Köp av färdig produkt 78

Många av komponenterna i Bioterias teknologier köps in externt direkt från leverantör, antingen direkt ur leverantörens standardsortiment eller med speciella specifikationer från Bioterias sida. Exempel på dessa är:

§ Bioprodukt § Doseringsteknik

§ Munstycken till ORS Biosystem samt VENT Biosystem o Pumpar

o Kompressor § Värmeväxlare

§ Elektroniska komponenter för Biobod

De bioteknologiska beståndsdelarna köps i huvudsak in från två huvudleverantörer, Allan Rehnström och Frenna. De ena företaget levererar färdigmonterad teknik och teknikskåp till fettavskiljarsystemet och ventilationssystemet medan den andra levererar tekniken och styrskåpet till avfallshanteringssystemet. Historiskt har Bioteria köpt in skåpet till avfallshanteringen från den andra leverantören under en längre tid

för doseringen i avfallshanteringen. (Atling, 19 nov, 2012) Noterbart är dock att det på senare tid tett sig så att Bioteria i dagsläget beställer och skickar den efterfrågade pumpen mellan de olika leverantörerna för montering även i de andra skåpen för fettavskiljarna och ventilationen. Till detta anskaffningsförfarande hör också att doseringsteknologin för fettavskiljarsystemet och ventilationssystemet monteras hos leverantören medan teknologin för avfallssystemet bara till viss del monteras externt medan en stor del måste monteras internt hos Bioteria. Att sätta ihop systemet för avfallshanteringen kräver egentligen inga speciella kompetenser utan har ett förfarande som hänger kvar från ett tidigare teststadium där man manuellt behövde göra vissa förändringar och därmed montera själva. Något som i dagsläget i realiteten lika gärna kunnat göras fullständigt externt, på samma sätt som man gör för styrsystemet för fettavskiljarsystemet. (Atling, 12 dec, 2012)

Kring urvalsprocessen för anskaffningsställe finns det i dagsläget ingen definierad arbetsgång utan olika leverantörsalternativ utvärderas i regel utefter det aktuella företagets sortiment, den interna anskaffarens personliga upplevelse av företaget eller anskaffarens tidigare kontakter, personliga eller arbetsmässiga, med leverantören. Graden av utvärdering av de nuvarande leverantörerna menar man varit relativt låg och från Bioterias sida har det börjat växa en insikt i att säkerligen flera av dagens leverantörer och anskaffningssätt hade kunnat bytas till bättre vid en djupare analys. Alltså att de hade kunnat hitta bättre alternativ till de komponenter man i dagsläget köper in om någon lade tid på det. (Atling, 12 dec, 2012) Andra interna strukturella problem visar sig i att det i dagsläget inte finns något specificerat leverantörsregister där tidigare leverantörskontakter finns dokumenterade, att det saknas genomarbetad logistik i artikelregister vilket inte överensstämmer med offertdatasystemet eller obefintliga hyllsystem i lagret vilket ofta leder till felbeställningar och planeringsproblem. (Strömberg, Workshop TSUG, 2012) En möjlighet i att många av de ingående teknologierna i Bioterias system är av standardkaraktär är att man egentligen inte är bundna till inköp från en viss leverantör (bortsett från bioprodukten) och med allt större beställningsvolymer får Bioteria större möjligheter att påverka val av leverantör och det kan finnas ekonomiska vinningar i att ställa leverantörerna emot varandra för att nå bästa överenskommelser. För att hålla administrationen så enkel som möjligt finns det i regel en strävan efter att få så många komponenter som möjligt från samma anskaffningsställe i den mån tillräcklig kvalité kan upprätthållas på varje komponent. Enligt utsago tenderar det att bli svåradministrerat om man beställer in från flera olika leverantörer med hänsyn till olika leveranstider, lagerhållning och liknande. (Atling, 12 dec, 2012) Biotekniken köps som tidigare nämnt in uteslutande från Innu-Science Scandinavia som i sin tur uteslutande köper från Innu-Science Canada. (Axelsson, 13 nov, 2012)

Historiskt har Bioteria gärna arbetat med mindre leverantörer som ofta är flexibla och i större utsträckning klarar av att leverera de anpassade lösningar som Bioteria ofta kräver. Anledningen till de kontraktslösa samarbetena har inte bara varit avsaknad av struktur utan även ofta på båda sidors efterfrågan för att behålla flexibiliteten i

samarbetet. Användandet av mindre leverantörer med ett mer ”avslappnat” förhållande har visat sig vara både positivt och negativt. Samtidigt som det kan vara positivt att arbeta med en flexibel liten leverantör som snabbt kan åstadkomma speciallösningar etc. kan det också ofta bli så att man tvingas acceptera kapacitetstak då de inte klarar av stora antal beställningar på viss tid. (Atling, 12 dec, 2012) Ett exempel på hur ett leverantörssamarbete i dagsläget kan se ut är exempelvis hur anskaffningen går till av en den nya pump till avfallshanteringen som man för närvarande genomgår en nyanskaffning av. Den speciella pumpen man under lång tid använt sig av är egentligen funktionsmässigt specificerad vid projektets start för mer än tio år sedan och på senare tid har Bioteria upptäckt att de idag måste ställa högre krav på dess funktionalitet än då. Den tidigare pumpen är i sitt ursprung avsedd att användas inom medicinsk verksamhet och inte fullt anpassad för den smutsiga miljö och i den skala den i Bioterias lösningar används i. Man har därför lämnat en ny uppdaterad specifikation till leverantören som letat upp ett antal nya pumpar som skickats över till Bioterias teknikavdelning. Leverantören har innan leverans haft ett testsystem gående för att se att dess grundläggande funktioner fungerar. För att Bioteria skall kunna avgöra huruvida pumpen uppfyller deras krav eller inte har den också kompletterats av utförligare tester hos Bioteria. T.ex. har Bioteria fått ta på sig att testa pumpens funktion med olika antal munstycken vilket systemet måste klara av, något som leverantören inte tidigare utvärderat. (Palosaari, 20 nov, 2012)

Vår bedömning

Med hänsyn till de olika leverantörer som levererar i princip samma typ av teknik (och till och med skickar komponenter mellan varandra) och företagets övriga nämnda strukturella brister är det tydligt att företagets anskaffningsförfarande historiskt inte varit i särskilt stort fokus. I den mindre skala företaget anskaffat teknologi har det tidigare inte varit ett problem med odefinierad arbetsgång men i en företagsexpansion och därmed ökade anskaffningsmängder anser vi att det kan vara en fråga som med rätt fokus kan generera både ekonomiska och logistiska uppsidor. Företagets procedurer för val av anskaffningsställe för direkt inköp måste därför bedömas som ineffektiva med stor bättringspotential. Även om en viss insikt börjat infinna sig inom företaget för de aktuella frågorna är det förmodligen precis som för förfarandet huruvida man ska utveckla internt eller externt att det är höga barriärer som måste överkommas för att åstadkomma förändringar. I det höga tempot kan det vara svårt att ta tiden till att förändra förfaranden som fungerar ok, men som egentligen hade kunnat ge ekonomiska vinningar på lång sikt om de hade förändrats. Bioterias förfarande för anskaffningen av Bioprodukten, att uteslutande köpa in från en leverantör, och framförallt inte ha några potentiella alternativa leverantörer gör att Bioteria befinner sig i en relativt riskfylld position där de med så lite som ett handslag till överenskommelse bygger hela sin verksamhet kring en unik produkt.