1.4 Syfte och frågeställningar
Studien syftar till att studera organisationens nuläge för hanteringen av kränkande
särbehandling, för att därigenom föreslå en utvecklad hanteringsprocess. För att nå syftet avser studien att besvara följande frågeställningar:
• Hur fungerar hanteringen av kränkande särbehandling i nuläget?
• Vilka brister finns i den nuvarande hanteringen av kränkande särbehandling på arbetsplatsen?
• Hur kan processen för hanteringen av kränkande särbehandling utvecklas?
1.5 Avgränsningar
• Studien avser endast att se till Regions Gotlands hantering av kränkande särbehandling och därmed inte vad de gör i sitt förebyggande- eller uppföljningsarbete.
• Studien avser endast att se till hanteringsprocessen av kränkande särbehandling där cheferna beställer utredningen av Region Gotlands HR-specialister.
• Studien avser inte att undersöka de bakomliggande orsakerna till att identifierade bristerna har uppstått och avser inte att åtgärda identifierade brister.
• Vid utveckling av hanteringen av kränkande särbehandling fokuserar skribent på vad Region Gotland bör göra vid hanteringen av kränkande särbehandling och inte hur respektive steg i processen ska genomföras.
• Studien avser inte att implementera framtagen förbättring.
2. Teori
I kapitel två presenteras den teoretiska bakgrunden och tidigare forskning. Den teoretiska bakgrunden behandlar relevanta teorier utifrån studiens övergripande område och i den tidigare forskningen presenteras forskningens syn på hur hanteringen av kränkande särbehandling bör gå till.
2.1 Teoretisk bakgrund 2.1.1 Process – definition och egenskaper
Bergman och Klefsjö (2012, s.457) definierar en process som ”ett nätverk av aktiviteter som upprepas i tiden och vars syfte är att skapa värde åt någon extern eller intern kund”. Enligt Bergman och Klefsjö (2012, s.465) är det viktigt att förstå en process innan ett
förbättringsarbete kan genomföras. Det finns enligt dem stor potential för förbättringar för många processer. Det är därmed enligt dem mödan värt att vara systematiskt när den nuvarande processen ska beskrivas och förstås. Ett viktigt sätt att skapa denna kunskap är enligt dem att kartlägga processen i ett flödesschema där de olika aktiviteterna identifieras. Ett flödesdiagram är enligt Egnell (1994, s.72) ett sätt att utförligt beskriva en process på där det genom symboler framgår hur processen går till steg för steg. Att definiera och kartlägga en process har enligt Bergman och Klefsjö (2012, s.466) ett stort värde och ger en god grund för förbättringsarbetet genom att det skapar en gemensam bild över vad som sker eller inte sker idag.
Enligt Egnell (1994, s.71) är processkartor en ovärderlig teknik för att förstå hur en process ser ut och fungerar. Det som enligt Egnell (1994, ss.29–30) är utmärkande för en process är att den har en leverantör, består av en eller flera aktiviteter, har en kund, är avgränsad, är återkommande och använder organisationens resurser, se figur 2. Med leverantör menas att processen har en leverantör som bidrar med någon form av mätbart objekt till processen.
Isaksson (2018, s.18) beskriver detta som processen input och är enligt honom det som startar processen. Det kan enligt honom vara ett objekt men även något abstrakt så som en bokning eller ett besked. Med kund avses enligt Egnell (1994, ss.29–30) att det finns en kund till resultatet av processen. Resultatet beskriver Isaksson (2018, s.18) som processens output, det vill säga det som kommer ut av processen. Att processen är avgränsad innebär enligt Egnell (1994, ss.29–30) att processen har en definierad början och ett slut, vilket Isaksson (2018, s.17) beskriver som processen gränssnitt.
Figur 2: Egnells (1994, s.30) illustration av en process som inkluderar de delar som enligt honom är utmärkande för en process.
Enligt Egnell (1994, s.36) kan det beroende på omfattningen och komplexiteten i processer vara nödvändigt att dela in dem i olika hierarkiska nivåer. Han lyfter däremot att det kan vara svårt att avgöra vad som är en aktivitet och vad som utgör en process varpå det är svårt att
säga hur många nivåer som bygger upp en process. Enligt Harrington (i Egnell 1994, s.36) kan processer brytas ner i nivåer av process som ett flöde av delprocesser och delprocess som ett flöde av aktiviteter. Det kan enligt Egnell (1994, s.36) däremot vara nödvändigt att
använda fler nivåer där han menar på att delprocesser kan brytas ner i ytterligare delprocesser, se figur 3. Den lägsta nivån utgör i sin tur aktiviteter eller arbetsmoment.
Figur 3: Illustration av hierarkiska nivåer för en process enligt Harrington (i Egnell, 1994, s.36).
2.1.2 Minimalistisk och maximalistisk etik
Philipson (2004, ss.148–149) beskriver minimalistisk etik som en etik där det undviks att göra fel, det vill säga att undvika att handla orätt. De beskriver vidare att det är utförda handlingar som den handlande inte behöver ha dåligt samvete för. Det är en etik som framför allt inriktar sig på att ge sådan vägledning att människor inte handlar oetiskt vilket de därmed valt att kalla minimalistisk etik. Minimalistisk etik pekar på så vis på det som måste vara uppfyllt för att en handling inte ska betraktas som orätt. Det handlar enligt Philipson (2004, s.151) om att göra sin plikt.
Maximalistisk beskriver Philipson (2004., ss.151–153) istället som handlingar som är förebildliga eller eftersträvansvärda. När handlaren gör mer än vad plikten kräver, det som görs för att göra det goda och som handlaren kan vara stolt över. Maximalistisk etik är därmed en uppsättning ideal som utgör riktmärken och ledstjärnor för en själv och andra.
2.1.3 Kommunikationsprocessen
Kommunikation är enligt Kaufmann och Kaufmann (2016, s.431) en komplicerad process. Ett grundläggande element i kommunikation är enligt Kaufmann och Kaufmann (2016, ss.436–
439) en avsändare med ett budskap till en mottagare. Kommunikationsprocessen är däremot mer komplicerad än så. I praktiken är kommunikationsprocessen inte en enkelriktad process utan går i båda riktningarna med återkoppling och ömsesidiga tolkningar i ett socialt samspel.
Kaufmann och Kaufmann beskriver denna mer komplicerade processen som
informationsprocessteorin som visar en fördjupad beskrivning om vad som sker när ett budskap förmedlas, se figur 4. De lyfter att det finns fem huvudkomponenter i
kommunikationsprocessen, vilka är följande (Kaufmann och Kaufmann, 2016, ss.437–439):
• Kommunikationen: kommunikationen börjar med att sändaren kodar in en tanke eller idé. En kodning är när tankar översätts till ord som andra människor kan förstå, det vill säga en översättning av det en person har för avsikt att förmedla till en annan person.
• Kommunikationskanalen: vilket innebär de olika sätt som kommunikation kan förmedlas på, exempelvis via telefon, ansikte mot ansikte med mera.
• Avkodning: vilket innebär den tolkning mottagaren gör när hen försöker översätta budskapet till något som hen kan förstå. I denna process finns det många risker i att mottagaren felaktigt uppfattar vad sändare menade, Här kan såväl det muntliga, skriftliga och kroppsspråket ha en betydelse för tolkningen.
• Skapa mening: Mottagarens tolkning av budskapet skiljer sig ofta från sändarens budskap. Meningen i eller med ett budskap är på så vis inte direkt överförbar från sändare till mottagare. Det är därmed viktigt att tänka på både vad och hur budskapet förmedlas. För att undvika missförstånd bör budskapet kommuniceras på olika sätt, där det gärna görs såväl muntligt som skriftligt.
• Återkopplingen: med detta menas att kommunikationen är dubbelriktad, den tidigare sändaren blir därmed mottagare och tvärt om. Mottagaren kodar svaret och överför det till den ursprungliga sändaren.
I den beskrivna kommunikationsprocessen kan det enligt Kaufmann och Kaufmann (2016, s.439) uppstå störningar. Med det menas alla förhållanden som kan bidra till att störningar i förmedlingen av budskapet. Det är allt som kan förvränga överföringen och förståelsen av ett budskap. Det kan vara allt från språkliga skillnader, buller och annat som kan distrahera någon av parterna.
Figur 4: Illustration av hur kommunikationsprocessen går till med dess ingående komponenter (Kaufmann och Kaufmann, 2016, s.436).
2.2 Tidigare forskning och arbeten
Mårtensson och Malm (2019) har tillsammans tagit fram en rättssäker utredningsmetod för kränkande särbehandling i arbetslivet. De upplevde att det i den nuvarande
arbetsmiljöföreskriften för kränkande särbehandling, AFS 2015:4, finns ett informationsglapp om hur misstänkta fall av kränkande särbehandling ska hanteras och hur utredningar ska genomföras (Mårtensson och Malm, 2019, ss.31–32). Framtagandet av boken är därmed deras ett sätt att rikta ljuset mot informationsglappet och ge deras syn på hur utredningar om
kränkande särbehandling bör genomföras.
Mårtensson och Malm (2019, ss.32–33) har vid framtagandet av modellen haft
arbetsmiljöföreskrifternas regelverk som utgångspunkt. Med beaktande av både AFS 2015:4 och AFS 2001:1 anser Mårtensson och Malm att utredningar om kränkande särbehandling alltid bör innehålla två delar:
• Del A som avser att hantera frågan om huruvida en person utsatts för kränkande särbehandling eller inte.
• Del B som avser att identifiera de bakomliggande orsakerna till hur kränkningarna har kunnat uppstå eller till att anmälan om kränkande särbehandling inte kunnat
konstateras.
Arbetsmiljöverkets föreskrifter om kränkande särbehandling (AFS 2015:4) kräver enligt Mårtensson och Malm (2019, s.23) inte att arbetsgivaren ska utreda huruvida en påstådd händelse om kränkande särbehandling utgör en kränkning eller inte (del A). Enligt AFS 2001:1 finns det däremot ett ansvar för arbetsgivaren att vid fall då någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet, utreda de bakomliggande orsakerna till händelsen, för att det ska kunna förebyggas i framtiden (del B). Mårtensson och Malm anser, trots att det inte finns krav på det, att även del A ska utredas.
Utredningsmetodik
I figur 5 visas den processmodell som Mårtensson och Malm (2019, ss.176–177) tagit fram för hur en utredning enligt dem bör gå till. Modellen är enligt dem inte absolut utan
processteg kan behöva anpassas till varje unik utredning, utan att för den sakens skull ändra på de styrande utredningsprinciperna.
Figur 5: Figuren visar de utredningssteg som en heltäckande utredning av kränkande särbehandling bör innehålla enligt Mårtensson och Malm (2019, s.177).
Steg 1: Policy och riktlinjer
Det är enligt Mårtensson och Malm (2019, s.177) viktigt att organisationen har riktlinjer och policys på plats. De organisationer som lever upp till arbetsmiljöföreskriftens krav bör enligt dem ha bättre förutsättningar för att genomföra utredningar på ett mer kvalificerat och rättssäkert sätt. Organisationen måste utöver detta vara rustad för att ta hand om utredningsresultaten och kunna ge stöd till inblandade parter.
Steg 2: Skriftlig anmälan om kränkande särbehandling
Anmälan kan ske genom olika förfaranden såsom direkt av utsatt, av observatör,
arbetsgivaren själv eller genom anonyma anmälningar (Mårtensson och Malm, 2019, ss.157–
158). Anmälare behöver inte nödvändigtvis vara detsamma som misstänkt utsatt part i en utredning (Mårtensson och Malm, 2019, s.217). Arbetsgivaren har enligt 9 § AFS 2001:1 ett utredningsansvar att utreda risker i arbetsmiljö, arbetsgivaren kan således inte ställa krav på
att anmälan ska inkomma på ett visst sätt enligt dem. Om en anmälan inkommer muntligt är det enligt Mårtensson och Malm (2019, s.158) viktigt att den som lämnar uppgifterna får hjälp att skriftligen dokumentera sina iakttagelser och/eller upplevelser. Den skriftliga
dokumentationen ligger sedan till grund för såväl förutredning som den eventuella utredningen.
Enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.161–162) är det en mottagnings- och beslutsfunktion som ska ta emot ärendet. Denna funktion bör enligt dem ha tillräcklig kompetens för att hantera ärenden om kränkande särbehandling. De menar på att funktionen kan vara såväl intern som extern men att dess uppgifter bör vara följande:
1. Ta emot ärenden, ärendehantera och återkoppla till anmälare att ärendet är mottaget.
2. Se till att utsatt får omedelbar möjlighet till stöd, exempelvis via FHV.
3. Utföra förutredning för att säkerhetsställa att ärendet blir bedömt för vidare hantering.
4. Om förutredningen visar skäl på att vidare utreda ärendet ska mottagnings- och beslutsfunktionen ha mandat att enväldigt ta beslut om att utredning ska inledas. Om det inte finns misstankar om kränkande särbehandling föreligger ansvar att utreda del B.
Steg 3: Förutredning
Enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.159–161) bör arbetsgivaren göra det som de benämner som en förutredning eller förbedömning om det finns anledning att anta att kränkande
särbehandling har inträffat. Förutredningen ska ske innan beslut om att inleda en utredning fattas. Det är enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.159–161) viktigt att göra en förutredning ur två perspektiv. För det första är det enligt dem inte ekonomiskt försvarbart att lägga
resurser på att utreda en fråga som arbetsgivaren med största sannolikhet vet inte kan utgöra kränkande särbehandling.
Det andra perspektivet är att det inte är försvarligt för någon av parterna i utredningen att genomföra en utredning om kränkning där utfallet från början redan är givet. Att inte inleda en utredning om kränkningsfrågan (del A) betyder däremot inte att en utredning av
grundorsakerna till att ohälsa uppkommit (del B) kan bortses från. Som tidigare nämnt är det ett krav enligt 9 § AFS 2001:1 att utreda grundorsakerna.
Förutredningen avser Enligt Mårtensson och Malm (2019, s.160) att ge beslutsunderlag till huruvida en utredning ska inledas eller inte. I förutredningen ska på så vis en första
bedömning av huruvida det bedöms röra sig om kränkande särbehandling eller inte göras. För att kunna göra en bedömning har Mårtensson och Malm (2019, s.65) brutit ut rekvisit ur AFS 2015:4 definition av kränkande särbehandling vilka är följande (Mårtensson och Malm, 2019, s.65):
1. Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare 2. På ett kränkande sätt
a. som kan leda till ohälsa eller
b. att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap
Ärendet ska i sin tur prövas mot rekvisiten för kränkande särbehandling i syfte att utreda om ärendet kan komma att betraktas som kränkande särbehandling (Mårtensson och Malm, 2019, ss.162–163). De föreslår att bedömningen bör genomföras i enlighet med stegen i tabell 1.
Tabell 1:
Utredningsmodell för förutredning
Not: Tabell som visar stegen som bör utföras i förutredningen och hur bedömningen bör ställas mot rekvisiten i definitionen av kränkande särbehandling.
I förutredningen får utredarna enligt Mårtensson och Malm (2019, s.164) göra antagandet, utifrån steg 1 i tabell 1 att handlingen som har anmälts har inträffat. Det är först i den eventuella utredningen som det utreds om händelsen har inträffat eller inte. Utifrån det antagandet ska i sin tur bedömningen göras stegvis enligt tabell 1.
Steg 4: Beslut om utredning
Arbetsgivaren behöver formellt fatta ett beslut om utredning ska inledas eller inte samt informera parterna i utredningen om beslutet (Mårtensson och Malm, 2019, s.178). Om det finns anledning att anta att en kränkning har inträffat utifrån bedömningen i förutredningen ska en utredning inledas (Mårtensson och Malm, 2019, ss.165–166). I figur 6 finns en modell som Mårtensson och Malm tagit fram som visar när en fullskalig utredning om kränkande särbehandling bör inledas och inte. Om det beslutas att kränkningsfrågan inte ska utredas vidare kvarstår däremot ansvaret att utreda grundorsakerna till varför situationen
uppkommit. Beslutet om utredning ska enligt Mårtensson och Malm (2019, s.218) tas av mottagar- och beslutsfunktionen.
Figur 6: Mårtensson och Malms (2019. S.166) modell som visar när en fullskalig utredning av kränkande särbehandling bör påbörjas.
Steg 5: Tydliggörande om vem som är beställare
I steg fem ska det enligt Mårtensson och Malm (2019, s.178) tydliggöras vem som är beställare. En beställare är enligt Mårtensson och Malm (2019, s.217) den eller de personer som beställer en utredning. Mårtensson och Malm (2019, s.178) lyfter att beställaren behöver vara någon annan än direkt chef över någon av de inblandade parterna. Enligt Mårtensson och Malm (2019, s.217) är det viktigt att beställaren kan säkerhetsställa att hen vare sig är indirekt eller direkt kopplad till de personer som utgör parterna i utredningen. Beställaren är den person som senare ska ta emot utredningsrapporten samt bör vara den person som har befogenhet att vidta åtgärder utifrån utredningsresultatet.
Steg 6: Skriftligt avtal för utredning
Ett skriftligt avtal mellan utredare och beställare ska enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.168–169) upprättas. Avtalet bör enligt författarna innehålla följande (Mårtensson och Malm, 2019, s.169):
• En uppdragsbeskrivning av vad som ska utredas.
• En beskrivning av metodiken för utredningen och på vilket lagstöd utredningen vilar. Särskilt viktigt att belysa är principer som partsinsyn och replikrätt.
• En beskrivning av hur slutsatsen kommer att presenteras och vad som händer med rapporten när den kommer arbetsgivaren till handa.
• Att utredningen ska färdigställas och presenteras såväl muntligt som skriftligt för arbetsgivaren och för i utredningen berörda personer.
• Att utredaren ges möjlighet att arbeta självständigt, oberoende och opartiskt för att genomföra sin utredning och att beställaren inte ensidigt bör kunna avbryta en utredning som pågår.
• Att utredaren har genomfört en jävskontroll för att kontrollera att hen inte befinner sig i någon intressekonflikt med någon part som gör det omöjligt att genomföra utredningen.
• Det bör också tas upp att beställaren tar fullt ansvar för effekterna av utredningen och att det är beställaren som har att besluta om alla eventuella åtgärder utifrån utredningens resultat.
Om utredaren är anställd av samma arbetsgivare som beställare, anmälare eller den anmälda parten är det enligt (Mårtensson och Malm, 2019, ss.167–168) av stor vikt att se över opartiskheten. Utredaren måste även kunna försäkra sig om att kunna arbeta med absolut oberoende. En jävskontroll ska därav genomföras. Genom att följa punkterna ovan och kontrollera dessa inför ett utredningsuppdrag bör utredarna enligt Mårtensson och Malm (2019, s.169) gjort en tillräcklig god kontroll för att försäkra sitt oberoende.
Steg 7–8 samt 10–12: Kartläggande samtal med berörda parter
Enligt Mårtensson och Malm (2019, s.173) är det viktigt att poängtera att det inte bör finnas några restriktioner för när i tid som dokumentation ska samlas in eller i vilken ordning parterna ska intervjuas. Det är utredningsfrågan som är avgörande för hur utredningen bör bedrivas och den kan enligt författarna skilja sig åt beroende på följande tre faktorer:
a) Vad som ska utredas.
b) Vilken lagstiftning som kan bli aktuell.
c) Vilka personer som är inblandade i utredningen, exempelvis om någon är avstängd under utredningstiden som kan påverka processen.
Inledningsvis hörs dock vanligtvis anmälaren av utredarna (Mårtensson och Malm, 2019, ss.178–179). Senast i samband med intervjun ska även anmälaren skriftligen få ta del av hur utredningen kommer gå till, vilket även muntligen bör beskrivas. Mårtensson och Malm beskriver att nästa steg normalt sett är att höra den anklagade (steg 8). Beroende på vad utredningsfrågan handlar om kan det däremot vara lämpligt att exempelvis höra vittnen (steg 10 och 11) innan intervju med anklagad sker.
Inom ramen för dessa steg ska parterna enligt Mårtensson och Malm (2019, s.179) ha rätt till så kallade replikintervjuer (steg 12). Det innebär att alla muntliga utsagor i utredningen är öppna mellan parterna och att de har rätt att bemöta påståenden om ett handlande som någon annan part uttalat. Den anklagade parten har dessutom rätt att få veta vem det är som angivit påståendet. Enligt författarna kan anonyma vittnesmål inte användas inom ramen för en seriös utredning då det enligt dem går emot en etisk och rättssäker utredningsmetodik.
Varje intervju ska enligt Mårtensson och Malm (2019, s.179) avslutas med att personen får godkänna referatet av det som sagts. Endast det som finns i referatet kan sedan användas som uttalande av personen. Ett alternativ till att skriva referat är enligt författarna att spela in intervjuerna. Att välja att spela in kan enligt dem bidra till en högre rättssäkerhet då utredarna senare kan lyssna på inspelningen under analys- och bedömningsfasen.
Steg 9: Samla in dokumentation
I steg nio i processen menar Mårtensson och Malm (2019, s.180) att dokumentation som kan vara av intresse för utredningen snabbt bör samlas in. Det kan bland annat handla om
bevismaterial såsom e-post, brev, telefonlistor, inspelningar med mera. Även detta är ett steg som bör göras där det anses lämpligt för den specifika utredningen, det kan bland annat handla om att tidigt under utredningen säkra att det finns en lagrad säkerhetskopia av parternas e-post.
Steg 13 och 14: Delgivning av utredningsprotokoll och eventuell komplettering
När alla intervjuer har hållits och bevismaterial är insamlat ska utredarna enligt Mårtensson och Malm (2019, s.180) sammanställa materialet för att i sin tur delge huvudparterna det.
Delgivningen syftar enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.186–187) främst till att parterna ska kunna ta del av hela materialet och komma med invändningar. Beroende på om och vad parterna har för invändningar mot utredningen kan kompletterande undersökningar behöva göras (Mårtensson och Malm, 2019, s.180).
Att ge möjlighet i att göra invändningar är enligt Mårtensson och Malm (2019, s.186) viktigt då det kan finnas vittnesmål eller material som parterna inte givits chans att replikera. Av den anledningen är det enligt författarna viktigt att utredningen innefattar ett tillfälle att ta del av allt material som det är tänkt att utredarna ska grunda sin bedömning på. Enligt Mårtensson och Malm är det även viktigt att de får ta del av material som har sorterats bort då det kan vara av vikt för parterna. Genom att delge parterna materialet och ge möjlighet till
invändningar minskas enligt Mårtensson och Malm (2019, s.188) risken att missa väsentlig information.
Steg 15: Analys och bedömning
I steg 15 ska insamlat material bedömas där varje enskild händelse ska bedömas mot
rekvisiten i tabell 2 (Mårtensson och Malm, 2019, ss.180–181). Stegen i figuren ska därmed följas stegvis vid bedömning av huruvida ärendet bedöms utgöra kränkande särbehandling eller inte. Mårtensson och Malm lyfter att bedömningen behöver göras omsorgsfullt där de
rekommenderar att utredarna gör en enskild bedömning mot rekvisiten för att i sin tur jämföra dem med varandra.
Tabell 2:
Utredningsmodell
Not: Tabell som beskriver hur bedömningen av de utredda händelserna bör gå till steg för steg (Mårtensson och Malm, 2019, s.188).
Av rättssäkerhetsskäl krävs det enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.107–108) att sannolikhetsövervikten för att styrka att den anmälda händelsen faktiskt har inträffat bör motsvara den nivå som domstolar har när de bedömer händelser i arbetsrättsliga mål.
Anledningen till att de anser att beviskraven bör vara i nivå med domstolen är att risken med att ha lägre beviskrav är att både individer och organisationer kan komma att på lösa grunder hållas ansvariga för att ha kränkt en medarbetare. Mot bakgrund av att lagstiftningen valt att inte uttrycka klart vilken bevisstyrka som krävs bör försiktighet enligt dem iakttas. De anser därmed att händelsen måste vara styrkt för att bedömas utgöra kränkande särbehandling, se figur 7.
Figur 7: Modell över Mårtensson och Malms (2019, s.108) förslag på beviskrav vid bedömning av huruvida handlingen utgör kränkande särbehandling eller inte.
När del A är utredd ska utredarna enligt Mårtensson och Malm (2019, s.181) göra en analys av de bakomliggande orsakerna till att eventuell kränkning har kunnat ske, del B. I och med del B ska utredarna presentera orsaker som är antagbara till att ohälsan kunnat uppstå. Det ska återigen påpekas att del B ska utföras även om det genom utredningen visar sig att ärendet inte utgör kränkande särbehandling. Det ska enligt Mårtensson och Malm dels göras då arbetsmiljöföreskriften AFS 2001:1 kräver det, men även för att anmälan om kränkande särbehandling trots allt indikerar på brister i arbetsmiljön.
Mårtensson och Malm (2019, ss.109–110) anser att beviskraven vid bedömning av del B kan vara lägre då det inte i denna bedömning finns lika stor risk för rättsliga följder för enskilda individer. Här är syftet enligt dem att höja blicken och hitta de orsakerna till att situationen uppstått. Då det i denna del av utredningen finns större inslag av resonerande delar och då det inte kommer gå att få faktiska svar på fråga om orsaker, finns det därmed goda skäl att sänka beviskraven enligt författarna. I figur 8 återfinns deras förslag på modell över hur beviskraven för att styrka orsakssambandet till de upplevda/konstaterade fallen av kränkande
särbehandling kan se ut.
Figur 8: Modell över Mårtensson och Malms (2019, s.110) förslag på beviskrav vid bedömning av orsakssambandet, del B.
Steg 16: Sakgranskning
Mårtensson och Malm (2019, s.181) föreslår att beställaren ska få granska slutrapporten i sak innan den överlämnas till beställaren. Med sakgranskning menar författarna att beställaren bör få kontrollera att fakta är korrekt beskrivet och återgivet i rapporten såsom namn, titlar och annan konkreta fakta. Beställaren ska däremot inte ges möjlighet att påverka bedömningarna som utredarna har gjort, syftet är endast att se till sakomständigheter. Vid eventuella ändringar lyfter Mårtensson och Malm att det tydlig bör framgå att ändringarna gjorts och skälen till ändringen bör motiveras.
Steg 17: Skriftlig rapport med bedömningar
I steg 17 ska rapporten enligt Mårtensson och Malm (2019, ss.182–183) sättas samman.
Rapporten bör enligt dem innehålla följande (Mårtensson och Malm, 2019, s.183):
• Information om beställande organisation och aktuell enhet där anmälan har inträffat samt information om hur uppdraget till utredarna är formulerat.
• Kortfattad bakgrund till anmälan.
• Inblandade personer.
• Metodbeskrivning som innefattar tillvägagångssättet, sannolikhetsbedömning, beskrivning av hur bedömningarna går till och vad som kan sägas utgöra kränkande särbehandling utifrån lagstiftning.
• Mandat för utredningen
• Händelsebeskrivning följt av bedömning av om händelsen utgör kränkning eller inte.
• Analys av de bakomliggande orsakerna.
• Metodkritik.
• Rekommendationer.
• Bilagor.
Steg 18: Återkoppling till beställare
I steg 18 lämnas rapporten över till beställaren (Mårtensson och Malm, 2019, s.183). När rapporten är överlämnad är det enligt författarna helt och hållet arbetsgivarens ansvar att hantera rapporten och eventuella åtgärder.
Steg 19: Redovisning tillsammans med beställare för alla inblandade
I steg 19 ska en återrapportering av utredningen göras till alla inblandade parter (Mårtensson och Malm, 2019, ss.183–184). Om beställaren önskar kan utredarna medverka vid
återrapporteringen, författarna lyfter däremot att det bör framgå som ett krav i avtalet om så är fallet. Det är inte utredarna som har ansvar för hur återrapporteringen ska gå till och vilka som ska medverka vid återrapportering. För att kunna leva upp till en god utredningsetik bör däremot beställare och utredare komma överens om att parterna ska få full tillgång till rapporten.
Steg 20: Arbetsgivaren beslutar om eventuella åtgärder
Efter avslutad utredning är det enligt Mårtensson och Malm (2019, s.184) helt och hållet arbetsgivarens ansvar att besluta om eventuella åtgärder. Som grund har arbetsgivaren
utredarnas rekommendationer om åtgärder samt lagen som stöd (Mårtensson och Malm, 2019, ss.199–200).
3. Metod
I följande kapitel presenteras designen för studien och det tillvägagångsätt som används för att uppnå studiens syfte samt kunna svara på studiens frågeställningar. Här presenteras även etiska ställningstaganden samt studiens validitet, reliabilitet och bortfallet i undersökningen.
3.1 Design av studien
Studien syftar till att förstå Region Gotlands hantering av kränkande särbehandling för att föreslå en utvecklad hanteringsprocess. För att uppnå syftet med studien karaktäriseras den av en kvalitativ forskning där studien är ett småskaligt projekt som fokuserar på att utveckla Region Gotlands hantering av kränkande särbehandling. Genom en kvalitativ studie kan fokus läggas på att skapa detaljerad kännedom för att möjliggöra en analys (Denscombe, 2016, s.345). En kvalitativ studie fokuserar på att förstå människors upplevelser, tankar och idéer.
För att förstå hur hanteringen fungerar idag bör chefernas upplevelser och tillvägagångssätt kartläggas för att förstå hur de anser att arbetet fungerar i nuläget.
En kvalitativ forskning kan karaktäriseras av olika tillvägagångssätt. För att skapa en detaljerad förståelse över människors tankar, idéer och tillvägagångssätt inom Region
Gotlands hanteringsprocess för kränkande särbehandling ansågs en fallstudie vara en lämplig metod. Denscombe (2016, s.91) skriver att genom en fallstudie kan processer, förhållanden eller erfarenheter redogöras för i specifika fall. I det aktuella fallet i ett småskaligt projekt på Region Gotland där deras hantering av kränkande särbehandling studerats.
Såväl datainsamling som dataanalys för studien har varit av både kvalitativ och kvantitativ karaktär. Kvalitativ forskning analyserar ord och bilder medan en kvantitativ forskning tar sin utgångspunkt i siffror (Denscombe, 2016, s.344). Genomförd intervju och delar av en enkät med dess öppna frågor har varit grunden för datainsamlingen som tar sin utgångspunkt i kvalitativa dataanalys. Flervalsfrågor med ett svar och likertskalorna i den utskickade enkäten har varit grunden för den kvalitativa dataanalysen.
Studien tar sin utgångspunkt i en abduktiv ansats. En abduktiv ansats är en kombination mellan induktiv och deduktiv studie (Patel och Davidson, 2011, ss.23–24). Studien anses vara abduktiv då den rör sig mellan både teori och praktik. Den induktiva delen handlar om att se verkligheten för att sedan förklara det studerande utifrån teorier. Genom att studera hur hanteringen av kränkande särbehandling ser ut i verkligheten för att sedan förklara det som sker med hjälp av befintliga teorier anses studien ha en praktiskt del. Den deduktiv delen innebär att studera verkligheten utifrån förutbestämda teorier. Utvecklingen av Region Gotlands hanteringsprocess för kränkande särbehandling har tagit sin utgångspunkt i Mårtensson och Malms (2019) utredningsmetod för hantering av kränkande särbehandling och studien anses därav också ha en teoretisk utgångspunkt.
3.2 Datainsamlingsmetod 3.2.1 Dokumentstudier
En dokumentstudie av organisationens riktlinje mot kränkande särbehandling genomfördes i syfte att få kunskap om chefernas ansvar och kunna kartlägga hur det är tänkt att chefen ska gå tillväga vid misstänkt fall av kränkande särbehandling. Denscombe (2016, s.319) beskriver dokumentär forskning som när dokument används som datakälla. Riktlinjen mot kränkande särbehandling tillhandahölls av Region Gotland och återfinns i bilaga 1. Dokumentstudien genomfördes genom att riktlinjen noggrant lästes igenom där delar som visar på hur processen
ser ut markerades. Utifrån markerade data kartlades senare processen vilket vidare beskrivs i rubrik 3.3.1.
3.2.2 Enkätundersökning
Grunden till insamling av data var en enkätundersökning som skickades ut till chefer inom Region Gotland. Enkätundersökningen genomfördes i syfte att kartlägga hur chefer går tillväga vid hanteringen av kränkande särbehandling på arbetsplatsen och finna brister i hanteringen. Enkät är enligt Patel och Davidsson (2011, s.73) en metod för insamling av information i form av frågor.
Totalt sett är det runt 280 chefer som arbetar inom Region Gotland och enkäten skickades ut till 124 av dem, vilket motsvarar cirka 44 %. Någon specifik urvalsmetod användes inte på grund av att ledningen inom organisationen inte ville belasta cheferna med ytterligare information och arbete under den rådande Covid-19 pandemin. Enkäten har därmed skickats ut till de chefer som ledningen ansåg lämpliga i den rådande situationen. I urvalet var alla förvaltningar förutom Hälso-och sjukvårdsförvaltningen representerad.
Enkätfrågorna upprättades med utgångspunkt i studiens frågeställningar och organisationens riktlinje mot kränkande särbehandling. Frågorna i enkäten avsåg att mäta hur cheferna går tillväga vid hantering av ett misstänkt fall av kränkande särbehandling där frågorna ställdes med utgångspunkt i faserna upptäckt, utredning och åtgärd. Frågorna avsåg även mäta huruvida cheferna är medvetna om deras ansvar vad gäller hanteringen av kränkande
särbehandling där riktlinjerna användes som utgångspunkt. Enkätfrågorna återfinns i bilaga 3.
Enkäten utgjorde en webbundersökning som skapades med hjälp av Google formulär.
Enkätundersökningen hade en hög grad av standardisering då en identisk enkät skickades ut till alla i urvalsgruppen. Enkäten innehöll därmed samma frågor som kom i samma
ordningsföljd, vilket enligt Patel och Davidsson (2011, s.76) är det som karaktäriserar en hög standardiseringsgrad. En hög standardisering valdes i syfte att kunna jämföra och generalisera resultatet.
Struktureringsgraden handlar enligt Patel och Davidsson (2011, s.76) om vilket svarsutrymme som ges till respondenterna där denna enkät bestod av såväl frågor med låg som hög
struktureringsgrad. Frågorna bestod av flera olika varianter av frågetyper vilka var:
flervalsfråga med ett svar, likertskalor samt öppna frågor med fritext. Likertskalor är enligt Ejlertsson (2019, s.105) en attitydskala som består av ett antal påståenden inom samma ämnesområde. Respondenterna ska därmed instämma eller ta avstånd från påståendet. Skalan bestod av fyra svarsalternativ från ”instämmer helt” till ”instämmer inte alls” och gavs i jämnt antal för att tvinga respondenterna att ta ställning.
Flervalsfrågorna med ett svar och påståendena syftade till att ge kvantifierade svar som lätt kan analyseras, vilka förväntades kunna indikera huruvida cheferna är medvetna om sitt ansvar. De öppna frågorna ställdes i sin tur i syfte att ta reda på hur cheferna går tillväga vid ett misstänkt fall av kränkande särbehandling utan att leda in dem på ett förväntat svar. De öppna frågorna förväntades även kunna indikera på eventuella brister i hanteringen.
Enkäten skickades ut till cheferna via mail via en av HR-specialisterna som är ansvariga utredare för kränkande särbehandling. Enkäten skickades ut via honom istället för skribenten på grund av att organisationen befarade att mail från utomstående personer inte skulle
prioriteras under den rådande Covid-19 pandemin. Skribentens följebrev med länk till
upprättat Google formulär var inkluderat i mailet till urvalsgruppen. Mailet skickades ut den 8/4–20 och urvalsgruppen fick till den 17/4–20 på sig att svara, det vill säga en svarstid på tio dagar. Utskicket inföll i samband med påsken varpå en längre svarstid gavs. En påminnelse skickades ut till samtliga efter påskledigheten den 16/4–20.
Ejlertsson (2019. s.37) lyfter att det är viktigt att tänka på tidpunkten för utskicket för att få en rimligt hög svarsfrekvens. Han menar på att det inte bör skickas ut i samband med andra kända aktiviteter såsom när barn har skollov då det är en tidpunkt då många reser bort.
Dessvärre har det inte kunnat undgåtts då det på grund av den rådande Covid-19 pandemin bedömdes lämpligt att skicka ut enkäten så snabbt som möjligt innan pandemin slår till ordentligt på Gotland. Pandemin bedömdes således påverka svarsfrekvensen mer än påskledigheten. Utskicket sammanföll därmed med påsken vilket togs i beaktande.
3.2.3 Intervju
En intervju med Mårtensson, ena författaren till boken ”Kränkande särbehandling: rättssäker utredningsmetodik i arbetslivet”, hölls i syfte att få en djupare förståelse för deras framtagna utredningsmetodik för kränkande särbehandling. Den framtagna metoden utgör en teoretisk utgångspunkt i studien som i analysen jämförs mot Regions Gotlands hanteringsprocess för kränkande särbehandling. Eriksson och Widersheim-Paul (2014, s.97) beskriver intervjuer som ett sätt att samla in information på genom att ställa frågor. Intervjun hölls genom ett telefonsamtal och varade i cirka 60 minuter. Vid intervjutillfället informerades Mårtensson om syftet med intervjun och han godkännande att intervjun spelades in.
Transkribering av intervjun genomfördes för att lättare och på ett mer sanningsenligt sätt kunna sammanställa svaren. Transkribering är enligt Eriksson och Widersheim-Paul (2014, s.97) en utskrift av intervjun som görs i syfte att få analysunderlag. Inspelningen av intervjun har endast använts för personligt syfte varav det transkriberade materialet inte skickades till respondenterna för godkännande.
Intervjun utgjorde en semistrukturerad intervju vilket Patel och Davidsson (2011, ss.81–82) beskriver som kvalitativa intervjuer med låg grad av strukturering och hög grad av
standardisering. Låg grad av strukturering innebär att respondenten ges utrymme att svara på frågan med egna ord och hög grad av standardisering innebär att frågorna ställs i en bestämd ordning. Frågorna till intervjun upprättades med utgångspunkt från funderingar som uppkom vid sammanställning av deras framtagna metod, intervjufrågorna återfinns i bilaga 4.
3.3 Dataanalys 3.3.1 Kartläggning utifrån dokumentstudie
Efter att en granskning av riktlinjen mot kränkande särbehandling kartlades chefens ansvar vid hanteringen av kränkande särbehandling utifrån vad riktlinjen beskrev. Enligt Harrington (i Egnell 1994, s.71) är processkartläggning en metod för grafisk beskrivning av en befintlig eller en föreslagen ny process som beskrivs genom enkla symboler, linjer och ord för att visa aktiviteter och sekvenser i processen på bilden. För att identifiera processen utifrån riktlinjen mot kränkande särbehandling användes Egnells (1994, ss.29–30) teori om processer. Vid upprättandet av processkartan användes Egnells illustration av en process som inspiration, se figur 2.
Processen kartlades utifrån det definierade tillvägagångsättet i rubrik 4.3 i bilaga 1. Den ordning tillvägagångsättet presenterats i förmodades motsvara flödet i processen varpå de kartlagts i den ordningen. Utöver aktiviteterna i rubrik 4.3 har ytterligare
aktiviteter/arbetsmoment identifierats och placerats in i under den aktivitet där rutinen tyder på att de utförs. Vid kartläggning av chefens tillvägagångsätt har det bortsetts från vad chefen ska göra i det förebyggande och uppföljningsarbetet i och med den avgränsning som råder för studien.
3.3.2 Analys av enkät
Enkätundersökningen har sammanställts och analyserats utifrån frågornas olika karaktär.
Flervalsfrågorna med ett svar vilka utgör kvantitativa data har analyserats genom
cirkeldiagram. Denscombe (2016, s.374) beskriver cirkeldiagram som när data presenteras som segment av en cirkel. Det visar enligt honom tydligt och enkelt proportionerna mellan de andelar som tillsammans utgör hela cirkeln. Segmenten presenterades i det aktuella fallet i procentsatser där varje val på frågan utgör ett segment.
Påståendefrågorna i form av likertskalorna utgör även dem kvantitativa data och har sammanställts och analyserats med hjälp av stapeldiagram. Denscombe (2016, s.370) beskriver stapeldiagram som ett sätt att presentera frekvenser. Stapeldiagram används enligt honom för variabler på nominalskalenivå och för diskreta data varpå diagrammet i detta fall ansågs lämpligt. I stapeldiagrammet utgör varje stapel en egen kategori (Instämmer helt, instämmer, instämmer inte och instämmer inte alls) och höjden på stapeln antalet i varje enskild kategori.
När det kommer till de öppna frågorna om hur cheferna går tillväga vid hantering av
misstänkta fall av kränkande särbehandling användes innehållsanalys för bearbetning av data.
Denscombe (2016, s.392) beskriver innehållsanalys som ett sätt att kvantifiera innehållet i en text. Metoden valdes därmed för att lyckas kvantifiera hur många respondenter som använder sig av samma tillvägagångsätt. Enligt Denscombe (2016, ss.392–193) görs innehållsanalysen i sex steg som enligt honom sker i en relativt enkel och logisk ordning
1. ”Välj ett lämpligt textavsnitt eller bildurval. [...]
2. Bryt ned texten i mindre enheter. [...]
3. Utarbeta relevanta kategorier för analysen av data. [...]
4. Koda enheterna i överensstämmelse med kategorierna [...]
5. Räkna förekomsten av dessa enheter. [...]
6. Analysera texten beträffande enheternas frekvens och deras förhållande till andra enheter som förekommer i texten” (Denscombe, 2016, ss.392–393).
I det första steget valdes de tre öppna frågorna om chefernas tillvägagångsätt vid misstänkta fall av kränkande särbehandling ut för vidare analys. I steg två bröts respondenternas svar ner i mindre enheter. Nedbrytningen genomfördes genom att alla tillvägagångsätt som kunde identifieras i varje separat svar markerades och plockades ut till ett separat dokument. För att underlätta bearbetningen och öka undersökningens konfidentialitet skrevs identifierade tillvägagångsätt om till en lämplig beskrivning när de fördes över till det andra dokumentet.
Identifierade tillvägagångsätt utgjorde såväl processteg, aktiviteter som arbetsmoment. När alla svar hade granskats och samtliga tillvägagångsätt hade identifierats och sammanställts i dokumentet påbörjades steg tre.
Det tredje steget var att identifiera relevanta kategorier utifrån innehållet. Kategorierna
skapades utifrån att studera de identifierade tillvägagångsätten och urskilja återkommande ord i beskrivningen av tillvägagångsätten. Identifierade ord fick därav utgöra de olika
kategorierna. I det fjärde steget, som innebar att koda enheterna, placerades tillvägagångsätten in under passande kategori, där tillvägagångsätt av liknande karaktär allt eftersom fördes samman. De tillvägagångsätt som inte passade in i någon av de identifierade kategorierna placerades in i en kategori av övrigt.
I det femte steget, som innebar att räkna förekomsten av enheter, räknades de tillvägagångsätt som bedömdes ha samma innebörd. De räknades i syfte att ta reda på hur många som utför respektive tillvägagångsätt i samband med hanteringen av misstänkta fall av kränkande särbehandling. Det sista steget innebär enligt Denscombe (2016, s.393) att göra en analys som förklarar när och varför enheterna förekommer som de gör, vilket vidare beskrivs i
analysdelen.
Innehållsanalysen sammanställdes i ett släktskapsdiagram för att på så vis kunna visualisera resultatet av innehållsanalysen. Släktskapsdiagram är enligt Bergman och Klefsjö (2012, s.486) ett sätt att strukturera stora mängder verbala data i kategorier av någon form av
naturligt släktskap. Släktskapsdiagram och innehållsanalysen bedömdes kunna kombineras på ett bra sätt då data i båda analysmetoderna ska kategoriseras in i lämpliga kategorier utifrån innehållet. Båda metoderna vilar därmed på en gemensam grund.
Antalet svarande på de tre frågorna var 40, däremot var det en person som inte svarade på det som efterfrågats i de tre frågarna varpå dennes svar bedömdes utgöra ett internt bortfall.
Eftersom resultatet utgör en sammanställning av alla identifierade tillvägagångsätt är samma respondent i många fall representerad i flera kategorier och rutor. Respondenterna svarade med varierande längd där vissa beskrev mer ingående vad de gör än andra. Alla respondenter har däremot svarat på en övergripande nivå och har därmed inte beskrivit vad de gör i detalj.
Vad bearbetning av övriga två öppna frågor, den om vem respondenterna tror ska utreda ärenden och den om vad de anser är processens slut, användes steg fem i innehållsanalysen.
Steget innebär enligt Denscombe (2016, s.) att räkna förekomsten av enheter. De övriga stegen i metoden ansågs inte vara nödvändiga då det handlade om korta svar där varje svar utgör en så kallad enhet. Att identifiera och kategorisera enheter bedömdes därav inte nödvändigt. Det som var av intresse var att se hur många olika förslag som givits och hur många respondenter som delar åsikt.
Svaren som respondenterna givit skrevs om till en lämplig beskrivning för att underlätta bearbetningen och öka undersökningens konfidentialitet, därefter räknades antalet lika svar.
Resultatet sammanställdes i sin tur i tabeller. Tabeller är enligt Eriksson och Widersheim-Paul (2014, s.165) ett verktyg för att strukturera rådata i syfte att ge bättre information och
underlätta läsningen. Att använda sig av tabeller ansågs därav lämpligt i det aktuella fallet.
3.3.3 Metod i resultatdelen
Resultatet av enkäten och den kartlagda processen över chefernas tänkta tillvägagångsätt har i resultatdelen integrerats och sammanställts efter processens steg. De enkätsvar som bedömdes utgöra information kopplat till steg ett i processen presenterades i samband med processteget, samma genomfördes med resterande steg i processen. Det gjordes i syfte att få en bild av huruvida den nuvarande hanteringen fungerar som tänkt, det vill säga om det nuvarande arbetssättet överensstämmer med riktlinjen mot kränkande särbehandling eller inte.
Implementeringsförslaget föreslås i sin tur implementeras med hjälp av PDSA vilket enligt Bergman och Klefsjö (2012, s. 46) är symbolen för förbättringscykeln som består av
stadierna: planera, gör, studera, lär. Det är ett cirkulärt arbetssätt som används för att ständigt
