Utmaningar i granskningen

4.2.3 Avrapportering

I sin nuvarande yrkesroll där R4 upprättar hållbarhetsredovisning brukar deras granskande byrå lämna en rapport där granskaren sammanfattar vad de kommit fram till och om de funnit några avvikelser som bolaget behöver justera i sin redovisning. R4 framhåller att det, när själva granskningen är klar, är en fördel att ha ett möte där granskaren återrapporterar kring de områden som fungerat bra men även angående förbättringspotential inför kommande år. Även R1 och R9 berättar att de efter avslutad granskning lämnar en slutrapport till bolaget där de lyfter förbättringsområden och utmaningar för att hjälpa bolaget framåt.

“Sedan tycker jag att det är superviktigt att även om själva granskningen är klar så är det nödvändigt att ha ett möte där man som granskare återrapporterar att det här fungerade bra, de här är utmaningar såg vi och det här är förbättringspotentialen för att hållbarhetsredovisningen ska bli bättre nästa år, för att jobba effektivare och så. Så den delen är väldigt viktig som hållbarhetsgranskare att ge en konstruktiv feedback på vad som funkat, funkat mindre bra och vad som kan bli bättre tills nästa år.” - R4

4.3 Utmaningar i granskningen

4.3.1 Kvalitativ information

R4 uttrycker att den kvalitativa informationen kan vara nog så viktig, men att den är tidskrävande och svår att granska. R9 menar att detta beror på att granskaren får förlita sig mycket på vad olika personer säger och sedan försöka hitta material som styrker uttalandena.

[...] men det kvalitativa kan ju exempelvis handla om arbetsmiljö och att man har förbättrat stämningen, att vi har en bättre likabehandling på företaget. Det går ju nästan inte att granska, då måste vi gå ut och göra intervjuer.” - R4

Vidare framför R3 att det beror på att saker som inte går att mäta är svåra att säkerställa sanningshalten i. Bolag skriver ofta om alla de bra saker de gör, exempelvis genom medarbetarundersökningar, men R3 menar att det är svårt att se vart dessa leder och vad effekten blir då det är något som mynnar ut i påståenden, vilka är svåra att följa upp och kontrollera.

“Det är nog den vi pratade om innan, det om informationen som inte går att kvantifiera, den är ju väldigt svår att säkerställa till 100% att den är rätt kan jag tycka. Den kan man ju aldrig

46

svära på sitt liv att den är rätt, det går ju inte [...] där får man liksom lita på sin uppfattning om bolaget och granskningen i övrigt.” - R3

Även R5 menar att den kvalitativa granskningen kan vara svår och att utmaningarna kan ligga i att den kvalitativa informationen handlar om upplevelser och åsikter. Det kan vara svårt att förstå den dagliga verksamheten, underlaget och bakgrunden i olika dokument, processer och att göra djupintervjuer samt att se hur dessa delar följs upp.

“Grejen blir ju att för att granska kvalitativ information behöver man ännu mer kvalitativ information.” - R5

R5 tar dock upp att det förekommer allt mer kvantitativ information gällande hållbarhet då det krävs att informationen ska vara mätbar och jämförbar för beslutsfattande och utveckling. Något som blir av allt större vikt och som ger mycket är möjligheten att följa upp med nyckeltal, vilket gör det hela mer mätbart.

R1 uttrycker att det alltid är svårt att granska kvalitativ information, men att svårigheten ligger i den information som inte finns med snarare än den som finns. Det som står kan alltid hanteras och bekräftas genom intervjuer eller genom att utesluta det, däremot är sådan information som utelämnats av bolaget upp till granskaren att finna.

“När det gäller kvalitativ information kan man ju alltid bekräfta det som står där, det som är det svåra är ju det som inte står där men som kanske borde stå där.” - R1

Vidare berättar R7 att hållbarhetsredovisning och vad som ska finnas med i en sådan är väldigt individuellt anpassat efter bolag och inte strikt styrt i samma utsträckning som i den finansiella redovisningen. Det här är något som även R9 trycker på genom att framhålla att alla bolag har väldigt olika hållbarhetsfrågor och att dessa beror på bland annat vilken bransch de verkar inom.

“I finansiell redovisning där är det så styrt vad som ska finnas med, medans hållbarhetsredovisning där är det lite mer anpassat utifrån respektive företag, det ser ju inte lika ut på något enda företag utan där är det ju intressenterna och väsentligheten som avgör.” - R7

R3 belyser även att det här är ett väldigt stort område som kräver mycket av granskaren i form av de stora mängder information denne behöver vara insatt i gällande olika regelverk,

47 rekommendationer och standarder. R3 menar även att det konstant dyker upp nya saker att lära sig angående detta och även att det skiljer sig väldigt mycket olika bolag emellan.

“Men det är ju så himla mycket man ska sätta sig in i, alla regelverk och andra rekommendationer, så har vi GRI, Global Compact och Agenda 2030, ESG. Alltså det finns ju 1000 saker, jag kan absolut inte alla än och det dyker ju hela tiden upp nya saker och hur det skiljer sig mellan olika typer av bolag.” - R3

4.3.1.1 Bristande affärssystem

R6 och R7 nämner att något som gör det svårt att granska kvalitativ information är att det saknas processer och datasystem för att ta fram hållbarhetsdata. Företag har sällan verktyg, rutiner och program för att sammanställa den här typen av information. R7 tar upp att i jämförelse med vanlig revision är det svårare att få fram konkreta revisionsbevis. Hållbarhet är ett område som inte kommit lika långt i mognaden för att ta fram den här typen av underlag, vilket försvårar dokumentationen.

“Jag försöker jobba med att de måste dokumentera. Det kan inte vara bara någon godtycklig siffra som är tagen någonstans, det ska finnas ett flöde som man kan följa och framförallt en spårbarhet.” - R7

Även R9 påtalar att det inte finns några bra system och att detta försvårar informationens spårbarhet. Det är svårt att samla olika typer av hållbarhetsdata i ett system och i de fall bolagen använde skilda system för olika typer av hållbarhetsdata måste granskaren förlita sig på att processen är trygg samt att inrapporteringen sköts som den ska. R8 menar att något som kan indikera brister i systemet är om kunden inte vill eller kan förklara processerna.

“Jag tror inte vi stött på något bra system för att rapportera just hållbarhetsdata. Det är ju ofta en punkt vi har, att vi tycker att vi måste ha ett system för detta. Vi har själva inte något klockrent system och jag vet att det finns lite små mängder utvecklade system, men det är svårt att få in all den datan i ett och samma system.” - R9

Det som ofta används som system för att sammanställa informationen är Excel och många gånger sker granskningen utifrån väldigt stora Excelfiler enligt R9. Detsamma gäller för R7, som uttrycker att ett problem med detta är att Excelfilerna inte är helt tillförlitliga.

48

“Mycket av det som används är ju Excel och Excel är egentligen det lättaste som finns för att manipulera, medvetet och omedvetet. Det är ju lätt att bara råka skriva in en nolla för mycket och det görs oftast omedvetet, men det kan vara svårt att upptäcka.” - R7

4.3.1.2 Detektivarbete

Ytterligare en utmaning är enligt R6, R7 och R9 att informationen vid granskning av hållbarhetsredovisning, till skillnad från finansiell revision, kan vara mycket spridd. R7 och R9 beskriver det som att det krävs en del detektivarbete vid den här typen av granskningsuppdrag. R6 berättar att i bästa fall finns en hållbarhetsansvarig, ekonomiansvarig eller en controller hos bolaget som kan samla in all information, men detta är inte alltid fallet och det blir då upp till granskaren att finna rätt person och information.

“Med hållbarhet är det lite mer detektivarbete.” - R7

En svårighet R6 anmärker är att till skillnad från vid finansiell revision, då granskningen arbetar mot någon form av ekonomiavdelning med stor vana av att ta fram information för revision, ligger framtagandet av information för hållbarhet ofta på personer som inte har vana av att sammanställa information inför granskning. R7 säger att det framförallt kan röra sig om att kunderna saknar kunskap om hur de ska dokumentera informationen, vilket gör granskningsprocessen mer omständlig.

“Jo det har du rätt i och ibland när man frågar efter materialet så kan det ju vara att man möts av lite sådär ”åh nej, det där jobbiga, ååh” och det är ju just för att det inte alltid är ekonomiavdelningen som tar fram materialet heller, utan här ligger det ute på olika avdelningar för kvalitet, miljö, personal, HR osv och de är inte lika vana att ta fram material som ekonomiavdelningarna är. Jag tycker det har blivit mycket bättre nu på senare år, men du har helt rätt i det du sa att det är ju en lite omständligare process.” - R7

I sammandrag kan sägas att granskning av kvalitativ information upplevs som mycket komplicerad och framhålls som en av de huvudsakliga utmaningarna då informationen är svår att kontrollera och bevisa. Informationen kan även vara svår att spåra då denna sällan dokumenteras på ett tillfredsställande sätt hos företagen till följd av bristande affärssystem för hållbarhetsinformation. Det hela försvåras ytterligare av att området är så pass oreglerat, vilket resulterat i att det krävs enorm kunskap från granskarens sida om den mängd standarder och riktlinjer en hållbarhetsredovisning kan upprättas och därmed även granskas enligt.

49

4.3.2 Kunskap och kompetens

R2 och R4 menar att granskaren bör ha kunskaper kring hållbarhet för att kunna utföra en bra granskning och att det är av stor vikt att sätta sig in i den specifika branschen som respektive granskning gäller. Även R5 trycker på vikten av branschkunskap och vidare menar R9 att detta är något som är viktigt för att som granskare få insikt om vad som är väsentligt i branschen och genom detta kunna finna luckor och sådant som bolagen missat. Här menar R9 och R4 att det är av stor nytta att ha erfarenhet av att upprätta hållbarhetsredovisningar då detta är ett viktigt perspektiv även i rollen som granskare. Vidare tar R3 upp vikten av att ha tillräcklig kunskap om de olika områden som ingår i granskningen och att det kan finnas behov av att ta in denna kompetens externt i de fall kunskapen brister.

“[...] om det är ett bolag i byggbranschen så vet ju jag ungefär vad andra bolag inom samma bransch redovisar för frågor, vad de tycker är väsentligt och där kan man ju ofta få en känsla för om ett bolag missat någonting. [...] Så där tycker jag vår konsulterfarenhet, alltså där vi faktiskt jobbar med att ta fram hållbarhetsredovisningar, gör att vi faktiskt hittar luckor där vissa bolag inte ens har kommit på att frågan borde vara väsentlig.” - R9

R3 trycker på fördelarna av att ha jobbat med finansiell revision innan och därigenom ha arbetssättet och kunskapen kring hur granskningsarbetet ska läggas upp, då upplägget vid de båda typerna av granskning liknar varandra. Även R6 och R7 menar att det är en stor fördel då detta bygger förmåga att arbeta analytiskt samt ger det kritiska tänkandet som behövs för att arbeta med hållbarhet och granskning av denna.

“[...] det tycker jag nästan är en förutsättning för att det ska funka, att man i alla fall kan grunderna i finansiell rapportering.” R6

4.3.2.1 Vikten av erfarenhet

R1 anser att en viktig kompetens att ha vid granskning av hållbarhetsredovisning är att kunna analysera informationen och avgöra vad som blir fel ur granskningens perspektiv. Detta brukar kallas professional judgement och R1 utmärker detta som en av de viktigaste egenskaperna hos en granskare. Dock är detta något som de flesta har väldigt svårt med när de börjar arbeta med granskning. R1 menar att det är en kompetens som kommer genom att utföra granskningar och att hållbarhetsredovisning är ett område där mycket av kompetensen kommer via erfarenhet och inte går att uppnå genom endast utbildning.

50

“Just det är nog något av det viktigaste att kunna känna, stoppa upp fingret i luften och känna vilket håll det blåser åt och den kunskapen har man inte när man börjar som ny utan den får man när man gjort det här några gånger.” - R1

R2 uttrycker att ju mer erfaren en granskare blir, desto mer rutin och kompetens får denne vilket medför att det blir lättare att förstå och sätta sig in i de olika delarna som ska granskas. Även R8 menar att genom att arbeta mycket med granskning samlas lärdomar om flera olika hållbarhetsområden utöver de som granskaren själv är inriktad på. R8 själv är exempelvis inte ingenjör i grunden, men menar att kunskap om exempelvis koldioxidutsläpp erhålls genom arbetet.

“Till slut har man kanske sett så många olika saker så det blir lättare och lättare eller vad man ska säga.” - R2

Vidare menar R2 att eftersom stora delar av hållbarhetsinformationen är kvalitativ utgör intervjuer en betydande del av granskningen. Därför är det enligt R2 väldigt viktigt att ha erfarenhet av detta i syfte att utföra välutformade och målmedvetna intervjuer, ställa rätt följdfrågor och som granskare förstå den information som intervjupersonen delger, men även vad denne utelämnar och vad som brister. Det här är förmågor som kommer med erfarenhet av att göra revisioner och granskningar.

“Ja, alltså utifrån det här som ni undrade lite över med vilken kompetens man behöver ha så är det ju bra att vara erfaren i att göra revisioner och granskningar. Jag har ju jobbat i nästan 30 års tid med att göra olika typer av revisioner där intervjuer är en stor del och kanske den allra viktigaste informationsinsamlingen. Så man behöver gärna ha den erfarenheten av att kunna genomföra intervjuer som är väl förberedda och där man vet vad man är ute efter och även kunna ha förmågan att förstå vad det är man hör och vad det är man inte hör.” - R2

Även R8 menar att detta är ett område som kräver praktisk erfarenhet men påpekar att det, eftersom hållbarhet är väldigt brett och föränderligt, är viktigt att ha en balans där granskaren fortsätter att kontinuerligt utbilda sig även under arbetslivet.

“[...] jag skulle nog säga att man alltid saknar någon kunskap. Det är ett så föränderligt område att man alltid kan lära sig mer och det är ju det som är så fantastiskt med hållbarhet. Du kommer alltid sakna något, men det är lite av tjusningen. Det är viktigt att man vill lära sig också, man ska vara kunskapshungrig för det finns alltid nya saker att lära sig.” - R8

51

4.3.2.2. Hållbarhetskunskap

R6 och R7 uttrycker att hållbarhet är ett väldigt brett område under snabb utveckling där en granskare inte kan vara specialiserad på alla de delar som ingår.

“Sedan är det ju så brett så man kan inte vara expert på hälsa och personal samtidigt som man är expert på CO2 utsläpp, räkningar och materialkalkyler och så. Så att man får ju vara ödmjuk för det.” - R6

R9 säger att då det ofta är ganska stort fokus på miljöfrågor inom hållbarhet är miljövetenskap en underlättande kunskap för att arbeta på området. R9 kan känna att det är svårt i situationer där den egna kompetensen inom givet miljöområde inte är på samma nivå som motparternas, som för den här typen av data ofta har miljöbakgrund. Detta kan försvåra bedömningen av sanningshalten i det som sägs.

“Jag känner att om min kompetens inte är på den nivån inom det området, kan jag då försäkra mig om att det de säger faktiskt är sant?” - R9

Även R3 säger att det, med ekonomisk bakgrund, kanske inte går att till fullo förstå exempelvis utsläppssiffror eller mer teknisk miljödata.

“[...] andra saker kan vara exempelvis att jag är ekonom i grunden och när någon börjar prata utsläppssiffror med mig så kanske jag inte helt hänger med, alltså just den här tekniska miljöbiten kanske man inte riktigt alltid förstår helt. Så det hänger ihop, men sedan kan jag såklart alltid kontrollera att exempelvis en faktura stämmer med en utsläppssiffra och göra en kontrollberäkning, men jag kanske inte helt och hållet förstår för jag är ju inte utbildad i det liksom.” - R3

R4 menar att många som arbetar på revisionsbyråer är finansiella revisorer i grunden och då inte alltid är tillräckligt kvalificerade för granskning av hållbarhet. R4 påpekar att om granskaren inte har kunskap och erfarenhet gällande hållbarhet blir inte heller granskningen av god kvalitet. R4 har bland annat upplevt problem med att granskare inte förstår och accepterar när en organisation har tagit fram ett eget nyckeltal för att redovisa hållbarhetsdata och menar att det då kan vara väldigt svårt att förklara för granskaren om denne har bristande bransch- GRI- eller hållbarhetskunskap. Det finns skillnader mellan granskning av finansiell redovisning

52 och hållbarhetsredovisning och i R4:as erfarenhet kan åsikterna om detta skilja sig beroende på utbildningsbakgrund.

“[...] utan man måste förstå det att man inte kan granska finansiella delen och hållbarhetsredovisningen på samma sätt. 1+1 blir inte alltid 2 när vi pratar om hållbarhet, det blir alltid det när det handlar om finanser.” - R4

4.3.2.3 Lagar och standarder

R2 och R3 trycker på kunskap om de kriterier, rekommendationer, standarder, lagstiftning och andra krav utifrån vilka respektive granskning genomförs som extra viktig för att kunna granska den här typen av information. R2 betonar att det finns väldigt många olika standarder och att det, även om vissa av dessa är likartade, inte går att göra en revision utifrån vilken standard som helst utan att vara införstådd i sakområdet. R2 framhåller vikten av att läsa in sig i detta inför en granskning och veta vad som gäller för den rapporterande organisationen i fråga.

“Det blir ju väldigt otryggt och då kan man missa väsentliga saker. Så det är likadant som i alla sammanhang att man måste ha sakkunskapen, annars kan man inte vara säker på att man drar rätt slutsatser.” - R2

Något som R4 anser är viktigt för granskaren är att ha utbildning inom GRI då den kunskapen och kompetensen behövs eftersom många bolag använder standarden vid hållbarhetsredovisning. R4 har vid upprättande av hållbarhetsredovisning varit oenig och haft diskussioner kring väsentlighetsanalysen med den granskande byrån då de ansåg att vissa områden inte skulle redovisas. R4 menar att det rörde väldigt viktiga hållbarhetsfrågor med bland annat stor klimat- och miljöpåverkan, risk och även områden intressenter ville se fokus på. Den granskande byrån ansåg däremot att detta inte skulle redovisas då det fanns svårigheter med att ta fram data, vilket gjorde det svårt att följa GRI och även att de skulle utesluta ett område som inte är vanligt förekommande att redovisa i den branschen. R4 menar dock att det inte är så GRI ska tolkas och att det hela bottnade i att granskaren inte hade tillräcklig kunskap kring GRI:s riktlinjer.

“Sedan framkom det mellan raderna att de inte visste hur de skulle granska den frågan för de hade aldrig granskat ett bolag som redovisade den GRI topicen och då kan jag tycka att det är väldigt konstigt. Så att ja, jag kan tycka att det ibland är bristande GRI kunskap där.” -R4

53 R4 menar att det finns utmaningar gällande granskarens kvalifikationer när det kommer till kunskap och erfarenhet av hållbarhet samt GRI-kunskap och att granskningen och hållbarhetsredovisningen på detta vis kan begränsas utifrån granskarens kunskap och kompetens. Vidare påpekar R4 dock att detta är något som baseras på egen erfarenhet av just den byrå som granskat de hållbarhetsredovisningar R4 hjälpt till att upprätta och således inte nödvändigtvis kan antas om alla byråer.

”Jag har pratat med representanter för GRI, alltså personligen och just tagit upp det här och frågat om de är av den åsikten att vi inte bör redovisa material på grund av att ni inte har tillgänglig data och de har svarat att nej, är en fråga väsentlig så ska den redovisas oavsett om man har data eller inte. Då får man förklara varför man inte har data, förklara att det här är en väsentlig fråga som vi inte jobbat med tillräckligt mycket hittills så vi jobbar med att få fram tillförlitlig data och redovisa på ett bättre sätt nästa år.” – R4

Sammanfattningsvis är kunskap och kompetens den utmaning där de huvudsakliga