Komfort

4.4.1 Komfort som lättnad

R5 menar att, då själva granskningsuppdraget går ut på att gå till botten med all väsentlig information är detta något som för R5 skapar trygghet. Det här uppnås i granskningen genom att undersöka informationen på flera olika sätt, exempelvis genom intervjuer, att kontrollera informationen mot det redovisade resultatet och insamlade underlag samt genom att göra jämförelser inom branschen.

“Det är ju lite av ett frikort för att vara jobbig och ställa frågor. “- R5

I granskningsprocessen skapas trygghet genom att granskningen dokumenteras och att bevis samlas in. R7 menar att alla de frågor som tidigare fanns på detta sätt utreds och besvaras. Hållbarhetsinformationen är till stor del kvalitativ och detta gör den komplicerad att granska. För att bli trygg i detta menar samtliga respondenter att granskaren behöver se till att informationen styrks, vilket sker genom bland annat stickprov, intervjuer samt att begära in underlag i form av exempelvis medarbetarundersökningar, beräkningar och fakturor. Enligt R2 är intervjuer en väldigt viktig del för att se huruvida datan är spårbar och genom detta känna sig trygg med informationen och hur den dokumenteras. Det handlar enligt R9 om att ställa många frågor så att bolaget får beskriva hur de arbetar med hållbarhetsfrågorna och sedan

61 försöka ta in externa underlag om så är möjligt för att få fler källor. R7 och R8 berättar att känslan för granskningen, förutsatt att planeringen och genomförandet gått bra, förbättras i slutet av granskningsprocessen när det känns som att de fått svar på alla de frågor som tidigare fanns.

“De fick visa oss så att vi kunde se att deras data var spårbar så att vi kände oss trygga, att uppgifterna verkligen var sanningsenliga, att de överensstämde och att de hade rapporterat på rätt sätt, att nyckeltalen var uträknade rätt, att all data kom från säkra källor hela tiden och att det var repeterbart liksom.” - R2

R9 menar att känslan genom granskningsprocessen påverkas mycket av kundens inställning och förståelse för granskningen då detta är avgörande för huruvida de olika stegen kan genomföras på ett smidigt sätt eller inte. R9 upplever att en bra känsla från början av granskningsprocessen ofta följer med under hela granskningen såvida inget oförutsett inträffar. R9 menar att vid uppdrag där det inte går smidigt är detta ofta något som granskaren känner redan när granskningen inleds. Dessa problem bottnar ofta i kundens inställning och förståelse för granskningen och det är då viktigt att granskaren genom processen har en dialog med kunden.

“Vid uppdrag där det inte går smidigt eller på det sättet som vi hade önskat, det känner man ofta ganska tydligt i processen ofta redan när man träffar kunden. Där kommer vi tillbaka lite till det här med hur väl förstår kunden vad vi faktiskt ska göra. Förstår kunden vad det innebär att bolagets hållbarhetsredovisning bestyrks? Och om de inte gör det då kommer man stöta på problem under hela vägen och då får man ju försöka förklara för dem, ha avstämningar och diskussioner.” - R9

R8 och R9 uppger att det på deras respektive byråer finns interna dokument som ger vägledning i hur granskningen ska utföras, vilket R9 menar utgör ett stöd för att veta hur en trygg granskningsprocess ska genomföras.

“Byrån jag jobbar på är så pass stor så det finns mycket processdokument om hur vi ska gå tillväga och hur vi ska göra, vi har liksom metodikböcker om hur vi ska jobba. Så det känns som det finns väldigt mycket bra interna dokument hos oss för hur vi ska göra och jag känner mig trygg med vår process.” - R9

62 R3 uppger att känslan av trygghet är något som kommer under granskningens gång under förutsättning att bolaget förstår granskningsprocessen och är villiga att göra vad som åligger dem. R3 säger att i de fall känslan av att vara bekväm inte ökar genom processen kan det handla om att brister upptäcks och det då är svårt att få igenom ändringar. Även R4 lyfter att det skulle kunna skapa en känsla av press om företaget inte accepterar de synpunkter R4 har.

“Det är ovanligt att bolagen är jättetrilska. Men det finns väl exempel på det också såklart. Men absolut, oftast så blir man ju mer bekväm ju längre i processen man kommer, det skulle jag nog säga och det är inte så ofta som det blir något strul.” - R3

4.4.1.1 Stöd i teamet eller extern kompetens

Som exempel på saker som kan ge upphov till osäkerhet under granskningen tar R3 upp situationer där något, för granskaren, ska göras för första gången och motparten är klart mer erfaren. R3 menar att det är viktigt att vara ödmjuk inför områden där den egna erfarenheten eller kunskapen är begränsad och att detta hanteras genom öppenhet och god dialog. Detta är något som även R4 tar upp och menar att det är av stor betydelse att vara öppen med eventuell kunskap och kompetens som saknas.

“Ja absolut kan jag känna mig osäker, till exempel första gången jag gjorde en GRI granskning och man sitter där med en konsult som kan GRI mycket bättre än mig och sedan ska jag granska vad denne har gjort. Men jag är ganska ödmjuk av mig och det är väl bara att erkänna och vara tydlig med att när jag till exempel gör något för första gången så att kunden vet det och vi har förväntningarna på rätt ställen. Att man har en bra dialog och hjälper varandra på vägen så brukar det gå bra” - R3

R6 menar att det är ett väldigt brett område och därför är det viktigt att vara ödmjuk inför det faktum att en och samma person inte kan besitta djup kunskap inom alla områden. R6 säger också att granskarna hos dem i regel klarar av granskningen även om de inte är experter på alla givna områden, men att de även har expertkompetens inom byrån om denna skulle behövas. Därmed behöver kunskapen inte tas in externt, utan de kan ta stöd i varandra för att bli trygga i sin samlade förmåga att granska informationen. Även R7 tar upp att det är en möjlighet att anlita externa experter i de fall granskningen innehåller många svåra tekniska områden, men upplever själv inte något behov av detta utan kan ta hjälp av dataprogram som stöd för exempelvis koldioxidutsläpp.

63

“Ja kanske lite den tekniska kunskapen för ibland måste man kunna lite av de delarna, men det finns ju så mycket och det går ju ganska snabbt i utvecklingen om man tänker miljö. Det sker mycket på marknaden och det gäller att hänga med där. Men om det är mycket sådant så kan vi anlita tekniska experter.” - R7

R3 tar även upp att det kan vara svårt att förstå den tekniska miljöbiten eftersom R3 själv har en bakgrund inom ekonomi och att detta kan orsaka osäkerhet. R3 menar dock att det, även på områden granskaren inte nödvändigtvis är specialiserad eller utbildad på, går att kontrollera informationen mot olika underlag för att försäkra sig om att den stämmer. R3 har på sin arbetsplats inte något hållbarhetsteam att ta stöd i, men kan ta hjälp av det vanliga revisionsteamet gällande de finansiella delarna samt processgranskningar för att undvika dubbelarbete. R3 säger att det skulle finnas fördelar med att ha ett team där medlemmarna är specialiserade på olika områden och påpekar att om det, i ett granskningsuppdrag, skulle bli ett problem att den egna kunskapen är begränsad på ett visst område får detta lösas genom att ta in den kompetensen utifrån.

“Sedan andra saker kan vara exempelvis att jag är ekonom i grunden och när någon börjar prata utsläppssiffror med mig så kanske jag inte helt hänger med, [...] Nu har inte det blivit ett problem, men skulle det liksom bli till exempel ett bolag som har väldigt mycket sådan information får jag lösa det med att ta in en extern konsult som kan hjälpa till med den biten, så sådant går ju att lösa.” - R3

Även enligt R9 kan en känsla av osäkerhet uppstå under granskningsprocessen i de fall det rör sig om specifika områden där det skulle vara av stor fördel att ha miljöbakgrund. Om det uppstår osäkerhet under granskningsprocessen vänder sig R9 i första hand till teamet, där det på R9:s byrå finns experter inom de flesta områden. I teamet där R9 arbetar har de flesta ganska likvärdig kompetens och ofta samma ekonomiska profil som R9 i grunden, men har sedan specialiserat sig på något område. Som stöd finns även den påskrivande revisorn som är miljövetare och en ansvarig partner som är väldigt kunnig på hållbarhetsområdet.

“Sedan är det många som har specialiserat sig på något område så som till exempel skattefrågor, en speciell bransch eller så. Men oftast så har de flesta min profil.” - R9

R8 menar att det som ger trygghet är kollegorna och all den kunskap som finns samlad på arbetsplatsen. Där R8 arbetar finns många olika kompetenser samlade, bland annat en geolog och ingenjörer för olika områden. Själv har R8 ekonomisk bakgrund, men har sedan

64 specialiserat sig inom mänskliga rättigheter. Genom alla samlade kompetenser finns rätt kunskap för att kunna skräddarsy team för olika uppdrag. På detta sätt kan kollegorna komplettera varandra i granskningen och dess utmaningar. Tillsammans skapas trygghet i de svåra bedömningar som en kvalitativ granskning innebär samt förståelse för när granskningen är tillräcklig.

“Det är ju mina kollegor, all vår kunskap tillsammans, det ger trygghet.” - R8

R2 anser att ju mer erfaren granskaren blir desto mer rutin och kompetens får granskaren, vilket även medför att det blir lättare att förstå och sätta sig in i delar av hållbarhetsområdet som denne inte är utbildad i. I syfte att täcka detta breda område menar R2 även att det kan vara av fördel att arbeta i team. Teammedlemmarna kan då komplettera varandra och det kan även leda till kompetensöverföring teammedlemmar emellan. Om granskaren saknar den kunskap och kompetens som behövs och inte har möjlighet att själv fördjupa sig i ämnet eller ta stöd av en kollega måste kompetensen tas in externt. Även R4 uppger att områden där den egna kunskapen är begränsad hanteras genom att ta stöd i kollegor som är bättre på givet område.

“[...] sedan kan det ju vara en fördel att jobba i team så man kan diskutera saker och ting och komplettera varandra. Om man då jobbar en senior och en junior har man ju möjlighet till kompetensöverföring också.” - R2

4.4.2 Komfort som tillstånd

Angående när granskningen känns tillräcklig menar R1 att mycket hänger ihop med den riskanalys som upprättas i början av granskningsprocessen. Det kan vara svårt att känna att granskningen är tillräcklig vid sådant som bedömts vara av hög risk. I de fall granskaren noterar avvikelser eller uppmärksammar att informationen är felaktig kan fler insatser från granskaren eller bolaget behövas för att följa upp dessa och vara tillräckligt för att granskaren ska känna sig bekväm med granskningen.

“Är det sådant som har låg risk kan man nöja sig med att göra ett skrap på ytan medan är det något som är högrisk då kan det vara svårt att känna att det är tillräckligt ibland, men då gäller det att göra tillräckligt mycket så man känner sig bekväm.” - R1

R3 känner sig klar med granskningen när förståelse skapats för vart alla siffror kommer från och de är styrkta med underlag, det har fastställts att det som bedömts som väsentligt redovisas,

65 alla intervjuer är genomförda och känns tillräckliga samt att själva redovisningen och all den information som samlats in under granskningen hänger ihop. R3 menar att helheten ska kännas bra för att granskningen ska kännas klar. R5 upplever att när granskaren gått igenom alla bevis och sett till att all information företaget lämnat i hållbarhetsredovisningen är styrkt blir det tydligt när granskaren är klar och kan känna sig nöjd med granskningsinsatsen.

“Men klar, ja det är ju när man gått till botten med alla bevis och man gått igenom och kollat så att allt är styrkt. Till exempel om en resa gjorts ska det finnas biljetter, kanske även bilder. Företaget ska kunna styrka allt som sägs i rapporten och det är viktigt att vi vet vart informationen kommer ifrån.” - R5

R9 uppger att det är svårt att veta när granskningen är klar då R9 alltid skulle vilja granska mer, men menar att granskningen är färdig när den dragits till den nivå som är rimlig för uppdraget i fråga. R9 tror att känslan för vart denna gräns går är något som kommer med erfarenhet, men menar även att den planering och budget som gäller för uppdraget kan ge lite stöd för att veta hur djupt granskningen ska gå. De interna processdokument och metodikböcker för granskningsförfarandet som finns där R9 arbetar ger stöd för att veta när granskningen är tillräcklig, men R9 påpekar att granskarens professional judgement fortfarande är väldigt viktigt och måste användas i avgörandet om när granskningen är klar.

“Det är alltid svårt att veta, det känns som att man alltid vill göra mer. Det är väl när man inser att nu har vi kommit till den nivån vi kan dra det till och vi kommer aldrig kunna spåra varenda liten siffra. Det vi uttalar oss om vid bestyrkandet är ju att det inte finns några väsentliga risker för felaktigheter, så vi friskriver oss egentligen från att det ska finnas mindre fel i redovisningen. Jag tror man lär sig det lite efterhand vart man ska lägga gränsen på hur mycket man faktiskt ska granska.” - R9

Även R4 känner att det kan vara svårt att veta hur djupt en granskning ska gå och att detta är kunskap som de från revisionsområdet har, men R4 saknar till följd av sin bakgrund inom hållbarhet. Detta hanterade R4 genom att gå en utbildning i företagsekonomi i syfte att lära sig läsa och förstå en årsredovisning och det som ingår i detta.

“[...] den kunskapen har inte jag för att jag inte kommer från revisionsområdet tänker jag, så det kan ju vara en utmaning. Och hur hanterade jag det? Jo genom att jag gick en utbildning i företagsekonomi, lärde mig årsredovisningar, resultaträkning och balansräkning och så för att kunna läsa en årsredovisning och förstå siffrorna. Det var väldigt givande för mig.” - R4

66

4.4.2.1 Styrk eller stryk

R9 och R6 menar att om det finns kvarstående osäkerhet kring informationen måste granskaren föra en dialog med bolaget för att se om skrivningen går att ändra. R6 menar att detta är en form av sista utväg om bolaget presenterat information som inte går att säkerställa. Vidare anser R9 att om granskaren inte förstår är det troligen inte heller något som läsaren av hållbarhetsredovisningen kommer att förstå och det kan därmed vara relevant att skriva om texterna eller presentera datan på ett annat sätt.

“Om vi inte känner att vi kan säkerställa då säger vi åt kunden att de får ta bort det, sådant kan man ju inte göra om det handlar om personalkostnader i rörelseresultatet. Det kan man faktiskt göra ganska ofta i hållbarhetsredovisningen, ersätta med något annat som de kan säkerställa.” - R6

R1 menar att informationen måste vara korrekt och kunna styrkas, då kan granskaren känna sig bekväm och trygg med den. Skulle information vara felaktig kräver R1 att den ska korrigeras eller strykas. Granskningen är en interaktiv process där granskaren finns med innan hållbarhetsredovisningen är helt klar och därmed har möjlighet att kommentera sådana saker och ge kunden chans att rätta till det.

“Vi hade något sådant fall där det var en klient som sa typ “vi är bäst på det här på marknaden” och då tänker man ju okej, men enligt vem då? Lägg till källa alternativ stryk. Då blir det ju väldigt konkret om det handlar om att de är bäst på det här enligt Bloomberg eller om det är att vi tycker att vi är bäst på det här enligt oss själva, det kan man ju skriva men det låter ju inte så bra. Det är väldigt ofta som man kan se sådant i redovisningarna som inte är bestyrkta.” - R1

R1 menar att känslan av osäkerhet som kan uppstå kring den kvalitativa informationen i hållbarhetsredovisning kan hanteras genom att information som inte är styrkt korrigeras eller stryks. Granskaren kan även välja att inte uttala sig, vilket innebär att de inte skriver på ett bestyrkande och sålunda lämnar en oren rapport. Detta inträffar mycket sällan och granskningen resulterar i regel i en påskrift och således alltid något som granskaren är bekväm med.

“Om de inte kan ge någon rimlig förklaring på det så kan de inte ha med det. Det är egentligen så man hanterar osäkerhet. Känner vi oss inte bekväma med det så får de stryka det eller så

67

uttalar vi oss inte om det [...] Det är nog ingen klient som vill råka ut för det så därför korrigerar de alltid innan, det är därför man inte ser det så ofta.” - R1

Avseende brister som upptäcks genom granskningen säger R2 att dessa noteras som avvikelser eller förbättringsmöjlighet och att granskaren sedan får ta ställning till hur stora de är och huruvida de går att anse som acceptabla eller inte. R2 menar att är bristerna alltför många eller stora är inte detta något som granskaren kan godkänna och skriva på.

“Går det att tycka att de är acceptabla eller är de inte det? I slutändan är det ju så att finns det hejdlöst mycket brister kan man ju inte bara säga att det är okej. Då går det inte att acceptera och skriva på.” - R2

4.4.3 Komfort som förnyelse

Något som kan påverka granskarens känsla av komfort är yttre faktorer som media och skandaler. Granskaren kan, för att identifiera punkter bolagen borde ta upp men valt att utelämna eller på annat sätt missat att adressera, använda internet- och mediasökning. Genom detta kan granskningen fånga information som annars kanske inte hade tagits upp och på så vis säkerställa att det underlag granskaren har är så korrekt och fullständigt som möjligt. Skulle granskaren finna något som är viktigt för hållbarhetsredovisningen i media menar R1 att granskaren behöver prata med bolaget för att förstå situationen och huruvida det rör något som bör adresseras. R1 menar att det här handlar om att få bolagets bild av det som media tagit upp och sedan är det upp till granskaren att avgöra om bolagets svar är trovärdiga och hur situationen bör adresseras. R1 tar här upp att media inte alltid ger en rättvisande bild och att granskaren ibland har information som media inte känner till. Utöver detta tar granskaren i slutskedet av granskningen del av uttalande från företagsledningen där exempelvis VD och hållbarhetschef bör säga att all information finns med och till deras kännedom är denna fullständig och korrekt. Detta är något som kan ge granskaren en viss trygghet.

“Men ibland är det sådär att media kan tolka det till en sak, men när man pratar med bolaget så är verkligheten en annan. Det har varit några sådana fall där både jag och kollegor har gjort antingen granskningen eller något inom samma områden där Uppdrag granskning har gjort något i samband med det, där man vet vad personen som ska intervjuas ska säga men att de då kanske klipper när svaret kommer. Så att ibland så sitter man ju på mer information än vad media gör. Nu säger inte jag att Uppdrag granskning är dåligt eller så, men det kan var en missvisande bild i vissa sammanhang.” - R1

68 Även R2 och R6 nämner internet- och mediasökning som ett verktyg för att fånga upp saker som kunden missat eller valt att ducka för. Skulle det exempelvis vara så att kunden valt att inte ta upp något som är betydande ur hållbarhetssynpunkt, men som uppmärksammats i media, i sin rapportering kan granskaren ändå upptäcka och lyfta detta som väsentligt.

“Ja och även att vi kollar om det kommit upp något i media om det skulle ha hänt något. Jag kollar alltid sådant. Jag kan googla på företaget, titta på deras hemsida, titta på alla möjliga saker och är det mindre företag brukar jag kolla upp ägarna också.” - R2

R7 påtalar att många företag väljer att publicera hållbarhetsredovisningen digitalt via hemsidor