Vi har identifierat olika sidor till kommunikationen och hur effektiviteten har påverkats. Vi ser att det inom organisationen etablerats bra lösningar för att kommunicera internt vilket Berry (2011) lyfter fram som en särskilt viktig sak för virtuella team att hantera. Utifrån våra respondenters svar vill vi framföra att organisationen har haft en tillräckligt välanpassad IT- lösning i Microsoft Teams och Skype för att kunna möjliggöra för organisationens
medarbetare att upprätthålla mycket av den effektivitet som återfinns vid normalt, fysiskt kontorsarbete.
41
5.3.1 Intern kommunikation
Vi kan se i vår empiri att det har gått att få en högre nivå av effektivitet av kommunikation hos vissa av våra respondenter som svarat att det varit ännu enklare att få tag på kollegor om man skulle behöva samtala om något. Det finns dock respondenter som har upplevt
motsatsen och påtalat att de behövt sitta länge för att kunna kommunicera med andra medarbetare gällande enklare ärenden. Vi tror att det skulle gå att se över rutinerna gällande intern kommunikation på distans för att få alla medarbetare på organisationen att vara nöjda med hur effektivt de kan sköta den interna kommunikationen som är kritisk för deras
arbetsuppgifter. Med tanke på att det har varit skilda svar har vi identifierat en viss
diskrepans i hur medarbetarna ser på effektiviteten kring intern kommunikation vilket leder oss till att tro att det kan se olika ut beroende på andra faktorer som vana vid att arbeta med digital kommunikation men också vilka arbetsuppgifter man har och hur kritisk
kommunikation med andra medarbetare är jämfört med om man jobbar mer individuellt. Vi tror att det är upp till organisationen att arbeta fram vad som kan fungera som best practice. Berry (2011) påtalar att det kan ske missförstånd och minskad förståelse då parterna som kommunicerar inte kan ta in muntliga indikationer men utifrån vår empiri verkar
organisationen främst arbeta med Teams och liknande för att kontakta varandra internt vilket verkar vara en enklare kommunikationsväg bättre anpassad för organisationen i enlighet med vad Andres (2002) pekar på jämfört med att främst använda mejl eller
liknande. Som tidigare påpekat anser vi att de digitala kommunikationslösningar som finns är välanpassade till syftet och hjälper att bibehålla effektivitet vid intern kommunikation. Fortsättningsvis framför Andres (2002) att kommunikation relaterat till välmående försvåras när den ska genomföras digitalt vilket vi till viss del även ser hos våra respondenter.
5.3.2 Kunskapsutbyte och välmående
Ralph et. al. (2020) pekar på en direkt länk mellan välmående och effektivitet vilket vi har hört i våra intervjuer också, framfört på olika sätt. Det vi har hört är att den sociala biten av möten och andra interaktioner negativt påverkas av att man sitter och genomför den på distans vilket för vissa har resulterat i en försämrad upplevelse av effektivitet vid arbetsuppgifter som har med kommunikation och interaktion att göra likt illustrerat i följande citat:
“(...) den delen som man saknar den är ju den där man får ju inte riktigt den här pulsen som man får på en arbetsplats och sen då lite det när vi tar typ en kaffepaus det blir lite impuls och lite snicksnack och lite grejer och du hör lite grejer det blir lite action kan man säga liksom att ah det är någon kollega som berättar vad dom har gjort det saknar man ju”.
Både Berry (2011) och Stray & Moe (2020) uppmärksammar hur delar av det informella utbytet mellan kollegor minskar vid distansarbete. Våra respondenter har uttryckt att det speciellt i början blev precis så och att mycket av kunskapsutbytet försvann i och med detta. Layman et al. (2006) menar att de uteblivna informella kommunikationen kan leda till mindre tillit inom team och att man har mindre koll på sina medarbetares framsteg. Våra respondenter har inte uppmärksammat denna minskade tillit eller mindre koll på kollegors framsteg som Layman et al. (2006) beskriver detta tror vi kan bero på tre saker; de digitala
42 fikamötena, de regelbundna digitala avstämningsmötena och att våra respondenter träffas fysiskt två av sex dagar.
Samtidigt har det framkommit att digitala after works uppskattats som haft som syfte att lätta på den annars mer professionella stelare stämningen som respondenterna har beskrivit funnits vid vissa mötestillfällen. Vad som har poängterats ut som en nackdel till den här formen av informella sociala tillfällen är att det blir mycket att deltagarna pratar mycket i munnen på varandra. Vi kan se att organisationen har tagit tydliga steg för att öka den informella kommunikationen vid distansarbete och detta har gett en tydlig positiv inverkan på respondenterna. Samtidigt som Microsoft Teams och de övriga digitala
kommunikationsverktygen fungerar utmärkt till formell kommunikation och vanliga möten behöver kanske organisationen utforska andra alternativ för sociala möten för att ge
medarbetare den sociala delen till jobbet tillbaka när de sitter med distansarbete.
5.3.3 Extern kommunikation
Den återkommande svårigheten med kommunikation med kunder har varit när det handlar om att prata med nya kunder och bygga tillit. Vi har från våra respondenter fått höra att kommunikationen och interagerandet med kunder som man redan etablerat en relation till före distansarbetet infördes har fungerat mycket bra. En viss del av det här påpekar till och med respondenterna att det fungerar bättre där kontakten har blivit ännu tätare och mer effektiv. Mötena har blivit kortare och man diskuterar mer det som är viktigt och på dagens agenda än att det blir småprat om andra orelaterade saker. Allt går i linje med vad Bauer et. al. (2002) framför där tilliten i en kundrelation växer om kundens behov hanterats på ett tillfredsställande sätt tidigare. Vi kan inte se hos någon av våra respondenter att något annat hade varit fallet och ser distansarbetet som mycket givande för effektiviteten vad avser kommunikation med befintliga kunder. Bland annat påpekar en respondent som tidigare nämnt att den upplever att den till och med lägger mer tid på kunden nu med hjälp av distansarbetet än tidigare.
Samtidigt är den sociala biten som respondenterna beskriver att man går miste om potentiellt viktig i arbetet med tillit och relationer och även om vi ser att det är betydligt viktigare när det handlar om nya kunder kan det mycket väl vara någonting som förminskar effektiviteten vid arbete även med befintliga kunder.
5.4 Kundrelationer
Som beskrivet av Ndubisi & Wah (2005) finns det två dimensioner till kundrelationer, dels den sociala, dels den professionella. Vi har tidigare sett att det har funnits svårigheter i att hålla effektivitet på samma nivå som vid fysiskt kontorsarbete vad avser arbete kring kundrelationer och att respondenterna beskriver den sociala biten av kontakt med kunder som mer komplicerad vid distansarbete. Upplevelsen förklaras tydligt om man ser det utifrån Ndubisi & Wahs (2005) dimensioner där den professionella kundrelationen kan fortgå som vanligt även under distansarbete men att det sociala blir svårare vilket till viss del påverkar kundrelationen som sig. När man har att göra med en ny kund blir det här ännu tydligare eftersom man då inte har en etablerad relation att kunna luta sig tillbaka på. Ur våra intervjuer reflekterar en respondent över det så här:
43 “(...)sen har ju även dom bytt ekonomichefer och så vidare så det finns ju nya relationer, och det känner man att det är lite jobbigare att man inte även om man träffas såhär så blir det ju inte riktigt samma sak som när man träffas man åker ut till bolaget vilket vi oftast gör eh tja dom visar lite runt och hur dom jobbar om man är ny så sätter man ju sin prägel på rollen lite och sådär de det är ju inte det blir ju mer ja vad ska man säga faktabaserat på något sätt när man träffas såhär och kan uppfattas ganska så avhugget och eh aah inte lika snällt och ödmjukt och mjukt om man säger så som när man träffas fysiskt som när man ja det här lite snacket runt en kopp kaffe eller lite sådär med familj och allt det kan vara fritidsintressen det blir det ju inte utan det blir att man går rakt på liksom ah har du inga behörigheter ska du ha tillgångar alltså rakt på sak fakta”
Vad vi kan se förklarar det här varför kontakten med kunder som man haft sedan tiden före organisationen tillsatte distansarbete inte försvårats på samma som nykundsbearbetningen. Kunden har redan bildat en relation med leverantören där det är klart och tydligt att båda parter vet vad de kan förvänta sig av varandra vilket gör att det är mindre komplicerat att hantera relationen trots att man inte kan mötas fysiskt. Social interaktion och snacket runtomkring som våra respondenter har berättat kan handla om allt möjligt orelaterat beskrivs av Ndubisi & Wah (2005) som kritiskt för att bygga en bra relation för framtida kontakt och affärer.
Vi anser alltså att på grund av komplikationerna som medarbetare upplever i att bygga tillit och skapa en social relation till en ny, främmande kund vilket vi etablerat är en halva av kundrelationen utifrån Ndubisi & Wah (2005) blir den här typen av arbete mindre effektivt på distans. Samtidigt ser vi att de båda dimensionerna kan hållas intakta med kunder som en social relation redan etablerats med före distansarbetes införande. Trots att respondenterna beskriver möten och interaktion med dessa kunder som mindre sociala påpekar de att effektiviteten är hög vilket vi anser beror på att man rör sig mer i den professionella av Ndubisi & Wahs (2005) dimensioner.
44
5.5 Familj
Att alla våra respondenter med barn hemma upplevde att de var mer effektiva och hade en bättre balans mellan privatliv och arbetsliv var något som var ett att våra tydligaste resultat. Föräldrarna kände sig mindre stressade och mådde bättre utav att ha ett flexiblare arbetssätt och var de som var mest positivt inställda till fortsatt distansarbete på deltid. I Ipsen et. als (2021) surveyundersökning så visade det sig att föräldrarna med barn hemma var de som ar minst komfortabla i hemarbetet och de som kände sig minst effektiva, motsatsen av vårt resultat. De menar att deras resultat kan bero på att många av deras respondenter befann sig i länder med nedstängningar av skolor så att barnen har spenderat dagarna hemma med föräldrarna i stället. I respondenternas fall har de inte drabbats av att deras barns skolor stängts ned under coronapandemin och de har kunnat ha sina barn på dagis och därmed haft bostaden för sig själv och vi tror att detta är grunden till varför resultaten skiljer sig åt.
5.6 Transport
Den sänkta mängden resande kan vi se återspeglas som en mycket positiv faktor för den individuella kunskapsarbetaren från svaren vi fått från våra respondenter och det är någonting som de har sagt att organisationen kommer att ta med sig vidare. Vinsterna som görs i effektivitet men även för personerna själva överensstämmer med vad som framförs i Gustafsson (2013). Vidare handlar det då om minskad stress och ökat välbefinnande som författaren lyfter fram vilket vi också återfinner hos våra respondenter. Ofta har det
framkommit att övrigt resande som inte haft en direkt koppling till arbetet som sig har haft en stor påverkan på hur stressade medarbetarna är. För att exemplifiera har det handlat om saker som att kunna hämta barn från skola och dagis i lugn och ro i stället för att behöva “sladda in på parkeringen” som en respondent framfört.
Det minskade resandet ser vi som en viktig förändring som organisationen kan arbeta vidare med där vinsterna långt överstiger eventuella förluster. Dels har respondenterna pekat på att det egentligen fungerat mycket väl att genomföra många typer av kundmöten över digitala kommunikationsverktyg i stället för att behöva åka ut på fysiska kundbesök hela tiden, samtidigt poängterar de att det finns vissa typer av kundkontakt som de tycker ska genomföras fysiskt. Majoriteten av svaren vi fått indikerar dock att det i över lag fungerar mycket väl att genomföra arbetsmoment som kräver mycket tid till transport över digitala kommunikationsmedel på distans och respondenter har beskrivit att det går att ägna den tiden som förut gick bort på grund av att man var tvungen att resa långa sträckor till att arbeta med kunden och på så vis kunna jobba mer effektivt.