Linköpings universitet | Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling Kandidatuppsats, 15 hp | Systemvetenskap - Informatik Vårterminen 2021 | LIU-IEI-FIL-G--21/02514--SE
Hörs jag nu?
– En studie i hur ett plötsligt införande av distansarbete har
påverkat kunskapsarbetares upplevelse av effektivitet
Can you hear me now?
– A study in how a sudden implementation of
teleworking affects knowledge workers’ perceived
effectivity
David Forss
Mikael Sörensen
Handledare: Daniel Toll Examinator: Tommy Wedlund
Linköpings universitet SE-581 83 Linköping, Sverige 013-28 10 00, www.liu.se
Sammanfattning
Som konsekvens av COVID-19 så tvingades organisationer runtom världen att ställa om till distansarbete för att minska smittspridningen. Omställningen genomfördes i hög fart och i denna kontext så har vi utfört en kvalitativ studie hos en fallorganisation för att undersöka hur distansarbetet påverkat deras upplevda effektivitet genom att intervjua medarbetare på en storbank i Sverige. För studien har vi genomfört tio semistrukturerade intervjuer med kunskapsarbetare som jobbat med kunder på distans.
Vår studie handlar om de här kunskapsarbetarnas upplevda effektivitet och utifrån svaren vi fått så identifierar vi faktorer som påverkat deras effektivitet som inkluderar bland annat: hemmiljön, organisationens stöd, intern och extern kommunikation, livssituation och kundrelationer. Analys genomfördes i form av en innehållsanalys av transkriptionerna från intervjuerna.
Vi har kommit fram till att organisationen kan ha en positiv inverkan på kunskapsarbetarnas upplevda effektivitet vid distansarbete om rätt åtgärder tas, däribland har vi identifierat att det är viktigt att stödja sina medarbetare och att hjälpa dem att ordna en god arbetsmiljö när de distansarbetar för att kunna arbeta med hög upplevd effektivitet.
Abstract
As a consequence of the rapid spread of the COVID-19 virus organizations around the world have had to work remotely to reduce the spread of the virus. The change to working from home was made quickly and in this context we have done a qualitative study at an
organization to investigate how remote work has changed the perceived efficiency of the knowledge workers at the organization.
To gather answers to our research questions we have carried out ten semi-structured
interviews with knowledge workers that have had to change to working remotely. All of them worked directly with customers. The interview material was analyzed by content analysis of the transcribed data.
Our study centers around their perceived efficiency and the answers we have gathered surround factors such as: home environment, support from the organization, internal and external communication, family and customer relations.
We have come to the conclusion that the organization and its actions can have a major positive impact on knowledge workers perceived efficiency during remote work. We have identified actions to take to enable efficiency such as: providing support for the employees and helping them create a good office environment at home.
Förord
Tack till vår kontaktperson och våra respondenter som tagit sig tid och engagerat sig i att ge både personliga och spännande svar som gett oss en ny inblick i en för oss främmande miljö. Vi vill även tacka vår handledare, Daniel, som varit en stor hjälp och ett bra stöd att kunna vända sig till under studiens gång. Slutligen vill vi även tacka vår handledningsgrupp som bidragit med kritik och lärorika diskussioner.
Linköping 2021. David Forss Mikael Sörensen
Innehållsförteckning
1 Inledning: 1
1.1 Bakgrund: 1
1.2 Problemformulering 3
1.3 Syfte & Frågeställningar 4
1.4 Avgränsningar 4 1.4 Målgrupp: 5 1.5 Disposition: 5 2 Metod 7 2.1 Förförståelse 7 2.2 Forskningsstrategi/Kvalitativ metod 7
2.2.1 Ett induktivt arbetssätt 8
2.2.2 Interpretativism 8 2.3 Urval av respondenter 8 2.4 Semi-strukturerade intervjuer 9 2.4.1 Genomförande av intervjuer 10 2.4.2 Transkribering 11 2.5 Forskningsetiska principer 11 2.6 Analysmetod 13
2.7 Metodkritik & transparens 14
2.8 Litteratururval & källkritik 14
2.9 Kvalitetskriterier 15
2.9.1 Pålitlighet 15
2.9.2 Trovärdighet 15
2.9.3 Överförbarhet 15
2.9.4 Att kunna styrka och konfirmera 16
3 Litteraturgenomgång 17
3.1 Flexibelt arbete och distansarbete 17
3.1.1 Fördelar och nackdelar med distansarbete 18
3.1.2 Organizational readiness 20
3.2 Kunskapsarbetare 21
3.3 Kundrelationer 21
3.4 Virtuella Team 22
3.5 Kommunikation vid distansarbete 23
3.6 Möten på distans 24
3.7 Det optimala distanskontoret 24
3.8 Effektivitet 25
4 Empiri 27
4.1 Om våra respondenter 27
4.3 Frågeställning 1: 28 4.3.1 Återkommande faktorer 28 4.3.2 Mindre restider 28 4.3.3 Familj 29 4.3.4 Teamsmöten 29 4.3.5 Kommunikation internt 30 4.3.6 Kunskapsutbyte 31 4.3.7 Kundrelationer 31 4.3.8 Arbetsro 32
4.3.9 Pauser & rutiner 32
4.3.10 Arbetstimmar 33
4.3.11 Hemmakontoret 33
4.3.12 Social abstinens & välmående 34
4.3.13 Behörigheter och skrivare 34
4.3.14 Sammanfattning av faktorer 35
4.4 Frågeställning 2: 35
4.4.1 IT-stöd 36
4.4.2 Distanskontoret 36
4.4.3 Aktiviteter & välmående 36
5 Analys 38
5.1 Organisationens roll i möjliggörande av framgångsrikt distansarbete 38
5.2 Kontorsmiljön där hemma 39
5.3 Kommunikation & Möten 40
5.3.1 Intern kommunikation 41
5.3.2 Kunskapsutbyte och välmående 41
5.3.3 Extern kommunikation 42
5.4 Kundrelationer 42
5.5 Familj 44
5.6 Transport 44
5.7 Arbetstimmar, rutiner & pauser 44
6 Slutsatser & Kunskapsbidrag 46
6.1 Frågeställning 1: Effektivitet vid distansarbete 46
6.2 Frågeställning 2: Organisationens roll 46
6.3 Kunskapsbidrag 47
7 Reflektion, kritik & framtida studier 49
7.1 Kritik mot vår studie 49
7.2 Framtida studier 50
Referenser 51
Bilagor 57
Figurer
Figur 1: illustration av vårt analysarbete 13
Figur 2: Organisationens stöd till ett ordentligt hemmakontor 40
Figur 3: De två dimensionerna av kundrelationer 43 Tabeller
Tabell 1: Sammanfattning av faktorer. 35
Tabell 2: Organisationens roll på faktorerna. 47 Bilder
1
1 Inledning:
I vår inledning så kommer vi börja med att redogöra för bakgrunden till vår studie. Sedan kommer vi att tydliggöra vår problematisering som leder till vårt syfte och våra
frågeställningar. Inledningen avslutas med en genomgång av våra avgränsningar och studiens målgrupp.
1.1 Bakgrund:
Nyårsafton 2019, för många som vilket år som helst men under årets sista månader hade ett mycket smittsamt virus utvecklats på en av våtmarknaderna i Wuhan, Kina. Det dröjde inte länge innan viruset blivit en global pandemi som även drabbade Sverige mycket plötsligt. Coronaviruset kom som en storm och innebar att många företag över en natt stod inför en främmande situation där medarbetare och ledning råddes av Folkhälsomyndigheten (2020) att i syfte av att minska smittspridningen se till att alla som kunde skulle arbeta hemifrån. Situationen och omställningen har beskrivits som en chockdigitalisering (Enström, 2020) där företagen plötsligt hamnade i en situation där de måste ställa om processer och rutiner till att fungera på distans (Chang, Chiang, Shen, 2020). Hoffman (2021) pekar på
informationsteknik som en central del i möjliggörandet av distansarbete.
Under årtionden har digital teknik inneburit förändringar av processer inom organisationer där det varit en möjliggörare för nya sätt att arbeta på, däribland att kunna befinna sig långt bort från organisationen men fortfarande utföra arbete (Ipsen et. al. 2021). Distansarbete som sig är knappast ett unikt fenomen och har växt fram jämt med att moderna
organisationer anammat informationsteknik, fortsättningsvis förkortat till IT, som en bas för deras information (Jackson, van der Wielen. 1998). Vidare har IT och dess framväxt som hjälpmedel för företag att använda lett till ett utbrett paradigmskifte i möjligheter för var och hur arbete ska utföras och hur omfattande det kan vara. Man kan i dagsläget arbeta i en organisation där det finns deltagare runt om hela planeten och det enda som krävs för den enskilde medarbetaren för att kunna samarbeta är att den har en telefon eller dator
tillgänglig till att vara uppkopplad via (Castells, 1999). Vidare blev internet ett verktyg som har gått att använda inom alla verksamhetsfält, i takt med att tekniken utvecklades och blev alltmer avancerad växte nya möjligheter fram och det gick att använda
kommunikationsteknik för att transportera både röst och data över internet (Castells, 1999). Informationssystemsfältet har funnits sedan 60-talet och vid tidpunkten refererades det till som management-informationssystem (fritt översatt engelska) där en ständig utveckling skett sedan dess (Hirschheim, Klein. 2012). Vidare har informationssystem, härmed förkortat till IS, varit ett flyktigt ämne där forskningen till stor del hamnat om att definiera vad ämnet är och hur det faktiskt särskiljer sig från datavetenskap och management.
Beynon-Davies (2013) beskriver ett informationssystem som ett system för kommunikation mellan människor som stödjer både koordinerad och ändamålsenlig aktivitet. Som tidigare beskrivet är ämnet något som inom fältet beskrivs som svårfångat och vad IS egentligen innebär och innefattar har diskuterats mycket genom tiderna (King, Lyytinnen. 2006). Fortsättningsvis ska IS inte blandas ihop med andra fält inom IT som exempelvis datavetenskap där tekniken som sig är av central betydelse. I stället handlar IS om hur
2 tekniken appliceras och fokuserar mer på interaktionen mellan människor, organisationer och teknik vilket beskrivs mer som den mjuka sidan av King och Lyytinnen (2006) medan den teknologiska biten ses som den hårda. Distansarbete som sig möjliggörs av de
kringliggande IT-artefakterna och IS (Baruch. 2001).
Redan vid 1950-talet började den tekniska utvecklingen och nya uppfinningar att väcka tankar om telekommunikation i kombination med datorteknik som kunde möjliggöra arbete utanför det traditionella kontoret (Baruch. 2001). Vidare har det genom utvecklingen av fenomenet funnits diskussioner men någon universell definition har inte etablerats och samma fenomen går under olika engelska termer beroende på vilket land litteraturen om det kommer ifrån. Kim, Mullins och Yoon (2021) beskriver distansarbete som en form av
flexibelt arbete vilket idag karaktäriseras av arbete utanför normala arbetstider, varierade arbetsplatser och hemarbete men även platt organisationshierarki där medarbetare bjuds in till en större autonomi och ges mer utrymme för att ta egna beslut (MacEachen, Polzer, Clarke. 2008)
Distansarbetet är idag den mest använda formen av flexibelt arbete för att ge medarbetare möjligheten att kunna arbeta utanför kontoret (Kim, Mullins, Yoon. 2021) och har beskrivits som en arbetsmetod som kan leda till stora fördelar för alla inblandade (Nguyen. 2021). Distansarbete bedrivs huvudsakligen av kunskapsarbetare vilket är ett begrepp som huvudsakligen skiljer arbetare som jobbar med manuellt arbete till arbete där deras kompetens är deras kunskap enligt Drucker (1999). Vidare blir det på grund av den mer teoretiska snarare än fysiska naturen av kunskapsarbetares jobb så lämpar sig distansarbete bättre för dem än för medarbetare som arbetar med manuellt arbete. Vidare menar Nguyen (2021) att distansarbete kan bidra till att medarbetare presterar bättre med en högre
produktivitet och bättre balans mellan arbetsliv och privatliv, mindre stress och avbrott och till det även lägre kostnader och tidsförluster för medarbetare som inte längre behöver pendla till arbetsplatser. I sin tur blir det här för organisationer en möjlighet till att kunna sänka omkostnader och dra nytta av en bredare arbetsmarknad (Nguyen. 2021). Genom att erbjuda möjligheten att kunna arbeta mer på egna villkor attraherar företag kvalificerade medarbetare som inte vill vara bundna till en specifik arbetsplats (Raišienė, Rapuano, Varkulevičiūtė, Stachová. 2020).
Trots många uppenbara fördelar beskriver Silva, Montoya och Valencia (2019) att det funnits en tvekan hos organisationer till att implementera distansarbete. Vidare framgår att det finns viktiga hjälpande förutsättningar som krävs för att det ska gå att framgångsrikt adoptera en distansarbeteslösning på en arbetsplats. Det framgår också att det är viktigt att kommunicera med medarbetare som arbetar på distans för att kontinuerligt bearbeta och förbättra kvaliteten på distansarbetet (Silva, Montoya, Valencia. 2019). Samtidigt är effektivitet ett begrepp av särskilt intresse vid distansarbete som undersökts i ett flertal studier om fenomenet (Allen, Golden, Shockley. 2015: Bolisani, Scarso, Ipsen, Kirchner, Hansen. 2020). Fortsättningsvis har det även framkommit i bland annat Robért och Börjesson (2006) att just ökad effektivitet är något som upplevts när distansarbete tillsatts som arbetsmetod. Trots de beskrivna fördelarna med distansarbete blev situationen alltmer komplicerad (Chong, Huang, Shang. 2020) när det blev en nationell säkerhetsangelägenhet att förflytta medarbetare bort från kontoren som organisationer i Sverige blev
3 En viktig fråga för organisationer är i den situationen man ställts inför hur man bibehåller god effektivitet och ett arbetsklimat som medarbetare trivs med där de kan fortsätta med arbetsuppgifterna de haft före distansarbetet (Chong, Huang, Shang. 2020). Relationen mellan IT-stöd och medarbetares upplevelser av effektivitet har vi identifierat är ett område med ett kunskapsgap ur den synvinkel vi väljer att undersöka från vilket ytterligare
motiverar vårt val av fenomen. Vi ser att det finns forskning som genomförts som Ipsen, Veldhoven, Kirchner, Hansen (2021) där man fokuserar på fördelar och nackdelar med chockdigitaliseringen som skett i och med coronavirusets framfart men detta i de första stadierna av den globala pandemin. Vi kommer att fortsätta i samma spår men i ett senare stadie av denna unika kontext av utbrett hemarbete och global pandemi för att se hur de har påverkat kunskapsarbetarnas upplevelser av distansarbetet.
1.2 Problemformulering
Forskningen om distansarbete är bred och går under många namn. Vander Elst, Verhoogen, Sercu, Van den Broeck, Baillien & Godderis (2020) skriver om teleworking, Ipsen et al. (2021) skriver om working from home medan Bolisani et al. (2020) pratar om smart work och det här är endast ett fåtal termer som beskriver distansarbete. Det är emellertid små definitionsskillnader mellan de olika benämningarna och många forskare gör detta för att definiera exakt vad just de menar när de pratar om distansarbete enligt Allen, Golden & Shockley (2015). Vidare menar de att det finns mycket forskning runt distansarbete men på grund av att det är ett ämne som är tvärvetenskapligt med kopplingar till bland annat ledarskap, transport, informationssystem och kommunikation så är mycket av forskningen inte generaliserbar på grund av studiernas olika fokus. Att distansarbete är något som har relevans från mångas perspektiv gör visserligen att syntetisering blir svårt mellan
litteraturen men det gör också att det finns mycket forskning på ämnet.
Som antytts i forskning redan före pandemin av Charalampous, Grant, Tramontano och Michailidis (2018) finns det i nuläget ett kunskapsgap vad avser att ta med ICT (Information and communication technology) och vilka effekter det har haft för medarbetaren som jobbar på distans. IT genomsyrar idag moderna organisationer som en möjliggörare och potentiell källa till problem om det inte sköts rätt (Söderström. 2015) vilket ytterligare motiverar valet av fenomen som ett intressant område för vår studie. Tokarchuk, Gabriele & Neglia (2021) påpekar att organisationen har en framstående roll i hur väl en implementation av
distansarbete kan genomföras. Vidare förklarar författarna att det finns en rad faktorer som organisationen har inflytande över som påverkar hur väl ett distansarbete kan fungera. Vi ser därför organisationens roll som en intressant del till distansarbetet i och med
coronapandemin att undersöka. Särskilt eftersom omställningen till distansarbete genomförts under mycket hög fart (Chong et. al. 2020).
I och med covid-19s framfart över världen så har företag som inte planerat på att använda sig av distansarbetet tvingats att anpassa sig till sin nya kontext och därmed konvertera hela verksamheter till distansarbete med kort varsel (Vander Elst, Verhoogen, Sercu, Van den Broeck, Baillien & Godderis. 2020). Vander Elst et al. (2020) skriver att processer och arbetsuppgifter som tidigare varit omöjliga att göra hemifrån plötsligt har omvandlats till att bli obligatoriska att sköta på distans på grund av pandemins restriktioner. Enström (2020) beskriver detta som chockdigitalisering där människor plötsligt blivit tvungna att hitta digitala lösningar och motsvarigheter till mötesplatser och andra kommunikationsmedel.
4 Denna abrupta övergång till mer virtuella arbetssätt som blivit den aktuella verkligheten under coronapandemin under 2020 och 2021 är något som enligt Jackowska & Lauring (2021) menar har fått otillräcklig uppmärksamhet inom forskningen. Vidare skriver de att forskningen om distansarbete inte inkluderar all komplexitet som pandemin medfört. Ipsen et al. (2021) utförde en surveyundersökning i det första stadiet av coronapandemin mellan mars och maj 2020 på medarbetare från 29 olika länder där de undersökte respondenternas upplevelser om sitt distansarbete som resultat av COVID-19. I sin undersökning kommer de fram till att kunskapsarbetare upplever både för som nackdelar med distansarbetet men forskarna trycker på att de behövs mer forskning i senare stadier av pandemin.
För att summera så är distansarbete en bred term som är intressant från många perspektiv och olika fält. Det finns mycket litteratur om distansarbete men i den rådande kontexten av global pandemi och chockdigitalisering så ser vi att det finns mer att undersöka. Vi kommer därför att i stil med Ipsen et al. (2021) undersöka kunskapsarbetares upplevda effektivitet vid distansarbete men även vilken roll deras organisation har spelat i denna.
1.3 Syfte & Frågeställningar
Med den här studien ämnar vi belysa sidor till distansarbete som ej täckts av tidigare forskning och kunna ge ett kunskapsbidrag inom ämnet utifrån den unika kontexten med distansarbete som konsekvens av coronaviruset. Vi ser idag att det finns ett konkret kunskapsgap vad avser medarbetares upplevda effektivitet i relation till den
chockdigitalisering som blivit ett faktum på grund av coronaviruset som skapar en unik kontext och sedan vilken roll deras organisation har spelat i den upplevda effektiviteten. Studien avser att visa hur distansarbetet kan påverka medarbetare och ge ett kunskapsbidrag som kan vara värdefullt för den som ämnar att tillämpa distansarbete i en organisation med kunskapsarbetare. Vi vill även undersöka och visa på vilka kringliggande möjliggörare och andra aspekter runt distansarbete som spelar in i hur kunskapsarbetare upplever att deras effektivitet påverkas för att kunna indikera vad en organisation kan göra för att stödja sina medarbetare vid distansarbete.
Rent konkret är studiens frågeställningar:
1. Hur upplever kunskapsarbetare att deras effektivitet förändrats i och med distansarbetet?
2. Vilken roll har organisationen haft i deras upplevda effektivitet?
1.4 Avgränsningar
Genom studien har vi arbetat med en enstaka fallorganisation för datainsamlingen. Detta har vi valt att göra av praktiska skäl för att kunna arbeta med människor som har liknande förhållanden och är bekanta med samma IT-stöd. Eriksson-Zetterquist & Ahrne (2018) tar upp att det kan vara fördelaktigt för forskaren att utgå ifrån en miljö och bilda en större förståelse för den samt kunna gå ner mer på djupet och lära känna den vilket är vad vi valt att utgå ifrån i den här studien i stället för att arbeta med datainsamling i flera
organisationer. Vidare har vi även valt att intervjua personer i liknande roller som arbetar med kunder då vi identifierat att det är ett område där mycket social interaktion och kontakt sker vilket vi ser som väl passande till studiens syfte och frågeställningar.
5 Det finns ett uppenbart värde i att kunna jämföra olika organisationer men detta hamnar utanför studiens frågeställningar och är någonting som vi utelämnar. Vi har hos våra
respondenter individer som jobbar deltid på distans och fortfarande har viss aktivitet förlagd hos organisationens fysiska kontor. Genomgående har studien utgått från att undersöka en organisation ur ett leverantörsperspektiv då organisationens kunder omfattas av sekretess och vi därmed inte sett det som en möjlighet eller utifrån studiens frågeställningar någonting som skulle vara önskvärt.
Med ett kvalitativt synsätt har vi valt att fokusera på att undersöka människors upplevelser och kommer inte arbeta med några kvantifierbara fenomen i studien. Vi ser inte det som värdefullt för studien utifrån frågeställningarna och den valda metoden att försöka
kvantifiera effektiviteten och kommer inte att ägna någon större uppmärksamhet till det. För att fånga människors upplevelser har vi valt att använda intervjuer som vår empirikälla. Organisationen som studien har genomförts på arbetar under sekretess och vi har sett att detta hade begränsat avsevärt vilka dokument vi kunnat få ta del av till den punkt då vi inte längre ser det som ett givande alternativ.
1.4 Målgrupp:
Den här studien riktar sig till företag som ämnar att utforska möjligheter till att införa
distansarbete eller företag som redan infört nya arbetsrutiner på distans och vill veta mer om ämnet. Studien undersöker medarbetares upplevelser och bidrar med ett kvalitativt
kunskapsbidrag gällande deras upplevelser i en plötslig omställning till distansarbete vilket kan underlätta för den som befinner sig i en chefsbefattning och vill ha en bättre förståelse för hur den ska stödja och interagera med sina medarbetare vid införandet av distansarbete för att samtidigt kunna bibehålla effektivitet.
Studiens kunskapsbidrag kan även vara av värde för studier inom informatikfältet genomfört av antingen forskare eller studenter där fenomenet plötsligt distansarbete och medarbetares inställning till det önskas undersökas mer. Den kan fungera som underlag för en bredare studie eller som källa.
1.5 Disposition:
Vårt arbete är uppdelat i sju kapitel som vi listar och beskriver nedan: 1. Inledning
I vår inledning så kommer vi börja med att redogöra för bakgrunden för vår studie och vilket värde den medför. Sedan kommer vi att tydliggöra vår problematisering som leder till vårt syfte och våra frågeställningar. Inledningen avslutas sedan med en genomgång av våra avgränsningar och studiens målgrupp.
2. Metod
I vårt metodkapitel kommer vi att med största möjliga transparens redogöra för precis hur vi har gått till väga i utförandet av vår studie. Vi kommer att förklara vilka val vi gjort och varför vi gjort dessa. Här diskuterar även hur vi har tänkt kring etiska forskningsprinciper.
6 3. Litteraturgenomgång
Under denna rubrik så går vi igenom tidigare studier och forskning som anknyter till vår studie. Vi definierar även viktiga begrepp och presenterar relevanta teorier.
4. Empiri
I Empiridelen så presenterar vi vår insamlade empiri från våra intervjuer. Här beskriver vi även kontexten vi samlat in empirin i som i vårt fall är vår fallorganisation.
5. Analys
I analysdelen så diskuterar vi vår empiri och analyserar denna jämfört med tidigare forskning för att försöka hitta svar på våra frågeställningar.
6. Slutsatser & kunskapsbidrag
Här sammanställer vi våra slutsatser vi har kunnat ta med oss från vår analys. Detta är vårt samlade resultat och vårt kunskapsbidrag.
7. Reflektion, kritik & framtida studier
Under denna rubrik så skriver vi om våra avslutande tankar och reflektioner över hur studien gått, vad som har gått bra eller mindre bra. Vi diskuterar vad som kunde gjorts annorlunda gentemot och vad som kan göras för att undersöka ämnet mer framöver.
7
2 Metod
I vårt metodkapitel kommer vi att med transparens redogöra för precis hur vi har gått till väga i utförandet av vår studie. Vi kommer att förklara vilka val vi gjort och varför vi gjort dessa. Här diskuterar vi även hur vi har tänkt kring etiska forskningsprinciper.
2.1 Förförståelse
Tillsammans har vi snart studerat informatik sex år mellan oss på vägen till vår kandidat som systemvetare. Under dessa år har vi fått lära oss både praktiskt och teoretiskt om en myriad ämnen inom systemutveckling och management. Våra studier har låtit oss få en bred bas i allt som vi förknippar med systemvetenskap och har fått testa både på mer tekniska kurser men framför allt för oss båda mycket inriktning på management. Detta arbete är vårt största akademiska projekt någonsin och med vetskapen om att vi är noviser i forskarvärlden så vill vi vara så transparenta som möjligt genom hela processen för att läsare ska få en korrekt inblick i varför samt hur det praktiska genomförandet av den här studien sett ut. Vårt intresse för studiens ämne väcktes då situationen för studiens respondenter på många sätt liknar den som vi befunnit oss i genom att universitetsstudierna också blivit förlagda till att genomföras på distans. Det fanns redan tidigt funderingar hos oss kring frågor om hur den miljö som blivit en del av vardagen fungerat och påverkat organisationer utifrån IT-stöd och medarbetares upplevelser. Vid genomgång av befintligt material gällande fenomenet distansarbete uppfattade vi tidigt att det fanns en unik kontext att utgå ifrån i och med den chockdigitalisering som coronaviruset inneburit. Här uppfattade vi ett kunskapsgap och studiens syfte tog sin form utifrån perspektivet som medarbetare har haft under det gångna året 2020 i en organisation som tvingats till stora förändringar. Vi kommer med en
begränsad insyn och förståelse i den verksamhet som organisationen bedriver och väljer därför i stället att se på distansarbetet som sig ur ett generellt perspektiv med mindre vikt vid vad organisationen har för unika egenskaper. Molander (1988) säger att det inte går att ha förståelse utan att ha en förförståelse och exemplifierar detta med att man måste kunna ha en förförståelse i ett språk för att kunna läsa en skriven text och förstå meningarna och innebörden i den. Vidare menar författaren att om man bearbetar texten en gång till vid ett senare tillfälle görs detta med en annan förförståelse än den man hade första gången man tittade på texten. Således får man en annan helhetsbild när man kommer in med förståelse vid det andra tillfället man läser en text. Det här är något som vi konkret fått erfara medan vi arbetat med intervjumaterialet och hur vi tänkt kring våra respondenters perspektiv i takt med att vi genomfört fler intervjuer.
2.2 Forskningsstrategi/Kvalitativ metod
Studiens forskningsstrategi är av kvalitativt slag. Kvalitativa studier härstammar från samhällsvetenskapen och undersöker huvudsakligen människors upplevelser av effektivitet utifrån deras känslor och intryck leder till att studien naturligt består av många subjektiva inslag. För att täcka det rådande kunskapsgap vi identifierat gällande den plötsliga
digitaliseringen och införandet som coronaviruset orsakat samt hur det relaterar till hur medarbetare upplever sin personliga effektivitet och hur deras miljö där hemma påverkat ser vi att arbete utifrån kvalitativa metoder lämpar sig bäst. Vi har ämnat att på ett närmare håll
8 undersöka människors upplevelser vilket inte är kvantifierbart och då heller inte lämpar sig att genomföra med hjälp av kvantitativa metoder. Studien har inte utgått ifrån att vare sig i syfte eller design av frågeställningar att vara generaliserbar i sammanhang utan dras med de svagheter som kvalitativa studier har beskrivna av Bryman (2011).
2.2.1 Ett induktivt arbetssätt
Bryman (2011) beskriver ett induktivt angreppssätt som ett där man utgår från observationer och resultat för att därefter bygga en teori vilket är överensstämmande med utgångspunkten för den här studien. Likt beskrivet av Gregor (2006) genomförs alltså analysen med
utgångspunkt i att dra slutsatser och skapa teori utifrån den data som samlas in. Då studien utgår från att fylla det kunskapsgap inom forskningen om distansarbete som beskrivs i Ipsen et. al (2021) gällande fortsatta studier om distansarbetet i ett coronakontext anser vi att det är önskvärt att arbeta induktivt när det inte finns några tydliga teorier som passar väl in på frågeställningarna och syftet som den här studien berör. På så sätt ser vi att flexibiliteten som ett induktivt arbetssätt erbjuder oss lämpar sig väl för det planerade syftet och utförandet av studien där det kan krävas att det från intervjuerna framkommer ny
information som resulterar i att studiens utgångspunkt måste omarbetas vilket det induktiva arbetssättet möjliggör (Bryman, 2011). Vidare skulle studien kunna ha genomförts med hjälp av en deduktiv teori om det faktiskt funnit etablerad teori att grunda arbetet i men då det är ett kunskapsgap som studien avser att täcka ser vi inte att det är en bättre lösning än att arbeta utifrån våra observationer och vårt resultat för att skapa teori.
Vi prioriterade tidigt i vårt arbete att genomföra datainsamlingen, dels för att vi som forskare var obekanta med miljön vi tänkt studera och då gärna ville få en djupare förståelse innan vi började arbeta med litteraturen. Eriksson-Zetterquist & Ahrne (2018) påpekar att en enstaka miljö låter forskaren gå mer på djupet i den jämfört med om man valt att undersöka flera skilda miljöer. Att vi valt en enskild miljö har också underlättat i att kunna genomföra studien med ett induktivt arbetssätt i anknytning till att vi då bildat en djup förståelse att utgå ifrån i vår insamlade data. Med den strukturen vi använt har vi kunnat gå tillbaka och modifiera frågeställningen utifrån den data som vi samlade in under intervjuerna.
2.2.2 Interpretativism
Under den här studien har ett så kallat tolkande synsätt använts där vi som Bryman (2011) beskriver arbetat med att skapa förståelse och tolka den data vi samlat in från studiens respondenter. Vidare innebär det att vi utgår ifrån att människorna, i det här fallet respondenterna som vi intervjuar och organisationen de arbetar för, skiljer sig från
studieobjekt från naturvetenskapen varvid vi utgår ifrån att människor och djur särskiljer sig rent logiskt. Vi utgår i den här studien från att undersöka och tolka människors upplevelser varvid vi anser att det passar sig att arbeta med ett tolkande synsätt.
2.3 Urval av respondenter
Vid val av respondenter så har vi använt oss av snöbollsurval. Bryman (2011) beskriver snöbollsurval som en typ av bekvämlighets eller tillfällighetsurval där man först ser till att få tag på en eller flera relevanta respondenter som man sedan tar hjälp av för att hitta fler aktuella respondenter. Bekvämlighetsurval innebär att man som forskare använder sig av undersökningsobjekt som är tillgängliga skriver Bryman (2011). Vidare skriver han att
9 bekvämlighetsurval kan gå till så att forskaren av en tillfällighet får tillgång till respondenter som framstår som en chans forskaren inte kan missa. Bryman (2011) påtalar bortfall som ett potentiellt hot mot studiens interna validitet vilket vi motverkat genom att låta vår
kontaktperson ge oss tillgång till respondenter som redan visat engagemang och intresse för att delta i studien. På så vis fanns ett gemensamt intresse både för oss som forskare och för respondenterna på organisationen som såg ett värde i att delta i vår studie och dela med sig av sina förnimmelser.
Utifrån studiens frågeställningar så var det önskvärt att hitta en organisation som på grund av covid hade behövt anpassa sitt arbetssätt till antingen en delvis eller fullkomlig förändring till distansarbete. Med hjälp av en bekant så fick vi kontakt med en chef på en storbank i Sverige som leder ett team som jobbar med företagskunder till banken. Det framgick att teamet vanligtvis jobbade mycket med fysisk kundkontakt och besök ute hos kunder inom ramarna för en normal kontorsvecka före coronapandemin. Som en konsekvens av
pandemin och ett försök till att minska smittspridningen valde organisationen att gå över till att distansarbeta. För studiens ändamål lät det precis som tidigare citerat ur Bryman (2011) som en chans vi inte kunde missa.
Eriksson-Zetterquist & Ahrne (2018) förklarar att det kan finnas fördelar med att fokusera på en enda miljö vilket i vårt fall den organisation vi valt utgör. Författarna menar att man då kan ta sig tid att lära känna miljön man undersöker och för oss som nya i forskarrollen och obekanta i kontexten med en storbank så ansåg vi att det var bäst att vi arbetade med en fallorganisation för att då kunna få en bättre och bredare förståelse för det som händer inom den. Vi har även upplevt att arbete utifrån endast en fallorganisation fungerat bäst med den kvalitativa metod vi valt ut för studien där vi inte primärt är ute efter att skapa en
generaliserbar studie.
2.4 Semi-strukturerade intervjuer
För studien valdes en tillämpning av semi-strukturerade intervjuer för datainsamlingen vilket författarna vid ett tidigt skede såg som en metod väl anpassad till studiens syfte. Bryman (2011) kategoriserar semi-strukturerade och ostrukturerade intervjuer som
kvalitativa intervjuer och jämför det med strukturerade intervjuer och menar att den största skillnaden är att i strukturerade intervjuer så är målet att svara på forskarens uppsatta frågeställningar medan vid kvalitativa intervjuer så är de mer generella och tyngden är på respondenternas egna tankar och upplevelser. Då studiens frågeställningar avser att
undersöka just upplevelser och vad respondenterna själva känner utan något större fokus på kvantifierbarhet sågs den semi-strukturerade intervjuformen som optimal för studien. Walsham (2006) beskriver hur alla individer påverkas av vilken bakgrund, vilken tidigare vetskap och vilka fördomar de har vilket leder till att de ser på vissa saker annorlunda från andra. Med detta i åtanke såg författarna en fördel i den semi-strukturerade intervjun då den möjliggör för respondenten att också kunna styra samtalet och redogöra för sina upplevelser utifrån mindre rigida frågor. Även Eriksson -Zetterquist & Ahrne (2018) skriver om
flexibiliteten som semistrukturerade intervjuer medför. De menar att man kan variera vilka förbestämda frågor man vill använda sig av, i vilken ordning man ställer frågor samt hur mycket öppna frågor man ställer. Eriksson-Zetterquist & Ahrne (2018) säger att detta förvisso inte nödvändigtvis gör att intervjun får mer djup, men att det ger forskaren
10 möjligheten att gå in på djupet eller få en bredare och därmed tydligare bild av det man undersöker.
Vid utformning av studiens intervjufrågor har viss inspiration av ramverket WEMS eller Work Experience Measurement Scale tagits för att kategorisera och formulera spörsmål. Författarna bakom ramverket beskriver det som ett hjälpmedel för att formulera studier kring kvalitet på arbetsplatser (Nilsson, Bringsén, Andersson, Eljertsson. 2010). Vidare påtalar författarna att ramverket skapats som ett svar på befintliga verktyg som utgår från ett perspektiv utifrån dålig hälsa för att i stället arbeta med utgångspunkt i ett mer generellt perspektiv. Författarna tar även upp att verktyget är skapat för att fokusera på en
medarbetares upplevelser i stället för att, som tas upp av författarna i studien, fokusera på deras egna livsstilar och vanor. Här väcktes vårt intresse då vårt arbete befattar sig med upplevelser av den plötsliga omställningen till distansarbete. Samtidigt hade vi redan från början en tankegång och frågeställning som grundade sig i att arbeta med kvalitativa metoder där författarna bakom WEMS utformat det för survey- eller enkätstudier (HKR, 2019). Således har vi utgått ifrån att ta inspiration från den kategorisering och de frågor som författarna av verktyget har med i ramverket för att kunna formulera våra egna kvalitativt grundade frågor för våra intervjuer (se bilaga 1 för intervjuguide).
2.4.1 Genomförande av intervjuer
Inför intervjuerna beslutades med hjälp av kontaktpersonen på organisationen att dessa skulle genomföras med hjälp av det digitala ljud- och bildkommunikationsverktyget Microsoft Teams. På grund av att respondenterna som deltar i studien och organisationen som sig var belägen i ett annat län men även rådande pandemisituationen utgick studiens datainsamling från att genomföras digitalt. Via initial kontakt med kontaktpersonen framgick det att verktyget var vedertaget hos organisationen och att medarbetare har god vana vid att använda det. Vi såg det som en stor fördel att kunna ta del av respondenternas kroppsspråk för att kunna tolka reaktioner vilket Bryman (2012) beskriver som en nackdel med intervjugenomföringssätt där respondenter och forskare inte kan läsa varandras kroppsspråk som exempelvis intervjuer över telefon. Vi hade kunnat genomföra studiens datainsamling med hjälp av telefonsamtal och på så vis eliminerat användandet av ett för oss främmande verktyg i Microsoft Teams men såg nackdelarna som skulle komma med
telefonkommunikation för intervjuerna överväga fördelarna i enkelheten med det tillvägagångssättet.
Vid datainsamlingsarbetet var det ett hjälpmedel att kunna läsa respondentens reaktioner och ansiktsuttryck varvid författarna kunde ställa följdfrågor eller vänta ifall respondenten gav uttryck av att behöva fundera mer på den aktuella frågan. På så vis har vi sett att det varit en fördel att faktiskt kunna se varandra och se vad respondenten med sitt kroppsspråk uttrycker. Med det digitala genomförandet av distansarbetet kom förstås nackdelen med att potentiellt tala med respondenter som använde dåliga internetförbindelser likt beskrivet i Bryman (2012) men då verktyget redan var välanvänt, adapterat av organisationen och samtliga deltagare var vana vid att arbeta på distans hemifrån förutsatte vi att detta inte skulle ha en större påverkan på datainsamlingen. Varje intervju har inletts med att fråga den deltagande respondenten om den samtycker till att intervjun spelas in i transkriberingssyfte. Efter lämnat muntligt samtycke, vilket följdes upp i skriftlig form efter genomförd intervju genom ett mejl som beskriver syftet med studien och hur den inspelade intervjun tänkt
11 användas, påbörjades sedan inspelningen. Under intervjuerna har vi vid behov tillsatt
sonderings- eller uppföljningsfrågor vilka Bryman (2011) beskriver som metoder för att få respondenten att förtydliga om dennes svar inte är tillräckligt. Vidare beskriver Bryman (2011) att det finns en risk för att sådana frågor kan påverka vad respondenten säger men då vi upplevt att det varit sällan det behövts och oftast handlat om att vi velat veta mer eller att respondenten skulle utveckla någonting som vi funnit intressant i sitt svar har vi arbetat för att eliminera det som eventuell felkälla. Som uppföljning på intervjuerna diskuterade vi vad som framkommit och vilka element som varit särskilt intressanta sinsemellan och
sammanfattade vilka teman som kunde knytas an till studiens frågeställningar. Vid behov har vi ibland i intervjuerna ställt upp påståenden som respondenten fått ställa sig inför i syfte att bekräfta eller konkretisera ett svar på en fråga som beskrivet i Bryman (2011).
2.4.2 Transkribering
Enligt Eriksson -Zetterquist & Ahrne (2018) så kan transkribering av en timmes intervju ta mellan fem och åtta timmar och är således en ytterst tidskrävande del av att framställa det empiriska materialet. Med pilotintervjun inkluderad så genomförde och transkriberade vi tio intervjuer totalt där omfattningen på intervjuerna handlade om mellan 30-40 minuter. Fortsättningsvis menar Eriksson -Zetterquist & Ahrne (2018) att det är viktigt att
transkribera en intervju kort inpå genomförandet av intervjun då minnet av samtalet är färskt och likaså intrycken man fått. Vi har försökt att genomföra transkriptionerna senast en dag efter genomförd intervju, dels för att inte ha transkriberingsarbete bakom sig vid nästa intervju, utan kunna fokusera på att få med sig vad respondenten säger, dels för att få med allt viktigt ur den tidigare genomförda intervjun.
Även Bryman (2011) poängterar vilket tidskrävande jobb det är att transkribera men också hur viktigt det är att det blir rätt. Vidare understryker han hur lätt det är att man skriver ett ord fel här eller där och vikten av att transkriberingen faktiskt stämmer. För att säkerställa att transkriberingarna höll en hög kvalitet och bestod av det som var intressant för studien har noggrannhet riktats mot att fokusera på att få med allt helheten och se till att materialet transkriberats ord för ord. Dock har det ibland varit nödvändigt att stryka vissa orelaterade delar som formaliteter och annat småprat för att kunna underlätta analys och skapa ett mer överskådligt material. Transkriptionerna delades upp på hälften mellan oss för att minska den enskilda arbetsbördan och variera skrivandet något men för att samtidigt säkerställa att en hög kvalitet på transkriptionerna upprätthölls kontrollerade vi sedan varandras delar för att se över om den andre missat något eller om en enskild sak kan ha tolkats annorlunda ur ett annat perspektiv.
2.5 Forskningsetiska principer
Vid insamlingen av vårt empiriska material med hjälp av våra semi-strukturerade intervjuer så kräver detta att vi använder oss av privatpersoner som respondenter. Som forskare så har vi tagit hänsyn till Vetenskapsrådets (2002) fyra forskningsetiska principer;
informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet.
Vetenskapsrådets (2002) informationskrav handlar huvudsakligen om att man som forskare ska informera uppgiftslämnare till studien om studiens innehåll och syfte samt att det är frivilligt att delta och att de när som helst har möjlighet att avbryta sitt deltagande. Vid första
12 kontakt med vår kontaktperson på organisationen så presenterade vi tydligt vad vår studie skulle innehålla och dess syfte. Kontaktpersonen vidarebefordrade sedan denna information i korthet till våra respondenter innan vi fick deras kontaktuppgifter. För att vara säkra på att respondenterna var medvetna om vad för typ av studie de skulle delta i så skickade vi ut mejl i förväg där vi kort beskrev studiens innehåll. Vid tillfället för intervjuerna inledde vi med att följa upp på mejlet med syfte att besvara eventuella frågor innan vi påbörjade samtalet. Med samtyckeskravet menar Vetenskapsrådet (2002) att forskaren ska se till att ha undersökningens uppgiftslämnarens samtycke att medverka. Är uppgiftslämnaren
minderårig så bör samtycke även tas ifrån förälder eller vårdnadshavare. Samtyckeskravet innefattar även att medverkande ska ha möjligheten att själva bestämma över till vilken grad de deltar och har lov att avbryta sitt deltagande utan negativ inverkan. Alla våra
respondenter har efter att ha tagit del av en sammanfattning av studiens innehåll tillfrågats muntligt ifall de är villiga att delta. Efter muntligt godkännande har vi sedan påbörjat
inspelning av intervjuerna i syfte att kunna transkribera data. Vid slutet av varje intervju har vi skickat ut ett mejl där respondenterna skriftligt godkänt sitt deltagande i studien och ger sitt medgivande till att intervjutillfället spelas in för att underlätta transkriberingsarbetet. Samtliga respondenter som medverkat i den här studien har lämnat sitt skriftliga
godkännande till att intervjumaterialet fick lov att spelas in.
Det tredje kravet som Vetenskapsrådet (2002) presenterar är konfidentialitetskravet. Enligt Konfidentialitetskravet så måste forskarna se till att skydda studiens deltagares
personuppgifter och identiteter. Alla personuppgifter måste sparas säkert så att obehöriga inte har åtkomst till dem. Presenterad data ska heller inte vara så avslöjande att individer kan identifieras utifrån data. Genom att aldrig lagra personuppgifter utanför
lösenordskyddade miljöer ser vi att kravet på konfidentialitet har upprätthållits. När väl kontakt med respondenter avslutats och transkriberingar genomförts har även
personuppgifter som namn avlägsnats från analysmaterial då det inte haft någon betydelse för studiens syfte. Vi kommer även att hålla organisationen anonym för att dels säkerställa respondenternas anonymitet men även för att bankens namn inte har någon vikt för vår studies resultat.
Det sista kravet nyttjandekravet från Vetenskapsrådet (2002) handlar om att all insamlad empiri om studiens deltagare endast får användas i sitt syfte så som beskrivet enligt informationskravet. Nyttjandekravet är av de fyra mest naturliga för oss att följa då den insamlade data endast är relevant för oss för studien i fråga och befattar studiens frågeställningar.
Utöver vetenskapsrådets fyra forskningsetiska principer så har vi även tagit hänsyn till GDPR. GDPR (SFS 2018:218) är en lag som huvudsakligen skyddar människors
personuppgifter så att dessa inte används till något annat än för syftet de samlades in, stjäls eller sparas efter syftet utförs. Enligt GDPR (SFS 2018:218) måste även alla personuppgifter raderas efter syftet uppfylls. GDPRs riktlinjer går i linje med konfidentialitetskravet men utöver de åtgärder vi gjort för att följa vetenskapsrådets krav så kommer vi även att vi kommer att radera all persondata vi har så fort vi är klara med arbetet.
13
2.6 Analysmetod
Av studiens material genomförs en kvalitativt inriktad innehållsanalys där det i enlighet med vad Bryman (2011) beskriver utförs en genomgång av materialet med avsikt att finna ett genomgående tema. Vidare beskriver Myers (1997) den huvudsakliga delen i en
innehållsanalys som en metod där forskaren söker efter strukturer och mönster och drar slutsatser utifrån detta vilket är det tillvägagångssätt som vi tillsatt för analys. För arbetet har analysprocessen sett ut som följande:
1. Efter att transkribering av intervjumaterialet färdigställts undersökte vi dessa för att identifiera koder vilket beskrivs som verktyg för att tänka av Graneheim och
Lundman (2003).
2. Vi skapade kategorier för de olika koderna som vi identifierade tidigare, Graneheim och Lundman (2003) påtalar att forskaren ska försöka bilda exklusiva kategorier som bör vara uttömmande. Vidare innebär det i praktiken att data inte ska kunna passa in i två kategorier vilket författarna samtidigt beskriver är komplicerat att genomföra inom kvalitativ forskning där man berör människors upplevelser. Således har vi i vissa fall sett att vår kategorisering inneburit att data passat in på fler ställen vilket vi sedermera försökt lösa genom att skapa nya kategorier.
3. Vi har sedan framställt underliggande teman i förankring till studiens
frågeställningar där vi passat in kategorierna med tillhörande koder för att skapa ett överskådligt analysmaterial.
Figur 1: illustration av vårt analysarbete med underliggande transkriberat material som utgångspunkt
Kvale och Brinkmann (2014) beskriver hur självförståelse innebär att forskaren försöker att formulera vad intervjupersonerna själva menar i det de säger. Vi ser självförståelsen som en central del i hur vi arbetat med analysen där vi försökt att sätta oss i våra respondenters situation och bättre förstå hur den påverkar deras upplevelser. Något som Bryman (2011) förespråkar är att man efter varje intervju tar sig tid att kontinuerligt analysera vad som har sagts och att detta gör att forskaren blir mer medveten om vilka teman som dykt upp under intervjun. Genom att föra en kontinuerlig dialog sinsemellan under studiens gång upplever vi att detta är någonting som vi tagit till oss där vi bitvis kunnat koppla samband och
diskutera vad vi sett i intervjuer vi gjort i början av studien kontra de sista som genomfördes där det har funnits samband kausalitet i uttryck och påståenden.
14
2.7 Metodkritik & transparens
Med intervju som datainsamlingsmetod kommer det möjliga problemet i hur forskaren tolkar det som respondenten berättar och om de menar sak eller om det finns skillnader (Eriksson-Zetterquist, Ahrne. 2015). Genom att mängden intervjuer initialt utökades markant ser författarna samtidigt inte att risken för en feltolkning skulle kunna leda till någon inverkan på validitet eftersom materialet ändå kategoriseras och jämställs med en bredd av andra transkriptioner. Vid upptäckt feltolkning eller där författarna önskat få ett förtydligande har metodvalet, semi-strukturerade intervjuer, även möjliggjort att det har varit ett alternativ att kontakta respondenter igen för uppföljning om så skulle ha behövts vilket beskrivs som en av den valda metodens styrkor av Eriksson-Zetterquist och Ahrne (2015).
Forskarens subjektivitet är något som Bryman (2011) tar upp som ett av de kvantitativa forskarnas kritik mot kvalitativa metoder. Med forskarens subjektivitet inom kvalitativa studier så menar de det faktum att en kvalitativ studie och dess resultat beror till en hög grad på vad forskaren själv har tyckt varit viktigt eller betydelsefullt och att resultatet även beror på relationen mellan forskare och respondenter.
Vidare tar Bryman (2011) upp just hur kvalitativa studier ofta är otydliga och inte så transparenta jämfört med kvantitativa studier. Han menar att det i kvalitativa studier ofta kan vara omöjligt att veta vilka som har intervjuats och varför de har valts ut. Det kan även vara svårt att läsa sig till hur man har gått till väga när man har analyserat sin data i många kvalitativa studier.
2.8 Litteratururval & källkritik
Inför studien så var vi måna om att skaffa oss en gedigen grund om vad som sägs i
litteraturen om de ämnen som studien innefattar. Vissa ämnen som distansarbete har det funnits ett hav av studier och källor att sålla mellan medan andra ämnen såsom covid och effektivitet har ett mindre avtryck. Så för våra ämnen likt distansarbete så har vi varit tvungna att sålla mellan källor för att hitta det vi söker. Huvudsakligen så har vi använt oss av vetenskapliga artiklar, rapporter och böcker men även någon enstaka nyhetsartikel. Litteraturen vi har använt oss av har vi fått tillgång till via huvudsakligen Linköpings universitetsbibliotek och de databaser som biblioteket tillhandahåller. Med hjälp av en snabbkurs i relevanta databaser och användning av dessa av en bibliotekarie så började vi arbeta med litteratursökning i bland annat Unisearch och Scopus men även Google Scholar. Sökord som vi använt vid litteratursökning har främst handlat om termer som teleworking, telecommuting, working from home och remote work vilka är de etablerade engelska termerna för det som på svenska översätts till distansarbete. Andra sökord har varit Covid-19, efficiency, ICT, home office och customer relations med flera.
Vi som författare är båda uppvuxna utan mobiltelefoner och med mattelärare som säger att vi inte alltid kommer att ha en miniräknare i fickan. Men ack så fel de hade, i skrivande stund så har jag kamera, telefon, almanacka, spelkonsol, radio och miniräknare i fickan hoptryckt i en liten mobiltelefon. Med andra ord så är vi uppvuxna med, och vet hur snabbt teknologi utvecklas och har haft detta i åtagande i vår källanvändning. Speciellt när vi läst
15 om distansarbete som i så hög grad beror på teknik idag så har vi övervägt relevansen och jämförbarheten när vi läst litteratur som har varit äldre än 10 år. Vi har därför försökt att använda oss av så nya källor som möjligt när vi skrivit om distansarbete.
2.9 Kvalitetskriterier
Inom kvantitativ forskning beskrivs reliabilitet och validitet som fundamentala kriterier för att bedöma kvaliteten i en forskares undersökning (Bryman. 2011). Vidare har det dock diskuterats frekvent hur applicerbara dessa är inom kvalitativ forskning där Shenton (2004) tar upp att det är begrepp som inte går att adressera på samma sätt inom kvalitativ
forskning. Med grund i skillnaderna har forskare skapat andra termer för att utforska kvaliteten i en kvalitativ studie (Silverman. 2001). Bryman (2011) beskriver fyra delkriterier till tillförlitlighet som han pekar ut som fundamentala inom kvalitetsbedömning av en kvalitativ studie vilka vi har valt att utgå ifrån för att garantera en god kvalitet i vår studie.
2.9.1 Pålitlighet
Pålitlighet motsvarar det som heter reliabilitet inom kvantitativ forskning och yrkar på att forskaren ska använda ett granskande synsätt för att kunna bedöma studien när det gäller tillförlitlighet (Bryman. 2011). Vidare ingår i den här processen att man ser till att det finns en hel och genomgående redogörelse för alla olika skeden av forskningsprocessen. Vi har arbetat med att vara tydliga i hur vi genomfört studien och i att presentera grundliga
argument för varför vi tagit de val som vi gjort genom arbetet för att hålla en hög kvalitet på studien. Vi har även utnyttjat tillfällena för opponering och diskussion av vårt arbete som möjligheter för att granska studiens kvalitet och förbättra eventuella brister. Vid flera tillfällen har vi även låtit en tredje part läsa igenom arbetet för att kunna få höra hur det tolkas ur en annan utomstående individs ögon.
2.9.2 Trovärdighet
Att visa hur studien genomförts och att vara transparent i beskrivningen av det beskriver Bryman (2011) som fundamentala delar i att skapa en trovärdig studie. Trovärdighet är vad Bryman (2011) beskriver intern validitet som. Vidare förklarar han även att respondenterna som medverkat i studien ska få ta del av resultatet och därmed kunna styrka forskarens uppfattning av forskningsobjektet. Vi har arbetat utifrån de forskningsetiska principer som beskrivs under rubrik 2.5 och har även skickat studien till alla deltagande respondenter efter genomförandet. Med hjälp av handledare, opponering och diskutanter har vi arbetat för att sträva efter att studien förblivit objektiv och inte innehåller några värderingar från vår sida.
2.9.3 Överförbarhet
Kvalitativ forskning beskriver Bryman (2011) som mindre bred än kvantitativ men desto djupare och inriktad på att sätta en mindre grupp i fokus. Vidare bör forskaren koncentrera sig på att skapa en djup, grundlig redogörelse för studiens fenomen och med hjälp av detta bygga en grund som går att jämföra med andra miljöer för att se hur överförbar studien är. Vi anser utifrån våra frågeställningar och hur vi utfört studien att den är överförbar till andra verksamheter som arbetar i liknande situationer med distansarbete. Genom att arbeta efter generella frågeställningar och eftersträva en detaljerad, transparent beskrivning av studiens
16 fenomen för att möjliggöra jämförelser vilket tas upp som centrala delar till överförbarhet av Shenton (2004) ser vi att vi strävar efter överförbarhet för studien.
2.9.4 Att kunna styrka och konfirmera
Kvalitativ forskning innebär att det inte går att få en fullständig objektivitet i samhällelig forskning och med den vetskapen måste forskaren försöka garantera att den utfört sina handlingar i god tro (Bryman. 2011). Vidare ska det rent konkret gå att se att forskaren förhållit sig objektivt genom studien och inte ha låtit teoretisk inverkan eller personliga värderingar ändra på vare sig studiens utförande eller det resultat som presenteras. Genom att följa upp arbetet med handledare samt opponering- och handledningsgruppen och ta till sig eventuell kritik som presenterats har vi inom studien arbetat för att förhålla oss objektivt och kritiskt. Som tidigare beskrivet har vi även låtit tredje parter ta del av studien och läsa igenom där vi specifikt frågat ifall det skulle kunna finnas tecken på subjektivitet för att säkerställa att studien har ett förhållningssätt fritt från personliga värderingar.
17
3 Litteraturgenomgång
Under denna rubrik så kommer vi att presentera forskning och tidigare studier som har relevans till vår undersökning. Vi kommer även att definiera viktiga begrepp med relevans för vår studie.
3.1 Flexibelt arbete och distansarbete
Genomgående har fallorganisationen som undersökts i den här studien arbetat på distans sedan coronaviruset utbrott och den tid då arbetet förflyttades till distans under
vårmånaderna 2020. Det har även framgått att organisationens kunder gått över till att genomföra kontakt med fallorganisationen över distans vilket har ställt nya krav på båda parterna. Under den här rubriken kommer vi att redogöra för vilka svårigheter men också fördelar som finns med distansarbete.
Som ett av vår studies mest centrala begrepp så kommer vi att presentera vad litteraturen säger om distansarbete, vad det är, hur vi definierar det samt varför man ska jobba på distans och vilka fördelar och nackdelar det har.
Likt beskrivet i inledningen är distansarbetet en form av flexibelt arbete som växt fram i takt med att tekniken möjliggjort samverkan utanför kontoret (Castells. 1999). Ipsen et. al. (2021) beskriver hur 2020 blev ett år där distansarbetet ökade extremt mycket som resultat av coronaviruset som krävde att fysisk kontakt minskades. Vidare beskrivs detta även som ett arbetssätt som kommer att bli mer vanligt i takt med att organisationer alltmer rör sig åt att ge en större flexibilitet för medarbetare att kunna genomföra sina arbetsuppgifter var de behagar och på så vis kunna dra ner på kostnader i form av kontorslokaler. I organisationen som studien utförts på har det framgått att geografisk plats och arbetsroll haft en tydlig anknytning vilket har beskrivits som en begränsning för medarbetare som inte är benägna att byta hemmiljö för att kunna arbeta i en viss roll. Verbeke, Schulz, Greidanus och
Hambley (2008) påtalar att organisationer är medvetna om att rekrytering och kvarhållning av anställda i högsta grad ligger i organisationers intresse och trycker även på att det kan vara en bidragande faktor i att uppnå dessa mål om organisationen kan ge anställda
möjligheten att distansarbeta. Sigmund och Sladek (2021) beskriver hur det i Sverige redan idag finns 33.1% av anställda inom åldrarna 16-64 som distansarbetar där Ipsen et. al. (2021) även styrker att detta är något som kommer fortsätta öka på grund av coronaviruset och att företag alltmer fått upp ögonen för arbetssättet. Verbeke et. al. (2008) påtalar också att den tekniska utvecklingen varit en drivare i framväxten av distansarbetet och att detta varit en framstående drivkraft. Vidare beskriver även författarna hur internet alltmer blivit en given del av människors hem och att detta hjälpt till att breda ut distansarbetet men också att en större acceptans och medvetenhet för arbetssättet varit en drivande faktor. Utöver detta påtalar även Verbeke et. al. (2008) att ett växande intresse hos allmänheten att kunna ta del av flexibiliteten uppfattats genom surveyundersökningar utförda i London och New York där 77% av de pendlande respondenterna svarade att de hade distansarbetat om deras
arbetsgivare erbjudit dem möjligheten att göra så.
Vad distansarbete i sig innebär är en fråga som varit svår att skapa en universell definition för. Alizadeh (2013) påtalar att det funnits motgångar i att komma fram till en universell definition för vad det faktiskt innebär inom fältet och det har varit en källa till mycket debatt.
18 Utöver termens faktiska betydelse innebär även det faktum att många olika sidor finns till distansarbete som exempelvis, psykologi, IS eller transport att det är ett svårdefinierat begrepp (Allen, Golden, Shockley. 2015). Som Haddon och Brynin (2005) påtalar är det svårt att inte hamna i en situation där det blir projekt-specifika definitioner för vad distansarbetet innebär. I den här studien väljer vi att utgå från att betrakta allt faktiskt arbete som
genomförs utanför kontoret och hemifrån som distansarbete. Således väljer vi i den här studien att undersöka distansarbete som sig och inte som ett komplement till en större mängd varianter av flexibelt arbete så som det traditionella hemarbetet likt beskrivet i Boris och Daniels (1989) där fallet är fabriksarbetare som delegerats en viss del av arbetet till att genomföras hemifrån. En viktig aspekt att klargöra är att distansarbetet inte måste
genomföras som ett heltidsarrangemang utan kan göras på deltid med ordinarie kontorstider på fysisk plats som komplement (Verbeke et. al. 2008).
Ralph, Baltes, Adisaputri, Torkar, Kovalenko, Kalinowski, Novielli, Yoo, Devroey, Tan, Zhou, Turhan, Hoda, Hata, Rboles, Fard och Alkadhi (2020) påpekar i sin studie genomförd med hjälp av en surveyundersökning av mjukvaruutvecklares mående och effektivitet att det finns en klar länk mellan välmående och hur effektivt arbetet blir vid distansarbete. Samtidigt påpekar författarna i sin undersökning att de sett att både effektivitet och välmående har försämrats med införandet av distansarbete vid coronapandemin. Däremot har forskning tidigare visat på att kommunikation i syfte att stärka välmående går att genomföra på bättre sätt om man träffas ansikte mot ansikte än motsvarande internetkommunikation (Andres. 2002).
3.1.1 Fördelar och nackdelar med distansarbete
Som en reaktion på det ordinerade hemarbetet som blev en del av vardagen för att hindra smittspridningen, så skrev Lopez-Leon, Forero & Ruiz-Diaz (2020) en artikel med
rekommendationer för hur man skulle gå till väga för att underlätta distansarbete under pandemin och fortsättningsvis. Deras studie riktar sig huvudsakligen till studenter, forskare och lärare. De presenterar tolv rekommendationer som lyder; skapa rutiner, var organiserad, ha ett dugligt hemkontor, öka din produktivitet, var ansvarsfull, undvik extrem multitasking, var balanserad, använd tillgängliga program och plattformar, var kreativ med
distansundervisning, undersök alternativ för distansstudier & lär dig av utmaningarna. Många av de punkter som Lopez-Leon et al. (2020) tar upp återfinns i en undersökning utförd av Ipsen et al. (2021) i Europa gällande distansarbetet i kontexten med
coronapandemin där distansarbetets fördelar och nackdelar behandlas. Undersökningen av Ipsen et al. (2021) utfördes i de tidiga stadierna av pandemin från Danmark men studiens respondenter var från tjugonio olika europeiska länder varav 14,5% var från Sverige. Deras undersökning gjordes i surveyform via mejl där alla 5748 respondenter som klassades som kunskapsarbetare (mer om kunskapsarbetare under 3.1.2). Deras undersökning har hög relevans till vår studie eftersom den är utförd i Europa, den undersöker respondenternas upplevelser, och även distansarbete som resultat av Covid och vi kommer därför att ta upp deras resultat under flera rubriker.
Ipsen et al.s (2021) undersökning resulterar i tre primära fördelar och tre primära nackdelar med att jobba hemifrån enligt de deltagande kunskapsarbetarna. De sex faktorer utgör övergripande paraplyfaktorer som inkluderar flera mindre faktorer i sig. Fördelarna var att man som anställd kan ha en bättre balans mellan arbetsliv och privatliv, att man blir mer
19 effektiv och att man har mer kontroll över sitt arbete. Den fördelen eller faktorn att man har en bättre balans mellan jobb och privatliv inkluderar till exempel det faktum att man slipper ta sig till och från jobbet. Robért och Börjesson (2006) beskriver också möjligheten för organisationer att kunna introducera hemarbete och på så vis undvika kostnader för kontorsbyggnader vilket besparingarna för organisationen av författarna föreslås kunna gå till den som distansarbetar som en form av ersättning. Vidare tar författarna också upp att en annan potentiell möjlighet men också fördel av distansarbete kan vara att trycket på trafiken som kommer av medarbetare som pendlar skulle kunna minskas vilket alltså är en annan fördel som upplevs utöver tidsfaktorn som beskrivits tidigare ur Ipsen et. al. (2021).
Fortsättningsvis framgår det även i Bolisani et. al. (2020) att andra fördelar som upplevts var möjligheten att kunna äta egen mat och dricka egen dryck men även att kunna arbeta under längre perioder utan att bli avbruten. Verbeke et. al. (2008) väljer att se på tre aktörer: medarbetare, organisationer och samhället som sig och menar att det är fel att dela upp dessa när man ser till vinster som distansarbetet kan innebära för aktörerna. Vidare föreslås i stället att distansarbetet ska utvidgas och förespråkas då författarna anser att fördelarna i sin helhet långt täcker de eventuella kostnaderna som distansarbete innebär för alla tre beskrivna aktörer om implementationen genomförs på rätt sätt. Vidare tar författarna upp en annan aspekt till miljö där de i stället menar att medarbetare ofta är berörda av
samhällsfrågorna som grundar sig i företags miljöpåverkan då de som medborgare påverkas direkt av det här.
I Ipsen et. al. (2021) kategoriserades tre paraplybegrepp med underliggande faktorer som de största nackdelarna med distansarbetet vilka var begränsningar med hemmakontoret, osäkerheter relaterade till jobbet och otillräckliga hjälpmedel eller verktyg. Vad gäller hemmakontoret undersöker författarna bristande verktyg i samband med distansarbete där deras respondenter visar på att det i många fall krävs fysisk utrustning för att utföra deras arbete, att det kan behövas vissa data eller vissa dokument som krävs för att kunna jobba eller att det rent utav finns vissa arbetsuppgifter som inte går att genomföra hemifrån. Under osäkerheterna tas punkter som att medarbetare inte vet vad för typ av arbete de ska göra och att det är svårare att fokusera på arbetet. Vidare beskrivs även hur respondenterna i studien upplever hemarbetet som mindre intressant och att de är oroliga för att det inte ska finnas tillräckligt mycket arbete att genomföra hemifrån. Tokarchuk et. al. (2021) påpekar att hur väl tillämpandet av distansarbete kan användas till stor del beror på hur redo organisationen är och hur stort engagemanget i att få det att fungera blir. Vidare beskriver författarna att organisationens förmåga att nyttja distansarbetet och ta sig an det främjas starkt om det funnits möjligheter att distansarbeta tidigare, före den punkt då det blev ett måste på grund av coronaviruset. Där det funnits färdiga rutiner och tekniska resurser för distansarbete har tillämpandet blivit framgångsrikt.
Vidare visar Tokarchuk et. als (2021) studie på att organisationen bör arbeta för att
organisera upp arbetet utefter konkreta mål medan det visat sig att kontroll och övervakning av enskilda individers arbete inte har någon kausalitet med en framgångsrik tillämpning av distansarbete. Viktigare är då enligt författarna snarare att tillgodose den enskilde
medarbetarens behov. Problem med konkreta mål återkommer i Raišiene et. al. (2020) som en faktor som haft en negativ påverkan på respondenterna i studiens effektivitet vid
hemarbete där de upplevt svårigheter med att identifiera en start och ett avslut vid flera simultant startade processer. Chang, Chien och Shen (2021) påtalar att det finns en viss subjektiv faktor till den enskilde anställde och hur väl den lyckas i distansarbetet beroende
20 på hur självgående den är med att ta sig an problem och själv upprätthålla en tillräcklig produktivitet. Kvinnliga respondenter i Raišiene et. al. (2020) lägger stor vikt vid individens förmåga att arbeta individuellt och vara självgående men även i förmågan att upprätthålla engagemang och sina åtaganden gentemot organisationen de jobbar för. Tokarchuk et. al. (2021) menar samtidigt att ansvaret för att möjliggöra framgång hos den enskilde anställde i dennes distansarbete till stor del hamnar på hur organisationen har arbetat. Således antyder det att respondenterna som svarat att de är osäkra på hur arbetet ska genomföras hemifrån och liknande relaterat till osäkerheter runt jobbet i Ipsen et. als. (2021) undersökning haft en anställning hos en organisation som varit otillräckligt förberedd för att ha anställda som arbetar på distans av Tokarchuk et. al. (2021) upptäckter att döma.
Utöver att Ipsen et al. (2021) definierade för och nackdelar med distansarbete så tog de även fram resultat som visade att de av kunskapsarbetarna som hade barn hemma upplevde att de var mindre effektiva vid hemarbete än de som inte hade barn hemma. De menar att detta kan bero på att i många av länderna som undersökts har det varit nedstängningar av skolor så att barnen har spenderat dagarna hemma med sina föräldrar. De kunskapsarbetare som inte hade barn hemma upplevde enligt deras resultat mer komfort vid distansarbete än de med barn.
3.1.2 Organizational readiness
Organisationen som vi har undersökt har med tanke på coronapandemin genomgått omfattande förändringar av tillvägagångssätt och praktiskt genomförande av interna processer när de var tvungna att skicka hem anställda för att arbeta på distans. Organizational readiness innebär organisationens färdigheter och kommer härmed
benämnas som organisatorisk beredskap. Tokarchuk et. al. (2021) beskriver organisatorisk beredskap som en viktig komponent i hur väl ett förändrande av interna processer till distansarbete kan komma att fungera, alltså hur utförligt inkorporerandet av distansarbete inom organisationen kan genomföras. Weiner (2009) påpekar att förändringsexperter pekar på vikten i att organisationer etablerar organisatorisk beredskap för förändring och
rekommenderar en rad olika strategier för det. Trots att det här är ett förslag som enligt Weiner (2009) enkelt går att se är viktigt menar författaren att det råder en brist på
vetenskaplig forskning kring det varvid författaren har utvecklat en teori för organisatorisk beredskap för förändring. Vidare beskriver författaren förändringsberedskapen som
någonting med många sidor och nivåer där det på organisationsnivå innebär att man ser till organisationens medlemmars delade beslutsamhet i att implementera en förändring och även deras delade kollektiva tro i att de klarar av att genomföra den. Vidare framgår alltså att när den organisatoriska beredskapen för förändring är hög ser man tendenser hos
medlemmar till att arbeta mer intensivt med förändringen och ha en högre uthållighet samt även visa på ett mer samarbetande beteende. Resultatet menar författaren blir en mer effektiv implementering av förändringen.
Rent konkret definierar Weiner (2009) ett par förutsättningar som främjar organisatorisk förändringsberedskap. Främst föreslår författaren att huruvida medlemmarna i en
organisation värdesätter en specifik kommande förändring och om de anser den vara
nödvändig, viktig, givande eller behövd spelar in på hur väl den kan genomföras där en högre värdesatt förändring av medlemmar är en som de helst vill se bli verklighet. Vidare menar författaren att medlemmarna då även kommer att lägga mer energi och vara mer mottagliga till att antaga förändringen. Hos medlemmarna i en organisation kan det finnas olika
