Kommunikation internt

Kommunikationen internt har även den gått från mestadels fysisk kommunikation på kontoret till teamsmöten men även till mejl, telefonsamtal och skypesamtal. Medarbetarna har varit lite oense om huruvida den interna kommunikationen har blivit mer eller mindre effektiv. Den ena åsikten är att det ofta kan ta lång tid att få kontakt med alla sina kollegor i sina kundteams när man behöver “jaga dom över Skype”. Detta gäller då speciellt de

kollegor som man vanligtvis sitter nära i samma kontorslandskap som man tidigare hade fått tag på med ett rop, en vinkning, eller en promenad över till hens skrivbord. Respondenterna beskriver främst att det handlar om kortare informationsutbyten kollegor sinsemellan som under fysiska arbetsförhållanden skedde smidigt och enkelt. Så ena åsikten är alltså att intern kommunikation tar längre tid och är bökigare än tidigare. Den motsägande åsikten är att flera medarbetare menar att det nu alltid går att få tag på sina kollegor därför att alla alltid är uppkopplade. Ingen är i väg på vare sig semester eller kundmöten utan sitter i stället tillgängliga vid sin dator om inte på direkten så inom kort ifall man till exempel sitter i ett möte.

Vid den interna kommunikationen så har den sociala, informella kommunikationen mellan kollegor blivit lidande. Nästan all fysisk kommunikation har ersatts med telefonsamtal och annan digital kommunikation och detta har minskat det sociala utbytet. Det framkommer även att mycket informella möten och samtal som annars kunde ske vid lunch, fika eller vid kaffemaskinen åtminstone till en början, helt uteblev. När organisationen uppmärksammat denna avsaknad av socialt utbyte mellan kollegor så införde de digitala fikamöten utan agenda där medarbetarna i stället har fått prata fritt. Syftet med dessa fikamöten var alltså inte att bedriva specifikt arbetsrelaterad kommunikation men det har ändå framgått att de ofta hamnat på att avhandla vissa händelser inom organisationen och deras arbetsdagar där det upplevts som ett trevligt forum att kunna göra det.

Ett par respondenter har nämnt andra positiva effekter som uppstått gällande den interna kommunikationen. Den första effekten är att det har med distansarbetets utveckling successivt blivit lättare att lyfta luren och ringa kollegor. Samtalens innehåll spelar ingen egentlig roll där utan det har generellt blivit lättare och mer avslappnat med tiden att prata med kollegor även på distans. Den andra positiva effekten är att allas röst har fått bli hörda på arbetsplatsen i frågor gällande Covid. På grund av det allvarliga i situationen menar respondenten att medarbetare har fått utrymme och möjlighet att uttrycka ifall något inte känns bra. Har en medarbetare känt att “nej vi borde inte träffas så många” eller “vi borde inte åka på det mötet” så har deras tankar blivit uppmärksammade och tagna på allvar med grund i att människor faktiskt går bort i sjukdomen, här har man som individ fått lov att uttrycka sig och bli hörd:

“Ja kanske lite att man har fått en annan respekt för varandra för det här har ju blivit en situation där nånstans de måste vara okej för alla att säga att jag tycker inte att de där är okej sådär kan vi inte göra vi kan inte åka dit eller vi kan inte göra det liksom innan så det har blivit mer okej för alla att uttrycka sin åsikt om saker å ting är okej eller inte att göra och eftersom att vi pratar om en sjukdom där folk faktiskt dör så måste alla får avgöra om dom vill va med och göra vissa saker eller om dom kanske säger att jag tycker att det här

31 är direkt fel o göra jag tycker inte vi som grupp borde göra det här nu liksom vi får vänta med det.”

4.3.6 Kunskapsutbyte

Utav medarbetarna har majoriteten varit mycket erfarna i sina roller med några få undantag. Undantagen har varit ett par medarbetare som är nya i rollen som ansikten utåt i kundteams men de har då haft gedigen erfarenhet som specialister som suttit med i kundteams men på en annan befattning med inte lika mycket kundkontakt.

Flera av de mer erfarna har uttryckt att de är så pass erfarna att de inte är i behov utav kunskapsutbyte men kan tänka sig att ifall man hade varit ny i rollen så skulle det vara svårare på distans än på kontoret. Andra har sagt att man tidigare kunde överhöra andra kollegor prata om liknande case som de själva jobbade på och bara i förbifarten kunde ställa frågor som “hur gick du till väga i det fallet?” eller “hur löste du det där?”. Det var också flera som kommenterade hur man tidigare i det öppna kontorslandskapet enkelt kunde promenera över till en kollegas skrivbord för att fråga en fråga för att få en kollegas input. Konsensus mellan medarbetarna var att allt detta kunskapsutbyte var speciellt i början av pandemin något som uteblev, blev mer omständligt eller minskade i kvantitet. Succesivt var detta något som blev bättre och bättre genom att organisationen och även medarbetarna hittade lösningar på att skapa medium för medarbetarna att kommunicera såsom digitala de fikamötena och även regelbundna avstämningsmöten för att se hur alla ligger till.

För de två av respondenterna som var nya i sina respektive roller så var kunskapsutbyte något ännu mer aktuellt än för de mer erfarna. Men respondenterna beskriver att även ledningen i organisationen hade identifierat detta och från början hittat en lösning så att de som nya i sina roller fick lov att jobba fyra dagar på kontoret och två dagar hemma så att de skulle vara mer fysiskt på plats och alltid ha en mentor nära till hands vid behov.

Utöver det så beskriver respondenterna att de har känt att det stöd de behövt för att kunna ta sig igenom sina arbetsuppgifter funnits där och ingen har egentligen upplevt att det

försämrats jämfört med tidigare. Däremot så nämnde någon respondent att i stället för att ställa en fråga i taget så samlade man och skrev ner de frågor man hade för att ringa ett i stället för tio samtal till chefen eller en kollega.

4.3.7 Kundrelationer

Kundrelationerna har som nämnt gått från att vara till högsta grad fysiska möten till huvudsakligen digitala sådana. Majoriteten av kunderna har omfamnat de digitala möten som beskrivs här i ett citat från en respondent:

“Ja nuvarande kunder är inga problem alls dom vill ju inte heller att vi klampar in och riskerar drar med en smitta till produktionen med hundra anställda heller! Där funkar det jättebra med Teams dom uppskattar bara att vi löser det.”

Emellertid så har det framgått att till en början så var många kunder tveksamma till att slå på kameran vid videosamtal men att det var något som försvann i takt med att människor, ju längre pandemin fortskred saknade människor och blev mer vana vid verktyget Teams. Något annat positivt som nämndes av flera respondenter var hur pandemin har påskyndat

32 vissa kunders användande av det digitala hjälpmedlet Teams. Många VDar eller CFOer beskrevs som “gamla gubbar” som tidigare varit helt emot digitala möten men som nu anammat verktyget.

Något som alla respondenter kände vid var hur mycket av de informella relationsbyggande konversationerna med kunder som kan handla om semestern, padelmatchen, helgen eller kanske barnens hockeyträning förminskades eller helt uteblev vid digitala möten. I stället som vid ett fysiskt möte där alla samlade sätter sig ner och småpratar medan de dricker upp kaffet, så blir det att man avverkar ett eller två ämnen (ofta covid) för att sedan gå raskt in på mötets agenda. Medarbetarna kom överens om att precis som citatet ovan antyder det inte var något problem med befintliga kunder som man sen tidigare hade en god relation med. Med nya kunder så ville alla respondenterna hävda att det var mycket svårare att bygga en relation med tillit med endast digitala möten. Det var bara ett fåtal av respondenterna som hade fått hantera nya kunder sedan pandemin och de tyckte alla att det hade gått

förhållandevis bra men hade önskat att de hade haft möjlighet att träffas fysiskt en eller två gånger för att de tror att detta hade hjälpt att bygga en starkare relation. Just det att bygga en relation där man skapar en gemensam tillit har uttryckts som något väldigt svårt att åstadkomma utan att träffas fysiskt enligt alla respondenter.

Det har framkommit från ungefär hälften av respondenterna tillsammans med sina befintliga kunder nu träffas digitalt mycket oftare än vad de gjorde före pandemin. Vissa berättar att de nu har digitala fikamöten med sina kunder kanske fyra gånger per år i stället för att åka till produktionen kanske två gånger.

4.3.8 Arbetsro

En skillnad för medarbetarna med att jobba på distans är just det att på kontoret så har du folk runt omkring dig hela tiden medan hemma så är man ensam eller med eventuella familjemedlemmar som undantag. Att det inte är någon som stör och att man har

möjligheten att blockera inkommande samtal via Teams eller Skype gör att respondenterna känner sig mer effektiva när de arbetar hemifrån än från kontoret. En respondent beskriver just detta i följande citat:

“När man kommer dit till jobbet så har man ju en hög på skrivbordet och sen när man går hem så är den högen ännu större. Medan när man är hemma då så blir det att man betar av detta det är liksom inga moment som stör vid sidan om.”

Ett par respondenter nämner hur de saknar arbetstempot på arbetsplatsen och insinuerar att tempot på arbetet är segare hemma men även de respondenterna håller med om att

arbetsron hemma är något som gynnar deras effektivitet.

4.3.9 Pauser & rutiner

Gällande rutiner och pauser så hittade vi mönster i respondenternas svar. Många

respondenter uttryckte att man inte längre tog långa luncher utan snarare värmde på något man hade förberett sedan tidigare för att sedan antingen sätta sig och äta vid datorn, eller slänga i sig maten på 5-10 minuter för att sedan återgå till jobbet. Undantagen från detta var enstaka individer som åt lunch med sin partner som även de jobbade hemifrån. Men jämfört

33 med de timmes långa luncher som var kutym vid kontorsarbete så resulterar det fortfarande i mer tid för jobb även för de som rutinmässigt åt lunch med en partner.

Något som de flesta av respondenterna poängterade var vikten av rutiner vid sitt

distansarbete. Rutinerna kom i olika former allt från att ta en dusch på morgonen till att ta en springtur vid lunch eller att följa barnen till dagis varje morgon. De kommenterade ofta detta med att de till en början ibland kunde missa att äta lunch vissa dagar och bli sittande vid datorn i stället, kanske småäta ur skafferiet. Detta var något som försvann med tiden och ersattes av stora som små rutiner med anledningen att: “(...)man är tvungen, annars går det inte.”.

De av respondenterna som inte nämnde hur viktigt det var med rutiner berättade om att de hade existerande rutiner vid distansarbetet som att ta en halvtimmes löptur vid lunch eller gå ett varv runt huset innan jobbet.

4.3.10 Arbetstimmar

Vi som forskare hade gjort antagandet från vårt eget perspektiv men även delvis från

forskning vi läst, att respondenterna skulle jobba andra timmar och kanske fler eller färre vid införandet av distansarbete. Respondenterna däremot förändrade över lag inte sina vanor till någon hög grad. De allra flesta jobbade som tidigare från 8-17 med den största skillnaden att några loggade in 20-30 minuter tidigare. Flera respondenter tyckte att de under

distansarbetet jobbade mer men inte utanför sina normala arbetstimmar utan snarare att de hade möjlighet att jobba under tiden de annars hade spenderat till och från kundmöten. Ett fåtal respondenter uttryckte till motsatt från majoriteten att de hade svårt att helt stänga av jobbet vid 17. De påstod att hörde man datorn plinga till så såg man efter vad det gällde och kanske satt man sig och svarade på mejlet om det var något man kunde fixa direkt eller ifall det var något tidskänslig som borde åtgärdas innan morgondagen. Dessa respondenter som hade svårare att sluta jobba vid 17 kommenterade båda att de berodde på att det var så lättillgängligt.

4.3.11 Hemmakontoret

Mycket av intervjuerna har lett oss in på respondenternas hemmakontor. Det har visat sig att hur deras kontorssituation på hemmafronten har stor betydelse för ifall de känner att de kan jobba effektivt eller inte. Många har berättat hur de initialt bara tog med sig en dator och kanske ett headset och jobbade vid matsals eller middagsbordet. Detta var något som visade sig fungera dåligt och samtliga respondenter tog efter en tid steg för att skaffa sig ett dugligt kontor även hemma. Respondenterna har nämnt olika artefakter som helt nödvändiga för att de ska känna att de kan göra sitt jobb väl från hemmakontoret. Det inkluderar saker som dubbla skärmar, mus & tangentbord, headset, skrivbord, och en riktig kontorsstol. Alla dessa fysiska artefakter som respondenterna nämner är alla de hjälpmedel och verktyg de är vana vid från sitt arbete på kontoret som underlättar deras jobb.

De nämnde även andra viktiga egenskaper som hemmakontoret bör ha som inte är lika lätta att ta på. De nämnde att det var viktigt att kunna sitta ostört, att ha möjligheten att stänga dörren runt sig, och även så menade flera att det var viktigt att ha kontoret skilt från de

34 lediga ytorna. Till viss del berättar även respondenterna att det blivit ett krav att kunna sitta avskilt och med familjemedlemmar och annat på behörigt avstånd då det i deras

arbetsuppgifter ingår mycket sekretessbelagt material. Vi har fått höra att det funnits respondenter som suttit i köket och arbetat på grund av att det funnits fler

familjemedlemmar som skulle arbeta hemifrån samtidigt och det saknas plats att inreda två ordentliga kontor vilket har beskrivits som en bitvis problematisk vardag. Främst har det handlat om att det blivit ett måste att städa upp vid slutet av varje arbetsdag. Här har det delvis handlat om att det material som legat framme under dagen varit av sekretessbelagt slag och således inte kan ligga framme hur som helst. Ett annat problem har varit att när de haft datorn på till exempel middagsbordet så har de upplevt att det kunde bli en stressfaktor när och att det då blev svårt att släppa jobbet.