Planering

– Arbetar framförallt med hållbarhetsbestyrkanden, men även med rådgivning angående bolags

hållbarhetsarbete

– Utbildning: civilekonom

– Började direkt efter studierna på avdelningen risk advisory och har arbetat där i ungefär 5 år

Tabell 1 Presentation av respondenter

4.2 Granskningsprocessen

Granskningsprocessen består av tre faser i form av planering som är en typ av uppstart med fokus på granskningens förutsättningar och schemaläggning, genomförande som är själva granskningsinsatsen där granskaren kontrollerar informationen samt ser till att det finns revisionsbevis och slutligen avrapportering. I den avslutande fasen lämnar granskaren sin bestyrkanderapport och har ofta någon form av uppföljning mot kund. Detta är fallet för samtliga respondenter, även om det exakta tillvägagångssättet skiljer sig något från respondent till respondent är det överlag en liknande process. Skillnaderna gäller exempelvis tidsplanen och när i företagets redovisningsprocess granskningen börjar samt hur teamen är uppbyggda. Detta är skillnader som visar sig olika byråer emellan, men de kan även bero på kundens storlek och granskningens omfattning.

“Det är egentligen som den vanliga revisionen att vi har uppstart, genomförande och avslut.” - R7

4.2.1 Planering

R1 beskriver att granskningsprocessen alltid börjar med planering där förståelse för vilken typ av information det är som ska granskas skapas, förutsättningarna utreds, risker identifieras och en granskningsplan för den fortsatta processen upprättas. En riskanalys genomförs och här tas hänsyn till informationens komplexitet och karaktär samt eventuella tredje parter som är involverade i processen. R8 menar att riskanalys ger en uppfattning om de huvudsakliga riskerna i processen och vetskap om var granskningens fokus bör ligga. Om det är ett helt nytt

39 uppdrag ber R3 att få in all information från året innan för att skapa sig en uppfattning om hur kunden arbetar med det här och vilken typ av information det handlar om. Utifrån detta skapas sedan en handlingsplan med frågor, väsentliga områden och processer som ska undersökas. Här fastställs även vem som är ansvarig och därmed behöver kontaktas. R2 trycker på vikten av att, speciellt om det är en förstagångsgranskning, genomföra en processkartläggning. Denna kan läggas till grund även kommande år och uppmärksammar kunden på deras egna metoder för datainsamling och huruvida de har en säker process som ger spårbar information.

“Det inleds med ett planeringsstadie som handlar om att förstå vad det är för typ av hållbarhetsinformation och per respektive hållbarhetsinformation så gör vi en riskanalys [...]” - R1

R7 menar att granskningsprocessen för granskning av hållbarhetsredovisning liknar den vanliga revisionen, vilken R5 och R9 också framhåller. En skillnad som R7 lyfter är att mycket av granskningen genomförs i samband med boksluten, vilket skiljer sig från den finansiella revisionen där det eftersträvas att genomföra mycket löpande under året.

“Det tycker jag inte riktigt kommit än här, men jag önskar att vi kunde komma dit och göra mer löpande under året.” - R7

Olika byråer börjar granskningen olika tidigt och detta kan bero på kundens storlek och granskningens omfattning. R7 berättar att starten för de flesta ligger i februari, speciellt för de stora bolagen, men att de kan komma in ungefär i juni hos de mindre bolagen.

På byrån där R9 arbetar skiljer sig granskningsprocessen inte så mycket åt bolag emellan oavsett storlek eller bransch, det är granskningens omfattning som avgör. Förutsatt att bolagets räkenskapsår följer det vanliga kalenderåret börjar processen med planering runt september och det handlar då om att se hur granskningsinsatsen ska se ut. Då hålls ett uppstartsmöte där diskussion förs kring om det finns några viktiga förändringar som granskaren bör uppmärksammas på. Dessa granskningsuppdrag är ganska långa projekt och när de inleds upprättas därför en väldigt tydlig tidsplan med alla viktiga datum och deadlines.

“Då träffar vi bolaget för ett uppstartsmöte och ser lite vad som hänt under året, exempelvis om det skett några stora förändringar i hur de samlar in data eller några organisationsförändringar som kan påverka. Man kollar på deras väsentlighetsanalys, vilka är de mest väsentliga aspekterna.” - R9

40 Då R4 själv var granskare inleddes processen redan runt september, direkt när kunden började med sin hållbarhetsredovisning, genom en dialog om hur kunden tänkt lägga upp sitt arbete och om det skett några viktiga förändringar i väsentlighetsanalysen. Nu när R4 själv är den som upprättar hållbarhetsredovisning har de ett slags uppstartsmöte under hösten då väsentlighetsanalysen skickas till den granskande byrån. Bolaget har då utfört intressentdialog och den granskande byrån gör en förgranskning där de tittar på vissa kritiska data, samt för en dialog i syfte att stämma av om några viktiga förändringar skett gällande exempelvis datasystem eller beräkningar. R4 menar att det var att föredra att vara med redan från början i processen för att förstå riskerna och eventuella förändringar och även för att på bästa sätt integrera tidsplanen av granskningen med planen för själva framtagandet av redovisningen. Enligt R4 blir det mycket lättare för alla inblandade att följa med och veta vad som händer när genom att ha alla tidsplaner samlade i ett och samma dokument. R4 trycker på att det kan vara väldigt svårt om granskaren kommer in sent i processen och då ska påtala brister när bolaget kommit så pass långt i sin redovisning.

“Jag är lite färgad av det arbetssätt som vi hade när jag granskade, jag tyckte att det var väldigt

bra att vi var med tidigt i processen och blev varse om det fanns några risker som man identifierade med redovisningsprocessen, om det fanns några ändringar som vi borde ta hänsyn till, om det fanns någon ändring i personalen, personalomsättning eller andra personer som vi skulle ha kontakt med utifrån att granska siffror och information. “- R4

Där R6 arbetar börjar de med att bedöma om kundens väsentlighetsanalys stämmer och att inget väsentligt saknas eller på annat sätt är fel. Här förs en dialog med kunden och sedan genomförs en granskning utifrån väsentlighet och risk där det som företaget tagit upp kontrolleras och det utreds vilka poster som är väsentliga och vart det finns störst risk för fel och således vart granskningsinsatsen ska riktas.

“Vi väger in säkerhet, risker och fel.” - R6

R9 menar att det är av stor betydelse för granskaren att kontrollera företagets väsentlighetsanalys och uppmärksamma om det skett några förändringar i denna då det ger dem förståelse för vad som är viktig för företaget och deras intressenter. Även R5 och R8 berättar att de utgår från bolagets väsentlighetsanalys och att det handlar om att göra en bedömning utifrån denna samt branschspecifika risker, aspekter och övriga underlag. R8 berättar att de

41 sedan försöker zooma ut och se detta från ett utifrånperspektiv i syfte att inte missa något som är väsentligt.

“Bedömningen blir ju en bedömning av deras analys, vi går inte in och gör en hel egen

väsentlighetsanalys. Det handlar mer om att göra en bedömning utifrån det analysmaterial företaget har presenterat och bland annat göra en bedömning utifrån vad som är viktiga aspekter och risker i företagets bransch samt vad medarbetare eller ledning gett uttryck för i exempelvis intervjuer.” - R5

Beträffande väsentlighet påtalar R7 att bolagen inte alltid ser sina egna risker i tillräckligt stor utsträckning, utan ofta fokuserar på de delar av sitt hållbarhetsarbete där de kommit längst, vilket inte alltid är det som är det mest väsentliga enligt granskaren. R7 menar att detta är en fråga om resursbrist där företag tvingas prioritera och endast arbeta med det som upplevs som mest akut.

“Till exempel att de har problem att behålla personalen eller så, men samtidigt har de jättemycket inom miljö och då fokuserar de bara på miljö, men personaldelen kan ju vara en lika stor risk bara det att många företag har kommit längre i sitt miljöarbete så fokus ligger oftast på det tycker jag.” - R7

R7 och R8 talar även om vikten av att det som bedöms väsentligt också följer med in i hållbarhetsredovisningen, att det ska finnas en röd tråd. R7 trycker på att det här är en väldigt stor utmaning. Många bolag redovisar data som inte är relevant och missar att redogöra för sina långsiktiga mål samt hur de arbetar med de väsentliga områdena och hur de ämnar utvecklas.

“Finns det en röd tråd i rapporten? Det tycker jag också är en väldigt stor utmaning. Är det relevanta data och finns det en målbild också? Vad har man för mål? Att man även skriver in målen i rapporten, det saknar jag mycket, lite mer långsiktiga mål.” - R7

R9 säger att den vanligaste diskussionen de brukar ha med sina kunder gällande väsentlighetsanalysen gäller dess omfattning. Bolag kan vilja redovisa alldeles för många väsentliga aspekter, vilket gör det svårare att redovisa dessa på ett bra sätt. Det handlar ofta om att kunden vill lyfta fram allt de gör bra även om detta inte alltid är det mest väsentliga.

“Det som inte funkar är ju när de exempelvis i sin väsentlighetsanalys kommit fram till att det är fem frågor man vill redovisa på, men sen så beskriver man ändå tio andra frågor i redovisningen. Då får man ju undra, är det här relevant? Det handlar ju ofta om att de kanske